大數據背景下石油企業檔案管理業務提升策略

籍莉 國家管網集團北方管道有限責任公司大慶輸油氣分公司

一、石油企業檔案管理業務的內容及其重要性

（一）石油企業檔案管理業務的內容

檔案管理業務屬于石油企業諸多業務中最關鍵的一項業務，這主要是由于檔案管理需要對一系列的關鍵文檔與數據進行處理，包括但不限于合同、采購訂單、財務報表?？偟膩碚f，檔案管理業務的具體工作內容包含以下幾個方面：第一，檔案分類。簡單來說就是對全部的檔案進行分類，為檔案的檢索以及后續的管理提供幫助。第二，檔案采集。即對企業運行過程中所產生的一系列檔案加以采集，比如行政、財務等文件。第三，檔案整理。即整理采集到的檔案并且對檔案的類型進行劃分并將標號、編號工作落到實處，為之后檔案的檢索、存儲等提供便捷。第四，檔案的存儲。在落實該項工作的時候，選擇存儲設備、介質要結合檔案特性、保密級別等條件。只有如此，檔案存儲的可訪問性與安全化程度才能達到預期。第五，檔案檢索。簡單來說就是快速、準確地對存儲的檔案進行查詢與檢索，當下大多是對相關系統加以運用來開展此項工作。第六，檔案借閱。借閱管理需要查詢的檔案。第七，檔案銷毀。顧名思義就是根據石油企業的相關規定來銷毀失效檔案、過期檔案等，實現檔案管理的規范化[1]。

（二）石油企業檔案管理業務的重要性

石油企業實施檔案管理的重要性主要體現在以下兩個方面：第一，促使企業合法合規得以實現。石油企業在經營的過程中需要對各項法律法規加以遵守。石油企業內部業務、資料保密級別都是較高的，檔案管理業務的實施可以更好地保護并科學地管理重要的資料，保障企業的知識產權與根本利益，降低信息泄露發生的概率，幫助石油企業規避一些不必要的損失。第二，保障業務連續性。眾所周知，石油企業內部業務流程最大的特點就是復雜化，產品生命周期最大的特點也在于復雜性。檔案管理可以對業務流程、生命周期進行全面的記錄，為石油企業開展各項業務創造一定的便利條件，這對于其自身競爭實力的增強也頗有益處。

二、大數據背景下企業檔案業務管理的特點

第一，數據量規模較大。石油企業日常生產的過程中會持續產生數據，企業檔案管理工作人員需要處理數量日益增長的文檔、數據，工作量較大。第二，數據類型豐富。企業檔案管理所包含的數據類型是極為豐富的，且有著截然不同的格式。企業檔案管理工作人員不僅要處理文本數據，還需要處理視頻數據等。在這樣的情況下就必須精準劃分數據的類型，并結合具體類型來實施管理工作。第三，數據價值高。石油企業的經營與管理的過程中涉及的都是高價值的文檔與數據，正因如此，負責管理檔案的工作人員要對數據實施精細化的管理，對其安全加以保護。第四，數據具備非常強的共享性。在大數據背景下，數據共享、共用是必然的，只有如此，各個部門以及各個部門內部的工作人員才能協同工作。而在大數據背景下，石油企業在開展檔案管理工作的過程中，必須對數據安全保駕護航，防止數據、信息泄露的狀況發生，因此石油企業要實施有效的風險控制舉措并制定對應的安全措施。

三、石油企業檔案管理業務存在的不足

（一）檔案全面性不足

從實際情況來看，目前一部分石油企業所開展的檔案管理工作并未實現完全覆蓋，工作人員大多較為注重管理重要的檔案，對于基礎性檔案的管理稍有懈怠，該問題的存在也很大程度上影響了檔案信息的全面性。檔案全面性不足體現在三個方面：第一，檔案未能全面收集。石油企業資料十分龐大，如果未能對這些資料加以全面的收集，不僅會對石油企業分析歷史數據帶來影響，還會導致石油企業管理層人員無法科學規劃后續發展的狀況發生。第二，檔案未能全面整理。檔案整理在檔案管理中扮演著十分關鍵的角色，如整理質量不佳就會直接影響檔案管理的效率與質量。第三，未能全面利用檔案。石油企業不斷發展的同時最重要的一項依據就是檔案資料，而如果無法充分利用檔案資料，那么其價值與作用也就無法發揮出來[2]。

