農林科研院所檔案管理工作的思考

高小惠，于 欣，劉一錦，竇 爽，鄭 璐

（遼寧省旱地農林研究所，遼寧朝陽 122000）

0 引言

農林科研院所是我國重要的科學研究機構，承擔著我國農林業科學研究、技術創新、科技推廣、成果轉化與鄉村振興等任務，代表了我國的農林科學技術水平，有效推進了我國農林業的增產增收，為我國農林事業的發展做出了巨大貢獻。在農林科研院所的發展過程中，檔案是必不可少的。檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，能直接有效地記錄一個單位的發展歷史、組織的各項活動，并為單位后續的相關活動提供有效參考[1]。對于農林科研院所而言，在實際管理工作中會產生文書檔案、科研檔案、會計檔案、人事檔案、實物檔案、聲像檔案等大量檔案資料，如何合理高效地利用農林科研院所檔案，從而更好地為單位服務，是當前農林科研檔案管理人員的工作重點[2]。

1 農林科研院所檔案管理的意義

1.1 有利于各項工作的順利開展

做好文書、會計檔案的管理工作，有利于農林科研院所規范化管理，也為后續各項工作的開展提供了參考。對單位收到和發出的各類公文等文書檔案及各部門開展業務的資料進行規范化整理，使單位能夠明晰往年所開展的各項工作完成情況，及時掌握研究方向和研究內容，找出工作亮點、重大工作進展以及存在的問題，便于領導層做出科學合理的決策，制定下一年度工作計劃、工作清單，更好地規劃未來的發展方向，扎實推動各項工作穩步開展。另一方面，也有助于滿足單位因面對各項檢查而查閱檔案的需求，如巡視、紀檢的各項審計檢查，本單位及上級主管部門負責人的任中和離任審計，本單位年度財務審計，各類項目審計，其他項目檢查和績效考核檢查等等[3]。

1.2 有利于科研業務發展

一是促進科研項目的開發。農林科研院所的科研檔案是在農林科研生產活動中的歷史記錄，包括科研項目從立項到驗收期間種種數據報告等資料，是科研人員在科研工作中所形成的真實數據，為新項目的開發提供了借鑒與參考。二是促進農林科技成果的轉化和推廣。農林科技成果的轉化和推廣是農林科研單位的重要工作，做好檔案管理工作，可以更好地整合和利用農林科技成果和技術文獻，促進農林科技成果的轉化和推廣，提高生產效益[4]。

1.3 有利于科技人才引進和培養

一方面，做好人事檔案管理工作，可以有效梳理本單位各類人員基本情況，如年齡職稱分布、學歷專業層次、專業技術水平，明晰飽和崗位與急需的欠缺崗位人員，合理制定本單位的人才引進及培養計劃。另一方面，農林科研檔案整合了各類農林專業技術和知識，為科研人員的培養提供重要的參考和支持，通過科研檔案科研人員可以更加深入地了解專業技術和知識，提高生產的效率和質量[3-4]。

2 農業科研院所檔案管理存在的不足

2.1 檔案管理意識不強

農林科研院所涉及的檔案種類繁多，在檔案的收集整理過程中往往需要與職能部門、業務科室等多個部門進行交接，經手工作人員的重視程度影響著檔案收集的時效性及完整性。有些農林科研院所存在“重科研、輕檔案”的思想，部分工作人員甚至包括部分領導干部對檔案管理工作的認識都存有一些誤區，他們認為檔案工作就是簡單的文件收集歸檔工作，無法直接給單位帶來經濟和社會效益，只要完成保管查閱功能即可。尤其是科研檔案，科研檔案有別于其他檔案，具有周期性長、資料分散等特點，科研人員往往更注重科學研究與科技成果等方面，而忽視科研檔案的收集與歸檔，不能及時將具有保存價值的材料及時交接給檔案管理人員，長此以往，易造成資料的遺失遺漏，導致科研檔案流失嚴重[5]。

