基于審計視角的高校經濟合同管理研究

摘 要：合同管理作為高校內部治理的重要組成部分，高效高質的合同管理影響著高校的辦學質量和辦學聲譽。為加強高校合同管理，文章以審計項目為依托，通過發現問題，分析原因，并從提高風險防控意識、健全內部控制制度、推進信息化建設、強化管理人員培訓四方面提出意見建議，從而防范經濟風險、規范經濟行為、完善內部治理，進一步推進高校治理體系和治理能力現代化進程。

關鍵詞：高校 內部審計 合同管理 存在的問題 建議

中圖分類號：F239 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2024）09-097-02

一、引言

合同作為高校經濟業務的載體，對于保障高校事業發展、保護資金安全、優化內部治理起著至關重要的作用，因此合同管理顯得尤為重要。近年來，國家及各省教育廳持續開展高校各領域政策落實專項審計工作，廣東G高校為規范合同管理，發揮審計監督職能，針對近兩年的經濟合同開展合同政策落實專項審計，以項目實施為載體，檢查經濟業務的執行情況，從高校合同管理不規范的各種行為入手，發現問題，查擺原因，進一步提升風險防控能力，完善內部治理，促進高校可持續發展。

二、高校經濟合同管理存在的問題

（一）合同簽訂方面

合同簽訂階段主要包括合作方審查、合同起草、合同審批、合同簽署，存在的問題主要有：一是合作方資質審核粗糙。若未嚴格審查合作方的資質條件及信用狀況，會影響日后提供的貨物及服務的質量，也會造成收入類合同的收款困難。二是合同起草不嚴謹，存在未按民法典要求完善合同基本要素，使用制式合同時，未及時補充條款空白欄，未針對不同業務特點修改條款，造成在合同執行期間，缺乏對雙方權利和義務的有效約束和規范。三是合同審批不嚴格。在使用合作方提供的合同時，需經由財務部門和法規部門對付款條款、違約條款、追責條款等進行審查，從專業角度和學校層面對合同進行評估。四是合同簽署不規范。合同簽署期間多存在先簽后審、倒簽合同、簽章使用混亂、簽章不齊全、簽約日期不完整等問題。

（二）合同執行方面

合同能否有效執行影響著大學教學事業的健康發展和大學公共資金的安全完整，合同執行部門和合同歸口管理部門應給予足夠的重視，建立長效監督機制，全過程監督合同各方履行義務。重點應關注是否按合同條款執行，如是否如期足額支付質保金，是否在約定時間內按明細要求保質保量提供貨物或服務，是否嚴格執行三方驗收，是否在滿足付款條件后支付貨款，收入類合同是否存在收款不及時或長期不到款的情況，合同變更或解除是否雙方當事人協商一致、是否按合同管理制度要求進行處理，提前終止時是否存在對方未完成全部履行義務，是否存在未處理完成的糾紛、單方終止是否按約定進行賠償或雙方達成并履行了違約賠償等，簽訂補充合同是否在標準金額范圍內、是否按規定執行審批程序等。

（三）合同歸檔方面

目前高校大部分合同執行部門普遍不重視合同檔案的歸檔工作，存在不規范的現象。主要包括：一是未安排專人負責。各合同執行部門普遍存在誰承辦合同誰留存的現象，不利于對部門合同的統一管理，容易因為崗位變動或離職等情況未及時交接造成合同丟失，不利于對經濟業務的執行進行持續性管控。二是歸檔資料不齊全。合同歸檔資料應包括合同文本及附件、審核文件、往來函件、補充合同、會議紀要、付（收）款流水與發票以及其他與合同訂立、履行、解除等材料，但大部分合同執行部門僅歸檔合同，對其余材料缺乏歸檔意識，對于日后可能出現的經濟糾紛缺少支撐材料。三是未建立健全合同臺賬。合同執行部門多存在未建立合同臺賬、臺賬更新不及時和臺賬要素不齊全的情況，不利于實現對合同執行的全過程跟蹤管理。