（二）檔案數字化程度不足

當下大多數石油企業并未針對檔案業務進行數字化管理的落實，這也影響了檔案管理的效率。與此同時，石油企業內部業務較為豐富，各項業務也會產生一系列的檔案，數量也是比較龐大的。在這樣的情況之下，如果依舊以紙質的方式來進行檔案的存儲，不僅會占用大量存儲空間，使得后續查找、檢索費時費力，還會導致工作人員的工作量與工作壓力大大上漲，不僅效率比較低，也無法取得良好的效果。并且以紙質的方式存儲檔案一旦面臨意外比如自然災害、火災等，那么檔案就會嚴重受損，給石油企業帶來無法挽回的損失。

（三）檔案管理不規范

這主要體現在幾個方面：第一，檔案保存的環境以及檔案保存的條件合理性與科學性比較差。目前依舊有部分石油企業在通風較差或者較為潮濕的地方存放檔案，并且一些石油企業選擇儲存檔案的文件夾、儲物柜與標準不符。這些情況都會損壞檔案，還會在一定程度上導致檔案遺失的狀況發生。第二，石油企業未能進行規范檔案檢索體系的構建，也未能將檔案歸類以及檔案索引工作切實落實，這也導致檔案檢索的便利性大大降低，不僅工作人員工作量更大，還會浪費大量時間。第三，石油企業未能進行檔案管理記錄系統的構建，未能及時跟蹤管理檔案借閱狀況、調取檔案的狀況等，檔案的完整性、安全性也大打折扣。第四，檔案管理相關工作人員不具備較高的綜合素質，甚至還存在部分人員未通過資格考試的情況。如此一來，其無法更好地管理、維護檔案，檔案管理的質量也會受到嚴重的影響。

（四）缺乏完善的檔案管理機制

在當前石油企業檔案管理實踐中，一個顯著的問題是檔案管理機制的成熟度不足。這種不完善的檔案管理機制在某種程度上引發了工作的滯后現象，對石油企業檔案管理的效率和效果產生了不良影響。由于這一核心挑戰的存在，石油企業在維護檔案完整性、準確性和及時性方面面臨困難，從而影響了檔案管理的整體質量。這主要通過三個方面得以體現：第一，一部分石油企業并未結合自身的實際情況進行檔案管理標準化制度的構建，不僅給各流程的落實帶來了影響，還導致檔案的收集、整理、歸檔、使用規范化程度不高，不但不能統一檔案管理標準，還導致檔案內容的規范、有效缺乏足夠保障。第二，目前一部分石油企業未能構建內部權責制度，對于內部工作人員的個人職責、工作任務也未能明確，這也致使檔案管理效率、質量無法達到預期。第三，石油企業在實施檔案管理的過程中并未運用信息化手段，不但未配備對應的軟件、數字化存儲設備，也不注重對檔案管理智能化水平與數字化水平加以提升，正因如此，檔案管理工作才一直停滯不前，檔案損壞、檔案遺失問題發生的概率才會不斷加大。

（五）檔案保密工作不到位

因石油企業檔案中會對各種較為敏感的信息有所涉及，所以如果未能采取有效的措施保護檔案，就會給一些不法分子鉆空子的機會，檔案也會因此丟失或者是損壞，石油企業也會遭受巨大的損失。并且因一些石油企業并不重視檔案保密工作，也引發了很多的隱患。第一，石油企業負責管理檔案的工作人員并不具備較強的保密意識。第二，石油企業未能構建行之有效的檔案安全管理應對機制，除了未制定相應的審查制度之外，還未設立專門房間保管檔案，除此之外，也未能監控相關人員的操作，致使檔案泄露以及被篡改的風險大幅提升。第三，檔案存儲環境安全性較差。當下一部分石油企業都選擇在通道、進出口不受限的位置存放檔案，未授權人員對檔案加以拷貝甚至是竊取事件發生的概率大大上漲[3]。

四、依托大數據技術提升石油企業檔案管理業務的途徑

石油企業要想貫徹落實檔案管理并促使其作用最大化發揮，必須對檔案管理的系統性、規范性以及信息化程度進行進一步的提升。除此之外，還要持續地完善檔案數字化機制、檔案分類機制以及檔案管理相關的機制，大力保護檔案，為其安全保駕護航。也只有如此，石油企業檔案管理的效率才能大幅提升，最終的質量也才能達到甚至是超出預期。依托大數據技術開展檔案管理業務的過程中要做到以下幾點。

