探析企業(yè)合同審核過程中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及防范策略

廖月娟

企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動，無論是出現(xiàn)合同內(nèi)容變更還是義務(wù)未履行情況，都會導(dǎo)致企業(yè)面臨巨大風(fēng)險(xiǎn)，所以企業(yè)在合同審核過程中要仔細(xì)審查合同內(nèi)容，標(biāo)明雙方的權(quán)利和責(zé)任、合同期限、付款條款、違約責(zé)任等重要條款，避免模糊不清或有歧義的表述。對于合同簽訂前后的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)要及時(shí)發(fā)現(xiàn)并做好防范。

一、企業(yè)合同審核要點(diǎn)

（一）合同主體審核

首先，在各種類型的合同中，當(dāng)事人都擁有訴訟執(zhí)行的權(quán)利，所以企業(yè)應(yīng)該對另一方的營業(yè)執(zhí)照和年檢情況進(jìn)行審查，確保對方企業(yè)處于正常經(jīng)營狀態(tài)，除此之外，還需要審查對方企業(yè)的主體、注冊是否合法，還要進(jìn)行資產(chǎn)、工商登記、不動產(chǎn)登記情況的調(diào)查。對于本次將簽訂的合同，還要注意合同標(biāo)的是否在對方企業(yè)的經(jīng)營范圍內(nèi)。其次，如果對方是自然人，則要提供本人的身份證件等相關(guān)資料，以證明其具有簽訂合同的權(quán)利；如果合同對方是分支機(jī)構(gòu)，則需要核實(shí)對方的合同主體資格；如果合同的一方是一家獨(dú)資的企業(yè)，需要審核簽訂的合同是以個(gè)人的名義還是以企業(yè)的名義。最后，與另一方的履約能力和籌資能力進(jìn)行交流，了解對方的流動資金是否充裕以及短期負(fù)債狀況，保證他們能夠在合同約定的時(shí)間內(nèi)將合同內(nèi)約定款項(xiàng)付清。

（二）合同內(nèi)容和程序是否合法

在簽訂合同時(shí)，由于合同中的條款涉及許多的法律法規(guī)，審核人員要充分知曉相關(guān)法律法規(guī)。比如，在合同履行地的約定、不動產(chǎn)和動產(chǎn)的設(shè)立、變更和轉(zhuǎn)讓等方面的約定，與國家的強(qiáng)制性規(guī)定有沒有抵觸，還要對抵押物進(jìn)行必要的清查，以免由于受償?shù)南群蟠涡蚨棺约旱膫鶛?quán)不能實(shí)現(xiàn)。若合同約定的交易方式、解決糾紛的方法等方面有強(qiáng)制性的條款，則當(dāng)事人應(yīng)嚴(yán)格遵循這些條款，才能最大限度地保證合同的履行效力。此外，盡管內(nèi)部合同的制定僅能起到制約對內(nèi)的作用，但是由于內(nèi)部程序的松散和不嚴(yán)密所引起的問題，常常會對外部造成直接的影響。同時(shí)，在審查的過程中，只有用企業(yè)的合同專用章來完成合同的簽署，才能保證合同的利益得以實(shí)現(xiàn)，否則就會造成合同的無效。

（三）交易目的是否滿足

交易目的是合同履行的重點(diǎn)，在合同變更中起到了很大的作用，在合同發(fā)生爭議時(shí)也起到了很大的作用。在訂立合同時(shí)，一定要保證合同的內(nèi)容是按照雙方的特定要求建立起來的，一旦出現(xiàn)了合同爭議，就必須對合同進(jìn)行修改，因此，在訂立合同文本之前，可以對簽約的目的進(jìn)行簡要的說明。確立了合同的目的，對于糾紛發(fā)生后的解釋、糾紛的處理原則等都有一定的指導(dǎo)作用。以合同目的為重點(diǎn)，可以防止或減少當(dāng)事人之間的交易爭議，充實(shí)相關(guān)條款。

（四）對合同價(jià)格的審核

對合同價(jià)格進(jìn)行審核的重點(diǎn)在于對合同的計(jì)價(jià)方法要有一個(gè)清晰的認(rèn)識，通常情況下，商品銷售合同都是按照商品單價(jià)來計(jì)算的，在履行過程中，如果出現(xiàn)了漲價(jià)、降價(jià)等情況，雙方仍然要按照約定的價(jià)格履行合同條款，否則將面臨違約責(zé)任。

（五）違約責(zé)任條款的審核

在簽訂合同之后，由于出現(xiàn)了各種各樣的意外狀況，很有可能導(dǎo)致合同不能履行，所以必須強(qiáng)化對違約責(zé)任條款的說明和審查。違約責(zé)任是指甲乙雙方的違約責(zé)任，只有這樣，當(dāng)由于不可抗力或其他主觀因素導(dǎo)致合同無法履行時(shí)，雙方才可以按照合同中的條款來解決爭議，并決定違約金的具體金額和計(jì)算方式。

