新形勢下公立醫院檔案管理的規范化建設研究

摘 要：檔案不僅是歷史記錄以及各類知識的綜合載體，還是關鍵且不可或缺的信息資源。在新形勢下，受各類發展因素的影響和限制，為保證各級公立醫院順利實現可持續發展目標，大力開展檔案管理規范化建設工作已經成為必然趨勢。當前，雖然多數公立醫院意識到了落實檔案管理規范化建設工作的重要性，也相應地采取了一系列建設措施，但其體現的成效卻不顯著，普遍存在一些需要完善的問題，嚴重阻礙了檔案管理的規范化建設腳步。基于此，文章針對新形勢下公立醫院檔案管理的規范化建設展開研究，深入分析檔案管理規范化建設的重要性以及現階段存在的建設問題，并在此基礎上提出幾點科學、有效的建設策略，以期為相關工作人員提供參考。

關鍵詞：新形勢；公立醫院；檔案管理；規范化建設

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

引言

檔案管理主要是指各級單位的檔案室對各類檔案資料以及信息開展直接性管控工作，并在此基礎上提供多樣性使用服務，以此為各類業務運行提供參考依據。檔案管理工作環節主要涵蓋檔案信息的獲取整理、存儲保管、鑒定分析和利用等，能夠為各級公立醫院的可持續建設發展提供助力。在國務院頒布并實施的《關于推動公立醫院高質量發展的意見》中，不僅為公立醫院的未來發展方向提供了重要指導，還明確了檔案管理屬于公立醫院管理體系中的核心組成部分。由此可見，檔案管理工作的高效落實與推進，對公立醫院提高綜合管理水平以及實現高質量發展有著極強的促進作用，所以各級公立醫院為切實保證自身的發展，應積極開展檔案管理規范化建設工作，并對其給予高度重視，確保檔案管理規范化建設工作能夠真正落實。

一、新形勢下公立醫院落實檔案管理規范化建設工作的重要性

1.切實維護檔案信息的安全與完整

公立醫院在經營發展過程中會涉及和生成海量的數據信息，為使這些信息可以被妥善保管且方便后續使用，相關人員會對其整理并編制成檔案資料，導致公立醫院的檔案體量呈現出持續增多的趨勢。同時，針對這些檔案的管理步驟也逐漸復雜。在此情況下，受檔案資料眾多的影響，一旦某個管控步驟產生問題或出現異常行為，便會顯著提高檔案資料遺失、損壞、被惡意篡改等事件的發生概率，從而難以保證檔案資料的完整性以及安全性，還會限制檔案服務價值的體現。但是，在高效落實檔案管理規范化建設工作后，不僅可以嚴格規范工作人員的檔案管理行為，還可以規范檔案使用行為，讓一切檔案活動均在規范化制度的監控下，規避上述問題的產生，切實維護檔案信息的安全與完整。

2.保證各項檔案管理工作順利落實

公立醫院檔案管理工作的內容主要涵蓋信息資料獲取、鑒別分析、整理歸檔、分類儲存以及開發利用等，且每一項內容都對應著專門的工作流程與方法，互相之間具備緊密的聯系，如果某一工作環節出現問題或執行不到位，便會造成一系列連鎖反應，從而嚴重影響后續檔案管理工作的順利落實，拉低公立醫院的檔案管理水平。但是，在科學落實檔案管理規范化建設工作后，上述問題便可迎刃而解，規范化的管理工作能夠保證每一項檔案管理工作環節受到監督約束，使其只有在真正滿足工作目標的情況下，才被允許開展下一項管理工作，可以切實保證各項檔案活動的運行均具備科學性、標準性以及規范性，從而真正提升公立醫院檔案管理質量，助力醫院檔案管理水平的提高。

二、新形勢下公立醫院在檔案管理規范化建設工作中存在的問題

1.檔案管理規范化建設意識薄弱

從公立醫院檔案管理角度分析，檔案管理人員應具備一定的組織能力，可以對醫院檔案管理工作的落實以及全部業務活動的順利推進起到輔助作用。但是，多數公立醫院的檔案管理人員都未充分體現出自身的價值，認為檔案管理只是收納和整理各類資料，并未對其給予一定關注，嚴重限制了檔案服務價值的發揮，導致上述問題出現的主要原因是公立醫院檔案管理人員沒有對檔案管理規范化建設形成深刻且正確的認知，不了解檔案管理規范化建設的意義，沒有具備相應的建設意識，在日常工作期間被動執行各項工作，并沒有主動發掘自身承擔以及應該履行的職責，從而使得公立醫院檔案管理規范化建設工作一直未取得顯著成效。

