“智慧法院”背景下檔案信息化建設的發展方向與路徑

摘 要：文章以“智慧法院”建設為背景，從基本概念、面臨挑戰、政策要求三大方面分析了法院檔案信息化建設的發展背景，基于法院檔案信息化建設具有助力提升審判質量與效率、倒逼審判工作流程規范化、提升訴訟檔案服務社會的高效性與便捷性等多項意義，可以通過系統銜接、環境設施完善、資源挖掘、安全保障、多方聯動五條路徑，為智慧法院背景下檔案信息化建設提供參考，以達到法院檔案開發與利用的目的，助力法院業務開展與司法體系建設。

關鍵詞：智慧法院；檔案信息化；共享利用

2016年，“智慧法院”概念被提出，法院檔案工作也迎來了與智慧法院建設的同頻發展。在智慧法院建設大背景下，做好法院檔案的數字化建設工作，一直是人民法院檔案部門探索的重要方向。只有不斷完善法院檔案信息化管理基礎設施建設，建立一支政治思想與業務素質都過硬的檔案工作隊伍，才能更好發揮檔案管理的服務功能，服務于新時代人民群眾的司法需求，助力智慧法院建設和人民法院檔案工作提質增效。由此，本文基于“智慧法院”背景，對法院檔案的信息化建設工作的發展背景與意義進行分析研討，并提出五條發展路徑，為推動法院檔案信息化建設發展提供參考。

1 智慧法院背景下檔案信息化建設的發展背景

1.1 基本概念

“智慧法院”是指人民法院依托大數據、人工智能等先進的信息技術而搭建起來的信息化、數字化法院管理形態，其目的是通過提升立案、審判、執行等環節的信息化、數字化水平，推進審判體系和審判能力現代化，切實把握服務大局、司法為民的工作主線。[1]

法院檔案信息化是智慧法院建設的重要基礎，囊括訴訟檔案、文書檔案、會計檔案、財務檔案在內的所有法院檔案類型。法院檔案信息化建設的任務包括：運用數字化手段建立起完備的檔案資源數據庫，完整收錄已有及最新的檔案資料并通過“智慧法院”平臺及各類新技術、新手段實現檔案信息資源的共享與利用。

1.2 面臨挑戰

隨著公眾法律意識增強，通過訴訟手段處理糾紛、維護自身權益的情況愈發常見，法院訴訟案件數量與日俱增，大量訴訟檔案急需保存、保管，致使各級人民法院檔案庫房“脹庫”嚴重，借卷、查卷工作量也隨之劇增。

以建設智慧法院為主要內容的人民法院信息化工作有效緩解了這些矛盾。檔案信息化建設的主旨一是鼓勵無紙辦公、訴訟工作過程直接形成電子文件；二是通過數字化手段將原為實體的紙質檔案轉化為電子檔案，實現電子檢索、網絡閱卷、信息共享。這對保護檔案原件、減輕庫房工作壓力產生直接效果，同時提高了檔案查詢速度，提升閱卷、摘抄筆錄等工作效率，節約了法律文書制作與證據查找時間。

1.3 政策要求

2016年1月，時任最高人民法院院長、最高人民法院信息化建設工作領導小組組長周強首次提出建設立足于時代發展前沿的“智慧法院”；2021年，《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和2035年遠景目標綱要》明確提出，要“加強智慧法院建設”，將數字技術廣泛應用于政府管理服務，推動政府治理流程再造和模式優化，不斷提高決策科學性和服務效率。同年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，提到將信息化建設進一步融入數字中國建設，新一代信息技術在檔案工作中的應用更為廣泛，信息化與檔案事業各項工作深度融合。2021年12月，國務院印發《“十四五”國家信息化規劃》，要求全面深化智慧法院建設，推進完善互聯網審判模式。這些法規政策的出臺，為檔案管理信息化和智慧法院建設提供了堅實的基礎，確保未來各項建設任務有序推進。

2 智慧法院背景下檔案信息化建設的意義

2.1 助力提升審判質量與效率

法院檔案信息化建設助力智慧法院的建設與發展，旨在實現法院業務網上辦理、工作流程依法公開、全方位智能服務，全面提升法院的機構組織、體系建設、工作運行和業務管理等多方面能力。從紙質實體到電子化、信息化，大量的數據匯集并得到充分、有效利用。法院檔案信息化建設的目的既是資源活化，更將檔案管理前置入業務流程，從而提高案件受理、審判、執行、監督等各環節信息化水平，推動執法司法信息公正、公開，由此，在加強案件數據管理的同時提升案件審判質量。

