新形勢下政府文書檔案管理的優化策略

摘要：文書檔案是政府機關、企事業單位、社會團體在各項行政管理事務中產生的檔案，涉及鄉鎮政府工作類、行政管理類、計劃財務類、業務管理類等方面的內容，文書檔案管理水平的高低直接決定著檔案資料的真實性、有效性與完整性。但隨著信息化時代的到來，文書檔案信息化建設也有了更高的要求，以信息化技術為依托，做好政府文書檔案管理的優化，不僅能夠實現文書檔案的高質量管理，還能夠充分發揮文書檔案的價值。基于此，文章首先介紹了政府文書檔案管理的重要性，其次分析了新形勢下政府文書檔案管理存在的問題，最后以OA系統為依托，提出了一種新的文書檔案單元，實現了文書檔案收集、整理、鑒定、保管以及利用等方面的優化。

關鍵詞：新形勢；政府文書；檔案管理；OA系統

引言

政府文書檔案的管理周期較長，工作內容比較復雜，對具體工作管理的要求較高，例如，在政府文書檔案管理中，既要分類所有政府文件資料并做好歸檔，還要實現各項文件的流轉記錄、等級劃分、查詢調閱與歸還管理等方面的工作。信息化時代，政府文書檔案涉及的內容越來越多，工作量越來越大，檔案管理人員面臨的壓力較大，所以基層政府檔案管理部門應結合本部門的具體情況，以0A系統為依托，開發一個文書檔案管理單元，以此來優化文書檔案全過程的管理工作，為政府各部門工作給予真實有效的檔案資料支撐，實現基層政府工作效益與工作質量的提升。

一、政府文書檔案管理的重要性

新時期背景下，政府文書檔案管理的重要性越發突出。文書檔案真實記錄了政府各項工作的實際情況，無論是對后期的利用，還是對政府工作的開展都具有至關重要的作用。在政府檔案管理中，因為文書檔案主要記錄的是政府工作的歷史，因此存在的客觀性較強，加之文書檔案記錄形式除了涉及政府各部門人員抄寫稿之外，還涉及相關的影像資料，這就在很大程度上確保了檔案的真實性與有效性，也凸顯了檔案所蘊含的參考價值。在政府檔案管理中，通過文書檔案管理，把政府各部門工作的歷史記錄展開系統化管理，健全管理體系，保證文書檔案管理的完善性，從而保證檔案文件調取與利用的時效性，為各項相關工作的開展給予了重要保障[1]。文書檔案管理工作既能夠為政府日后各項工作的開展提供指導性文件，同樣能夠憑借文書檔案文件的調閱來統籌規劃現下的工作。在實際工作過程中，整合政府以往工作形成的檔案資源，通過數據資源庫，確保各部門人員獲取信息與資料的真實性與完整性，從而避免其在具體工作中出現失誤或疏漏，進而促進工作效果與工作效率的提升。因此，政府檔案管理人員結合自身實際情況，采用有針對性的管理手段展開文書檔案管理，對政府各項工作的開展具有重要意義。

二、新形勢下政府文書檔案管理存在的問題

（一）文書檔案收集不完善

在政府檔案管理中，文書檔案越完善，為政府積累的工作資料就越多，政府決策或各部門工作可以參考的資料就越具體。然而，政府檔案管理部門并未真正意識到文書檔案的價值，也就沒有重視文書檔案管理工作，由此導致檔案資料的收集出現不全的情況。為確保檔案資料收集的真實性與完整性，滿足政府各部門對信息的全面性需求，應該第一時間提交各項工作中產生的文書檔案資料，但有時檔案管理部門并未做到這一點，由此導致文書檔案價值的發揮受到影響。

（二）文書檔案收集不暢通

為確保政府文書檔案可以發揮最大化價值，應全面收集與整理檔案資料信息，并要求檔案管理人員形成較強的職業敏感度。然而，現今政府文書檔案管理部門人員存在很大的年齡差，長期奮戰在檔案室的工作人員，因為自身視野的局限性，難以深刻地認識到文書檔案管理的重要性，無法精準地抓住有價值的文書檔案信息，使文書檔案收集不通暢[2]。而且很多工作人員所收集的資料還存在質量與數量等方面的問題，由此束縛了政府文書檔案管理工作的開展。

（三）文書檔案利用率不高

文書檔案所包含的各類信息主要來自政府的所有部門，但文書檔案的具體價值主要來自檔案資料的日常利用。然而，現今因為政府各部門在檔案移交過程中常常出現疏漏，未對整個工作形成監督與管理模式，檔案管理部門日常主要開展基礎性工作，實際工作效果不明顯，導致檔案資料收集與利用出現效率不高的情況。不僅如此，因為政府文書檔案涉及的內容較多，如果各部門人員不能深刻地了解文書檔案的重要性，就無法有效提高檔案資料的利用率，文書檔案的價值也就無法發揮。

