新形勢下高職高專院校檔案管理數字化發展思考

一、引言

數字檔案是信息時代的新興產物，伴隨信息技術的革新，數字檔案也愈發普及，近年來在高職高專院校得到積極推廣。當前，高職高專院校檔案管理數字化建設仍處于探索階段，還存在一些不足之處亟待優化解決。基于此，為實現檔案管理全面數字化，提高院校檔案管理工作的質量和效率，充分發揮檔案信息的作用，本文就此提出相應策略以供參考。

二、新形勢下高職高專院校檔案管理數字化建設的重要性

在新形勢下，高職高專院校檔案管理數字化建設顯得愈發重要。隨著信息技術的快速發展，數字化管理已經成為高職高專院校檔案管理現代化建設的必然趨勢。數字化管理不僅可以提高檔案管理的效率，還能為教學、科研和管理提供更為便捷的服務。

首先，檔案管理數字化建設有助于提升檔案管理效率。傳統的檔案管理方式多以紙質為主，存在查找困難、存儲不便、易損壞等問題。而數字化管理則可以將檔案信息轉化為電子數據，實現快速檢索、在線存儲和遠程傳輸，大大提高了檔案管理的效率。此外，數字化管理還可以解決紙質檔案占用空間大的問題，降低管理成本，實現檔案管理的可持續發展。

其次，檔案管理數字化建設有助于滿足教學、科研和管理的需求。高職高專院校的教學、科研和管理活動涉及大量的檔案信息，如學生學籍、教學計劃、科研成果等。數字化管理可以方便教師、學生和管理人員隨時隨地獲取所需檔案信息，支持教學、科研和管理活動順利開展。同時，數字化管理還可以提供豐富的檔案信息，為教師和學生提供更為豐富的學習和研究資源。

再次，檔案管理數字化建設有助于推動高職高專院校信息化建設的進程。高職高專院校信息化建設是提升學校整體實力的重要舉措，檔案管理數字化作為信息化建設的重要組成部分，可以加快院校信息化建設的整體進程。同時，檔案管理數字化也是高職高專院校適應信息化社會發展趨勢的必然要求。隨著信息技術的不斷發展和普及，數字化管理已經成為現代管理的重要手段，高職高專院校通過實現檔案管理數字化，將更好地融入信息化社會，提高學校的整體競爭力。

最后，數字化管理不僅使檔案信息更加完整、準確、更新及時，還使檔案信息更加易于獲取和利用，為院校的對外交流與合作提供有力支持，擴大其在社會上的聲譽和影響力。通過檔案管理數字化建設，可以實現學校與其他信息系統互聯互通，促進院校間信息資源的共享和整合，為教學、科研和管理提供更加全面、便捷的服務。

三、高職高專院校檔案管理數字化建設的困境

（一）設備和技術

1.基礎設施落后

高職高專院校在檔案管理數字化建設的過程中，首先面臨的問題就是基礎設施落后。許多院校的服務器設備陳舊，存儲容量不足，直接影響了數字檔案的存儲和管理，而且網絡安全設施薄弱也給數字檔案的安全帶來了極大的隱患。例如，一些學校的檔案管理系統缺乏必要的安全防護措施，容易受到非法攻擊，導致檔案數據泄露或被篡改。

2.技術標準不統一

在檔案管理數字化建設過程中要遵循一定的技術標準，如數據格式、存儲標準、交換標準等。然而，目前高職高專院校在技術標準方面并不統一，影響了檔案管理系統的互操作性和可擴展性，導致不同院校之間的檔案數據難以實現共享和交換。

3.數字化水平不高

一些高職高專院校在檔案管理工作中，存在信息技術應用不足、數字化水平不高的情況。檔案管理數字化需要將傳統檔案管理與信息技術緊密結合，但部分高職高專院校在檔案管理數字化建設中，未能將兩者有效結合，導致檔案管理數字化仍停留在表面，難以發揮其真正效用。

（二）管理體系

完善的檔案管理體系能夠保障數字檔案的安全性和完整性，還能提高檔案利用效率，滿足教學和科研的需求。檔案管理數字化需要建立相應的管理體系，包括數據備份、信息安全、檔案利用等方面。然而，目前部分高職高專院校數字檔案管理體系還不夠完善，主要表現在以下幾個方面。