2.2 倒逼審判工作流程規范化

法院檔案源于司法、用于司法。法院檔案信息化不僅提升了檔案管理的效率和水平，還對審判工作流程規范化產生了深遠的影響，倒逼審判標準化流程再造，促進訴訟服務創新。具體來看，電子檔案的標準化、規范化管理要求審判人員在案件處理過程中必須嚴格遵守法律程序，確保審判工作公正、公平和公開。同時，信息化系統還能夠對審判流程進行實時監控和數據分析，為審判管理提供了科學依據，進一步優化了審判工作流程。

法院檔案信息化建設是根據新時代發展需求更新現有體制機制，并將其補充完善，從而助力司法體系建設升級改造的重要工程。檔案室作為法院檔案信息資源管理部門，建立完整的電子檔案信息資源庫，有利于為“智慧法院”的檔案信息資源互聯互通打下堅實基礎，進一步提高訴訟服務水平；有利于對法院檔案進行科學管理、優化數據服務，推進智慧法院建設，增強法院數據管理能力。[2]

2.3 提升訴訟檔案服務社會的高效性與便捷性

人民法院審判工作是社會公平正義的“最后一道防線”，是社會治理的重要方面，肩負著提高社會治理體系和治理能力現代化的重任，與政府的社會公共管理和政務服務有著密不可分的聯系。通過法院檔案的信息化建設，推進司法、政務數據共享，實現聯動辦理、一網通行，可實現政務服務水平的提升。電子化的政府公共服務為智慧法院與檔案信息化建設提供了方向指引與參考路徑。法院檔案涉及內容與形式多種多樣，但都因人而生、因案而存，都為公正的維護、社會的發展提供解決憑證或參考依據。一方面，法院檔案的信息化建設能夠進一步保障政務服務的需求滿足與質量提升；另一方面，智慧法院的建立讓流程更加簡潔、思路更加清晰、過程更加透明。加之法院檔案信息化建設與政務服務相聯動并互為補充，由此法院檔案的信息化建設能夠助力行政執法單位執法業務水平的提升。

3 智慧法院背景下檔案信息化建設的發展路徑

在數字化時代背景下，法院檔案高度數字化是智慧法院的重要組成部分。任何改革與創新并非一蹴而就，須經過全面、完整且可持續性創新的過程，做到依據形勢動態更新計劃。[3]法院檔案的信息化建設，應打通由辦案到歸檔的全過程管理環節，實現案件審理全過程數字化。其中，法院檔案信息化建設工作應包含幾個重要環節：形成電子卷宗，工作流程再造，卷宗“四性”（真實性、完整性、可用性、安全性）核驗，檔案信息開發利用，筑牢保密和安全底線，實現多方聯動機制。最終實現法院檔案全流程管理，通過構建法院檔案資源數據，助力法院檔案便捷利用，在筑牢安全防線的同時賦能法院工作新業態。

3.1 銜接法院檔案管理系統與法院審判業務系統

從立案、生成案號開始，在案件審理過程中通過信息技術手段同步自動識別掃描相關材料，進行線上舉證與質證；通過同步語音識別形成電子庭審記錄，由當事人電子簽名確認后自動歸至指定目錄；案件審結即可直接生成電子卷宗，自動歸目、編目，一鍵歸檔。逐步實現由檔案卷宗紙質、電子雙套制并存轉變為以電子檔案為主的單套制管理模式。通過法院檔案系統與法院審判業務系統相銜接，有效實現法院檔案全流程管理。

3.2 完善檔案信息化環境及設施設備

法院檔案信息化水平高低的決定性因素來源于是否具備完善的檔案信息化環境與設施設備。智慧法院建設以智慧庫房建設為基礎，將法院檔案用科學的方法進行整理和保管，與系統聯通后構筑一鍵查閱、一鍵拿取的智能平臺，完善法院檔案信息化的系統環境和設施設備，助力法院檔案便捷利用。

（1）檔案查詢方法多樣化

人民法院檔案數字化建設的最終目的是要服務社會、服務人民，實現“數據多跑路，群眾少跑腿”，充分依托“智慧法院”與法院檔案數字化建設的成果，提供多樣化的檔案查詢方法。盡快開放多種檔案線上查詢方式，使用網站、公眾號、App、小程序等進行自助查檔，實現人民群眾足不出戶也能完成電子檔案查閱，大幅提升法院檔案部門服務水平，充分發揮法院檔案服務的社會效益，立足現實、為民服務。