2.2 檔案隊伍專業化水平不高

農林科研院所缺少檔案專業人才，大多數專職檔案員是非檔案專業出身，并未接受過系統專業的檔案知識教育學習，相關檔案知識多為后期自學，距離專業檔案管理人員存在較大差距，不具備承擔檔案科技項目的能力，無法對檔案進行更深入的研究。各科室配備的兼職檔案員往往身兼數職，工作繁重，沒有太多的時間、精力投入檔案工作，對檔案業務也缺乏專業的知識和技能，難以保質保量地完成檔案管理工作[6]。另外，現今農林科研院所的檔案員普遍年齡偏大，對于新設備新事物接受度較低，容易墨守成規，缺乏創新性，難以適應高速發展的現代信息技術。

2.3 檔案信息化不足

隨著大數據時代的到來，計算機信息技術在檔案管理中的應用也越來越廣泛，檔案管理人員可以利用計算機進行數據的統計分析，提升工作效率。目前，農林科研院所已經陸續開展了檔案信息化管理工作，但部分院所停留在初期探索階段，實際上還是以紙質檔案為主，這是因為：一是我國檔案信息化建設起步較晚，農林科研院所檔案大多歷時久遠，檔案資料存量大，檔案信息化工作體量大，導致信息化建設進度緩慢。二是在硬件設施基礎上未滿足專業的檔案信息化設備管理要求，在軟件上缺乏實用性強、易操作且安全可靠的信息化管理系統。三是檔案管理人員對于相關系統設備的操作使用開發不夠徹底，電子檔案利用率低。四是在需要查證利用時，電子檔案往往不具備紙質檔案“白紙黑字”的直觀性，其真實性容易受到質疑[7]。

2.4 檔案利用率低

當前，農林科研院所的檔案普遍側重于收藏保管方面，檔案資料的查閱利用也僅停留在淺表層，缺乏深度的使用與挖掘，這是因為：一是宣傳力度不足，大眾對于檔案的作用和價值認知并不全面，更多的認知在于檔案的收藏保護作用，而忽略了檔案的開發使用價值。二是受眾者少，農林科研院所檔案具有專業性，使用者往往局限于相關專業的科研人員。三是檔案管理人員缺乏檔案資料的編研能力，導致借閱者往往查不到自己想要的信息。四是現代科學技術發展迅速，知識更新迭代，通常科研項目需歷時幾年結題，形成完整檔案周期長，歸檔不及時，致使數據具有滯后性，參考價值低[8]。

3 推動農林科研院所檔案高效管理的建議

3.1 建設標準化檔案室

建設一個高標準的綜合檔案室是農林科研院所檔案管理工作開展的基本保障，農林科研院所應將檔案室的建設納入到單位常規基礎設施建設，遵循安全保密、布局合理、科學適用的原則，在場地和資金上為其提供支持，使檔案室建設達到標準。建設標準化檔案室要做到以下兩個方面：一是檔案管理用房的選址，檔案管理用房一般包括檔案庫房、辦公室、閱覽室三部分，檔案管理用房需滿足檔案用房 “三分開”的要求，做到相互聯系又有所分隔，三室相鄰設置，遠離衛生間、配電房等存在安全隱患的場所。二是硬件設施的配備，綜合檔案室應配備專業設備，如檔案密集架、電腦、掃描儀、空調、防磁柜、防盜門、遮光窗簾、加濕器、煙霧報警器、二氧化碳滅火器、監控系統等，滿足檔案管理工作開展的基本需求的同時加強安全防范措施[9]。

3.2 提升檔案意識

3.2.1 構建檔案管理制度體系

做好檔案管理工作，構建健全的檔案管理制度非常必要。我國先后制定實施了《中華人民共和國檔案法》《機關檔案工作條例》《科學技術檔案工作條例》等法律條例，明確規定了檔案工作的方方面面，讓檔案管理工作有章可循、有法可依。農林科研院所應立足于本單位管理現狀，實行檔案集中統一管理原則，建立全面的檔案管理制度，成立檔案領導小組，由單位領導分管檔案工作，明確專兼職檔案員的崗位職責。如，各部門兼職檔案員應依據歸檔范圍和時限，定期主動收集資料，按時向檔案室移交；專職檔案員負責對移交的資料進行系統的整理、分類、立卷、歸檔[10]。另外，保密是檔案工作中非常重要的一個方面，檔案中包含著組織和個人的一些信息，如果公開或者或濫用，將會造成嚴重損害，而有些科研檔案一旦泄漏，容易產生知識產權糾紛，因此也應建立嚴格的檔案保密制度、借閱制度、銷毀制度等。

