互聯網背景下基層婦幼保健院人事檔案管理研究

宋莉娜

摘 要：婦幼保健院是國家醫療衛生事業的重要組成部分，是維護婦女兒童健康的重要保證。在互聯網背景下，基層婦幼保健院面臨著改革的需要，尤其是人事檔案管理水平的提高能夠有效保證其健康穩定發展。為了提高人事檔案管理水平，滿足社會發展的實際需要，文章闡述了互聯網背景下基層婦幼保健院人事檔案管理的重要性，分析了當前人事檔案管理的不足之處，并提出了互聯網背景下基層婦幼保健院人事檔案管理策略，旨在為相關工作人員提供借鑒參考。

關鍵詞：互聯網；基層婦幼保健院；人事檔案管理；信息化；數據安全；人員素質

中圖分類號：G271;R197.5 文獻標識碼：A

隨著互聯網的快速發展，信息化已經深入各行各業的方方面面。在醫療行業中，互聯網技術的應用也日益廣泛。然而，在基層婦幼保健院，人事檔案管理仍然存在一定的問題和挑戰。由于基層醫院的信息化水平相對較低，人事檔案管理往往采用傳統的手工方式。這種方式不僅效率低下，還容易出現錯誤。由于基層醫院人員流動性較大，人事檔案變動頻繁，導致檔案管理工作繁重且復雜。人事檔案是醫療機構中重要的信息資源，對于醫院管理和決策具有重要價值。因此，如何提高基層婦幼保健院的人事檔案管理水平，成為當前亟待解決的問題。

一、互聯網背景下基層婦幼保健院人事檔案管理的重要性

1.提高檔案管理的效率和質量

在互聯網背景下，基層婦幼保健院人事檔案管理的重要性體現在提高檔案管理的效率和質量方面。傳統的紙質檔案管理方式存在信息錄入煩瑣、查詢困難等問題，而引入互聯網技術可以有效解決這些問題。通過建立電子人事檔案系統，可以實現檔案的數字化、自動化和智能化管理。員工的信息錄入、修改和查詢等工作可以通過系統完成，大幅提高了工作效率和質量。此外，電子檔案還可以實現快速檢索和準確定位，方便醫務人員隨時查閱所需信息，提高工作效率。

2.加強數據的安全性和完整性

互聯網技術在人事檔案管理中的另一個重要作用是加強數據的安全性和完整性。傳統的紙質檔案容易遭受物理損壞、丟失或被非法獲取的風險，而電子檔案可以通過加密、備份和權限控制等手段來保護數據的安全性和完整性。首先，系統可以采用加密技術對敏感信息加密存儲，確保只有授權人員能夠訪問相關數據。其次，系統可以定期備份數據，以防止數據丟失或損壞。同時，系統可以設定不同級別的權限，確保只有具備相應權限的人員才能訪問和修改相關數據，從而保障數據的安全性和完整性。

3.實現檔案信息的共享和協同辦公

互聯網技術在人事檔案管理中的另一個重要作用是實現檔案信息的共享和協同辦公。傳統的紙質檔案管理方式存在信息孤島的問題，不同部門之間的信息交流和共享困難，導致工作效率低下。通過建立電子人事檔案系統，醫院內部的各個部門可以實現數據的快速交流和共享。例如，人力資源部門可以通過系統查看員工的基本信息、工作經歷等，招聘部門可以通過系統了解候選人的簡歷和背景，培訓部門可以通過系統獲取員工的培訓記錄等。各部門之間可以更加高效地協同工作，避免了信息孤島的問題，提高了工作效率和協作能力。

4.促進人事管理的科學化和規范化

互聯網技術的廣泛應用為基層婦幼保健院的人事管理提供了更全面、準確和及時的數據支持，促進了人事管理的科學化和規范化。首先，通過對人事數據的分析和挖掘，醫院管理人員可以更加全面地了解員工的素質、經驗和績效情況。這種數據驅動的管理方式可以為人才招聘提供科學依據，幫助醫院更好地匹配人才需求，提高招聘的精準性；其次，互聯網技術可以有效支持人才培訓和績效考核。通過建立電子檔案系統，記錄和分析醫務人員的培訓歷程和績效表現，管理人員可以制訂個性化的培訓計劃和評估方案，使得培訓和績效考核更加科學化和個性化。

二、當前基層婦幼保健院人事檔案管理的不足之處

1.傳統紙質檔案管理方式的問題

傳統的基層婦幼保健院人事檔案管理主要采用紙質檔案的方式開展，存在以下問題。首先，紙質檔案需要大量的物理空間存儲，不僅占用了寶貴的辦公空間，還增加了檔案管理的困難和成本；其次，紙質檔案容易受潮、受損或丟失，給檔案的安全性帶來了隱患。此外，紙質檔案的歸檔和查詢操作煩瑣、耗時，工作效率低下；最后，傳統紙質檔案管理方式無法實現信息的快速共享和傳遞。在醫療工作中，信息的及時性對患者的醫療服務至關重要。然而，紙質檔案的傳遞需要物理搬運，難以實現快速、準確的信息共享，影響了醫院內部協同工作的效率。