三、高校合同管理存在問題的原因

（一）風險管理意識缺失

合同的執行效果會為高校帶來經濟利益，但潛在的法律風險也不容忽視，不良的執行結果不僅會帶來經濟糾紛，甚至影響學校的聲譽，但目前大部分高校對合同管理的風險意識較為淡薄。一是，審核及會簽部門崗位職責發揮不充分。合同審核是在合同擬定后由歸口管理部門從業務的風險點和薄弱環節對合同內容的再次核查，但現實中，大部分歸口管理部門僅根據合同金額明確簽字人和專用章類別即將合同流轉至簽章程序，合同審核流于形式。合同的會簽部門應分別從財務層面和學校層面規避經濟風險和法律風險，但在會簽過程中，會簽部門僅根據合同內容進行會簽，無法獲得前期調研資料，導致風險管理端口前移效果不理想。二是，合同承辦部門領導重視程度不夠。目前，高校多數部門領導存在重資金支付和業績達標、輕合同管理的情況，有些部門領導認為合同管理工作就是合同簽字環節，缺乏風險防控意識，甚至存在為了財務報銷補簽合同的現象，為法律糾紛留下了隱患。

（二）內部控制制度不健全

內部控制制度是為了實現組織特定目標而在組織內部實施的一系列控制措施，目的在于保護組織的資產安全和確保組織運營的效率與有效性。目前，高?；窘⒘撕贤芾碇贫?，但仍存在一些問題。一是未健全合同歸口管理機制。目前仍有高校未根據合同類型進行歸口管理或未建立健全歸口管理制度，未針對合同管理全流程進行制度建設，如未明確合同審批、合同檔案管理和合同專用章使用范圍，缺少合同檔案管理內容，合同歸口管理制度制定不及時，業務部門在進行合同簽訂時無相關規章制度作依據，無具體的職能部門作指導，導致合同內容審核不嚴格，審批流程混亂，簽章使用錯誤等問題。二是合同管理制度條款不清晰。存在歸口管理部門未根據業務特點細化制度條款或制度條款規定不明晰的情況，讓合同承辦部門在合同流轉過程中缺乏統一的執行標準，造成審核不嚴格、簽章混亂等問題。三是合同歸口管理單位職責權限交叉不清。實施合同歸口管理是為了實現權責清晰、統一高效的精細化管理的有效途徑。但歸口管理部門在劃分業務時未能進行準確的分類，就會造成業務部門在執行時混亂無序。

（三）信息化建設不配套

目前大部分高校已開發智慧校園服務功能，但距離實現數字化校園治理仍存在較大的差距。一是合同管理系統功能單一。目前，高校各類板塊的信息化建設都已陸續開展，包括合同、財務、科研、采購等，但系統功能相對單一。其中大部分高校的合同管理系統僅包含審批程序，要求上傳的電子材料為合同，自動生成合同審批表，未要求上傳合作方資質材料、預算材料、單位內部審核材料、學校“三重一大”上會材料等。合同執行過程中，也未要求上傳驗收材料、付款材料、合同終止材料等。同時不利于對合同檔案進行電子化管理，僅能從系統中提取合同文本及合同審批材料，其余資料未能有效實現電子化備份。二是各類管理系統未有效銜接。高校各板塊管理系統存在各自為政的現象，如：財務、科研、采購、合同等各管理系統之間未建立端口互通，未實現有效銜接，數據資料無法共享，不僅會讓業務部門將資料在不同平臺重復上傳，也不利于職能部門對業務進行全過程跟蹤管理。

（四）管理人員專業度不高

合同管理想要實現統一的專業化管理，管理人員的基本素質發揮著重要作用，從分管領導到工作人員，都要高度重視并具備專業的管理知識與技能，但目前高校的合同管理人員勝任能力的現狀不容樂觀。一是，缺少專職合同管理人員。目前高校二級單位合同管理人員多為兼職，需在完成原有工作業務量的同時從事合同管理工作，因此從精力和時間方面，無法很好地兼顧合同管理工作。二是，缺少復合型人才。合同管理工作涉及財經、法律、數據分析等專業知識，需要復合型專業背景人員從事該項工作，但合同管理人員多為單一專業背景或單一崗位工作經歷，無法對合同進行專業化管理，也無法對合同承辦部門實施專業性指導。三是，缺乏合同管理業務培訓。高校的合同包括采購合同、科研合同、教研合同、非學歷教育合同、涉外合同等，不同合同的歸口管理部門不同，所對應的合同風險點、合同審批流程不同，合同管理人員缺乏對歸口管理部門業務的了解，會出現將業務錯誤匹配合同歸口管理部門，導致審批流程和簽章使用錯誤。