3.2.2 加強宣傳引導

充分利用國際檔案日、法制宣傳日等重要宣傳節點加強對檔案工作的宣傳，依托單位門戶網站、微信公眾號、電子屏等平臺，通過標語、海報、微信群推送信息等方式進行檔案法律法規的普及宣傳。參加檔案知識競賽、征文等活動，提升檔案專業知識，展示檔案工作成果，宣揚檔案典型事跡，增進單位人員對檔案的了解和對檔案價值的認同，改變錯誤的思想觀念，真正認識到檔案管理工作的重要性和必要性，營造重視檔案工作、支持檔案工作的良好氛圍[11]。

3.2.3 健全考核機制

農林科研院所應結合單位實際，制定相應的檔案工作考核機制，將檔案管理工作納入單位績效考核指標中。明確責任人、監督人，并開展相應措施提升檔案管理人員的積極性與主動性。如，為檔案管理人員提供成長空間，在人事任免上可以大膽提拔任用表現優異的檔案人才，讓檔案管理工作有“盼頭”、有“奔頭”；將檔案管理工作與年度考核、職稱評聘、評優評先等掛鉤，激發檔案管理人員的工作積極性及自覺性，在根本上引起檔案管理人員的重視[12]。

3.3 加強檔案隊伍人才建設

要想高質量開展檔案管理工作，離不開一支高素質專業化的檔案管理隊伍。加強檔案隊伍人才建設可以從以下兩個方面開展：一是吸納專業人才，在每年的招聘計劃中，合理規劃配置檔案人才隊伍，設置相關崗位，從高校和社會上招錄具有檔案專業經驗的高層次人才，為檔案管理隊伍注入新鮮血液，優化檔案隊伍的學歷結構、專業結構和年齡結構[13]。二是加強培訓，檔案業務培訓有助于檔案人員學習新技術、新知識、新設備，快速走向專業化。農林科研院所應針對專兼職檔案員制定科學的培養計劃，依托檔案局等部門開展的各項檔案專業教育培訓，學習檔案專業知識，扎實檔案實操技能。與此同時，派遣專職檔案員到省、市檔案館、檔案局等專業機構進行參觀和學習，學習其管理方法及經驗，提升綜合能力。

3.4 加快推進檔案信息化建設

3.4.1 加大信息化建設資源配置投入

在大數據的時代背景下，檔案信息化建設是順應時代發展的必然選擇，農林科研事業單位在檔案信息化建設資金方面應給予支持，結合單位實際情況，引進數字檔案管理系統或平臺，配置必備的硬件設備，包括信息化建設所需服務器、采集設備、存儲設備、終端設備等。推進構建系統完備、高效實用、安全可靠的檔案信息化基礎設施，提升檔案信息化能力。農林科研事業單位也應重視后期數字檔案管理系統平臺的更新維護，確保信息化工作持續開展[14]。

3.4.2 加強檔案安全防控

安全問題是檔案信息化建設的重中之重，農林科研院所檔案有的屬于涉密材料，保證檔案信息化工作的安全性十分重要。一是建立安全保密防護系統，設立檔案信息化專用設備，與其他工作設備分開使用，設置相關權限，利用身份驗證、密碼等方式對檔案資料信息進行加密保護，提升檔案信息化的可靠性和安全性[15]。二是提升檔案管理人員的保密意識，檔案管理人員是檔案資料安全防控的第一道防線，定期對檔案管理人員進行保密教育，加強保密意識。三是加強檔案信息化工作的監管，對檔案信息化設備及管理系統定期開展排查工作，防止網絡安全漏洞等隱患問題。

3.4.3 提升檔案信息化利用率

將農林科研資料充分開發與利用，實現科研檔案信息資源共享，既有助于加深檔案管理信息化程度，也是檔案信息化建設的最終目標。農林科研院所的檔案資料包含著大量的科研資源，開發利用價值極高，可以為農林科研工作者、生產者提供參考，進而提升經濟效益與社會效益。未來，農林科研院所也可以建立檔案資源信息共享平臺，借助計算機、互聯網等現代化工具將科研檔案資料進行編研并上傳至共享平臺，方便相關從業者查閱，使農業科研檔案由“館藏”走向社會，由封閉管理走向開放服務，提升農林科研檔案資源利用率[16]。