二、企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)的類型

（一）合同簽訂前的風(fēng)險(xiǎn)

合同交易對方主體真實(shí)存在、合法，是簽訂合同的前提條件之一。合同主體不存在或出現(xiàn)錯(cuò)誤、合同主體不具備相應(yīng)的資質(zhì)要求、相應(yīng)的資質(zhì)已超過有效期限等，都會導(dǎo)致合同無效。企業(yè)對合同相對方主體審查不嚴(yán)，可能因合同相對方?jīng)]有履約能力，合同利益得不到根本性保障。企業(yè)依法存續(xù)并不代表具備實(shí)際履行合同的能力，企業(yè)的財(cái)產(chǎn)狀況、資質(zhì)條件、以往的業(yè)績及目前的經(jīng)營現(xiàn)狀等，都對合同的實(shí)際履行風(fēng)險(xiǎn)分析產(chǎn)生重要影響。

（二）合同簽訂過程中的風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)存在合同簽訂過程中對質(zhì)量、價(jià)格、違約責(zé)任等重要事項(xiàng)約定不明的法律風(fēng)險(xiǎn)。合同的內(nèi)容，就是合同當(dāng)事人的權(quán)利與義務(wù)，具體體現(xiàn)為合同的各項(xiàng)條款。如合同及相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議對質(zhì)量、價(jià)格、違約責(zé)任等合同必備條款約定不明，就可能會在合同履行過程中引發(fā)爭議，造成舉證困難，給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失。另外，在簽約前的協(xié)商階段，有必要將重要的信息以書面形式記錄下來。還有，合同中沒有簽訂時(shí)間或沒有雙方簽字蓋章時(shí)間，對于確定合同的成立時(shí)間成為障礙，合同成立時(shí)間不確定，也會引發(fā)合同生效、合同履行等一系列問題，影響交易的安全。

（三）合同履行中的風(fēng)險(xiǎn)

合同履行中的風(fēng)險(xiǎn)具有特殊性，且較為具體，主要包括由于企業(yè)自身、國家政策、外部環(huán)境的變化等原因，導(dǎo)致合同內(nèi)容難以順利執(zhí)行被對方起訴，或者對方不能履行合同內(nèi)容，需要按法律流程起訴。部分企業(yè)存在合同履行過程中，對合同標(biāo)的物質(zhì)量異議未及時(shí)書面提出的法律風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)相關(guān)法律的規(guī)定，在收到標(biāo)的物時(shí)，企業(yè)需要在約定的檢驗(yàn)期間內(nèi)進(jìn)行檢驗(yàn)，對合同內(nèi)訂立的數(shù)量、質(zhì)量等不符合約定的情況告知對方企業(yè)；若合同簽訂雙方?jīng)]有約定檢驗(yàn)期限，則應(yīng)在收到標(biāo)的物時(shí)及時(shí)檢驗(yàn)；企業(yè)若未及時(shí)通知對方，即使存在數(shù)量、質(zhì)量不符等問題，均視為符合約定。超過質(zhì)量異議期將導(dǎo)致企業(yè)喪失向出賣人主張瑕疵擔(dān)保的實(shí)體權(quán)利，造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失。企業(yè)存在合同相對方違約時(shí)未及時(shí)固定、保留違約證據(jù)的法律風(fēng)險(xiǎn)。合同相對方出現(xiàn)違約行為時(shí)，沒有及時(shí)有效地固定、保留違約證據(jù)，合同相對方又不認(rèn)可時(shí)，企業(yè)難以向合同相對方主張賠償責(zé)任或其他違約責(zé)任，企業(yè)可能因此遭受經(jīng)濟(jì)損失。企業(yè)沒有形成系統(tǒng)規(guī)范的合同范本且對既有的合同范本未定期進(jìn)行修改、完善。企業(yè)大量的業(yè)務(wù)合同使用合同相對方提供的版本，或由企業(yè)非專業(yè)人員起草，存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，如合同相對方制定對企業(yè)不利的條款、遺漏重要必備條款等。

三、加強(qiáng)合同審核風(fēng)險(xiǎn)的防范策略

（一）建立完善的合同審核制度

首先，應(yīng)建立健全的合同簽訂授權(quán)機(jī)制。企業(yè)的法人代表是合同的唯一主體，他不能親自去簽署各種大大小小的合同，他需要將自己的權(quán)力交給別人，通常都是由各個(gè)職能部門的負(fù)責(zé)人來完成。因此，要明確企業(yè)內(nèi)不同職能層級的簽約權(quán)限范圍，包括總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等，確保清晰的授權(quán)層級體系。制定明確的授權(quán)規(guī)定文件，包括授權(quán)程序、權(quán)限范圍、簽署方式、權(quán)限變更程序等，以規(guī)范企業(yè)內(nèi)簽約授權(quán)相關(guān)事項(xiàng)。審慎設(shè)置各級別的簽約權(quán)限，考慮員工崗位、工作內(nèi)容、管理層級等因素，避免權(quán)限交叉和不恰當(dāng)?shù)氖跈?quán)。明確定義不同層級簽約授權(quán)的審批程序和流程，確保授權(quán)程序透明、合規(guī)。

