企業(yè)預付賬款的風險及防范探析

摘要：隨著我國社會經濟的不斷發(fā)展，市場競爭愈加激烈。在這種激烈的市場競爭中，企業(yè)為了獲取關鍵原材料等原因而預付賬款，如果對預付賬款未能妥善管理，有可能造成財產的流失。本文通過剖析企業(yè)預付賬款存在的風險以及風險形成的原因，進而提出降低預付賬款風險的具體措施。為防控因預付賬款帶來的財務風險，企業(yè)應按《內部控制具體規(guī)范》中關于采購與付款的相關規(guī)定建立預付賬款的授權審批制度，加強預付賬款的管理，特別是對大額預付賬款的監(jiān)控，定期追蹤核查，對預付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風險等綜合判斷，對有疑問的預付賬款及時采取措施，將預付賬款資金風險和可能造成的損失控制在企業(yè)可以承受的范圍內。

關鍵詞：預付賬款；內部控制；采購；管理

DOI：10.12433/zgkjtz.20240314

一、企業(yè)預付賬款形成的原因及風險

（一）預付賬款形成的原因

預付賬款是購貨方按照采購合同約定，預先以貨幣資金或貨幣等價物等形式支付給提供貨物或勞務一方的款項，從而產生購貨方的一筆短期債權，是購貨方的流動資產。同時，供貨方產生了一筆債務，形成預收賬款，要求供貨方按照合同約定以某種商品、提供勞務或服務抵償。預付賬款會造成購貨方資金的提前支出，一旦供貨方延期交貨或無法按照合同履約，又無法及時退還給購貨方款項，將造成購貨方的資金被供貨方占用，進而導致購貨方資金周轉困難、資金成本增加甚至出現呆壞賬，最終影響購貨方的正常經營和資金安全。

企業(yè)采用預付款的方式主要有三個方面的原因：一是預防重要原材料價格大幅上升，預先支付貨款可以采取對企業(yè)有利的價格購入原材料；二是企業(yè)所需的某種原材料供不應求，企業(yè)需要預付貨款獲取原材料；三是由于生產、建設時間較長，供貨方需要先墊付材料等款項，為降低經營風險和違約風險，供貨方一般要求購貨方先預付部分或全部貨款。

（二）預付賬款的風險

1.預付賬款一旦逾期，將加劇產生壞賬的風險

企業(yè)預付賬款的風險：一是與供貨單位發(fā)生糾紛，長期掛賬；二是業(yè)務人員沒有及時催要發(fā)票；三是供貨單位失聯或倒閉等。隨著時間的推移，解決問題的難度越來越大，加上業(yè)務人員的變動，這些預付賬款產生壞賬的可能性勢必越大，從而給企業(yè)帶來經濟損失。

2.預付賬款形成壞賬，增加了企業(yè)的資金成本和機會成本

企業(yè)預付款項為了獲得所需原材料或某種服務而提前支付的款型。企業(yè)預付賬款形成壞賬，即可能無法按照合同約定獲取所需原材料或某種服務，供貨商不退還相關款項，將直接面臨經濟損失。在嚴重的情況下，影響企業(yè)正常經營，增加了資金成本和機會成本。

另外，企業(yè)預付賬款發(fā)生壞賬，不僅影響正常生產經營，還需耗費一定的人力和財力追討，進一步增加成本。

3.預付賬款的核算風險

企業(yè)應加強預付賬款科目的核算與管理。如果財務管理工作不規(guī)范，未能做好預付賬款科目的核算與管理工作，則可能存在預付賬款與其他往來款項科目混用、金額記錄有誤等會計基礎核算問題，無法準確、真實反映預付賬款情況，繼而也無法開展有效的對賬、追償等工作，最終導致資產流失。

二、預付賬款風險形成的原因

（一）風險意識薄弱

企業(yè)預付賬款風險意識淡薄、財務風險意識缺乏的現象普遍存在，未真正開展預付賬款風險評估。相比應收賬款，企業(yè)對預付賬款往往不重視，甚至忽略。預付賬款長期掛賬，一方面造成會計信息失真，另一方面，為資金安全管控帶來隱患，容易形成財務管理上的漏洞。

在部分企業(yè)預付賬款清理中，相關人員預付賬款風險意識淡薄，如業(yè)務人員由于崗位調動，未認真落實預付賬款銷賬和工作移交，后續(xù)人員不清楚業(yè)務情況，清理難度加大。

企業(yè)應加強業(yè)務人員風險意識教育，從思想上端正工作態(tài)度，正確認識預付賬款管理工作的重要性和必要性，積極主動參與到管理工作中。

（二）供貨商風險評價體系不健全

目前，社會信用體系仍不健全，部分供貨商缺乏信用，具體表現之一：企業(yè)支付貨款后，供貨商不開具發(fā)票。部分企業(yè)預付賬款清理時發(fā)現，預付材料款金額雖不大，但筆數多，每筆金額較小，大部分屬于小額物資采購，廠家不開發(fā)票，造成預付賬款長期掛賬。

