信息化時代智慧檔案管理平臺的資源建設研究

2024-09-27 00:00:00譚偉勛吳少娥丁大遠

蘭臺內外 2024年25期

摘要：信息化時代的到來，為檔案管理的建設提供了更多的思路和機遇，如何提供更加方便、高效的檔案管理成為檔案資料建設管理的重點。研究主要通過物聯網和信息技術對智慧檔案管理平臺展開介紹，分析檔案管理平臺的主體結構，并根據不同結構的特點使用不同的技術對平臺模塊搭建。同時，為了實現檔案管理平臺的智能化高效率運行，還對管理平臺的智能化運行過程進行了設計，以實現更加高效、穩定的智能化檔案資源管理平臺。對于建設過程中存在的檔案數據質量以及智能化不足等問題，研究使用自然語言處理技術、射頻識別技術和物聯網等技術，以此搭建更加完善和高效的智慧檔案管理平臺。

關鍵詞：信息化；檔案管理；智慧；數據；資源

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

引言

在信息化時代，數據與信息儼然已經成為最為寶貴的資源之一。檔案管理作為一種特殊的信息管理方式，其重要性日益增加。隨著信息技術的不斷進步，傳統的檔案管理方式已經難以滿足現代社會對信息數據快速獲取和高效利用的需求。因此，搭建智慧檔案管理平臺，已經成為當前檔案資源管理的重要舉措。智慧檔案管理平臺利用先進的信息技術，如大數據、云計算、人工智能等，以實現檔案信息資源的高效整合與管理，大幅提升了檔案信息的可訪問性、可利用性，為檔案用戶提供了更加便捷、高效、智能的檔案服務。

然而，隨著智慧檔案管理平臺的快速發展與應用，其資源建設也面臨著諸多問題。研究從信息化角度出發，通過不同的信息技術及技術理念，以建設更加安全、高效的智慧檔案資源管理平臺，解決傳統檔案資源管理平臺的不足，提高檔案管理和使用的效率及其安全性，更加適應信息化時代發展的腳步。

一、智慧檔案信息化管理平臺搭建

智慧檔案管理平臺主要的任務是接收來自不同組織、單位和團體的檔案資料，并展開科學的規劃和智能管理。根據不同的資料來源，可以將檔案資源劃分為三類源，即個人、機構和互聯網。如圖1所示智慧檔案資源管理平臺建設路徑。

從圖1可以看出，檔案管理平臺分為三個主體部分，首先，是檔案資源的轉移。該部分的資源主要來源于組織或者機構等；其次，是檔案資源的收集。這部分檔案來源是通過個人或團體的投稿，主體收集方式是通過互聯網；最后，檔案來源主體是互聯網通過網絡爬蟲等資源收集技術對檔案進行收集管理。

圖1 智慧檔案管理平臺資源建設

檔案的轉移需要組織和機構通過平臺的NLP技術對檔案數據轉換，該技術還會對傳輸的檔案進行統一規劃，使得輸入平臺的檔案達到一致的標準，方便平臺的管理。RDF技術是該部分中重要的數據管理技術，能夠明確檔案類型、字符大小以及對檔案的傳輸模板等規定，以實現檔案的標準化管理。

而檔案的采集是通過個人或團體使用互聯網建設網上檔案管理平臺以及搭建檔案管理App等移動終端系統檔案投遞模塊，設立檔案采集服務、擴展檔案收集渠道，并通過人工智能技術將檔案存儲在云端系統，以更加方便、快捷地完成檔案采集工作。

另外，檔案的收集是對互聯網中大量的檔案數據進行挖掘和歸檔，并使用物聯網技術對檔案中的數據智能感知，通過網絡爬蟲等技術對檔案數據進行采集和整理，篩選出更具價值和收集意義的檔案數據。

二、檔案資源的智能化管理

在檔案的轉移和采集過程中，通過信息化手段提升檔案資源利用和數據存儲，以更好地對有用的檔案資源實行管理和收集，搭建更為完整的檔案管理平臺，由此實現高效率、高質量的檔案數據利用。如圖2所示，智能化檔案管理的技術及主體結構。

從圖2可以看出，智慧檔案資源管理需要管理的資源有數字化的文件檔案、紙質檔案和從網絡等不同渠道收集的檔案數據等幾個方面。通過NLP技術、RDF技術、語音設備技術和爬蟲技術等對檔案資源進行整理和挖掘，數據的存儲和利用則通過網絡數據庫系統。當出現檔案資源利用時，使用機器學習和數據挖掘等技術對平臺中的檔案數據拆解，使其能夠重新被讀取。此外，還應搭建特殊的智慧檔案平臺，如建立搜索模塊和專欄數據庫等。

圖2 智能化檔案管理的技術及主體結構

1.檔案資源的智能化數據收集

檔案的數據管理和收集需要滿足信息化管理平臺的信息和數據要求，對于檔案資源的管理需要使用更加信息化和數據化的目錄，檔案的數據化是通過智能技術對檔案資源進行處理和讀取，通過整體的數據存儲和記錄，從而對檔案資源進行更深層次的挖掘。

NLP技術主要功能是使計算機能夠理解、解釋和生成自然語言文本，包括對語言語法、語義、語用等的理解和分析。NLP技術還能將實體的檔案轉化為機器識別語言，實現實體檔案的全文資源搜索，提高對檔案的搜索查詢效率。檔案資源的管理需要保障資源的準確性、可控性等因素，保障資源都能夠被檢索、查詢和更改。

