人防工程檔案流程優化管理研究

[摘 要]本文旨在探討人防工程檔案流程優化管理的意義、現狀及方法，通過深入分析檔案流程優化管理的框架和實施路徑，提出針對性的建議，以提升人防工程檔案管理的效率和效果。

[關鍵詞]人防工程；檔案流程；優化管理；思考分析

隨著經濟的快速發展和城市化進程的加快，地下空間開發利用不斷推進，人防工程建設步入了快車道。人防工程是國防工程的重要組成部分，作為重要的基礎設施，是履行人民防空“戰時防空、平時服務、應急支援”使命職能的重要物質保障。在城市建設和地下空間開發利用過程中發揮著十分重要的作用。新形勢下做好人防工程建設的同時也離不開一套科學、完善的人防工程檔案管理體系的支撐，人防工程檔案對國家的戰略安全而言意義重大，是和平時期人防規劃建設、平時開發利用和維護管理的重要政策依據。本文圍繞人防工程檔案管理現狀和存在的問題，進一步研究分析優劣勢、機遇和挑戰，提出優化人防工程檔案管理思路和對策。

一、人防工程檔案的特殊性

人防工程檔案是指人防工程項目建設管理全過程中，相關單位及部門的項目建設信息[1]。通常情況下，該檔案中的信息載體呈現多樣化特征，具體包含文字、影像視頻資料、音頻、數據等的建設記錄。人防工程檔案中涉及許多項目建設環節的關鍵信息，這使得該檔案的戰略性及信息性價值凸顯。因此，該工程檔案具有極強的特殊性，需要設置相應的檔案的信息保密及安全保護措施。并且，因為人防工程項目建設對于國家安全起到重要的作用，因此，該工程檔案在設計標準、材料選擇等環節，都具有一定的專業性、針對性。相較民用建筑建設標準更高，防護能力更強，這些特定因素也決定了人防工程檔案與一般建筑工程而言，擁有其自身的特殊性與復雜性[2]。

二、人防工程檔案管理現狀

人防工程檔案流程是指對國防工程項目從規劃、設計、施工到維護、改造等全過程中的各種文件、圖紙、資料等進行收集、整理、歸檔和管理的過程。目前包括以下幾個環節：

（一）檔案收集

在人防工程建設過程中，各個部門和單位會不斷產生各種檔案信息，如工程設計圖紙、施工記錄、驗收報告等。檔案收集工作就是將這些分散的檔案信息進行集中收集，以便后續的整理和分類。

1.人防工程建設項目檔案資料收集工作，與項目建設進程同步。項目申請立項時，即應開始進行文件資料的積累、整理、審查工作；項目竣工驗收時，同時完成工程技術文件材料的鑒定和歸檔工作。

2.建設單位在與人防工程設計、施工等有關單位簽訂合同（協議）時，明確工程建檔的責任和要求。工程項目建設過程中，各有關單位應在各自職責范圍內，做好工程檔案資料的形成、積累、整理、歸檔和保管工作。建設單位統一收集歸檔范圍的檔案資料，按時整理、移交市人防辦，任何個人不得據為己有。

3.人防工程檔案資料立卷分工。工程準備階段文件、竣工驗收文件由建設單位負責收集、整理；監理文件由監理單位負責收集、整理；施工文件、竣工圖由施工單位負責收集、整理后，移交立卷歸檔。

4.人防工程新建、續建、擴建、加固改造和口部處理工程竣工后，都按規定編制竣工圖。竣工圖必須圖物相符，并經施工單位技術負責人和監理工程師（建設單位技術負責人）審簽[3]。

5.在繪制人防工程檔案的竣工圖時需要根據不同的項目工程情況，確定相應竣工圖的形式。首先，針對發生施工變更的情況，施工單位可以在最初的施工圖中加上“竣工圖”的相關標志，作為該項目的竣工圖。其次，針對在施工過程中發生一般設計變更的工程，需要在最初的施工圖中進行圖紙一般設計變更的信息補充。在最初的施工圖紙中完成設計補充及修改后，施工單位的負責人在修改后的施工圖紙中標明設計變更部分，并將相應的施工說明等信息記錄在設計圖紙之中加上“竣工圖”的相關標志，作為該項目的竣工圖。再次，針對出現重大項目設計變更的工程，如改變項目的結構及平面布置等。施工項目負責人需要根據實際的施工情況，重新繪制施工圖紙。根據重大施工設計變更的實際原因，確定重新繪圖方案。如果是設計原因則需要設計單位進行重新繪圖。如果是施工原因，則由施工單位負責。施工單位在竣工后在新設計圖紙中加上“竣工圖”的相關標志，作為該項目的竣工圖，并附有關記錄和說明，作為竣工圖。最后，針對工程加固區域處理，需要將相關項目的竣工圖資料分類整理，并在原圖案卷內進行補充說明。