2.人事檔案信息化程度低

目前，基層婦幼保健院的人事檔案管理信息化程度相對較低。一方面，許多基層婦幼保健院仍然采用傳統的手工記錄方式開展人事檔案管理，導致工作變得異常煩瑣和耗費時間。手工錄入數據容易產生錯誤，影響了人事檔案信息的準確性和可靠性。此外，手工記錄無法滿足大規模數據處理的需求，限制了信息管理的效率；另一方面，即使一些醫院引入了電子檔案管理系統，但系統功能不完善、數據不準確以及更新不及時等問題仍然存在。缺乏先進的信息技術支持，使得電子檔案系統難以勝任大規模數據處理和復雜信息管理的任務，導致信息化程度較低，影響了人事檔案管理工作的現代化進程。

3.檔案管理流程煩瑣，效率低下

在基層婦幼保健院，人事檔案管理流程的煩瑣性和低效性給醫療機構帶來了一系列挑戰。首先，檔案的收集環節需要從多個來源獲取信息，包括員工的個人信息、培訓記錄以及職稱評定等，使得整個流程變得復雜。同時，由于檔案整理的過程需要仔細核對各類文件，人工操作頻繁，容易出現錯誤，進一步加大了工作量。歸檔和借閱環節的審批流程也需要經過多級審核，增加了處理時間和操作的不確定性；其次，缺乏有效的信息化支持也是檔案管理流程低效的一個主要原因。信息化系統的缺失導致檔案管理中的信息傳遞和協調存在許多障礙。員工檔案在流轉過程中需要多次手工輸入，容易引發數據錯誤，進而影響了管理的準確性。由于信息無法實時更新，人事部門在決策和統計方面也難以獲取及時的數據支持，不僅妨礙了管理層對員工信息的全面了解，還制約了人事政策的科學制定和執行。整個檔案管理流程的煩瑣和低效不僅給醫療機構內部運營帶來了困擾，還對員工的工作造成了一定的影響。因為檔案管理流程的滯后，員工的相關待遇和評定可能無法及時生效，所以影響到他們的工作積極性和滿意度。

4.數據安全性和完整性難以保障

在傳統的紙質檔案管理中，人事檔案的安全性和完整性難以得到保證。首先，紙質檔案容易被盜竊、損壞或遺失，一旦發生問題，恢復和修復的成本較高。其次，由于缺乏有效的權限控制和備份機制，紙質檔案的數據安全性較低。同時，手工操作容易導致信息的錄入錯誤或遺漏，影響數據的準確性和完整性。另外，由于傳統紙質檔案的可復制性較強，也存在著信息被篡改的風險。因此，數據安全性和完整性的問題成為傳統紙質檔案管理的一大難題。

三、互聯網背景下基層婦幼保健院人事檔案管理策略

1.推行電子檔案管理系統

在推行電子檔案管理系統的過程中，首要任務是確保系統的全面普及和有效運用。為了實現這一目標，需要在醫療機構開展系統推廣和培訓活動。培訓計劃應該細致入微，涵蓋不同崗位的醫務人員，以確保他們能夠熟練掌握電子檔案管理系統的使用方法。培訓內容不僅包括基本的系統操作，還應關注系統的高級功能和特色，以提升醫務人員的操作技能和系統應用水平。在電子檔案管理系統推廣的過程中，應當注重員工的參與和反饋。設立反饋渠道，及時收集用戶對系統的意見和建議，以便根據實際需求開展系統的調整和升級。此外，建立用戶社群或論壇，促進醫務人員之間的經驗分享和交流，從而形成一個良性的系統使用生態。為了提高電子檔案管理系統的可用性，需要與其他醫療信息系統有效對接，實現數據的共享和互通，有助于避免信息孤島，提升整體管理效能。在對接過程中，需考慮信息安全和隱私保護，確保敏感信息得到妥善處理。除了系統的軟件和硬件設備設施，還應關注文化變革和管理理念的轉變。引入電子檔案管理系統意味著傳統的人事檔案管理方式將發生深刻的變革，需要建立新的管理思維和工作流程。因此，領導層應積極引導醫務人員適應新的工作方式，推動組織文化的變革，以確保電子檔案管理系統的順利推廣和應用。

2.加強數據分析應用

在推行電子檔案管理系統的基礎上，基層婦幼保健院還應加強對人事檔案數據的分析和應用，以更好地支持醫院的人才管理和優化管理決策。首先，建立數據分析團隊或委派專業人員負責檔案數據的收集、整理和分析，包括人事管理專業人員、數據分析師等，確保有專業的人力資源來深度挖掘檔案數據的價值。此外，可以借助現代數據分析工具，如數據可視化軟件，將復雜的數據以直觀的圖表形式呈現，使醫院管理人員更容易理解和利用數據；其次，通過對人才結構、人員流動、績效評估等數據的分析和比較，發現人才培養和管理中的問題和潛在需求。例如，通過對醫務人員績效數據的統計和分析，醫院可以發現績效較高的人員，進而為其提供更多培訓和晉升機會。同時，也能及時發現績效較差的情況，采取措施改進和提升。另外，數據分析可以用于人才需求預測，通過對過去招聘數據的分析，結合醫院的發展規劃，預測未來的人才需求，為招聘和培養人才提供科學的指導，有助于醫院更好地適應外部環境的變化，確保有足夠的人力資源支撐醫院的持續發展。

