計量標準檔案信息化管理模式的探索與應用

趙晶

摘 要：信息時代，計量標準檔案信息化管理是保證產品質量、促進科技創新、推動國民經濟發展的重要環節。文章對計量標準檔案信息化管理模式的探索與應用展開了研究，提出計量標準檔案信息化管理模式的理論基礎，并對計量標準檔案信息化管理模式的作用展開分析，闡述了計量標準檔案信息化管理模式的實踐原則及其應用策略，以期為相關人員提供參考。

關鍵詞：計量標準；檔案信息化；管理模式

中圖分類號：G270；TB9文獻標識碼：A

計量標準檔案信息化管理模式的探索與應用，是一項長期而又不斷發展、完善的過程。在信息時代，積極推進計量標準檔案管理工作，對提高管理效率、優化資源配置、保證數據安全性、提高服務質量起著至關重要的作用。

一、計量標準檔案信息化管理模式的理論基礎

計量標準檔案管理是對計量基準活動中產生、采集、處理以及使用等過程中所發生的各種文件實行全面管理的一種方法。檔案管理的理論依據主要有檔案管理、計量學和標準化等。計量學為測量、檢查和校準提供了理論依據；標準化理論為標準的開發與應用提供了理論依據；信息化管理就是利用信息技術來支持和優化組織的業務過程、資源分配和決策過程。信息化管理理論是信息系統理論、組織行為理論和信息資源管理理論的重要組成部分。其中，MIS理論為信息系統的開發、運行與維護提供了理論依據；組織行為理論為組織的合作交流與決策提供了理論依據；信息資源管理理論為信息資源的獲取集成和利用提供了理論依據。計量標準檔案信息化管理就是以信息化為基礎，把計量基準檔案管理和信息化管理有機結合起來的一種管理模式。其理論依據主要有檔案信息化、電子檔案管理和數字化轉型等。檔案信息化理論為檔案信息化的實施提供了理論依據，電子文件管理理論為電子文件的獲取、保存、檢索與保護提供了理論依據，數字化轉型理論為企業數字化轉型提供了理論依據。

二、計量標準檔案信息化管理模式的作用

1.促進計量標準檔案信息化管理規范化開展

計量標準檔案信息化管理模式的功能在于推動其標準化開展，利用信息化對計量標準檔案開展電子或數字化的管理，能夠提高檔案管理的效率。數字檔案能夠實現對檔案的快速存取、儲存、檢索與傳遞，極大地降低了傳統紙質檔案的實體操作與人力成本，提高了管理效率。通過建立標準化的檔案管理程序與標準規范，保證了計量標準檔案管理工作的規范化，可以使檔案管理行為規范化，減少人為因素造成的失誤操作，提高檔案管理的規范性、可控性。通過合理的權限設置、數據加密、備份等手段，保證了計量標準檔案的安全與完整。對檔案資料的加密、備份，可以有效防止檔案資料遺失或被非法篡改，保證檔案資料的安全。

同時，實現了對檔案訪問、修改等權限的管理，保證了檔案數據的完整、可靠。建立計量標準檔案信息化管理模式，還能夠實現計量標準檔案信息的共享與交流。通過建立統一的檔案管理平臺或系統，使各部門、各單位可以實現檔案信息的共享與交換，避免出現“信息孤島”“重復建檔”等現象，有利于提高各方對檔案信息資源的利用效率，促進合作與共同發展。信息化管理模式能更及時、準確地掌握檔案信息，實現了對檔案信息的實時監控與分析，并將其轉化為決策依據。該研究有助于提高管理決策的科學性與準確性，促進計量標準工作的進一步發展與優化。

總而言之，計量標準檔案信息化管理模式的功能主要體現在推動計量標準檔案信息化管理的標準，提高管理效率，增強規范性，保證檔案信息安全完整，支持共享和交流，提高決策支撐能力。

2.提高計量標準檔案信息化管理的科學性

計量標準檔案信息化管理模式的重要功能就是提高其科學管理水平。采用信息化管理方式，可以對計量標準檔案資料展開電子化或數字化的記錄、存儲與處理，避免人為操作可能出現的誤差，提高檔案資料的準確度，避免因資料錯誤而造成不必要的麻煩與損失。通過數據備份、數據加密等手段，實現了計量標準檔案數據的安全與完整，防止資料遺失或被非法篡改，并保證資料的可靠性。信息化管理模式為檔案管理提供了實時、準確的檔案信息，為決策提供了科學的依據。通過對檔案信息的分析與評價，在客觀數據的基礎上作出科學的決策，提高管理的科學性與有效性，實現了計量標準檔案管理的標準化、自動化和可追溯性。通過優化流程，消除冗余環節，提高工作效率與質量，降低人為干擾，使管理更加科學。信息化管理模式有利于知識的積累與共享，建立檔案管理系統或平臺，方便各部門及工作人員共享與傳遞經驗與知識，提升隊伍整體素質，促進計量標準檔案管理工作科學化開展。

