大數據時代檔案管理信息化建設的相關思考

一、引言

當前，大數據技術與檔案管理兩者的融合發展，已經逐漸成為創新管理模式的一個重要途徑。借助大數據這一強大工具，得以構建更為先進且實用的檔案管理體系，并且通過搭建檔案管理信息化平臺，創新檔案管理理念以及提升工作人員業務能力等方式，大幅提升了辦公自動化程度。同時，隨著檔案信息資料數量和規模的與日俱增，如何才能確保檔案信息的安全性，并實現對其高效管理，已經成為當前檔案管理信息化建設的關鍵所在。因此，要想更好地實現檔案管理信息化發展，就必須積極創新檔案管理方法，利用信息化手段，使檔案管理工作發揮其應有的作用，更好地服務于有需要的人。

二、檔案管理信息化建設的重要性

在互聯網、大數據以及云計算等尖端科技迅猛發展的當下，全國各地都在積極順應數字化改革浪潮，而這場數字化革命對社會各個領域的發展都產生了極為深遠的影響。在這樣的環境下，由數字化變革所催生出的海量信息資源，已經成為檔案管理創新發展的強大驅動力，同時也是增強核心競爭力的一個重要因素。因此，檔案管理部門的職責更加重大，其所管理的信息資源將成為制定戰略規劃和做出重大決策時重要的參考依據。為了積極促進檔案管理進一步發展，就要根據自身實際的檔案管理需求，構建與之相適應的檔案網絡系統，為業務拓展、運營發展等創造優質的信息化環境，這樣不僅可以有效改進傳統管理模式的弊端，還可以利用網絡系統提供多元化的服務。另外，在大數據時代，通過運用先進的信息化設備和大數據技術，將為檔案管理信息化建設提供技術支持，使檔案管理工作更為便捷高效，檔案信息能夠實現實時更新，并可以采取視頻、音頻、圖片等多樣化形式來存儲檔案。

三、檔案管理信息化發展過程中存在的不足

（一）檔案管理工作未能得到充分重視

現階段，由于對檔案管理工作缺少應有的重視，以致并未將其作為一項值得投入足夠精力和資源的重要工作內容來對待，部分檔案管理人員在主觀上錯誤地認為自己的職責范圍與其他部門工作并無太大聯系，因此，在日常工作中比較懈怠，未能花費過多的心思在挖掘信息價值上。此外，管理層部分人員亦未給予檔案管理工作足夠關注，并未成立檔案管理部門和安排專職工作人員，僅僅指派少數兼職人員負責定期整理和維護檔案，并且由于他們缺乏豐富的實踐經驗，使檔案管理成效并不顯著，一定程度上阻礙了檔案管理實現信息化發展。

（二）資源建設及共享機制尚不完善

在推動檔案管理信息化建設的過程中，存在檔案目錄體系不完善、數據的準確性有所欠缺以及檔案全文數據庫規模相對較小等問題。此外，信息化建設與信息資源共享之間處于脫節狀態，尚未建立起一套全面化、統一化的檔案管理系統，使信息的共享和傳遞難以得到有效保障，這也就直接導致檔案管理信息化建設的價值和功能未能充分體現出來。

（三）檔案管理軟硬件設施有待改進

隨著大數據技術的迅猛發展，為了有效提升檔案管理工作的品質和效率，就必須推動檔案管理工作向信息化建設方向推進。而在此過程中，就要求擁有與之相配套的一系列軟硬件設施設備。然而就目前檔案管理工作的實際情況看，其在運用信息化技術方面仍存在著諸多不便。其中，最為突出的問題便是硬件設備及軟件系統較為落后，做不到及時更新，且操作流程煩瑣等，這無疑使其難以跟上信息化發展的步伐。若是缺乏應有的軟硬件設施和先進的信息化技術支持，那么檔案管理工作將會在面對海量信息時變得混亂不堪，從而對檔案管理工作產生嚴重的負面影響。

