科技企業內部控制存在的問題及優化對策

薛海洋／文

隨著科技企業規模的擴大和運營復雜性的加劇，內部控制問題也日益凸顯。內部控制是確保科技企業正常運作和可持續發展的重要機制，涉及組織結構、管理制度、信息傳遞和內部監督等方面。然而，由于科技行業的特殊性和處于快速變化的市場，科技企業面臨著獨特的管理挑戰和風險。此外，在諸多因素的影響下，部分科技企業內部控制存在各種問題，對科技企業發展產生了負面影響，而優化對策的實施能幫助科技企業提升內部管理水平，降低風險，提高效率和競爭力。所以，科技企業應重視解決內部控制問題、積極采取措施、提升內部控制水平，從而保障科技企業可持續發展。

內部控制的定義

內部控制是指管理層為實現企業目標而建立的一套制度、流程和措施，以確保企業資源合理利用、運作效率的提高以及風險的有效降低，并促進可靠財務報告的編制。內部控制包括建立適當的組織結構與職責分工、制定明確的政策和程序、設立科學的風險評估和構建控制體系，確保信息準確和完整，監督和審查企業運營活動，以及建立有效的內部溝通渠道等。通過有效加強內部控制，企業能夠規范經營行為、防范風險、保障利益相關者的權益，并增強決策的科學性和可靠性。同時，內部控制也是企業持續發展和良好治理的重要保障，能為企業創造有利的營商環境，增強市場競爭力。

科技企業內部控制的重要性

科技企業通常處于高度競爭和快速變化的市場環境，面臨著諸多管理挑戰和風險。良好的內部控制能幫助科技企業預防和應對各種風險，從而保護科技企業的利益和聲譽。科技企業通常涉及大量的資金投入和知識產權，內部控制還有助于確保這些資源的合理利用和保護。通過建立有效的財務管理機制和資產保護機制，科技企業可以降低損失風險，提高財務透明度和穩定性，同時增強投資者和合作伙伴的信任。另外，科技企業往往依賴高科技設備和復雜的信息系統生產和運營，內部控制能幫助科技企業確保信息準確、完整和保密，防止數據泄露和濫用，提高運營效率和創新能力。

科技企業內部控制的常見問題

本節結合個案展開分析，了解當前科技企業內控現狀。以A 科技企業為例，A 科技企業于1998 年成立，當時在全球屬于較大云服務器供應商。直到2019 年年末，該企業資產總額及其同比增長率分別達到294.1 億元和14.88%。A 科技企業擁有5 469 名員工，其中2 131 人屬于研發工作人員，占總人數的38.97%，博士和碩士分別為44 人和954 人，分別占總人數的0.8%和17.44%。通過對該企業的調查發現，其內部控制方面存在許多問題，以下進行詳細分析。

內部控制環境缺失

1.缺乏完善的人力資源政策

根據A 科技企業員工構成來看，研發和科技人員占比較高，表面上似乎人才儲備非常充分。但是，經過深入調查后發現，其中大部分研發人員工齡不超過五年，技術人員離職率較高，不穩定性非常強，財務人員也是如此。老員工流失比較嚴重，其主要原因在于激勵機制不夠健全，“大鍋飯”現象比較嚴重，許多技術人員和財務人員在科技企業中得不到成長，如晉升、漲薪等，企業難以留住人才，內部控制缺乏人才支撐。

2.A 科技企業內部組織架構不夠完善，人員內部控制意識也

非常薄弱

該科技企業雖然設立了各種各樣的獨立職能部門，但是內部控制層面缺少專門機構，影響內部控制效果。此外，管理層人員也并未對員工進行必要的培訓和教育。由于缺乏制度約束及員工對內部控制認知不清，無法形成良好的內部控制環境，出現數據信息錯誤記錄、內部管理混亂、違規行為頻發等問題，內部控制執行效果也不理想。

對風險的評估不充分

作為科技企業，A 科技企業不僅面臨巨大的行業競爭，而且要應對市場經濟環境下更多的不確定性因素和挑戰，因此，A 科技企業在經營發展過程中更需要注重風險評估和應對。結合實際情況來看，目前企業風險評估及認識都缺乏深度，未能全面規避各種風險，也無法有效應對和控制風險。一方面，缺乏完善的風險評估和預警制度。企業通常在事后進行風險應對，即風險發生后才想辦法挽救，往往導致損失慘重。另一方面，該企業成立了專門的部門，負責法律風險、市場風險和財務風險，但是卻并未達到預期的執行效果。究其原因，主要是各職能部門以各自領域所涉及的風險防范為主，缺少跨部門風險識別和分析機制，風險傳遞機制也不夠健全。由于各領域風險通常具有緊密的關聯性，因此該情形使企業難以實現多層次、全方位的風險管控。即使存在風險隱患，工作人員也難以及時發現，長此以往，企業風險事件頻發，對企業可持續發展極為不利。

