大數據背景下中小國有企業檔案管理數字化建設的問題及創新路徑研究

摘"要：從大數據視角看，隨著中小國有企業檔案管理數字化建設工作的持續推進，檔案數據有所增長，加上數據種類從結構數據向半結構數據、非結構數據的持續擴展，此類企業的檔案管理問題逐漸增多。在這種背景下，此類企業進一步研討檔案管理數字化建設中的不足，結合大數據清洗技術、存儲技術、分析技術等解決相關問題并促進檔案管理數字化轉型升級。文章概述了中小國有企業檔案管理數字化建設的重要性，通過剖析建設工作中存在的一些問題，分別從理念更新、業務流程、服務能力、數據挖掘四個方面提出了較有針對性的建議。

關鍵詞：大數據；國有企業；檔案管理；數字化建設

中圖分類號：F276.1文獻標識碼：A文章編號：1005-6432（2024）23-0195-04

DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2024.23.049

1"中小國有企業檔案管理數字化建設的重要性

1.1"增強企業競爭優勢

目前，中小國有企業依托統一大市場建成后形成的新發展格局，參與了全球同行業競爭。由于競爭內容從原來的“規模化”競爭轉移到了“定價權”“供應鏈”競爭方面，此類企業一方面需要通過知識產權創新增強自身的競爭優勢，另一方面面臨著從行業層面加強資源整合，推進供應鏈管理的問題。在這種前提下，中小國有企業既要加強技術研發類的檔案管理水平，又要精準定位自身在所屬行業中的地位，通過檔案管理數據分析進一步促進上游、中游、下游企業之間的資源整合，適應新時期的競爭環境，進而借助檔案管理增強自身的競爭優勢。

1.2"優化企業資源配置

檔案管理幾乎涵蓋了中小企業的財務及各項業務（見圖1），經過近幾年的互聯網+改革實踐，此類企業已初步實現檔案管理數字化建設，從整體上促進了各項資源的優化配置。具體而言，進入“十四五”建設時期后，此類企業結合高質量發展主題持續推進了對不同技術要素的配置，并通過檔案管理信息系統，對生產、財務、人事、產品、黨群、行政管理等方面的數據進行了采集、存儲、傳輸、應用。當前，正值中國式現代化改革階段，此類企業應吸收前期改革經驗，進一步整合檔案數字化、產業化等方面的資源，提高企業全要素生產率。

1.3"提升企業經營效益

中小國有企業經過企業治理后，結合國有企業改制與生態文明建設要求，設置了經濟效益、生態效益、社會效益等多重目標。但是，要真正產出綜合效益，首先要實現外延式、粗放化、低質量經濟增長向內涵式、集約化、高質量經濟增長方式的轉變。實踐經驗表明，為了實現上述目標，此類企業已創建技術要素主導的資源配置方案（參看吳敬鏈《中國改革六十年》第一章、《中國經濟增長模式》第三章對資源配置理論及經濟增長模式的論述）。檔案管理作為其中的關鍵構成內容，應同步提升其數字化建設，進而輔助企業提升經營效益。

2"大數據背景下中小國有企業檔案管理數字化建設的問題

2.1"檔案建設理念相對滯后

中小國有企業檔案管理建設先后經歷了三大階段：①紙質檔案建設階段；②電子檔案管理建設階段；③數字檔案建設階段。當前正處于檔案管理的數字化建設階段，重點放在對大數據、云計算、人工智能等技術的應用方面（需要注意的是，大數據技術涵蓋的范圍較廣，涉及多種技術）。事實上，部分中小企業實踐過程中過分關注技術要素配置，從而忽略了此類技術背后依托的大數據管理理念，整體上的檔案建設理念更新不及時，容易造成建設理念相對滯后的問題。

進一步看，大數據兼具了理論與技術雙重屬性，在理論層面它把所有的物質、非物質信息均當作一種具有標準化特征的數據，同時強調了由物質構成的“現實世界”與數據構成的“虛擬世界”之間的對應關系，而且透過對后一個世界的構建有利于輔助前一個世界的發展。但是，此類企業對其深度層面的理論研討較少且不深入，在配置大數據技術期間，沒有從理念層面拓展檔案管理中的大數據技術應用范圍及途徑，不利于其在廣度、精度層面的實踐。

2.2"檔案業務流程亟待優化

新時期中小國有企業實施了一系列改革，各類檔案中的數據結構發生了一定的變化，增加了半結構數據、非結構數據，加上檔案管理信息系統每天的數據采集速度提升，出現了數據海量增長的現象。在數據種類增多、數據量增大的條件下，部分中小企業的檔案管理信息系統，并不能很好地完成數據同步采集、數據分類存儲、數據快速分析及高效的數據報表管理等任務。長此以往，不僅會造成檔案管理效率持續下降，也會影響整個系統的使用安全。由此可見，此類企業當前已進入數字化轉型升級的過渡環節，應通過大數據視角對其業務流程進行重構。