（四）檔案真實性與安全性無法得到有效保障

首先，在推動檔案管理實現信息化發展的過程中，部分檔案管理人員未能嚴格按照規范化的操作流程和標準開展工作，對于各類電子檔案的整合處理以及相關后續規劃方案的制訂尚有諸多不足之處。如在數據信息的整理歸納環節，某些數據信息極可能會受到檔案管理人員主觀意識的影響，以致檔案信息的真實性受到一定程度的影響。其次，檔案管理工作中包含著一定的安全風險。檔案信息通常會被檔案管理人員儲存到硬盤或計算機系統中，然而由于它們的使用壽命存在不確定性，極易在遭受網絡攻擊或是面對其他不可預知因素時，出現數據丟失的風險。最后，面對隨時可能出現的計算機病毒，若信息管理系統安全等級低或者存在安全漏洞，那么在信息資源的傳播和共享過程中就有可能遭到惡意盜取，使檔案管理工作面臨著潛在的安全隱患。

（五）檔案管理信息化建設規劃不足

當前，大部分檔案管理部門在開展工作的過程中，在信息化建設方面的推進速度相對緩慢。這主要是由于資金投入不足和外部環境因素的制約，并未制訂出一套科學有效的檔案信息系統建設方案，即使已經制訂了與之相關的規劃方案，往往也是對某些范本進行簡單的復制粘貼，缺乏針對自身實際情況的深度考量和針對性的設計。此外，在實施具體規劃的過程中，由于缺乏統一的信息化建設標準，使檔案信息化建設的進程受到了阻礙。

四、大數據時代加強檔案管理信息化建設的主要措施

（一）樹立科學且嚴謹的信息化管理理念

對于檔案管理工作而言，檔案管理人員要對其形成準確的理解與認識，把握大數據時代所獨有的特征，以此為出發點，構建起具有前瞻性的檔案管理理念。同時也要清楚地認識到傳統檔案工作中暴露的問題，進而采取有針對性的方式方法來改進管理模式，實現其創新發展。為此，檔案管理人員要利用大數據技術等先進手段，深度挖掘檔案信息潛在的價值，在實際操作環節，應本著服務群眾的理念，科學合理地運用信息技術并不斷提升操作熟練程度和應用水平，使信息技術的作用得到更充分的發揮，從而推動檔案管理信息化建設能夠沿著正確的方向穩步前進。

（二）進一步完善軟硬件設施建設

為了使檔案管理工作的信息化水平得到有效提升，首先要做到檔案管理從傳統管理模式向信息化建設進行戰略性轉型，而這其中涉及諸多艱巨復雜的任務，如信息數據的傳輸、采集以及整理，等等，而這些都需要有與之配套的軟硬件設施才能實現。因此，首先，應及時更新相應的硬件設備，配置電腦、掃描儀以及存儲設備等諸多先進的辦公設備，從而使檔案管理工作得以在此基礎之上順利開展。其次，進一步完善軟件設施建設，搭建符合自身特色的檔案信息化管理平臺，充分挖掘和利用大數據技術的潛能，使信息數據得到最大化地利用，從而推動檔案管理工作的信息化水平邁上新的臺階。

（三）構建完善的檔案信息化管理體系

在大數據技術蓬勃發展的背景下，檔案形式已經由傳統紙質形式轉化為數字化形式，通觀全局把握檔案管理的基本原理，對不同類型的數字檔案進行歸類劃分并實行精細化管理，以提高其保存和利用效率。同時，還應緊密結合自身實際發展情況，充分發揮科技進步帶來的益處，將檔案管理系統與業務部門、人力資源部門以及財務部門等各部門進行有機整合，以確保檔案管理工作可以高效運行，及時收集整理各類數據信息，做到實時更新。此外，還要借助云計算的技術優勢，針對各類信息進行精準分析后予以相應的處理，同時引入橫向分析、綜合分析以及動態化管理模式等，按照時間軸對各類數字檔案進行深入的對比研究，保存檔案信息中有價值的部分，篩選過濾掉一些無關緊要的信息，從而使檔案數據更具精確性和可靠性。