6.人防工程建設單位把好人防工程檔案資料驗收關。在工程竣工之前，檔案管理人員應按歸檔范圍對人防工程檔案資料進行審核。及時做好立卷歸檔。人防工程竣工驗收時，要同時驗收工程檔案。凡工程檔案不完整、不正確的，不能通過竣工驗收，也不得評為優良工程。

7.歸檔的文件、資料、圖紙，要字跡清楚，圖面整潔，不得用易褪色的書寫材料書寫、繪制。案卷質量要符合國家標準的要求。

（二）檔案整理

對所有歸檔的檔案資料進行分類和編目。一般按照工程項目的各個階段、專業領域、文檔類型等進行分類，例如：規劃階段、設計階段、施工階段、驗收階段、維護階段和平時使用階段等。也可以按照不同的專業領域進行分類，如建筑、結構、給排水、電氣等。對每個分類的檔案資料進行整理。包括檔案盒的制作、檔案袋的準備、檔案編號的編寫、檔案題名的填寫等[4]。同時，還需要對每個檔案盒內的檔案資料進行逐一核對，確保每個檔案盒內的資料完整、準確、清晰。將整理好的檔案資料按照分類和編號順序裝入檔案盒中。裝盒時需要注意檔案盒內的資料數量、順序和擺放方式，以便后續的檔案檢索和管理。將裝好檔案盒的檔案資料按照分類和編號順序上架。上架時需要注意檔案盒的位置和擺放方式，確保整個檔案室的整潔和規范。對所有歸檔的檔案資料進行備份，以防止檔案資料的丟失和損壞。備份可以采用電子版和紙質版兩種形式，同時還需要定期進行備份更新和維護。

（三）檔案存儲

整理好的檔案信息需要選擇合適的存儲介質和存儲方式進行存儲，以保障檔案信息的安全性和可靠性。對于重要的檔案信息，還需要進行備份和加密處理。

（四）檔案管理

檔案管理包括對檔案的日常管理和維護工作，如檔案的存放、清繳、銷毀等。同時，還需要制訂應急預案，以應對突發事件對檔案造成的損害。

三、人防工程檔案管理存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄

部分單位和檔案管理人員對于檔案管理的重視程度不足，未形成檔案管理意識，缺乏專業的檔案管理人才。例如，有些部門的檔案管理崗位由其他崗位人員兼任，檔案管理人員并未受到專業知識技術培訓，對檔案的收集、整理、分類、存儲和利用等流程不熟悉，難以保證檔案的完整性和準確性[5]。

（二）檔案利用程度低

盡管人防工程檔案具有重要的利用價值，但由于各種原因，當前利用程度并不高。例如，很多單位大部分檔案資源被束之高閣，沒有得到充分的開發和利用，無法發揮其應有的價值。此外，由于檔案管理的方式落后，很多有價值的檔案信息沒有被有效地整合和挖掘，導致檔案資源的浪費。

（三）檔案信息安全問題突出

人防工程檔案中包含諸多國家軍事機密，其安全性至關重要。然而，當前很多單位的檔案管理存在較大的信息安全風險。例如，一些單位在檔案管理中，未實施嚴格的信息安全措施，導致檔案信息可能被非法訪問、篡改或竊取。同時，部分檔案管理部門的工作人員信息安全意識較差，可能無意中泄露敏感信息，嚴重威脅到國家安全。

四、優化人防工程檔案流程管理的舉措

（一）增強檔案管理意識

應通過宣傳和教育，使各級領導和員工認識到檔案管理的重要性。例如，可以組織定期的檔案管理培訓，邀請業內專家進行授課，以具體案例來解析檔案管理不當可能帶來的風險和損失。同時，對于檔案管理崗位，應盡量設置具備相關專業背景和實際工作經驗的人員，以提高檔案管理的專業性和規范性。

（二）創新檔案管理手段

實現檔案的電子化存儲和查詢，這樣的系統通常具有自動化分類、整理和索引功能，可以顯著減少人工操作，提高管理效率。同時，對于紙質檔案，可以考慮引入數字化掃描技術，將其轉化為電子檔案，以便于查詢和使用。

（三）提高檔案利用價值

加強檔案信息資源的整合，提高檔案信息資源的系統性、完整性和準確性。例如，可以建立完善的檔案檢索系統和目錄，提供多種查詢方式和途徑，如關鍵詞查詢、主題分類查詢等，提高用戶獲取檔案信息的效率和準確性。

可以開展檔案數據分析服務，將大量的檔案信息進行分析和挖掘，提取出有價值的信息和知識，為使用者的決策和管理提供參考。例如，可以對大量的工程設計圖紙、施工記錄、驗收報告等檔案信息進行分析和挖掘，發現工程設計中的不足之處，為工程設計和施工提供參考。推廣數字化檔案利用，將傳統的紙質檔案轉化為數字化檔案，使得用戶可以更加方便地獲取和使用檔案信息。例如，可以通過數字化掃描技術將紙質檔案轉化為電子檔案，支持線上檔案查詢，提高檔案利用的便捷性和效率。建立用戶反饋機制，了解用戶對檔案利用的需求和反饋，不斷優化檔案管理流程和服務。可以通過調查問卷、在線評價等方式收集用戶反饋，針對用戶的需求和反饋不斷改進檔案管理流程和服務，提高檔案利用價值和使用體驗。