首先，由于NLP技術還存在一些缺陷，對于檔案資源的質量管理需要先明確檔案管理平臺的質量管理標準，使用能夠分析檔案資源的工具。

其次，搭建資源質量管理模塊，使得不同類型、不同數據規則的檔案都能夠在詞、字、語句上得到更加專業的修訂。

最后，提升NLP技術的性能，實現更加高效的檔案資源翻譯。同時，對于已經出現質量問題的檔案資源，需要設立一個資源預警系統，當出現數據問題時能夠及時預警和糾正。

2.具備特色資源管理平臺建設

具備平臺特色的檔案資源是通過使用計算機技術，對檔案數據進行智能化、信息化管理與數據整理、數據發掘的過程。主要是使用大量的數據檔案資源通過數據挖掘技術展開更深層次的開發和使用，將不同的檔案資料相關聯。

同時，將不同的檔案數據聯系成完整的資料圖譜，再通過多元化的信息手段完善檔案數據的過程。由于傳統的檔案管理是通過單一的檔案與網絡檔案管理相互轉換的，使得檔案的管理僅局限于實體檔案與電子檔案之間，對于資源的共享和使用還存在許多不足之處。

因此，在智慧檔案資源管理平臺中可以使用無線射頻技術（Radio Frequency Identification，RFID）進行存儲和管理。智慧檔案的保存時間決定了檔案資源的使用長短。因此，在管理平臺中應開發檔案的長時間管理模塊，以提升檔案的保存期限。通過信息技術，還應搭建檔案平臺的異地資源備份庫，以保障檔案資源能夠更加長久有效地保存和數據修復，確保檔案管理平臺的信息安全。

3.檔案資源管理平臺的信息感知服務

信息感知智慧檔案管理平臺是指平臺能夠通過人與人之間、檔案與人之間、檔案與資料庫之間形成相互感應。管理平臺的數據感知是以平臺服務為核心，管理用戶的核心檔案，并將檔案信息存儲和智慧管理。檔案資源用戶服務需要能夠在信息技術的支持下，對用戶資料感知和分析，搭建用戶檔案使用數據庫，并引入檔案關鍵詞、關聯詞等熱門詞匯搜索功能，提高用戶搜索的效率。

此外，還可以通過對用戶信息的感知，搭建用戶畫像，建立更加智能的服務系統。而檔案資料的感知需要平臺能夠對自身的檔案資料感知，能夠感知檔案資源的所存位置、所存數量。在對檔案數據開展資源共享時，能夠有效地對檔案位置和信息獲得感知，從而避免資源浪費，同時也能夠幫助需要者更加快速、有效地查找和使用檔案。如圖3所示，智慧檔案資源管理平臺框架。

圖3 智慧檔案資源管理平臺框架

從圖3可以看出，對于檔案資源的用戶感知主要是通過數據挖掘和RFID技術感知。其中，數據挖掘技術能夠對檔案用戶的數據實時挖掘，RFID技術則能夠識別、分析用戶的行為。通過數據挖掘和行為分析將用戶的狀態和意圖標準化，再通過用戶長期的操作建立用戶畫像系統。

檔案資源的感知則是通過RFID技術和數據庫搭建資源平臺的信息管理標簽，通過這些標簽對不同位置的檔案標定，以提高標簽的查找效率。圖書館使用檔案資源管理系統直接查閱，能夠更加簡單、快捷地感知和查詢檔案，不僅提高了檔案查詢的效率，還增強了對檔案的保護。

首先，在檔案管理平臺的管理過程中需要按照制定的相關標準，構建檔案的數據模式化，提升檔案資源的質量。其次，需要簡化檔案的數據資源，使用不同的網絡技術，以此實現對檔案用戶的智能管理和服務。

三、智慧檔案管理平臺資源建設的探討與分析

檔案資源的數據化分析是搭建智慧檔案管理平臺的重要基礎。檔案的整理收集、保存、鑒別和使用，通過智能化數據和技術對檔案數據分析、保護和數據存儲。此時的檔案數據并不只是單一的文字和數據信息，其主要內容還是通過智慧化、智能化的應用，提升檔案知識的可視化和信息化的應用。以智慧工具作為檔案管理基礎，以檔案資源作為主體資源導向，促進檔案資源的信息化建設，需要不同的單位和組織共同努力，確保檔j6d/rodHr4uzcSJ3cOLcgLm9KIOJ5Ojv8+MeBU2A98w=案資源管理能夠高效、有序開展。此外，統一的檔案管理標準能夠加快檔案資源信息的結構化構建，提升平臺用戶的使用體驗。

以共享為主的檔案資源管理，能夠通過新興的信息技術提升檔案的多元化管理方式，保證檔案的智能化流通，并規定檔案的共享標準和共享模型，能夠為不同的組織和個人提供更加安全可行的檔案資源共享平臺，實現檔案數據的多角度流通。此外，通過檔案的匯總管理能夠保障檔案數據的安全傳輸，防止檔案在使用中出現的安全問題。因此，應搭建安全的異地備份信息庫，確保檔案在保管期間不出現信息被泄露、丟失、損毀等安全問題時，能夠及時恢復數據，提升檔案管理的安全性。同時，還應使用檔案預警系統，進行檔案保護和預警，保障檔案數據的安全保存和高效使用，提升檔案用戶的服務體驗。

四、結論

通過不同檔案資源管理角度開展分析，使用多樣化的信息管理技術，搭建更加全面的信息化檔案資源管理平臺，并對當前檔案管理中檔案數據整理、資源挖掘和資源收集中存在的問題展開分析，以建設更加全面和多樣化的檔案資源管理平臺。同時，使用不同的信息技術和資源管理方法完善和改進信息化檔案資源管理平臺，建設更加高效和準確的檔案資源管理平臺，為智能化檔案管理平臺的建設提供了更加有效的方案。研究中還存在一些不足，如目前搭建的智能檔案資源管理平臺還只是一些理論的分析和設計，未來還將通過不同的技術搭建更加完善的管理平臺。

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