2.檔案管理制度落后，不具備規范化屬性

當前，盡管多數公立醫院已制定檔案管理制度，科學規范檔案管理人員的工作行為，但受公立醫院經營發展覆蓋面的持續擴增以及醫療服務項目不斷添加的影響，檔案管理類型和數量也呈現出明顯的上升趨勢，導致傳統的檔案管理制度難以實現新形勢下公立醫院檔案管理規范化建設目標，管理理念和模式也無法滿足現階段的檔案管理需求，加之部分公立醫院的制度革新以及規范化建設意識薄弱，未積極優化和整改管理制度，使得現階段開展的檔案管理工作不具備科學規范、標準合理的制度支持，嚴重阻礙公立醫院檔案管理的規范化建設腳步。

3.檔案信息化管理力度不足

在科學信息技術飛速發展的時代，通過引入先進的數字化技術積極開展信息化建設工作，不僅能夠有效推動公立醫院檔案管理的規范化建設，還能顯著提高公立醫院的檔案管理水平，促進公立醫院的可持續發展。但是，從實際角度分析，多數公立醫院的檔案管理人員不具備信息化建設意識，也未對檔案信息化管理給予高度重視，即便開展了信息化建設工作，也只是基于部分軟件落實表面工作，使得檔案管理工作的信息化發展緩慢。不僅如此，還有部分公立醫院的檔案管理人員認為，信息化管理只是簡單且基礎的工作，并不需要具備專業技術能力，僅憑各類網絡平臺的使用即可實現信息化管理目標，不僅不具備正確的信息化管理意識，還未保持熱情的管理態度，即便開展了信息化管理工作也會因落實不到位而無法取得相應的成效，嚴重阻礙了公立醫院檔案管理的規范化建設腳步。

三、新形勢下公立醫院檔案規范化建設策略

1.科學革新檔案管理人員的工作模式

第一，各級公立醫院應該積極制定針對性較強且滿足新形勢需求的檔案管理制度，加大管控力度，主動開展專業人才培訓教育工作。具體來講，在革新檔案管理工作模式期間，醫院應該引導檔案管理人員高度關注管控內容，主動且快速研習和探索科學先進的檔案管理理念與模式，利用科學完整、合理有效的規范化檔案管理制度，不斷深化檔案管理人員的規范化建設意識，提高其管理能力，并制定公立醫院的高質量發展戰略方案，建立健全醫院管理體系。不僅如此，公立醫院檔案管理人員還需要具備優化以及改進檔案管理細節的能力，保證各項檔案管理工作均可被落到實處，真正加快規范化建設腳步。

第二，在科學信息技術飛速發展的時代，公立醫院檔案管理人員還應該積極研習有關科學技術的理論知識以及實踐技巧，熟練掌握各類軟件以及網絡平臺的操作方法，并基于此制定信息化管理制度，有效豐富檔案管理模式的革新內容并加大革新力度，從而為公立醫院檔案管理的規范化建設奠定堅實基礎，促進規范化管理目標的實現。

2.建立健全規范化檔案管理制度

第一，在新形勢背景下，各級公立醫院需要對現階段的檔案管理制度予以整改和優化，使其具備更強的規范性。公立醫院可以制定統一的檔案管理標準，確保各項檔案資料均可被規范化儲存以及使用。同時，檔案管理人員還應該全面貫徹落實真實、公平的理念，積極參與培訓教育工作，熟練掌握統一的檔案歸檔模式，防止檔案管理工作出現良莠不齊的現象。

第二，提前完成規劃工作，優化檔案管理工作體系。具體來講，公立醫院可以根據我國檔案局頒布并實施的“十四五”戰略規劃，制定有針對性的醫院檔案管理規范化方案，掌握公立醫院檔案管理標準與需求。公立醫院可以參考《中華人民共和國檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等內容，打造院級檔案管理規范化體系，以此有效維護檔案管理的規范標準。例如，相關管理人員可以在制度制定階段明晰差異性檔案資料的基礎規格，清楚掌握電子檔案的訪問瀏覽步驟和相關系統操作需求。