（四）加強檔案風險管理

對于重要的檔案信息，應定期進行備份和恢復演練，確保能夠及時恢復檔案信息，避免損失。采取措施保障檔案存儲設備的安全性和可靠性。例如，對于重要的檔案信息，應采用專業的存儲設備和技術，確保檔案信息不會損壞或丟失。

應嚴格控制檔案的利用和訪問權限，避免無關人員獲取敏感信息。例如，對于敏感的檔案信息，應采用加密技術進行保護，只有授權人員才能訪問和使用。定期對檔案管理工作進行安全審計和漏洞掃描，及時發現和修復可能存在的安全隱患。例如，可以定期對檔案管理系統進行安全審計，檢查系統是否存在漏洞或者后門，確保系統的安全性和可靠性。

（五）建立檔案管理評估機制

為了更客觀、全面地評估檔案管理工作，可以引入第三方評估機構來進行評估。例如，可以聘請專業的檔案管理工作人員或機構來進行評估，提出改進意見和建議。應建立良好的反饋機制，及時將評估結果和改進意見反饋給檔案管理部門或人員，以便及時改進和優化工作流程。例如，可以定期召開檔案管理工作會議，將評估結果和改進意見進行傳達和討論，制訂相應的改進措施。建立獎懲機制，根據檔案管理人員的實際表現，進行相應的獎勵和處罰，提高檔案管理人員的工作積極性，培養其形成崗位責任意識。

（六）加強與現代化的互聯網+技術的結合

國防工程檔案可以借助云計算技術實現數據的高效存儲和管理。通過將檔案數據存儲在云端，可以實現數據的集中管理和備份，提高數據的安全性和可靠性。同時，云計算技術還可以提供靈活的存儲空間，滿足檔案數據不斷增長的需求。通過對大量的檔案數據進行挖掘和分析，可以提取出有價值的信息和知識，為決策提供支持。例如，可以利用大數據技術對國防工程檔案中的施工記錄、驗收報告等進行數據分析和挖掘，發現問題和不足之處，提出改進建議。

利用“互聯網+”技術，將傳統紙質檔案逐步電子化。這可以便于檔案的存儲、管理和檢索。通過掃描、OCR等技術，將紙質檔案轉化為電子檔案，并利用云存儲等技術進行存儲。同時，可以通過權限控制，實現在線檔案借閱和歸還，避免傳統檔案管理中存在的檔案損壞、丟失等問題。通過“互聯網+”技術，實現檔案的在線利用。例如，通過建立在線檔案數據庫，提供關鍵詞檢索、全文檢索等功能，方便用戶快速找到所需檔案。同時，可以利用人工智能技術，對檔案內容進行分析和挖掘，提供更精準的檔案服務。利用App、小程序等移動端技術，實現在手機、平板等設備上隨時隨地訪問國防工程檔案。移動端服務可以提供更便捷的檔案利用方式，提高檔案服務的效率和用戶滿意度。

通過“互聯網+”技術，建立數字化檔案館。數字化檔案館可以實現檔案的數字化存儲、管理和利用，提高檔案管理的效率和便利性。同時，數字化檔案館可以提供更豐富的展示形式，如利用虛擬現實、增強現實等技術，使檔案呈現更加生動、形象。通過物聯網、大數據、人工智能等技術，實現國防工程檔案的智能化管理。例如，利用人工智能技術對檔案進行自動分類、編目等處理；利用物聯網技術對檔案庫房進行智能監控，實現檔案自動盤點、智能排架等功能。

結束語

綜上所述，人防工程檔案流程優化管理是提高工程建設和管理效率的重要手段，可以使國防工程檔案流程更加高效、便捷、智能化，檔案管理水平和服務質量也可以得到顯著提高，能充分利用人防工程檔案資源，使之更好地服務于社會、服務于經濟建設，戰時又能發揮自身作用，保護城市人民生命財產安全，是一項十分有意義、有價值的工作。當然，檔案管理是一個不斷發展的過程，需要不斷探索和創新，以更好地服務于人防工程項目的建設和管理。

參考文獻

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[4]侯悅.軍工科研院所科技檔案編研工作的探索與實踐：二十八所開展我軍指揮信息系統發展史檔案編研案例[J].機電兵船檔案，2022（1）：17-20.

[5]歷娜.關于加強人防工程檔案管理現代化的幾點思考[J].黑龍江檔案，2022（6）：70-72.

作者簡介：褚菲（1977— ），女，漢族，吉林公主嶺人，攀枝花市人民政府國防動員辦公室，檔案館員，本科。

研究方向：行政機關綜合檔案管理。