四、高校合同管理的意見建議

（一）提高風險防控意識

學校各部門應結合當前形勢，深入學習習近平新時代中國特色社會主義思想及教育部關于依法治校工作的政策法規，提高政治站位，深刻領悟新時代對依法治校的新要求和新任務，以依法治校為理念，強化法律底線思維，提高風險防控能力，確保經濟業務合法合規。合同管理部門應嚴格按照國家法律法規和學校制度要求，執行合同簽署的全過程管理工作，嚴格落實合同管理中的主體責任，不過度下放權力，不過度簡化審批流程，并對涉及業務的風險點進行預測，前移風險防控窗口，加強合同執行過程的監督，時刻關注合作方的履約意愿和履約進度，及時發現問題及時解決問題，堅決避免重資金支付輕合同管理的思想。同時，學校應定期開展法律知識普及，聘請法律專業人士開展專題講座，提高管理人員的法律專業素養和風險感知敏銳度。審計紀委部門應定期對合同管理工作開展檢查，針對發現問題編制風險清單和合作對象黑名單，進一步提高合同管理的風險防控能力，規范經濟活動，完善內部控制水平，推進大學治理體系和治理能力現代化發展。

（二）健全內部控制制度

1.健全合同歸口管理部門制度。合同歸口管理部門應對合同授權審批、簽署權限、印章使用范圍和檔案管理等事項進一步細化。明確合同審批流程，各科室及單位負責人在合同審批過程中的崗位職責和審批權限，確保不相容崗位相互分離；明確合同簽署權限和印章使用范圍，明確合同歸口管理部門負責人、合同承辦單位負責人的起簽金額，明確合同專用章和部門公章的具體使用范圍，尤其涉及各合同歸口管理部門的交叉業務，需加強溝通，理清各自負責簽署及用印的合同類型；明確歸檔材料，細化需歸檔的合同相關材料。明確合同管理制度的條款，使合同承辦部門在合同管理過程中有據可依。

2.理清合同管理機制體制。高校對合同應施行“統一領導、歸口管理、分級負責”的管理體制，進一步理清合同統管部門、歸口管理部門、合同承辦部門、監督部門的職責權限，各司其職，協同聯動，共同推進合同管理的有序高效。

（三）推進信息化建設進程

合同管理信息化建設是實現數字化校園治理的重要組成部分，也是提高合同管理效率和效能的有效途徑。高校應當建立健全合同管理系統，完善系統功能，不應僅有合同審批功能，還應兼顧合同起草、合同執行、合同存檔等功能，實現自動化的管理模式，提高合同管理效率，有效實現合同檔案的電子化存儲，減少紙質資源使用，同時避免合同相關資料的丟失，保證合同資料的安全性與完整性，為日后可能出現的經濟糾紛提供充足的依據支撐。自動生成的合同臺賬可有效避免漏登、錯登等登記混亂的情況，進一步規范合同管理，便于實現合同履行的統計分析、實時監控和風險評估。與此同時，各高校應將合同管理系統與采購、財務系統進行端口銜接，同步采購執行結果、采購驗收、財務預算、資金支付進度等信息資源，形成一體化監督管理平臺，便于合同承辦部門、歸口管理部門、審計紀委監督部門對合同的全流程進行管理和監督。

（四）強化管理人員培訓

1.開展合同相關制度培訓。定期對學校中層干部、合同管理相關人員進行培訓，組織開展《中華人民共和國民法典》（合同部分）、大學合同管理制度、歸口部門合同管理制度的學習，提高中層干部及合同管理相關人員的專業水平，提升合同承辦單位的主體責任意識和歸口部門的監督意識，強化對合同管理的指導。

2.開展相關業務管理制度培訓。加強職能部門對二級單位的業務培訓，開展針對財務、法律、采購等相關管理制度的解讀，明確合同所涉及業務的辦事流程，強化合同管理人員的綜合技能和管理水平。

參考文獻：

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（作者單位：廣東外語外貿大學 廣東廣州 510080）

（責編：趙毅）