綜上所述，計量標準檔案信息化管理模式的一個重要功能就是提高其科學管理水平，不僅能提高檔案數據的準確性和可靠性，為決策提供支持，優化工作流程，促進知識管理，還能使檔案工作向科學化、規范化、高效化方向發展。

3.增強計量標準檔案信息化管理的有效性

計量標準檔案信息化管理模式的重要功能就是提高檔案管理的效率。采用信息化管理模式，實現了計量標準檔案的集中存儲與管理，實現了各部門、各單位間資源的集成與共享。建立統一的檔案管理平臺或系統，能有效解決“信息孤島”“重復建檔”等問題，提高資源利用率和管理效率。

采用信息化管理模式，實現了計量標準檔案的存取與檢索，方便快捷，效率高。檔案信息化管理模式可以利用關鍵字檢索、分類檢索等功能，迅速找到需要的檔案，省時省力，幫助管理者更有效地獲取和使用檔案信息，提高管理效率。

此外，還應建立計量標準檔案管理系統，實現計量標準檔案管理規范化、程序化。通過標準化工作程序的制定與應用，明確各崗位的職責、標準化操作與協作，避免在工作中出現混亂與重復，提高工作效率與質量。采用信息化管理模式，還可以實現對計量標準檔案狀態及變化情況的實時監測與分析。

通過數據指標、報表和曲線圖等功能，管理者能夠及時了解檔案管理的狀況，發現并解決問題，提高管理反應速度和決策效果。信息化管理模式為計量標準檔案的信息化管理提供了數據支撐與基礎，實現了績效考核與持續改善。通過對檔案管理指標的監控與分析，能夠評估管理成效，針對存在的問題加以改進與優化，持續提高管理的效能與水平。

綜上所述，計量標準檔案信息化管理模式的重要功能就是提高計量標準檔案的信息化管理效能，在資源的集成與共享、數據的便捷獲取與檢索、工作流程的系統化、實時監測與分析以及績效評價與持續改進等方面發揮著重要的作用。

三、計量標準檔案信息化管理模式的實踐原則

1.統一性原則

建立統一的檔案管理平臺或系統，以保證檔案信息的完整性、一致性。通過統一的標準與規范，使檔案數據的格式、命名和存儲方式得到統一，實現不同部門、單位間檔案管理工作的相互配合與銜接。

2.標準化原則

建立并運用標準化的檔案管理程序與標準，保證計量標準檔案的標準化、可控化。明確各崗位職責，標準化操作與協作，避免重復勞動，提高工作效率與質量。

3.安全原則

為了保證計量標準檔案信息的安全、完整，可以采取合理的數據保密措施。包括權限管理、數據加密、備份和恢復等措施，保證檔案信息的安全性。

4.效率原則

通過優化工作流程，運用信息化手段，提高計量標準檔案的信息化管理效率。通過對檔案數字化的記錄、存儲和處理，可以實現對數據的快速存取、檢索和傳輸，降低了工作量，提高了管理效率。

5.可持續發展原則

保證計量標準檔案信息化管理模式的可持續性。包括持續維護與更新系統，使之能適應新技術與新環境的變化，確保系統穩定、可靠。在此基礎上，構建知識管理機制，積累并傳承相應的經驗與技術，為企業管理持續改善提供支撐。

6.使用者參與原則

重視使用者的參與和回饋，將使用者的需求與意見納入設計與執行。通過使用者的培訓與交流，提高使用者了解與運用檔案管理系統的能力，提升其滿意度與效能。

四、計量標準檔案信息化管理模式的實踐應用策略

1.建立健全計量標準檔案信息化管理制度

要完善計量標準檔案信息化管理體系，各單位要成立專門的檔案管理組織機構或隊伍，負責組織實施。這個組織或小組要有相應的技術與管理能力，協調各種資源，以促進檔案管理工作順利開展。在此基礎上，結合實際，制定統一的檔案管理流程及操作規范。在建立、錄入、存儲、檢索、維護以及銷毀等各環節中，要規范管理人員的操作行為，保證信息化管理工作的標準化、可控化。為了滿足計量標準檔案信息化管理的需要，必須建立一個信息化的管理系統。該系統應該具有數據的存儲、檢索、共享和安全保障等功能，能夠實現各種業務過程的自動化與協同工作。

