機關事業單位人事檔案管理的信息化路徑

于 藍／文

為了適應新的社會發展趨勢，機關事業單位對檔案的管理需要投入更多的精力，尤其是在人事檔案方面。同時，機關事業單位應在信息化管理的基礎上不斷發揮互聯網等技術的優勢，將傳統和現代兩種管理方式不斷融合，加以改進，讓機關事業單位的人事檔案管理方式變得多元化和現代化，提升管理質量和效率，最終讓信息化建設服務于人事檔案管理體系，讓其發揮相應的價值。

機關事業單位要想對工作中產生的各種文書進行整理，為今后的發展提供相關的理論基礎和依據，需要結合相關的技術來進行分類存放和管理。機關事業單位的檔案具有一定的復雜性，為了使檔案得到妥善保存，相關人員需要與時俱進，這給相關人員帶來了巨大的挑戰，部分檔案甚至因為存放太久而出現破損和丟失等情況，影響了檔案的完整性。在具體工作實施的過程中，要充分應用現行的信息技術，讓機關事業單位的檔案管理工作更上一層樓，這樣才能充分體現新時期人事檔案管理工作的先進行和時代性，同時讓檔案管理工作成為單位的代表性工作，也能更真實地記錄機關事業單位工作人員的工作事跡，為機關事業單位的人才建設提供可靠的保障，對相關單位今后的發展也具備重要價值。

機關事業單位人事檔案管理的特點和必要性

機關事業單位人事檔案管理的特點

機關事業單位作為國家重要組成部分之一，相較于企業而言，具有公益性、非盈利性的特征，這也導致其人事檔案信息具有一定的復雜性，相應地，檔案管理要求也更加嚴格和規范。機關事業單位人事檔案管理涉及人事變動、工作紀要等，相關人員在管理時要做到嚴謹規范，否則將對機關事業單位的人事管理造成不利影響。隨著信息化進程的不斷加速，紙質文檔管理的模式已經不能滿足機關事業單位發展的需求，推進檔案信息化管理無疑是節約人力物力的重要方式。同時，隨著無紙化辦公時代的到來，相關工作在各個方面均會發生變化，對此，機關事業單位的檔案管理制度需要除舊納新，管理類型也要作出相應調整，這對單位未來的發展有積極作用。

機關事業單位人事檔案管理的必要性

一是讓人事檔案管理更加安全。傳統檔案管理工作大部分采用紙質管理，隨著時間的推移，檔案難免會因保存不當而出現紙張破損、信息丟失的情況。一旦信息丟失，對單位的檔案管理工作就會造成嚴重影響，進而導致正常工作受到阻礙。在這些工作中引入現代信息技術，能一改以往紙質檔案管理的繁雜、冗長，將文檔變成電子形式，結合數字化無紙辦公技術，不只儲存規模變得更大，也使檔案更不容易丟失，對于長期管理而言，這種方式的安全性更高。此外，在不同的機關事業單位中，人事檔案的機密性不同，面對需要嚴格保密的文件，信息化管理則能對文檔進行加密，實現更加穩妥的儲存，并確保嚴格保密。

二是讓管理工作更加高效。在相關的管理工作中，材料數量巨大，工作人員每天要面臨各種不同類型的文件。在傳統紙質檔案管理模式下，想要實現對某種檔案的快速查找，十分費力且耗時巨大。同時，這類單位涉及的工作內容十分復雜，其中包含大量的文獻資料，這給相關人員的工作造成了更多挑戰。為了減輕相關人員的工作壓力，可對海量文獻資料進行數據化處理，不斷壓縮文檔，為管理人員節約時間和精力。

三是減輕檔案管理人員的工作壓力。機關事業單位檔案管理人員日常需要將復雜的檔案進行分類整理和存放，這類工作通常需要消耗大量精力和時間，工作人員自身壓力也很大。通過信息化建設，工作人員在整理的過程中會更加方便迅速，也更加方便各個部門查閱，其工作壓力也會隨之降低。