（四）構筑健全的安全防護體系

隨著大數據技術的不斷發展，眾多企事業單位紛紛開展檔案管理信息化建設，這無疑提升了檔案管理工作的品質與效率，為它們的發展帶來諸多便利。然而，我們也必須認識到，信息化建設中亦伴隨著一系列不同程度的安全隱患。因此，為了更好地推進信息化建設，就要建立安全系數高的防護體系，以此保護好檔案信息的安全。在推動檔案管理信息化建設的過程中，要不斷完善風險防控手段。在檔案管理信息系統正式啟用之前，要根據管理系統的實際應用場景，做好數據信息的備份、設置相應的操作權限以及信息安全級別等。此外，還要及時更新入侵檢測、數據加密等防護手段，以提高內部網絡的整體安全水平，一旦發現問題，要及時采取適當的措施加以解決，只有這樣才能最大程度上保障檔案信息的安全。以長寧縣為例，通過完善信息安全保障體系，開展檔案信息系統分級保護工作，切實做好數據安全、網絡安全、數據加工過程安全等工作，確保檔案數據信息安全，不斷強化安保能力建設。在此過程中，還應充分考慮檔案管理系統安全保障的各項要素，特別是信息化建設所涉及的技術支持、資金投入以及內部管理等方面，從而建立一套更為嚴謹、全面的防護體系。

（五）積極構建檔案信息化管理體系

在開展檔案管理信息化建設的過程中，一個不容忽視的因素便是管理機制。為了解決此項難題，檔案管理部門就應精心構建科學嚴謹且合乎實際需求的檔案管理體系，以便使檔案管理工作實現規范化和標準化，各項工作內容得以高效、有序地推進。在構建檔案信息化管理體系時，應圍繞檔案管理的需求，有針對性地制訂工作準則和規范，對其建設過程中所暴露出的不足之處進行深入剖析并積極改進，優化工作流程，使檔案管理信息化建設工作得以順利推進。同時，可借助智慧平臺實現對檔案信息化管理工作的監督。若在具體實施過程中發現有遺漏之處，如與實際工作產生沖突等，應立即進行修改完善，使檔案信息化管理體系更具可行性。

（六）重視檔案管理人才隊伍建設

為了充分挖掘大數據的潛在價值和實際效能，確保檔案管理信息化建設穩步推進，有必要建設一支高素質的專業人才隊伍。檔案管理人員不僅要負責將復雜且煩瑣的紙質檔案轉變為時代發展所需的數字檔案，以使其價值充分發揮出來，還要為群眾或相關部門提供優質的檔案服務。而在這個過程中，不可避免地會涉及諸多與信息技術密切相關的工作，因此，就需要一批具有較高綜合素養的檔案管理人才作為支撐，他們不僅要能夠熟練運用信息化技術手段，還要擁有出色的業務能力和良好的應變能力。具體而言，一方面應加大對檔案管理人員的培訓，定期組織開展培訓班、館際交流等，充分發揮業務骨干“傳幫帶”“領路人”的作用，著力培養全能型的檔案管理人才；另一方面，鼓勵檔案管理人員進行繼續教育和提高學歷層次，為高效開展檔案管理信息化建設工作奠定堅實基礎。

五、結語

隨著大數據時代的來臨，檔案管理理念和管理模式正在以驚人的速度發生著改變。同時，隨著科技日新月異的變化和時代的不斷發展，迫切需要引入先進的大數據技術對檔案管理工作加以改進。在此背景下，推進檔案管理信息化建設已經成為一種必然選擇。應充分發揮大數據技術的應用潛力，對檔案資源進行深度的挖掘和加工，并針對開展檔案管理信息化建設工作中存在的不足，結合檔案管理實際情況，通過一系列措施加快檔案管理信息化建設的步伐，進一步使檔案資源得到更好的開發和利用。

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（作者簡介：陶大鵬，男，本科，德惠市勞動人事爭議仲裁院，副研究館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）