三、基于OA系統的政府文書檔案管理單元開發

文書檔案管理單元的開發主要以政府檔案管理部門現有的文書檔案管理模式為基礎，結合文書檔案的資料收集、檔案整理、檔案嘉定、檔案保管、檔案利用等方面內容，依托OA系統實現。

政府文書檔案管理單元的功能主要分為3個部分，即檔案管理、統計利用、系統設計，具體來說如下：

（一）檔案管理

主要功能及其內容分為10個部分：

1.采集功能。無論是預歸檔庫中儲存的檔案數據，還是電子形式的檔案文件，都可以同步上傳至檔案庫內；

2.查詢功能。支持使用者通過多樣化的形式完成檔案資料的查詢，同時能夠自主設定查詢要求；允許采用組合法來查詢所需要的文件資料；允許跨檔案庫進行資料查詢，比如，根據設定的要求同步進行若干個類別的資料查詢；

3.能夠分批次修改或者替換指定的檔案數據；

4.多次檢索。可以提取指定門類資料中一致的數據結果，并支持使用者來定義數據，實現統一數據規則的設置；

5.自動篩選功能。支持使用者對信息篩選規則進行自定義，從而把卷內的類似數據通過篩選同步至案卷內；

6.自定義模板。支持使用者對批量的卷內數據模板進行自定義，如果填寫的檔案信息數據需要保存時，使用者可指定需要的模板同步至卷內；

7.目錄序列。根據指定的字段，完成檔案信息的自動展列，比如，檔案保管期限設定之后，檔案管理單元可以對所要保管的各種數據展開自動分類，并進行展示；

8.保管期限即將終止通知。為了更好地管理部分必須頻繁進行變更日期的檔案，支持使用者實施一定的自定義，比如設定變更日期即將終止的通知，在即將接近這一日期時，檔案管理單元會第一時間發送信息提醒檔案管理者；

9.自動組卷。即檔案文件歸檔并整理之時，檔案管理單元對案卷號以及文件號等完成確認后，實現批量設置；

10.調整功能。支持使用者修改或調整已經歸檔的檔案信息，比如，分卷、拆卷等方面的順序調整，任務完成后，還可以再次生成新的檔號、卷號等[3]。

（二）統計利用

1.檔案利用

允許使用者借閱檔案并進行登記，同時管理借閱者，能夠根據借閱者所在部門的具體組織實現人員管理；允許管理借閱者的權限，政府部門以及借閱者不同，允許設定不同的借閱權限；支持使用者對權限模板進行自定義，從而將不同的權限模板對應到相關部門；允許檔案歸還，并進行借閱單據的打印；允許檔案再次借閱的辦理，可以根據門類對借閱記錄的記錄進行顯示，以便隨時查閱，如果借閱期限已到未還，允許檔案管理者發送電子郵件進行催還。

2.檔案統計

根據檔案所要利用的方式與具體目的等條件來統計相關的數據，然后將報表導出；支持使用者在統計時對用戶統計條件給予自定義，并將統計完成的數據通過電子文件導出。

（三）系統設置

主要功能及其內容分為4個部分：

1.全宗管理。支持使用者對政府檔案文件的所有全宗進行管理；

2.分類方案。檔案管理單元可設定標準檔案分類方案，確保使用者能夠自定義添加，并在多全宗條件下完成分類方案；

3.檔號格式。允許設置各種檔號規則；

4.門類定制。檔案管理單元允許對檔案門類進行實時、自動地編輯與調整，并支持使用者對新類別進行添加。

四、基于OA系統的政府文書檔案管理單元應用

（一）文書檔案文件收集

1.根據檔案文件收集范圍

按照政府制定的文書檔案文件資料收集范圍的規定來進行。

2.根據檔案文件來源

以文件數據來源方式為切入點，可以分為兩種方式，具體來說如下：（1）自動流轉方式，由文書檔案管理單元中的公文管理單元將文件資料自動流轉到文書檔案管理系統；（2）手動輸入方式，也就是在文書檔案管理系統中，以手動的方式填寫單條數據的檔案著錄屬性，并向系統中上傳電子版檔案文件，如果一條數據中關聯了若干個電子文件，系統擁有掛接多個檔案文件的功能，能夠在附件文件中通過材料的題名欄對文件名稱進行智能識別[4]。

（二）文書檔案文件整理

1.從自動流轉界面獲取的文件整理

文書檔案文件通過自動流轉收集到之后，根據系統提前設定的編號要求自動生成檔號。政府檔案管理部門的工作人員可結合具體情況來做出適當的調整。（1）針對檔案卷宗，可以適當地刪減或修改；如果選定了文件，能夠批量化地刪減卷宗中的文件；針對檔案系統中的各類卷宗，都可以調整卷宗順序；（2）案卷中文件的調整，即系統能夠自動排列完成組卷文件順序。在具體排列中，可根據檔案著錄屬性所附有的組合定義展開，比如，可根據日期字段存在的順序，以及文件輸入系統的順序來實現組卷文件的自動排序；（3）檔案文件拆卷，如果檔案卷宗存在組卷錯誤的情況，可實現自動拆卷功能。