信息化技術在機關事業單位人事檔案管理中的應用優勢

提高檔案信息的傳遞速度并保障其安全性

相關工作要想穩步開展，對財力、物力及人力的消耗較大，檔案在傳遞過程中也會面臨一定損耗，這對人事檔案管理工作造成了一定阻礙。將紙質文檔轉化成電子文檔進行傳輸，不光傳輸速度能得到提升，檔案被盜取的可能性也會降低，還能最大限度節約傳輸成本，防止文檔丟失。

讓管理更加高效

結合現行相關人事檔案管理工作的變化，需要結合其變化趨勢對管理工作進行調整。這種調整及維護利用本身就是一項巨大而艱難的工作，管理工作更是十分復雜，這是導致管理效率低下的原因之一。由此可見，將信息技術引入機關事業單位中十分有必要。有了信息技術的加持，能迅速解決機關事業單位的檔案管理難題，并建立起人事檔案管理的專業信息平臺，提升相關工作的時效性，不光能簡化工作，更加能讓檔案管理質量邁上新臺階，工作人員也能變得更加輕松。

提高檔案保存的穩定性

傳統紙質檔案由于長期存放，難免出現紙張缺失，甚至檔案丟失事件。要想這些檔案得到更加長久的存放，應充分利用信息技術對檔案進行備份和儲存，使文檔變得更加安全可靠，也為機關事業單位的相關工作添磚加瓦。

機關事業單位人事檔案管理信息化的影響因素專業的管理人才的影響

結合現行的管理狀態，部分機關事業單位的人事檔案管理工作仍然延用傳統紙質管理的方式，很多檔案管理人員是臨近退休的老人，他們對于信息化管理技術的接受能力有限，同時在這方面的專業人才比較匱乏，這在一定程度上對單位的人事檔案管理造成了制約。為了提升相關工作的效能，促使管理工作不斷優化，管理人員需要具備極高的專業技能，需要不斷深造學習，同時大量引進先進的技術人才，提升人事檔案管理工作效率。

本文提出了基于磁開關的近方波脈沖Marx發生器技術路線，摒棄了傳統發生器中的氣體開關與觸發系統，利用磁開關磁場的同步控制，保證各級開關同步導通。同時，基于多倍頻電壓脈沖的疊加原理，使得發生器具備輸出方波脈沖的能力。

檔案信息化數據庫完善程度的影響

隨著信息技術的普及，人們對其的接受程度也在不斷提升，并且組建了相應的信息資源庫，但是在設備方面仍需加強，這樣最終才能實現數字化管理，實現檔案資源的二次利用。同時，完善人事檔案信息庫，更能促進相關檔案的有效使用和流通。

領導層檔案管理信息化意識的影響

隨著智能化辦公模式的推廣，大部分人員均在逐漸接受這種新的工作方式，但仍然存在部分領導對于信息化的理解不夠透徹，簡單理解為只要將相關人事檔案錄入電腦就能形成信息化管理，對信息化的接受程度存在偏差，這種偏差會導致認知的局限性，在一定程度上對人事檔案管理有所阻礙。這就需要領導層在日常的工作中不斷強化自身意識，讓人事檔案管理工作受到應有的重視，逐漸融入信息化管理技術，最終讓該項工作的效益得到質的提升。

檔案管理信息化工作經費影響

人事檔案管理要想實現信息化管理，就需要建設相關系統，但由于單位領導缺乏對該項工作的重視，沒有給予足夠的資金支持，所以檔案管理設備設施比較匱乏，這也對機關事業單位的人事檔案管理工作造成了一定阻礙。只有積極關注，投入更多經費，方能促進人事檔案的信息化建設水平得到提升。

機關事業單位檔案管理信息化的辦法和建設路徑

機關事業單位檔案管理信息化的辦法

1.提升信息技術人員的綜合素質

機關事業單位的人事信息化管理是一項需要高端技術支撐的工作，這就需要引進更多先進人才，提升相關人員的專業素質，不斷加強科技人才管理。一是要對機關事業單位的相關人員進行技術培訓。二是加大技術人才引進力度，并在機關事業單位內部培養更多懂得管理和信息化技術的復合型人才，打造高質量人事檔案管理系統，提高人事檔案信息化管理程度。

