新時(shí)代地勘單位檔案管理工作信息化建設(shè)初探

段洪芳

在我國(guó)廣袤的國(guó)土空間中，各地實(shí)際分布的礦產(chǎn)資源數(shù)量龐大，種類繁多，做強(qiáng)做大地勘行業(yè)符合全民族利益，國(guó)家對(duì)地勘事業(yè)的發(fā)展建設(shè)也特別重視。地勘單位也投入了大量的人力、物力，完成了大量的地質(zhì)項(xiàng)目，形成和積累的地質(zhì)資料是地勘單位廣大地質(zhì)工作者艱苦奮斗的智慧結(jié)晶，也是國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)，特別是發(fā)展地質(zhì)礦產(chǎn)經(jīng)濟(jì)所必需的重要信息資源。能否跟進(jìn)做好檔案管理對(duì)地勘單位有著至關(guān)重要的影響，科學(xué)高效的檔案管理能夠確保重要檔案資料“應(yīng)歸盡歸”，實(shí)現(xiàn)對(duì)單位地勘事業(yè)發(fā)展進(jìn)程的有效記錄，有利于一批又一批地勘人的學(xué)習(xí)成長(zhǎng)和傳承，對(duì)后續(xù)地勘工作的開展也有重要參考指導(dǎo)意義。“互聯(lián)網(wǎng)+”的提出，推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用到檔案管理中，加快了檔案管理傳統(tǒng)模式的轉(zhuǎn)型升級(jí)，對(duì)深層次滿足地勘檔案管理發(fā)揮基礎(chǔ)支撐作用都有著重要意義。

一、地勘單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性

地勘單位是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)支撐。尤其是全面建成小康社會(huì)歷史任務(wù)完成后，經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展對(duì)礦產(chǎn)資源等的消費(fèi)需求愈發(fā)活躍，抓好地勘事業(yè)發(fā)展符合全民族根本利益。地勘單位日常管理、勘查實(shí)踐等全過(guò)程中形成的檔案資料數(shù)量多、種類復(fù)雜，傳統(tǒng)檔案管理模式下，主要是以“人”為主進(jìn)行檔案管理。伴隨地勘事業(yè)改革發(fā)展的持續(xù)推進(jìn)，地勘全過(guò)程中產(chǎn)生的檔案資料非常多，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)。現(xiàn)代地勘事業(yè)發(fā)展中形成的檔案資料，具有非常強(qiáng)的專業(yè)性、技術(shù)性特點(diǎn)，傳統(tǒng)檔案管理模式容易出現(xiàn)漏洞、盲區(qū)，不利于檔案管理精細(xì)化推進(jìn)，也增加了檔案資料查閱求證的難度。

“互聯(lián)網(wǎng)+”的提出，推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)深層次融入國(guó)計(jì)民生，對(duì)包括地勘等行業(yè)都帶來(lái)了深刻影響，傳統(tǒng)檔案管理具有明顯滯后性，整體管理成效不高，而依托互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)應(yīng)用，可探索建立更加高效的檔案管理信息化系統(tǒng)，能夠在檔案資料的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)上更加高效。地勘單位包括很多野外項(xiàng)目小組，常年出野外，導(dǎo)致以往地質(zhì)資料歸檔時(shí)間跨度大，整理難度也非常大，容易出現(xiàn)檔案資料丟失或者不完整等諸多情況，增加了后續(xù)檔案管理難度。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)的應(yīng)用，建立檔案管理信息化系統(tǒng)，能夠與關(guān)聯(lián)部門機(jī)構(gòu)做到數(shù)據(jù)信息資源共享，加快了檔案資料的收集歸檔進(jìn)程，確保地勘單位能夠克服時(shí)間空間束縛提高檔案管理整體成效。借助檔案管理信息化系統(tǒng)，可以對(duì)海量地質(zhì)資料進(jìn)行快速查找，有效滿足后續(xù)參考查證等需求，深層次彰顯了檔案管理的基礎(chǔ)性、根本性支撐作用。