（2）線下查閱“三合一”

在線下查閱方面，可在立案大廳設立檔案查詢窗口并配備自助查詢設備，憑借當事人及其代理人有效身份證明進行卷宗材料自助查閱，并根據所需進行復制、下載、打印等，達成“三合一”的目的，即提升卷宗查閱速度、減少排隊時長、減少人員接觸。

（3）內部利用便捷化

在內部利用方面，法院檔案的信息化建設能夠避免卷宗流轉過程中檔案受到損壞，保證信息完整；承辦上訴案件的法官也無須等待紙質卷宗送達，可直接在網絡終端調閱原審案件電子卷宗了解案情，節約時間成本，從而提高案件審理效率；公檢法等單位可直接通過線上移送電子卷宗查閱卷宗，減少檔案卷宗流轉時間，為法院實現無紙化辦案提供有力支撐，大大減輕法官、書記員以及檔案工作人員的工作負擔。以數據為抓手、向數據要驅動、用數據來倒逼，讓審判業務系統運行實現數據管理有依托、流程跟蹤有主線、全網辦案有抓手。[4]

3.3 利用大數據技術深度挖掘法院檔案資源

法院檔案是人民法院進行審判活動的真實記錄，人民法院歷年保管的海量檔案是非常寶貴的財富。對法院檔案進行深度挖掘，充分利用法院檔案信息資源，才能使之更好地為人民服務、為審判工作服務。

（1）法院檔案信息化資源庫搭建

一方面，鼓勵無紙辦公、無紙辦案，直接形成電子文件；另一方面，盡快完成對紙質卷宗的掃描及電子錄入，形成電子卷宗，以供法院各部門查詢及利用。

同時，建立完整的電子檔案信息資源數據庫，為“智慧法院”背景下檔案信息資源的互聯互通打下基礎。轉變法院檔案服務模式，在單一信息供給、數據供給的基礎上增加更多服務內容，推動法院檔案管理從實體管理、數據保存向知識服務、知識管理的方向過渡。[5]

（2）法院檔案資源開發利用

法院檔案應在信息化建設基礎上，依托區塊鏈、大數據等技術和手段提高檔案資源利用率。

第一，加強開發法院檔案信息資源，使法院檔案更加全面、系統、及時、準確。法院檔案信息開發的實質就是將檔案所承載的信息由靜態轉化為動態、由分散轉為集中。[6]通過對法院檔案內容信息的整理與再次組合，為法官審判工作提供大量依據和參考，系統根據法官需求及案件特征在數據庫中自動匹配同人或同類案件，并推薦給法官作為案件審理參考依據，充分發揮法院檔案服務于審判工作的重要作用。

第二，充分運用大數據技術，使用統計、情報學科方法將蘊含在法院檔案中的重要數據摘錄、挖掘與整合，對某一案件或特定規律進行歸納、闡釋、利用。在完善司法建設、判例憑證參考、預防案件發生等多方面都能起到重要作用。

第三，可開放的法院檔案信息資源應視為司法信息公開工作的一個窗口，分別提供給學術研究機構、政府機關、行政執法部門、企事業單位和社會公民，成為推動社會法治進步的強大動力和輔助執法決策的參考依據。

3.4 筑牢法院檔案信息化安全防線

法院檔案中存在大量涉及國家、個人及商業秘密的內容，因此在法院檔案信息化建設工作中應格外重視各個環節的安全問題，尤其需要重視專用服務器的信息安全與網絡安全防護、檔案管理軟件安全等問題。在提供查閱檔案服務過程中，也要注意保護涉密信息安全；應加強對檔案工作人員的保密培訓，提高相關人員的業務能力和保密意識；嚴格把關電子檔案訪問控制，根據相關法律法規和政策要求，面對查閱人及其查閱需求，通過合法、合規的鑒別與審核之后開放對應權限；嚴控材料關，做到不能借閱的材料，堅決不外泄；通過外網傳輸檔案信息更要注重做好防范病毒、黑客入侵等，確保信息資源在網絡傳輸過程中的絕對安全。