2.強化檔案管理人員的基本技能

要想從根源上提升機關事業單位的人事檔案管理效率，首先要從管理層入手，提升其專業認知，進而降低其工作難度，這就要求相關人員應與時俱進，不斷推動人事檔案管理工作的發展。基于以上背景，相關機關事業單位要加強管理人員的業務技能訓練，比如促使相關人員學習計算機操作技能，使其掌握一定的計算機知識及技能，為檔案管理信息化建設提供關鍵人才。

3.加大人事檔案管理信息化資金投入

建設相關系統離不開充足的資金，需要加大資金投入力度，購買先進的設備和設施，從各個方面加以強化，為檔案信息化管理打下堅實的基礎。同時，要充分發揮相關社會資源的效用，不斷加強相關利益的聯系。

4.加大人事檔案信息化建設力度

機關事業單位要想迅速實現人事檔案信息化建設，需要羅列重點，分清主次，并對相關工作加以引導。首先，要逐漸將紙質文件轉化為電子文件，對現有文件進行升級處理，并根據文檔類型進行分類，采用專業表格來進行管理，提升文件檢索效率。其次，提升相關人員的網絡素養，讓檔案管理更加安全。最后，建立健全信息化系統，對所有信息進行統一規劃，讓信息利用變得更加高效。

5.提升機關事業單位領導的信息化意識

目前，機關事業單位領導要不斷提升信息化意識，不斷推動人事檔案管理工作向信息化領域發展，并倡導單位人員對信息化建設給予足夠支持。同時，要在全單位開展信息化建設工作，部門之間應該協同合作，及時溝通和交流，真正保證信息化建設穩步推進。必要的情況下，可在單位實施獎懲制度，不斷激勵員工積極上進，主動參與到信息化建設工作中，促使機關事業單的信息化建設水平不斷提升。

機關事業單位人事檔案管理信息化的建設路徑

1.與信息技術研發公司協作，研發機關事業單位適用的管理

軟件

目前，國家的信息化進程不斷加速，機關事業單位的人事檔案管理信息化建設將面臨更多挑戰。不同單位在信息檔案方面的差異十分明顯，因此各個單位需要選擇適合各自單位情況的檔案管理軟件。部分機關事業單位在建立人事檔案系統時，需要對單位人事檔案體系進行詳細拆解，不斷完善相關問題。可以依靠去中心化技術將紙質文檔轉變成為電子文檔，同時建立起專業的文檔機制，或者另外聘請專業的技術人員，建立一套相應的檔案識別系統；還可結合物聯網技術、數據采集技術等，實現檔案的智能化和電子化管理。

2.提高檔案信息化水平，加快搭建規模較大的檔案管理信息化系統

良好的軟件和硬件系統是機關事業單位人事檔案系統升級的重要條件，就當下的管理條件而言，軟硬件的升級是十分有必要的。相關單位要重點將資金集中在這一方面，對人事檔案管理工作給予充分支持。為了防止文檔遺失和損害，需要提高電子文檔的安全性能，同時要對已經儲存的信息進行深加工，實現對檔案的有效保管和利用。比如，在相關區域進行文檔的備份和升級、對相關資料進行加密處理，同時對需要儲存的文件進行科學審核，不斷擴充信息庫，形成規模較大的人事檔案管理信息化系統。

3.強化檔案管理信息化理念，組建專業的檔案管理信息化人才隊伍

第一，加大檔案管理部門的人力、物力和資金投入，提高人員的綜合素質。在機關事業單位的人事檔案管理工作中，應當加強對人事檔案管理人員的專業培訓，鼓勵工作人員主動學習相關知識，提高自身的人事檔案管理信息化能力，并盡快實現從傳統的人事檔案管理人員向信息化管理人才轉型，將檔案管理信息化工作提高到一個新的水平。在機關事業單位的信息化建設過程中，管理人員的信息化觀念尤為重要，是實現管理信息化的重要保證。同時，機關事業單位要制訂相應的短期、中期和中長期計劃，確保檔案管理信息系統建設具有規劃性，還要對專門的檔案工作人員進行全面的監督和指導，不斷提高機關事業單位人事檔案管理工作的有效性。