1.數據備份標準缺失

部分院校在檔案管理數字化過程中，缺乏科學有效的數據備份標準，這可能導致數字檔案在面臨數據丟失、損壞等風險時無法及時恢復，進而造成不可挽回的損失。

2.信息安全體系不健全

隨著網絡技術的普及，檔案信息安全問題日益突出，部分高職高專院校在檔案管理數字化建設中并未建立健全的信息安全體系，容易導致數字檔案面臨被篡改、竊取等風險，嚴重影響檔案的真實性和可信度。

3.檔案利用受限

檔案利用是檔案管理的重要環節。然而，部分高職高專院校在檔案使用方面存在不合理之處，如檔案利用的手續煩瑣、檔案可使用范圍受限等，不利于數字檔案的高效利用。

（三）資金投入

檔案管理數字化建設涉及硬件設備的購置、軟件系統的升級、人員的培訓等多個環節，每個環節都需要大量的資金投入。然而，一方面部分高職高專院校由于自身經費有限，往往難以承擔如此龐大的資金投入；另一方面，一些院校在資金分配上可能更傾向于教學和科研方面，導致檔案管理數字化建設被邊緣化。

（四）人才隊伍

1.管理意識落后

檔案管理意識是高職高專院校推進檔案管理數字化建設的關鍵。目前部分院校在檔案管理意識方面還存在對檔案管理數字化缺乏足夠重視的問題。部分高職高專院校認為檔案管理是一項輔助性工作，對教學和科研的貢獻不大，因此在推行檔案管理數字化建設時，缺乏足夠的支持和配合，導致數字化建設工作進展緩慢。

2.人員素質不高

在檔案管理數字化過程中，對于專業技術人員和管理人員的需求尤為迫切，然而部分高職高專院校在這些領域的人才儲備尚存不足。首先，高職高專院校往往更側重于學生專業技能的培養，而對于檔案管理、數字化技術等交叉學科的教育則相對較少。其次，檔案管理人員素質不高。檔案管理數字化建設需要專業的管理人員來操作和維護，但部分高職高專院校由于資金和時間的限制，在檔案管理人員選拔和培訓上投入不足，往往更傾向于將資源投入到與專業教學直接相關的領域，而關于檔案管理數字化的培訓則缺乏重視，導致人員素質參差不齊，難以勝任數字化管理工作。

四、高職高專院校檔案管理數字化建設的對策

（一）加強基礎設施和網絡安全建設，提高檔案管理數字化水平

隨著信息技術的飛速發展，高職高專院校在數字化檔案建設方面面臨著技術難題。針對當前的技術困境，高職高專院校要采取一系列措施，以推動數字檔案的可持續發展。

首先，高職高專院校應加強基礎設施建設，更新服務器設備，提升存儲容量，以滿足數字檔案的長期存儲需求。通過引進高性能的服務器等存儲設備，確保數字檔案的穩定、高效管理，滿足其不斷增長的數據存儲需求。此外，還應注重設備的可維護性和可擴展性，以便未來進行升級。

其次，強化網絡安全建設。高職高專院校應建立完善的網絡安全體系，采取防火墻、入侵檢測、數據加密等手段，確保檔案管理系統具備足夠的安全防護能力。同時，還應加強對檔案管理人員的網絡安全培訓，提高他們的安全意識和風險應對能力，防止惡意攻擊和數據泄露等事件發生。

再次，高職高專院校應積極推動檔案管理數字化技術標準的統一，包括數據格式、存儲標準、交換標準等各個方面，以促進院校之間的檔案數據共享和交換。通過制訂統一的技術標準，確保數字檔案的兼容性和互通性，提高檔案利用率，同時也有助于推動高職高專院校檔案管理數字化規范發展。

最后，高職高專院校還應加強與相關企業和研究機構的合作，推進檔案數字化技術的創新和應用。通過引入先進的技術和理念，不斷提升檔案管理數字化建設的質量與水平。

（二）完善數字檔案管理體系，提升師生檔案管理意識

在高職高專院校檔案管理數字化建設中，管理體系的完善和管理意識的提升是相輔相成的兩個方面，對于院校的整體發展和運營具有深遠的影響。面對當前的管理困境，高職高專院校應當采取一系列措施，從管理體系層面和人員意識層面著手。