信息溝通障礙

信息溝通是內部控制中尤為關鍵的要素，而A 科技企業存在信息溝通不暢的情形。一是企業內部組織結構龐大，且各部門分工比較復雜，職能部門之間存在信息孤島，造成信息流通不暢，關鍵信息無法及時傳遞到決策層面，從而影響企業對市場變化和競爭勢態的把握。有的職能部門只關注自身職責范圍內的信息和資料，完全不考慮涉及其他部門的內容。部分工作人員甚至抱著“多一事不如少一事”的態度，且相關工作人員之間存在競爭關系。因為利益關系，許多工作人員和其他員工存在矛盾，掌握關鍵信息后很少能及時共享，影響了科技企業的發展。二是科技企業有關重點信息和關鍵信息的保密工作不到位，如開發設計類、客戶敏感信息等，容易造成客戶流失。

內部監控體系不健全

一方面，科技企業現有的內部監控體系建設不健全，不能充分明確和規劃內部監控目標、職責和流程，缺乏具體的監控指標和方法，從而無法有效地識別和防范潛在風險。另一方面，內部監控局限于特定領域或環節，未能涵蓋全面的業務活動和風險點，造成漏洞和盲區，而且缺乏有效的內部監控工具和技術支持，數據分析不全面、不及時，不能及時識別異常模式，難以發現內部違規或異常行為。此外，A 科技企業最大股東是當地國資委，和國有獨資企業相比，國資委對該企業的監管力度比較薄弱，甚至出現監管缺失或監管模糊等問題，或缺少有效的監管方法和手段等，容易導致資產流失。

審批流程不規范

分析A 科技企業資金審批流程發現，金融機構手續費付款審批控制機制缺位。由于其涉及的款項額度通常較高，在實際控制環節，僅由財務部融資專員發揮作用，具體表現在提交付款申請后直接到出納人員環節，如此設計能夠在一定程度上保證資金支付，但是難免會出現人為計算失誤，進而造成科技企業資金損失較大。同時，A 科技企業缺少資金預算專員控制環節，造成預算得不到有效執行，預算缺乏剛性約束，項目支出無序且混亂。此外，缺乏規范的審批標準和準則，導致決策不一致或存在偏差，各部門可能根據自身主觀意愿做出不同的決策，影響資源分配公平性和工作效率。

科技企業內部控制的優化對策

建立完善的內部控制體系，提高全員對內部控制的認知度

建立內部控制手冊，詳細記錄各項內部控制措施和要求；在人力資源管理方面規定招聘流程、員工培訓和離職程序等；在財務管理方面規定預算編制、費用報銷和審計程序等。這樣，員工在進行相關操作時可以參照內部控制手冊，確保每個步驟都符合規定，從而降低風險和錯誤發生概率，進一步形成完善的內控體系。

此外，提高全員對內部控制的認知是優化內部控制的重要舉措。科技企業可以通過內部培訓、線上線下會議等方式向全員傳達內部控制的重要性和操作方法。例如，在內部組織培訓課程，講解內部控制的基本概念、原則和實施方法；定期組織會議，分享內部控制的案例和經驗；加強與員工的溝通和反饋，及時解答員工在實際操作中遇到的問題。同時，為了進一步提升全員內控意識，還需注重文化建設，將內部控制貫穿始終，使內控規范成為約束員工行為的重要內容。

建立科學的風險評估系統，進行有效的風險控制

建立科學的風險評估系統是為了及時識別和評估科技企業面臨的各類風險，并采取相應的控制措施，降低風險發生概率和影響程度。風險矩陣法是通過綜合考慮風險概率和影響程度，將風險分為高、中、低三個級別，并制訂相應的控制措施，是科技企業內部常用的一種方法。

例如，針對數據泄露風險，科技企業可以從以下幾個方面做起，加強風險控制。首先，對風險進行評估，確定其可能發生的概率和潛在影響，結合評估結果，利用風險矩陣法將風險劃分為高、中、低三個級別。高級別的風險是數據泄露頻率高、影響范圍廣；中級別的風險是數據泄露頻率較低、影響范圍適中；低級別的風險是數據泄露頻率很低、影響范圍有限。其次。根據風險評估結果制訂相應的控制措施。對高級別風險，科技企業可以采取更嚴格的數據安全措施，如加強網絡防火墻、限制敏感數據的訪問權限、定期進行安全檢查和漏洞修復等；對中級別的風險，科技企業可以采取適當的控制措施，如加強員工安全意識培訓、建立數據備份和恢復機制等；對于低級別的風險，科技企業則可以采取基本的控制措施，如定期更新安全補丁、加強密碼管理等，以此來降低風險發生概率和影響程度。