2.從紙質版獲取的文件整理

將文件進行數字化處理，上傳到基于OA系統的文書檔案管理單元。通過管理單元可以錄入各種文件屬性，例如，案卷題名與類別選擇、加密等級、頁面起始時間、立卷時間與人員、歸檔年度與保管日期、卷宗份數與出借份數、檢驗人員、 移交與編制及歸檔部門、封卷日期、卷冊號以及卷宗位置等。其中，卷宗所在位置就是文書檔案管理單元中存儲檔案的文件之處。

（三）文書檔案文件利用

1.文書檔案檢索

在政府文書檔案文件的利用中，檔案檢索扮演著重要角色，屬于相關工作開展的前提條件，主要涉及目錄與文件檢索兩個方面。其中，前者涉及兩個級別的檢索方式，一為簡單級別，二為高級級別[5]。（1）目錄檢索，主要是檢索政府文書檔案的電子文件目錄，使用人員將關鍵詞輸入其中，檔案管理單元就能夠檢索出所需要的著錄項，然后通過界面呈現出檢索結果。以簡單級別的檔案信息檢索來說，使用者可通過輸入框將所需要信息的關鍵詞輸入其中，檔案管理單元會結合關鍵詞全面檢索檔案資源數據庫中的各類文件，然后列出各類滿足要求的數據。但在實際應用中，簡單級別的檢索缺少針對性。相較而言，高級別的檔案信息檢索在實際應用中更具有針對性，使用人員在檢索指定的著錄項時，檔案管理單元會按照其檢索的范圍呈現出滿足要求的一系列數據。若檢索結果精準性不足，使用人員還能夠以此為基礎展開更多次的檢索，直至所需要的檔案信息被檢索出來。因為高級別的檔案信息檢索方式具有較強的針對性，所以檢索過程不僅便捷，還能夠提高檢索結果的精準度；（2）全文檢索，該檢索方式主要是檢索電子著錄下掛接的相關電子文件。使用人員將關鍵詞輸入到輸入框內，檔案管理單元就能夠圍繞電子文件內容，將滿足要求的原內容片段摘要展示出來，由于文書檔案資料的保密性要求，如果使用人員不具備查看權限，檔案管理單元還會將條目信息羅列出來，然后提示使用人員完成一定的審批處理。

2.文書檔案借閱

政府工作人員提交檔案借閱申請并通過審批后，檔案管理單元會向其開放一定時間使用權限，使用人員要填寫好借閱的信息，例如，借閱時間與期限、借閱目的與具體信息、領取與歸還狀態等。在政府文書檔案借閱中還涉及實體檔案的歸還管理。在出借后，檔案管理單元會記錄相關信息，然后結合提交的申請表中記錄的借閱期限來確定是否到了歸還日期，若期限已到，其會通過郵件、短信等通信方式提醒借閱人員歸還。

（四）檔案內容統計

在政府文書檔案管理中，檔案內容統計涉及的方面較多，例如，檔案存儲與利用情況、檔案文件銷毀情況以及檔案設施設備情況等，在此過程中，報表統計可以顯示在分類樹中，還能夠通過分類樹的點擊篩選出所需要的檔案卷宗，通過鼠標點擊就能夠完成指定檔案卷宗目錄統計報表的打印，實現了數據輸入流程的優化[6]。另外，文書檔案管理人員還可以通過系統編輯或修改既有的統計報表格式，并結合實際需求生成各種形式的統計圖表，比如折線圖、條形圖等，統計模板不存在數量的限制，能夠把信息導出來。該功能的應用效率與效果更加突出，可以將工作人員從手工統計信息的工作中解脫出來。

結語

綜上所述，在政府檔案管理中，文書檔案管理水平的高低直接決定著檔案資料的真實性、有效性與完整性。所以，檔案管理部門可以結合本身實際情況，將自動辦公系統（OA系統）引入到檔案管理中，實現檔案管理單元的應用，這種管理方式的應用成本較低，效率更高，可以提高政府工作質量與效率，對促進政府各部門工作水平的提升具有重要的支撐作用。

參考文獻：

[1]葉冬梅.新形勢下政府文書檔案管理的優化[J].辦公室業務，2020（04）：122.

[2]劉貴清.新時期文書檔案管理中的問題與對策分析[J].城建檔案，2017（11）：76-77.

[3]趙婧.新形勢下政府文書檔案管理的優化方法[J].文淵（小學版），2021（11）：839-840.

[4]任黎.在OA系統上實現文書檔案管理的探索[J].機電兵船檔案，2020（02）：68-70.

[5]宋倩.辦公室文書檔案收集與歸檔工作研究[J].辦公室業務，2022（10）：145-147.

[6]蘇炳琛.辦公自動化背景下企事業單位文書檔案管理分析[J].辦公室業務，2020（10）：178+188.