其次，要制定一套合同審核制度和一套審核程序，對其中的審核要點(diǎn)和具體內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的說明，并要求合同審核過程與單位質(zhì)量管理文件相一致，這能讓相關(guān)人員在對合同進(jìn)行審查時(shí)有參考依據(jù)，并能從中了解如何進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范。在企業(yè)內(nèi)部控制體系中，合同審核是企業(yè)內(nèi)部控制體系不可或缺的一環(huán)，是企業(yè)內(nèi)部控制體系、契約管理走向規(guī)范化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

最后，制定企業(yè)內(nèi)的合同范本庫，制定合同范本。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營特點(diǎn)，對標(biāo)準(zhǔn)文本進(jìn)行增刪。另外，對于企業(yè)常用的日常性業(yè)務(wù)類型，還要準(zhǔn)備一份示范文本，在每一次簽約的時(shí)候，都可以直接使用，這樣可以節(jié)約很多的工作時(shí)間，提高工作效率。

（二）嚴(yán)格遵守合同簽訂流程

企業(yè)在簽約過程中要嚴(yán)格遵循程序，層層遞進(jìn)。在對合同進(jìn)行管理的過程中，各個(gè)部門要將機(jī)構(gòu)、制度、人員三個(gè)方面都考慮進(jìn)去，其中對合同進(jìn)行管理和統(tǒng)計(jì)的部門，還負(fù)責(zé)對合同的實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)控，有權(quán)執(zhí)行行政管理合同；財(cái)務(wù)部門的主要職責(zé)是對承包資金進(jìn)行監(jiān)督。在簽約前，三方應(yīng)當(dāng)首先對合同雙方的誠信、履約能力進(jìn)行考察和理解，并且要符合有關(guān)的法律規(guī)定，若合同的數(shù)額比較大，則要讓負(fù)責(zé)合同的工作人員和財(cái)務(wù)部門一起參加，業(yè)務(wù)部門的人員需將簽訂合同時(shí)的具體時(shí)間、對方單位、項(xiàng)目名稱以及合同執(zhí)行期等，詳細(xì)填入合同登記表。同時(shí)，將注冊表連同合同草案一并遞交給各運(yùn)營單位，審核意見簽字后，再送交財(cái)務(wù)部門審核。

（三）加強(qiáng)合同后續(xù)監(jiān)督與管理

首先，企業(yè)可以利用合同審計(jì)的動態(tài)追蹤管理信息系統(tǒng)，將審計(jì)權(quán)限、審計(jì)等級以及賬號角色分配給各個(gè)層級的員工，實(shí)現(xiàn)不受時(shí)間和地點(diǎn)約束的在線審計(jì)，從而提升合同審核的效率。該信息系統(tǒng)還可以程序化地設(shè)計(jì)合同管理的流程，在合同審核的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)上，會出現(xiàn)一個(gè)警告的窗口，并根據(jù)合同的審批權(quán)限，將其傳輸?shù)较嚓P(guān)的職能部門或個(gè)人。

其次，管理員將合同登記表裝訂成冊，按照不同的類別對合同進(jìn)行歸類和統(tǒng)計(jì)，并定期對合同文本的份數(shù)、附件、處理記錄、履行情況記錄、糾紛處理記錄等內(nèi)容進(jìn)行歸類和匯總，并建立檔案。在正式簽約后，應(yīng)按企業(yè)的要求，一式兩份，或一份副本，其中一份要呈交綜合管理檔案部門。

最后，還可以將這份合同提交到財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)部門對其進(jìn)行跟蹤，確認(rèn)其是否符合合同規(guī)定的支付條件。在履行合同的過程中，主管部門要對相關(guān)的支付憑證、變更內(nèi)容、補(bǔ)充附件等信息進(jìn)行搜集，對于關(guān)系到合同的重要問題，應(yīng)當(dāng)就合同的各個(gè)問題分別按照內(nèi)部程序做出決定，并制定妥善的對策。

四、結(jié) 語

綜上所述，合同審核能幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)采取措施降低風(fēng)險(xiǎn)，避免經(jīng)濟(jì)損失和法律責(zé)任，也有利于企業(yè)建立積極的形象，表明企業(yè)嚴(yán)謹(jǐn)、負(fù)責(zé)、遵紀(jì)守法的態(tài)度，增強(qiáng)與合作伙伴的信任。因此，企業(yè)可通過建立完善的合同審核制度、嚴(yán)格遵守合同簽訂流程、加強(qiáng)合同后續(xù)監(jiān)督與管理方式，做好合同審核工作，降低風(fēng)險(xiǎn)。