以工業類的中小國有企業為例，當前主要按設計制造一體化實踐模式進行產品設計、物料采購、生產制造、訂單處理、市場營銷、售后服務等工作。在實際的檔案管理信息系統中，采用了“大平臺+小系統”的基本框架，主要是把生產數據、財務數據、銷售數據、服務數據、黨群數據、人事數據等，通過各個小系統的管理模塊進行接口接入上傳。但是，數據中除文字、數字外，還涉及圖片、音頻、視頻，擴大了數據種類，原有的檔案管理信息系統在采集、存儲此類數據時難度相對增加。再如，在數據分析處理方面，數據類型不同、數據標準存在差異，此類企業應用的OA辦公系統、SQL數據庫技術，已不能滿足檔案數據的優化。因而，此類企業急需從大數據管理的角度，重新思考檔案整理、歸檔、存檔、使用、銷毀等各業務環節，并把檔案管理、企業生產與經營管理等工作全面關聯起來，優化檔案業務流程。

2.3"檔案服務能力拓展較差

在大數據背景下，檔案管理的核心是數據，并把數據資源的利用作為主要目標。中小國有企業的檔案數字化建設中由于對數據價值的認識不全面，不夠重視檔案數據資源的整合與利用，在一定程度上限制了檔案服務能力的拓展。具體而言，中小國有企業檔案管理是為了更好地向生產部、人事部、財務部、物料部、銷售部、行政部等提供服務，大數據技術作為檔案管理中的一種工具，能夠通過提高檔案管理效率，促進此類服務的精準化、及時化，間接推動其提質增效、節能降耗、節約成本、監督管理等分層目標的落實。

實踐經驗表明，此類企業在技術要素主導的資源配置方案下，設計的服務模塊功能相對初級，主要包括：①實時瀏覽；②信息檢索；③借閱管理；④權限控制；⑤報表統計；⑥鑒定銷毀等。其中，由于缺乏對使用者行為的預測、對客戶行為的畫像與跟蹤反饋，以及產品檔案信息分析，既不能為其內部的監督管理提供數據依據，也阻礙了檔案管理在業務服務方面的能力拓展。尤其在企業儀表板方面，部分中小企業仍采用多屏顯示方案，沒有設計大屏管理模塊，阻礙了對各業務、財務小系統的數據統一顯示與多元分析。例如，在層面分析、時間序列分析、趨勢分析、偏差分析、連接分析等方面，由于數據分散、缺乏整合，仍不能實現高質量檔案服務。

2.4"缺乏檔案數據深度挖掘

中小國有企業在大數據背景下進行檔案管理數字化建設時，涉及多目標管理問題。解決該問題的有效手段是對檔案數據進行深度挖掘。然而，部分企業并沒有對業務流程優化、信息資源整合、服務能力拓展等方面進行深入研討，較難完成從“0”到“1”的檔案管理升級優化。具體而言，此類企業的檔案管理數字化建設，已經把大量毫無規律的數據，通過檔案管理信息系統轉變成了有規律可循的數據，在一定程度上發掘了其中的價值。但是，由于缺乏數據挖掘模型方面的建設，不能進一步對其進行深度挖掘。

例如，在人事檔案管理方面，當前中小國有企業引進了現代人力資源管理系統，對人才的招聘、培訓、上崗、考核、薪資管理、職稱評級等數據進行了系統化管理，可以根據相關數據更為科學地進行崗位調劑。但是，由于缺乏對相關數據的深度挖掘，僅僅停留在對實際部門的隊伍建設上，并不能真正通過“按能配崗”的方式建設勝任力導向的高質量人才隊伍。再如，在黨群工作檔案管理方面，此類企業雖然能夠較好地通過新媒體渠道更好地采集員工日常參與黨建活動的信息，并通過對其數據的統計分析員工的實際狀況及需求。然而，對于員工意識形態層面的傾向及變化的長期跟蹤難以實現，不利于中小國有企業更為深入地研究針對員工個體的黨建活動方案。因而，實現檔案管理的“量變”到檔案管理的“質變”仍存在較大困難，此類企業需上下求索，探索有利于實現檔案數據深度挖掘的創新路徑。

3"大數據背景下中小國有企業檔案管理數字化建設創新路徑

3.1"深入研討大數據理念并及時更新

建議中小國有企業在大數據背景下組建檔案管理數字化建設小組（見圖2），從深度、廣度、精度三大維度全方位地研討大數據理念。同時，通過當前企業內部的“員工綠色通道”廣泛收集普通員工的意見與建議，然而用“企業展板”“企業微信小程序”等進行大數據理念宣傳，使全員上下全面了解大數據。最后在全員充分認識大數據的基礎上，將重點集中到檔案管理數字化建設，研發有利于檔案管理信息系統升級優化的方案。具體如下。

（1）此類企業應編制以大數據基本概念、主要特點、技術種類、功能作用、應用范圍、應用方法等為主的手冊。然后，通過內部宣傳、交流、研討等形式，在深度層面探索支撐大數據技術的理論，梳理出相關數據管理理念。在廣度層面分析其在檔案管理數字化建設中的應用范圍，并通過對相關指標的分析，推進精度層面的檔案管理與大數據技術融合。