（一）加強檔案管理的規范性

第一，要進行專業檔案管理隊伍的構建，由其對檔案管理工作全權負責。需要注意的是所選擇的人員除了要具備足夠的能力之外，還要具備良好的學習能力，真正做到與時俱進地提升，只有如此才能夠更好地勝任檔案管理工作。第二，要對石油企業檔案管理制度加以完善。除了要清晰、明確地規定檔案工作所涉及的各項內容之外，還要制定相應的制度、對應的標準以及關鍵的流程等，防止出現錯漏等不良情況。第三，對檔案、信息管理協同機制加以強化，實現信息的共享并最大程度上利用檔案。石油企業還要將檔案管理工作融合到實際經營與管理當中，保護這一關鍵的管理資源與知識資產。只有如此，檔案管理業務才能將更加可靠的保障提供給石油企業，助力石油企業的可持續發展。

（二）推進數字檔案系統的建立

大數據背景之下石油企業檔案管理業務的主要基礎在于數字檔案系統。首先，需要做的就是對新時代背景之下石油企業檔案管理的內容展開全面的分析，了解并掌握關于檔案管理的一系列內容，如檔案數量、類型等。不僅如此，還需要對石油企業后續在檔案管理方面的需求進行充分的考慮，實現對數字檔案系統功能、技術的精準選擇，提升數字檔案系統的針對性。其次，要結合石油企業的真實檔案需求來對結果展開全面的分析，制定數字檔案系統的設計方案。在設計的時候要對多方面內容加以涉及，例如系統模塊、用戶界面、數據模型等。在系統設計完成之后還要相應進行調試，通過之后才能投入到實際的使用中。最后，在構建數字檔案系統后，工作人員還需要定時定期地維護數字檔案系統，除了要及時更新系統之外，還要確保系統可以準確、快速地備份數據，保障數字檔案系統運行的順暢性、穩定性、安全性。

（三）完善檔案管理機制

從這一方面來說，石油企業要結合實際業務需求進行全流程工作模式的構建，以此來實現檔案管理機制的完善。首先，石油企業要構建檔案管理的流程、規章、制度，明確此項工作負責人員的具體職責與實際權限，促使檔案從收集到處置乃至到利用各環節的規范化程度大幅提升。其次，要定時定期地為檔案管理工作人員提供培訓、提升的機會，讓其及時掌握先進的檔案管理技術，并提升檔案管理工作人員的綜合素質與能力。最后，石油企業要在內部大力宣傳檔案管理工作的重要性，促使各部門人員都能夠配合檔案管理部門人員的工作，提升其檔案管理的相關意識，為檔案管理的實施提供更多的幫助。

（四）實現檔案信息主動推送

在傳統檔案管理中，工作人員大多是被動為檔案使用者提供幫助，并不會主動了解檔案的變化。要想彌補這一不足，就必須進行一體化數據分析模式的構建，為檔案使用者以及石油企業的管理層人員提供最新的檔案信息。不僅如此，一體化數據分析模式還能夠對檔案潛在的價值與作用進行科學的預測，促使檔案信息價值達到最大化。與此同時，在大數據背景下，石油企業檔案管理也要一改以往被動的服務模式，主動將檔案的信息推送給管理層人員以及檔案使用者。但需要注意的是，在進行信息推送的過程中，必須對檔案密集屬性、密件管理要求進行充分的考慮，確保所推送的信息皆為“可推送信息”。

五、未來石油企業檔案管理業務的發展趨勢

大數據技術在石油企業檔案管理業務中的運用讓更多人深刻認識到了檔案管理的重要性與必要性。時代發展的同時，檔案管理業務也會朝著共享化、數字化、規范化的方向不斷前進。從數字化的角度來看，石油企業檔案管理也會具備更高的數字化程度，借助信息技術對檔案內容加以梳理，也能幫助工作人員對檔案類型進行明確的劃分，提高檔案的利用率。從共享化的層面來說，企業內部各個部門信息共享可以幫助石油企業得以更好地發展，達成工作目標。檔案管理也會更加重視檔案的安全工作，從而持續完善檔案保密措施。從規范化的層面來看，石油企業對檔案管理的模式、方法與時俱進地進行升級對于提高自身檔案分類的規范性意義重大，也會導致檔案檢索、管理工作更加深入。未來石油企業在實施檔案管理工作的過程中應當運用更加先進的技術與工具，在各項先進技術的加持之下，石油企業檔案管理會更加科學[4]。

六、結語

檔案管理業務應用大數據技術可以實現質的蛻變，檔案管理業務的效率得以提升的同時，管理的成本也能控制到最低，石油企業檔案管理方面的需求也能得到最大化的滿足。因此筆者認為，石油企業要深刻地認識到自身目前存在的問題并采取有效措施加以解決，在大數據背景下大力應用大數據技術，為檔案管理業務的開展提供更多的幫助。也只有如此，石油企業的發展才會更上一層樓。