第三，公立醫院可以對檔案資源的立卷歸檔予以嚴格管控，依照檔案資料的種類，明晰其相應的歸檔標準與方式，以此實現公立醫院檔案的統一管理。首先，依照《中華人民共和國檔案法》《全國文書檔案分類編目指南》等要求以及公立醫院實際情況，制定科學、合理的規范化檔案分類制度，對全部檔案資源精細劃分和歸檔；其次，依照檔案資源的種類，開展針對性的存儲工作，如把紙質檔案存儲在專門且獨立的檔案柜中，并進行封裝處理，防止其受到外界因素的破壞或者把電子檔案存儲在公立醫院指定的服務器中，從而切實維護醫院檔案資源的安全；最后，清楚掌握并熟練操作檔案的立卷歸檔基礎形式以及步驟，以此保證全部檔案資料均被合理規范的儲存，促進公立醫院檔案管理規范化建設目標的實現。

第四，公立醫院應該明確劃分檔案管理部門各職能崗位的職責權限，界定各崗位人員應該承擔和履行的職責以及權力。同時，還需要合理打造完善的管理體系，組建專項檔案規范化管理團隊，且該團隊應該綜合考慮醫院的經營發展實況和檔案管理實況，積極召開專題會議，激發工作人員的責任感，從而確保每一項檔案管理工作均能夠被規范落實，且取得相應的成效。

3.加大檔案信息化管理力度，維護檔案信息安全

首先，加大硬件網絡基礎建設力度。為保證公立醫院檔案管理工作具備完善的管理設備設施，應盡可能地為每位檔案管理人員配備內、外網臺式計算機、筆記本電腦以及移動存儲設備設施等。同時，還要保證內、外網設備設施均可獨立運轉，互不干擾。此外，還應該科學打造專門獨立的電子檔案儲存室，升級電腦內存，擴大容量，加快其運行速度，并安裝光纖，構建覆蓋面廣、運行速度快以及安全且穩定的辦公網絡。

其次，重視檔案資料的安全管理。檔案管理人員應嚴格遵守檔案安全保密制度，并在保密規范的約束下落實各項管理工作，以此有效規避檔案信息被泄露、丟失等問題。同時，針對檔案資料的借閱，管理人員需要嚴謹對待并執行有關手續，借出的檔案資料必須及時登記并歸檔、核實。不僅如此，離開檔案室時還需要封閉檔案柜，并做好安全防范措施。在銷毀檔案過程中，必須登記造冊且需要在監管人的陪同下辦好簽字手續。

最后，檔案室應妥善完成防塵、防高溫以及防強光等安全保護工作，切實維護檔案資料的安全。

4.加強檔案管理人員的專業培訓與考核

為推動公立醫院檔案管理工作的規范化建設，應從多方面著手加強檔案管理人員的專業培訓與考核。首先，醫院要建立常態化的檔案管理培訓機制，根據崗位需求及人員能力，制定有針對性的年度培訓計劃。培訓內容應涵蓋檔案管理的基本理論、法律法規、業務流程以及信息化應用等方面，同時，還要緊跟檔案管理領域的前沿動態，適時開展新知識、新技能的培訓。其次，創新培訓形式，采取集中授課、案例分析、實操演練以及經驗交流等多樣化方式，提高培訓的針對性和實效性。再次，醫院要將培訓與考核相結合，定期組織檔案管理人員參加業務能力測試，客觀評估培訓成效。考核結果應作為員工職稱晉升、績效評定的重要依據強化檔案管理人員的責任心與使命感。最后，醫院還應鼓勵檔案管理人員主動學習，積極參加行業協會、專業機構舉辦的培訓交流活動，不斷拓寬視野、更新知識和提升能力。持之以恒地加強專業培訓與考核，才能鍛造一支高素質、專業化的檔案管理隊伍，為新形勢下公立醫院檔案管理規范化建設提供堅實的人才保障。

四、結語

綜上所述，在新形勢背景下，檔案管理是各級公立醫院綜合管理體系中的重要組成部分，其不僅可以為醫院各項業務活動提供參考依據，保證其順利、穩定運行，還能夠有效推動公立醫院的高質量發展，從而助力醫院真正實現可持續建設目標。因此，積極落實公立醫院檔案管理的規范化建設工作至關重要且勢在必行。鑒于此，各級公立醫院管理人員應高度重視檔案管理的規范化建設，主動革新管理理念與模式，綜合考慮自身管理實況、發展經營實況、發展戰略目標以及社會發展趨勢等因素，制定出針對性較強且科學、全面的檔案管理規范化建設方案，確保各項建設工作落到實處并取得成效，以此有效提高公立醫院的檔案管理規范化建設效率與質量，促進公立醫院的長遠發展。

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作者單位：福州大學附屬省立醫院

作者簡介：何麗鋒（1979—），女，漢族，福建永泰人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。