1.完善管理體系

高職高專院校應建立完善的檔案管理體系，包括建立數據備份標準、信息安全體系、檔案使用規范等，提升數字檔案的安全性、完整性和利用率。通過建立數據備份標準能夠在數據丟失或硬件故障等意外情況下迅速恢復檔案數據，避免造成重大損失；依托信息安全體系，采取網絡防護和數據加密等措施，保護學校的檔案信息不受非法訪問和篡改；制訂檔案使用規范，明確檔案的利用和管理流程，確保檔案得到高效利用。

2.提升管理意識

要提升全校師生的檔案管理意識。檔案管理不僅是檔案管理部門的職責，更是全校師生共同的責任。因此，高職高專院校應當通過各種途徑和方式，加強對檔案管理意識的宣傳，使全校師生充分認識到檔案管理的重要性。例如，學校可定期舉辦檔案管理知識講座、開展檔案管理主題活動、建立檔案管理宣傳欄等，提高全校師生對檔案管理的重視程度。

（三）積極申請項目資金，嘗試借助社會力量

高職高專院校在資金投入方面，要積極探索和拓展多元化的資金渠道，幫助院校更好地應對資金壓力，為檔案管理數字化建設提供穩定的資金保障。

1.積極申請項目資金

相關部門對于教育領域的投入逐年增加，特別是在推動教育信息化、數字化發展方面。高職高專院校可通過申請與檔案管理數字化建設相關的項目基金，為檔案管理數字化建設提供資金支持。

2.嘗試借助社會力量

一方面，企業對人才的需求旺盛，學校可以開展檔案管理數字化的研究和應用，由企業提供資金支持或設備支持，如此不僅能夠為企業輸送人才，還能為學生提供實踐機會，促進學校的產學研一體化結合。另一方面，學校還可以通過各種渠道宣傳檔案管理數字化的意義和價值，激發社會各界對教育事業的關注，吸引社會組織和個人的幫助和支持。

（四）加大學科建設力度，加強人才隊伍建設

針對當前檔案管理數字化領域的人員困境，高職高專院校應充分認識到人才的重要性，并采取切實有效的措施來解決這一問題。檔案管理數字化不僅是技術層面的革新，更是對管理人員專業素養和能力的全新挑戰。所以，高職高專院校在組建人才隊伍、加大培訓力度方面，應當從以下幾點著手。

首先，高職高專院校應加大對檔案管理、數字化等學科的建設力度。通過優化專業設置，增設與檔案管理數字化相關的課程，以吸引更多的有志之士投身這一領域；同時，學校還可通過舉辦專題講座、研討會等活動，向學生展示檔案管理和數字化專業的職業發展前景，激發他們的學習興趣和熱情。

其次，對于現有的檔案管理人員，高職高專院校應當加強培訓，提升他們的數字化水平和檔案管理能力。培訓內容包括但不限于數字化技術的基礎知識、檔案管理軟件的操作、數據安全與保護等。同時，學校還可邀請業內專家或學者進行授課，分享最新的檔案管理數字化理念和實踐經驗，幫助管理人員拓寬視野、提升工作質效。此外，還可以積極與高校、研究機構等建立合作關系，開展檔案管理數字化研究和人才培養工作。通過與這些機構緊密合作，院校可及時了解檔案管理數字化的最新動態和技術發展趨勢，為人才培養提供有力支撐，促進資源共享和優勢互補，推動檔案管理數字化建設的快速發展。

最后，高職高專院校在加強人才隊伍建設的同時，還應建立健全的激勵機制和評價體系，激發管理人員學習和工作的熱情。通過設立獎學金、優秀畢業生評選等措施，表彰在檔案管理數字化領域取得突出成績的學生和教職工，營造積極向上的學習氛圍。

五、結語

在信息化時代背景下，高職高專院校檔案管理工作須認清社會發展新形勢，進一步明確檔案管理數字化建設的重要意義，針對檔案管理數字化中存在的技術困境、管理困境、資金困境和人員困境等，積極采取應對措施，確保現代新型檔案管理模式的引入，讓數字化管理為廣大師生提供更高效、智能、便捷、實用的檔案服務，切實提升高職高專院校的檔案管理服務水平。

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（作者簡介：張海燕，女，本科，德州職業技術學院，副高，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）