地質(zhì)資料所涉及的種類較多，涉密范圍廣、涉密程度高，載體形式和內(nèi)容豐富多樣，涵蓋了重要的信息和成果，信息量大而且分類繁雜，包括紙質(zhì)文檔和不同格式的電子文檔，總體以紙質(zhì)資料居多，數(shù)字資源占比較少，有部分存儲(chǔ)在光盤中。對(duì)于地質(zhì)資料，如何實(shí)現(xiàn)常態(tài)化、長(zhǎng)久性保存非常重要，傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案資料容易受到各種客觀因素的影響，溫度濕度、環(huán)境條件等的影響突出，諸多年代特別久遠(yuǎn)的檔案資料已經(jīng)較為脆弱，頻繁地查閱原始紙質(zhì)資料，必然會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)資料不同程度地受損，使得珍貴的原始資料缺少安全保障，配套的檔案資料維護(hù)成本也隨之增加。但以互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)為基礎(chǔ)建立檔案管理信息化系統(tǒng)，完成歷史資料的電子化和數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)資料內(nèi)容的信息化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的長(zhǎng)時(shí)間保存管理，大幅提升地質(zhì)資料的數(shù)據(jù)管理和服務(wù)能力，也能夠深層次實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享共用，相關(guān)的成本開支必然大大降低。

二、當(dāng)前地勘單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

雖然在國(guó)家大力支持推動(dòng)下，基層地勘單位檔案管理信息化建設(shè)有了很大進(jìn)步，但相比愈發(fā)繁榮活躍的地勘事業(yè)而言，當(dāng)前地勘單位檔案信息化建設(shè)質(zhì)量與力度還明顯不夠，存在的問(wèn)題主要有以下幾點(diǎn)：

（一）檔案管理信息化重視程度不夠

在全面深化改革進(jìn)程中，礦產(chǎn)資源的消費(fèi)需求更加活躍，地勘事業(yè)的重要性不言而喻，但市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，地勘單位實(shí)際承受的壓力在明顯增多，如何高質(zhì)量做好地勘工作，怎樣更好地服務(wù)于礦產(chǎn)資源開發(fā)利用更受關(guān)注，地勘單位實(shí)際投入檔案管理的重視支持力度相對(duì)偏弱，容易造成檔案管理不重要的錯(cuò)覺(jué)，自然增加了檔案管理信息化建設(shè)難度。檔案管理信息化，并非朝夕之功，而是需要常態(tài)化投入支持，但不少地勘單位由于日常業(yè)務(wù)繁多，難以對(duì)檔案管理信息化開展常態(tài)化調(diào)度管理，容易導(dǎo)致各種困難問(wèn)題的持續(xù)積累，增加了后續(xù)檔案管理信息化建設(shè)的難度。檔案管理信息化建設(shè)，并非純粹檔案部門的責(zé)任，需要地勘單位及各組成部分的全力支持，才能在檔案管理信息化建設(shè)上更富有成效，但很多組成部分及人員認(rèn)知度、支持度明顯不夠。

（二）檔案管理信息化專業(yè)人才不夠

地勘單位檔案管理，不同于其他單位，有自身特殊性、專業(yè)性，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求更高，而檔案管理信息化建設(shè)必然需要更高水平的專門人才支持。但受到傳統(tǒng)思想、單位重視程度等的影響，實(shí)際配備的檔案管理人才面臨崗位不穩(wěn)定、專業(yè)不對(duì)口等情況，自然難以滿足檔案管理信息化建設(shè)需要。檔案管理信息化建設(shè)，并非簡(jiǎn)單地配備計(jì)算機(jī)等，而是需要檔案管理人員擁有信息化視野，善于從信息化角度做好檔案資料收集、整理、分類、歸檔等，但地勘單位對(duì)檔案管理人員的信息化教育培訓(xùn)還不到位，檔案管理人員對(duì)于信息化的理解認(rèn)知較為狹隘，缺少信息化與檔案管理的深層次實(shí)踐結(jié)合。

（三）檔案管理安全防范力度不到位

地勘單位檔案資料，有非常高的保密要求，很多地質(zhì)資源關(guān)乎國(guó)家安全，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)必須突出安全保密這一主線，否則容易出現(xiàn)檔案資料被竊取等情況。但部分地勘單位檔案管理信息化建設(shè)中，對(duì)安全保密意識(shí)還明顯不夠，對(duì)檔案管理的安全保密要求也不高，增加了檔案管理信息化系統(tǒng)感染各種計(jì)算機(jī)病毒等可能性。圍繞檔案管理安全保護(hù)規(guī)章制度建設(shè)還不夠完善，責(zé)任擔(dān)當(dāng)意識(shí)有待提升。