同時，為了保證系統或平臺的穩定可靠，需要定期維護與升級。此外，還應加強計量標準檔案管理人員的培訓與教育工作，增強他們的信息管理技術與意識。培訓內容應涵蓋系統運行、數據管理、信息安全與隱私保護等方面的知識與技能，以幫助管理者更好地掌握信息技術與手段，提高管理水平與效果。還應建立計量標準檔案信息化管理的監督與評估機制，定期開展計量標準檔案信息化管理工作。在監控與評估過程中，找出存在的問題與不足，并及時加以修正與改善，以保證信息化管理體系的有效實施與持續改善。這些實踐應用策略，有利于完善計量標準檔案信息化管理體系，實現科學、規范、高效的管理目標。同時，應根據企業的實際情況，靈活調整與改進戰略，使之適應企業經營管理的需要與技術的發展。

2.加強計量標準檔案信息化人才建設

首先，要加強計量標準檔案信息化人才的培養，必須對其開展專門的培訓與教育，加強其專業知識與技能的培養。其中，包括檔案管理理論、信息技術應用、資料分析與發掘等課程。在培訓過程中，員工應熟練掌握相關的工具與方法，從而提高自己的信息化管理水平。計量標準檔案管理人員不僅要具備專業技能，還要具備良好的溝通技巧、團隊合作精神以及解決問題的能力、創造性思維等。通過綜合素質的培養，才能使員工更好地適應信息化管理的工作環境與要求。

其次，建立計量標準檔案信息化管理的激勵機制。通過薪酬激勵、晉升機會以及榮譽認可等手段，充分調動員工的工作積極性與創造性，提高檔案管理人員的實際操作能力。可以安排員工參加實際的信息管理項目，解決實際問題，從中獲得經驗教訓。

最后，應加強計量標準檔案管理人員的交流與協作，促進信息交流與共享。可以定期舉辦研討會、培訓班或論壇等，為其提供一個交流經驗、研討問題的平臺，以集體的智慧不斷提高管理水平。同時，還應加強與有關高校、科研院所以及行業協會等單位的合作，共同開展計量標準檔案信息化管理人才培養計劃。

通過上述措施，有利于加強計量標準檔案信息化人才隊伍的建設，促進計量標準檔案工作人員的專業素質與實踐能力的提高。

3.完善計量標準檔案信息化管理平臺

第一，為了進一步完善計量標準檔案信息化管理平臺，必須對其展開全面的規劃與設計，明確其功能要求，如數據結構、接口設計等。根據計量標準檔案管理工作的實際需要，合理規劃各模塊、部件，保證各模塊之間無縫連接。第二，建立統一的數據標準與規范，實現不同部門、單位間檔案數據的互通與共享。通過數據標準化與集成，提高數據質量與一致性，減少重復輸入，提高管理效率與數據分析精度。第三，加強安全防范，保證檔案資料的安全可靠性。使用合適的加密技術來阻止非法訪問與被篡改。在此基礎上，建立權限管理機制，實現對不同用戶的權限劃分與控制，保證檔案信息只有被授權的人可以訪問和處理。第四，注重用戶體驗，為用戶提供友好的界面及操作過程。簡化操作流程，提供可視化的瀏覽與檢索功能，方便了用戶對檔案信息的輸入、查詢與管理。同時，為用戶提供必要的培訓與技術支持，使用戶能夠更好地掌握與使用管理平臺。第五，建立定期備份與恢復機制，保證檔案資料的安全可靠。有規律地備份數據，把備份數據存放在不同的地方和系統里，從而避免了數據的丟失和損毀。同時，還應建立數據快速恢復機制，保證發生突發事件后，系統能快速恢復正常運行。根據實際需要及技術的發展，不斷優化、更新管理平臺，及時修復與更新系統漏洞及缺陷，引進新技術與新功能，提高管理平臺的適應能力，以適應變化中的管理需要。

計量標準檔案信息化管理平臺的建立，有利于提高管理效率和服務質量，促進計量標準檔案管理科學化、規范化開展。同時，要密切注意用戶的反饋與需求，持續優化與完善管理平臺，使用戶體驗更加良好，工作效果更佳。

五、結論

在今后的發展過程中，要不斷對計量標準檔案的信息化管理模式展開深入的研究與探索，利用先進技術手段與管理理念，不斷提高計量標準檔案管理水平。只有不斷創新與完善，才能使計量標準檔案更具效率、方便、智能化，更好地服務于社會經濟的發展與科技創新。

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作者單位：淄博市計量技術研究院