3.5 多方聯動共建法院檔案資源平臺

（1）構建聯動公檢法機關、紀檢監察部門多機構平臺

隨著“智慧法院”建設不斷推進，檔案信息化建設工作中也發現了諸多不足之處，需要進一步開發完善。目前在檔案管理軟件上考慮了省內三級法院之間的互通，但是在實際工作中涉及跨省，以及與公安、檢察院、紀委等單位的溝通，仍存在數據鴻溝、信息溝通不暢和信息系統各自為政的現象。法院檔案在產生與使用時涉及多層次、多單位，機構之間職能共享交叉，故需要在系統設計上加以改善，提高信息資源的周轉效率。因此，需要以公檢法機關、紀檢監察部門等為基礎建立多機構聯動機制，構建信息化法院檔案資源庫和信息化法院檔案管理系統。

建立信息化法院檔案資源庫，可以進一步提高執法部門的服務水平。對于公檢法、紀委等單位的查檔需求，做到只需線上申請，就可以提前將對應案號的電子卷宗進行刻錄，查檔人隨到隨取，大大減少了查檔的等待時間，提高了辦案效率，同時還減少了卷宗復印工作，節約了紙張資源。此外，還可通過信息化法院檔案管理系統實現與法官辦案系統的線上對接。法官在案件審理過程中，需要查閱同人或同類案件卷宗時可直接通過智慧法院平臺提出申請，在辦公電腦上即可查閱到所需材料，為案件審理工作提供便利。

（2）聯動構建法院檔案的業務平臺、管理平臺和查詢檢索平臺

法院檔案信息化建設離不開平臺建設，應建設集業務端、管理端、查詢檢索端和咨詢服務于一體的法院檔案信息化平臺，并不斷更新、補充、完善。法院檔案業務平臺負責轉接各機構協同使用，為法院辦案、紀檢監察等事項提供助力。法院檔案管理平臺為后臺管理端口，在系統更新、技術迭代時予以補充，并持續維護、更新。法院檔案查詢檢索平臺專為有查閱、檢索檔案需求的人員開放，從“內部透明”到“外部公開”，法院檔案作為訴訟辦案同步生成的“過程卷”，真實記錄了每一個案件審判流程節點的相關重要信息，為提升審判流程的公開性、透明性，實現司法規范化、信息化建設提供助力。[7]

當然，開放之前需進行例行的信息化數據上傳與開放審核認定標準流程，經過一系列安全保障手續之后對公眾開放，為公眾提供利用途徑。業務端、管理端、查詢檢索端三者互為補充、互為助力，搭建起完善的法院檔案信息化平臺，助力法院檔案可持續有效開發利用。

4 結 語

法院檔案信息化建設有助于司法業務體系全面升級，化解社會高速發展中各級人民法院工作量劇增而帶來的種種矛盾。智慧服務能力的建設是順應時代發展的要求。[8]面向“智慧法院”建設的背景，可從五大方面全方位推動“智慧法院”發展。“智慧法院”背景下的檔案信息化建設仍需多方配合、完善基礎設施、提高信息化水平等多項工作統籌安排，并非一日之功。通過加強檔案信息化建設，構建法院檔案資源平臺，創新法院檔案開發利用方式等路徑，將有效豐富法院檔案內涵，延展法院檔案利用空間，大幅提升司法體系發展程度。

作者貢獻說明

裘實：選題設計、框架研究、論文寫作與修改、定稿；吳玨：撰寫初稿，與編輯部溝通并根據意見修改、完善論文。

注釋與參考文獻

[1]冷立新，張衛東，李海軍.智慧法院背景下檔案管理模式創新研究[J].北京檔案，2020（3）：25-28.

[2]李麗潔.法院卷宗檔案單套管理的實踐現狀與完善進路——以《機關檔案管理規定》解讀為評估視角[J].檔案與建設，2021（7）：55-58.

[3]李麗潔.進程視角下法院訴訟檔案單套制改革推進能力研究——基于上海市A區與B區的比較[J].浙江檔案，2022（6）：63-65.

[4]高忠偉.上海法院：電子卷宗登場 解放司法生產力[J].中國檔案，2022（5）：24-25.

[5]蔡珂.智慧法院視角下檔案管理的創新[J].辦公自動化，2023（6）：49-51.

[6]趙菊敏，裔越.新修訂《檔案法》視域下司法檔案精準利用路徑選擇[J].浙江檔案，2022（6）：59-62.

[7]郝樂.人民法院應用電子卷宗的理論基礎、實踐考察與制度完善[J].檔案學研究，2022（2）：40-47.

[8]邢變變，魯妍.基于KANO模型的綜合檔案館智慧服務能力提升路徑研究[J].蘭臺世界，2023（2）：32-36.

（責任編輯：邵澍赟 陳 騫）