三、新時(shí)代地勘單位加快檔案管理信息化建設(shè)策略

（一）持續(xù)增強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視

地勘單位要深刻認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)的重要性，堅(jiān)持將檔案管理信息化建設(shè)列入核心工作范圍，以檔案管理信息化建設(shè)統(tǒng)籌謀劃全局工作，強(qiáng)化單位上下對(duì)檔案管理信息化的重視程度，消除麻痹大意思想。以動(dòng)態(tài)化視角把握檔案管理信息化建設(shè)，定期組織構(gòu)成部門進(jìn)行“碰頭”，詳細(xì)了解檔案管理信息化建設(shè)的問(wèn)題不足，整合資源力量推動(dòng)困難問(wèn)題的化解，確保檔案管理信息化建設(shè)能夠按部就班落到實(shí)處。地勘單位要結(jié)合自身行業(yè)特點(diǎn)，制定科學(xué)的檔案管理信息化實(shí)施方案，確保檔案管理信息化建設(shè)更為規(guī)范有序。

（二）加快培育高素質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍

檔案管理信息化建設(shè)不同于以往，結(jié)合地勘單位實(shí)際，更要持續(xù)培育過(guò)硬檔案管理信息化建設(shè)人才隊(duì)伍。首先，地勘單位要充分用好各種形式的招考招聘機(jī)制，將年輕專業(yè)人才優(yōu)先安排到檔案管理信息化建設(shè)崗位，借助年輕血液的融入，持續(xù)搞活基層檔案管理信息化建設(shè)環(huán)境，更好優(yōu)化現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，滿足信息化技術(shù)普及應(yīng)用需要。其次，結(jié)合地勘單位檔案管理信息化建設(shè)需要，制定科學(xué)的教育培訓(xùn)實(shí)施方案，將檔案管理法律法規(guī)、規(guī)章制度、注意事項(xiàng)、信息化技術(shù)等納入其中，穿插各種典型案例，確保檔案管理人員信息化建設(shè)視野更加開闊，思維認(rèn)知更為活躍。

（三）持續(xù)提升檔案管理信息化建設(shè)安全防控成效

地勘單位在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)上，必須深刻認(rèn)識(shí)安全保密的重要性，嚴(yán)格落實(shí)國(guó)家及行業(yè)有關(guān)安全保護(hù)法律法規(guī)、規(guī)章制度等，確保檔案管理信息化建設(shè)符合標(biāo)準(zhǔn)要求，實(shí)現(xiàn)對(duì)地勘數(shù)據(jù)信息、文件資料等檔案內(nèi)容的有效保護(hù)。對(duì)地質(zhì)資料的掃描、存儲(chǔ)和訪問(wèn)等，要正確處理好公開和保密之間的關(guān)系，做好檔案系統(tǒng)的VPN加密和安全訪問(wèn)，不交叉使用U盤、硬盤等移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，不隨意安裝不受信任的軟件。積極引進(jìn)過(guò)硬的技術(shù)設(shè)備和懂技術(shù)的人才，筑牢數(shù)字檔案保密安全“籬笆”。加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)從業(yè)人員的安全保密教育指導(dǎo)，重點(diǎn)講解有關(guān)典型案例，介紹常見(jiàn)安全保密危害行為，從嚴(yán)從實(shí)約束好檔案管理信息化建設(shè)關(guān)聯(lián)等人員。對(duì)地勘單位檔案管理信息化建設(shè)，要制定嚴(yán)格的安全保密機(jī)制，明確地勘單位檔案共享共用范圍，細(xì)化基本的查閱瀏覽權(quán)限等。除此之外，還需要明確檔案管理信息化建設(shè)安全保密細(xì)則，明確基本責(zé)任，強(qiáng)化問(wèn)責(zé)追責(zé)。

四、結(jié)語(yǔ)

地勘事業(yè)，關(guān)乎礦產(chǎn)資源的開發(fā)利用，國(guó)家及社會(huì)對(duì)地勘事業(yè)尤為重視，全過(guò)程產(chǎn)生的檔案資料非常多，不同類型檔案資料可服務(wù)于地勘事業(yè)的發(fā)展謀劃，對(duì)地質(zhì)勘查過(guò)程中問(wèn)題解決等可發(fā)揮有效參考指導(dǎo)作用。伴隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式較為滯后，地勘事業(yè)的發(fā)展導(dǎo)致檔案管理工作量非常大，必須加快地質(zhì)檔案管理信息化建設(shè)，發(fā)揮好信息化建設(shè)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用，才能迅速、有效地為社會(huì)提供所需信息。實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案管理數(shù)據(jù)信息的共享共用，切實(shí)加強(qiáng)地質(zhì)檔案信息資源的開發(fā)利用，勢(shì)必能夠更好地助力地勘事業(yè)在原有基礎(chǔ)上持續(xù)突破、穩(wěn)步向前。

（作者單位：天津華北地質(zhì)勘查局）