利用科技手段，建立開放、透明的溝通環境

在現代科技企業中，有效的溝通是保障內部控制順利運作的重要環節。科技企業建立開放、透明的溝通環境，可以促進員工之間信息共享和合作，提高問題解決效率，規避潛在風險。

具體而言，科技企業可以利用內部社交平臺或團隊協作工具，如Slack、Microsoft Teams 等，建立全員參與的溝通平臺。通過建立的溝通平臺，員工可以自由地分享信息、提出問題、尋求幫助，并進行實時討論和協作，打破部門之間的壁壘，促進跨團隊合作和知識共享。同時，管理層也可以及時了解員工的想法和需求，并為其提供支持和資源。除了內部社交平臺，科技企業還可以利用在線會議工具，如Zoom、騰訊會議等，建立虛擬會議室，方便異地辦公或分布式團隊之間的溝通和協作，突破時間和空間限制，節省科技企業在差旅費用上的開支。同時，利用在線會議記錄每次會議的討論內容和決策結果，為后續的跟進提供便利。此外，科技企業還可以通過建立員工反饋機制，鼓勵和傾聽員工的意見和建議，根據反饋結果，管理層及時調整和優化內部控制措施，提高員工的參與感和工作滿意度。

強化內部監控，確保內部控制工作有效運行

強化內部監控是指對企業各個環節和流程進行監督、檢查和評估，以確保科技企業內部控制制度有效。通過建立科學的內部監控機制，可以及時發現潛在問題和風險，并采取相應的糾正和預防措施，確保內部控制工作穩定和持續運行。

首先，科技企業應設立內部審計部門，定期對企業的各項業務活動和內部控制制度進行全面地審計和評估。例如，由審計人員抽樣檢查各部門的操作流程、財務記錄和數據安全措施，以確保其符合規定和最佳實踐。同時，審計人員開展風險評估工作，識別和評估可能存在的風險，并提出改進建議和控制措施。其次，科技企業可以使用內部控制管理系統，監測各項業務指標和關鍵控制點的運行情況。利用信息系統，科技企業可以實時收集和分析數據，并生成相應的報告和預警信息，以便管理層及時進行決策和干預。最后，科技企業還可以建立獨立的內部舉報渠道，鼓勵員工主動揭示違規行為和潛在風險，通過內部舉報渠道保護舉報人的隱私和權益，并確保其收到的舉報信息得到及時處理和調查，有效地規避內部不當行為，同時及時采取糾正措施，保護科技企業的利益和聲譽。

修訂和完善審核流程，增強審核流程規范性

審核流程是指對企業各項決策和行動進行審核和審查的程序。通過修訂和完善審核流程，可以確保決策合理性、合規性和準確性，避免錯誤和違規行為發生。

在科技企業中，財務審核是確保財務活動合規和財務信息準確的重要環節，應修訂和完善財務審核流程，提高審核規范性和效率。首先，明確財務審核的責任和權限。例如，設立財務審核委員會或指定專門的審核人員負責對重要的財務決策和交易進行審核和審批，進一步明確審核人員的職責和權限，避免審核過程混亂和不當操作。其次，制定詳細的審核程序和標準。如要求審核人員核對相關文件和憑證，并進行核算和比對，確保財務信息的準確性和真實性。同時，還可以建立審計工作底稿和檢查清單，確保審核工作全面和一致。最后，利用科技手段提升審核流程的規范性。如采用財務管理軟件或審計管理系統，實現財務信息的電子化處理和自動化審核，自動生成報表和財務分析，減少人為錯誤和數據造假的風險，并提供內部控制的可追溯性和透明度，以提高審核的客觀性和公正性。

綜上所述，科技企業內部控制在快速發展的環境下面臨內部控制環境缺失、風險評估不充分和內部溝通不暢等問題，為了有效應對這些問題，本文采取一系列優化對策，如建立完善的內部控制體系、科學的風險評估系統，以及開放、透明的溝通環境等。這些對策有助于科技企業建立健全的內部控制體系，提高管理和運營的效率和可靠性，防止風險和違規行為發生。科技企業應意識到內部控制的重要性，并將其納入日常運營和管理。只有通過不斷優化和完善內部控制，科技企業才能穩步發展，創新驅動，并不斷增強市場競爭優勢。