（2）此類企業應對當前檔案管理數字化建設進行評價，明確數字化建設的不同階段，并指出當前從“初級數字化階段”向“高級數字化階段”過渡的事實，讓全體員工清楚地認識到檔案管理數字化建設中升級優化的必要性及重要性。

（3）廓清認識、明確目標后，此類企業應將檔案管理數字化建設創新路徑集中到檔案管理資源、大數據技術資源的融合方面，進而將其運用到檔案業務流程再造、檔案服務能力拓展、檔案數據挖掘三大突出問題上，進而制定相應的解決措施。

3.2"加強標準與制度建設，推進業務流程再造

首先，中小國有企業在檔案管理資源與大數據技術資源融合路徑下優化檔案業務流程之前，應充分研討“十四五”規劃與《關于加快推進國有企業數字化轉型工作的通知》中的數字化建設內容，在建設思路上按“檔案資源存量數字化”“辦公自動化系統與檔案管理系統自動歸檔”等要求，合理調整紙質檔案、電子檔案之間的比例，弱化前者、增強后者。

其次，此類企業應從檔案文件生命周期理論出發，統領全局地進行數字標準化建設，并通過制度化措施確保其各項標準的有效實施。例如，在文字、數字、圖像、音頻、視頻方面，應針對不同類型的數據進行分類，如在數據采集、存儲方面，可以按照結構數據、半結構數據、非結構數據進行分類，再根據具體的數據形式選擇相應的文件格式，進而保障其數據標準的統一性，最終通過企業標準制度建設對其進行規范。

最后，此類企業應在檔案管理的基礎流程上，圍繞數據這個核心，在“大平臺+小系統”框架下構建以“設備層-采集層-分析層-應用層”為主的大數據檔案管理平臺，并在模塊化設計思想下，實現對各個檔案業務小系統的模塊功能設計。例如，某工業類中小國有企業屬于大型國有企業集團的子公司，既要與集團總部、其他子公司進行數據關聯，也要實現檔案管理信息系統的優化升級。該企業在上述系統架構下將其工業物聯網系統與大數據技術進行資源整合，融入檔案管理方案后實現了對其業務流程的全面再造，可進行檔案數據同步采集、分類存儲、模塊化分析、分類化應用等。

3.3"加強數據資源的整合，拓展檔案服務能力

對于中小國有企業而言，檔案管理中數據資源整合直接影響其檔案服務能力的拓展。建議其利用大數據技術進行檔案存儲數據方面的升級，為數據資源整合奠定堅實基礎，再通過對整合數據的分析處理，為拓展檔案服務能力提供技術支撐。如圖3所示。

為保障服務質量，建議此類企業進一步通過模塊化設計方法進行服務模塊功能拓展設計。具體設計時可以增加如下模塊：①檔案管理人員行為預測模塊；②客戶檔案管理行為追蹤模塊；③基于檔案業務的預

測模塊等；④檔案管理動態監督模塊；⑤企業儀表板管理模塊；⑥移動客戶端App管理模塊等。這樣做，有利于保障企業檔案管理中的基礎服務，也能借助新增模塊中的功能添加，更好地提高檔案人員監督、客戶管理、需求預測等方面的服務水平，促進檔案管理與各項企業業務之間的資源融合。

3.4"利用大數據分析工具，深度挖掘檔案數據

建議中小國有企業在基于大數據的檔案管理數字化轉型升級實踐中，盡可能根據檔案管理方面的高質量建設與高水準運用目標，在技術賦能路徑下配置適用于檔案數據深度挖掘的大數據分析工具。例如，部分同類企業選擇了語義搜索引擎、趨勢預測分析技術，把重點放在關鍵詞搜索、市場預測、銷量預測等方面。但是，此類工具使用過程中，需要大量的人工操作，并配置諸如貝葉斯網絡法、德爾菲法等算法，工作量大、操作比較煩瑣。因而，此類企業應從大數據背景出發，在大數據技術范圍內盡可能選擇算法功能更為強大、安全等級相對較高的大數據、云計算、人工智能等技術。以云計算為例，選擇私有云后，可以更為快速地搭建中心云、邊緣云，并在“云邊端協同方案”下，實現對檔案數據的深度挖掘與實時分析，提高檔案數據的利用價值。

4"結論

綜上所述，中小國有企業在國民經濟中占據著重要地位，在新時期中國式現代化改革時期既要參與新發展格局下的全球同行業競爭，又要在“并聯式”發展方案下持續推進產業數字化、數字產業化轉型升級，加強檔案管理數字化轉型有利于輔助其更好地整合資源、提質增效、增強競爭優勢。由于當前的問題主要集中在建設理念、業務流程、資源整合、服務能力、數據挖掘五大方面，建議此類企業遵循思路決定出路的基本原則，選擇“具體問題，具體分析，具體解決”的方法，制定適應性較高的應對措施，全面提高其檔案管理層面的全要素生產率，促進中小國有企業產出綜合效益，進而為國有經濟內涵式、集約化、高質量增長做出應有貢獻。

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