3.加強溝通與協作

為促進人事檔案管理的全面協同推進，基層婦幼保健院需要著力加強溝通與協作，建立跨部門的信息共享機制，確保不同部門之間的協同工作順暢開展。首先，建立定期的溝通渠道，如召開跨部門的協調會議。通過定期的協調會議，各部門可以分享工作進展、遇到的問題和解決方案，從而形成更好的工作合力，確保人事檔案管理與其他相關工作的密切銜接，提高整體工作效率；其次，建立工作群和信息共享平臺。在互聯網時代，可以利用即時通信工具或專門的工作平臺建立跨部門的工作群，方便及時的信息傳遞和共享。通過這種方式，各部門可以快速了解其他部門的工作情況，及時調整工作計劃，實現更高效的協同辦公；最后，加強團隊建設，提高團隊協作能力。通過定期培訓和團隊建設活動，加強不同部門之間的團隊精神，促進團隊成員之間的相互理解與信任，有助于構建一個更加和諧、高效的工作環境，提高整體協同推進的能力。

4.統一標準和規范

為提高人事檔案管理的規范性和一致性，基層婦幼保健院應當制定統一的人事檔案管理標準和規范，以明確各個環節的責任和權限，確保管理工作的有效推進。首先，建立全面的人事檔案管理制度，明確檔案的分類標準、歸檔和保存期限以及權限分配等相關規定。制定明確的工作流程，確保每個環節的工作都能夠依法依規完成，避免因工作不規范而產生的問題；其次，建立規范的人事檔案分類、歸檔和檢索體系。通過統一的檔案分類標準，確保檔案的存儲和檢索具有一致性。制定規范的歸檔程序，確保每份檔案都按照規定的標準整理和歸檔。同時，建立高效的檔案檢索機制，使醫務人員可以方便、快捷地獲取所需信息。在制定標準和規范的同時，需要加強對醫務人員的宣傳和培訓。通過內部培訓課程、工作坊等形式，向醫務人員介紹新的標準和規范，確保他們理解并能夠正確執行相關要求。定期組織培訓活動，更新知識，以適應相關法規和技術的變化。加強標準的宣傳可以通過內部通告、培訓材料以及電子媒體等途徑開展，確保每位醫務人員都了解并遵守相關的標準和規范，從而形成規范的工作氛圍。

5.加強信息安全保護

首先，建立嚴格的權限控制機制。明確不同崗位和人員對人事檔案的訪問權限，確保只有授權人員能夠獲取敏感信息。此外，建立操作日志和審計機制，記錄檔案的訪問、修改等操作，以便追溯和監控；其次，建立健全備份與恢復機制。定期對人事檔案數據全面備份，并將備份數據存儲在安全的地方，以防止數據意外丟失。在發生數據丟失或系統故障時，能夠迅速通過備份數據恢復，確保人事檔案信息的持續可用性。采用先進的加密技術是確保信息安全的關鍵手段，對人事檔案中的敏感信息加密存儲，防止未經授權的訪問。此外，通過建立防火墻、入侵檢測系統等網絡安全設備設施，有效阻擋網絡攻擊，確保信息的安全傳輸和存儲。定期開展安全漏洞掃描和風險評估，是信息安全管理的重要環節，通過對系統全面掃描，發現系統漏洞和潛在的風險，及時采取措施修復。同時，建立風險評估機制，對信息安全風險全面分析和評估，為制定更加科學的安全策略提供支持；最后，加強員工的信息安全意識培訓。通過開展定期的培訓課程，加深醫務人員對信息安全的認識，教育他們如何正確使用和保護人事檔案信息，防范社會工程學等攻擊手段。

四、結束語

綜上所述，互聯網背景下基層婦幼保健院人事檔案管理的重要性不言而喻。通過推行電子檔案管理系統、加強數據分析應用、加強溝通與協作、統一標準和規范以及加強信息安全保護等策略，可以有效提高人事檔案管理的效率和質量，為醫院的健康穩定發展提供有力支持。然而，人事檔案管理仍然面臨著一些挑戰和問題，需要醫院管理人員不斷學習和創新，與時俱進，不斷完善和優化人事檔案管理工作。相信在互聯網技術的推動下，基層婦幼保健院的人事檔案管理將邁上一個新臺階，為醫院的發展和患者的健康保障做出更大的貢獻。

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作者單位：鄄城縣婦幼保健計劃生育服務中心