供貨商缺乏信用的另一個表現：商品存在質量問題。發(fā)現某些預付賬款是因為設備質量問題，設備不能驗收合格，企業(yè)未履行合同余款的支付，供貨商既不更換設備，也不開具發(fā)票，導致預付賬款未能核銷。

（三）預付賬款內部控制制度不健全

企業(yè)采購商品預付貨款后，業(yè)務人員未能及時跟進供貨商，獲取發(fā)票，導致預付賬款長期掛賬，表明企業(yè)采購業(yè)務內部控制制度不健全。

預付賬款內部控制應從以下三個方面加強：一是職責分工是否明確；二是合同簽訂、采購行為是否按照相關規(guī)章制度審批，支付貨款是否按照合同約定執(zhí)行；三是預付賬款的跟蹤管理制度是否完善；四是處理壞賬損失的相關制度是否健全。

三、加強預付賬款管理的措施

通過以上對預付賬款的分析，企業(yè)應提高重視、健全管理制度，從采購環(huán)節(jié)、合同簽訂以及審批環(huán)節(jié)等方面加強預付賬款管理。

（一）提高重視、健全管理制度

1.企業(yè)應從風險意識著手

從企業(yè)管理者到基層員工，都要提高對預付賬款的重視程度，強化風險防范意識。培訓管理人員的業(yè)務知識與風險防范知識，講授先進的預付賬款管理方法和控制風險辦法，進而為管理工作的開展打下良好的基礎。

2.以市場為導向，修訂和完善相關制度辦法

制度的建立是預付賬款管理工作開展的基礎。預付賬款是企業(yè)發(fā)生采購業(yè)務的一種正常經濟現象，涉及金額有大有小，企業(yè)應合理預測預付賬款額度。由于采購業(yè)務受市場環(huán)境、政策等因素影響，企業(yè)應根據市場變化，及時調整完善相關制度辦法，包括信用政策、激勵機制等，及時解決問題。

3.優(yōu)化采購管理，完善采購申請制度明確相關部門或人員的職責權限，嚴格采購申請制度。對大額采購應實行集體決策，進行公開招標。

鑒于預付賬款通常發(fā)生在采購環(huán)節(jié)，因此優(yōu)化采購管理，將為預付賬款的管理打下堅實基礎。

加強企業(yè)采購管理主要體現在以下三個方面：

一是完善采購方案，有助于明確采購計劃，促使采購的合理性、科學性。企業(yè)應當制定采購指引清單。采購方式按照實際情況分為常規(guī)采購和非常規(guī)采購。采購審批手續(xù)通過制度、流程固化，確保采購程序合規(guī)合法。另外，企業(yè)完善采購定價機制，物資采購部門應密切關注大宗物資市場價格變化情況，確定主要物資采購價格的控制范圍，促使企業(yè)在市場采購中變被動為主動，為采購工作提供制度保障，確保采購價格在預期范圍內，保障企業(yè)利益。

二是完善供貨商分類標準，企業(yè)在選擇供貨商過程中，應遵循公平、公正的原則，根據實際情況選擇合適的供貨商。供貨商分為五類：第一類試用供貨商，企業(yè)與其業(yè)務剛開始或者還不能確定是否將其納入合格供貨商的階段，此類供貨商需具備相關資質，提供貨物的價格、質量等均能滿足企業(yè)需求；第二類是合格供貨商，合格供貨商是企業(yè)與其合作一段時間后，其提供貨物的價格、質量、速度以及售后服務等均能符合企業(yè)需求；第三類是戰(zhàn)略合作伙伴，此類供貨商不僅是合格供貨商，而且雙方長期合作達成共識，實現共贏；第四類為不合格供貨商，此類供貨商與企業(yè)合作，提供物資的價格、質量、速度以及售后服務等不能滿足企業(yè)需求；第五類為黑名單供貨商，此類供貨商與企業(yè)合作中，存在弄虛作假、違法違規(guī)等行為，導致嚴重損失，應不得與此類供貨商合作。通過對供貨商分類，有利于降低采購風險，企業(yè)將貨款支付方式與供貨商分類結合，有利于控制資金風險。

三是強化采購合同的履行，采購合同的訂立應嚴格按照企業(yè)合同管理辦法，對合同標的、貨款支付方式、發(fā)票開具、驗收標準等情況通過合同條款固化，通過合同運用法律手段維護企業(yè)利益。合同簽訂后，企業(yè)與供貨商之間的采購行為應嚴格按照合同條款執(zhí)行，避免不必要的糾紛。企業(yè)應按照合同約定做好貨物驗收、貨款支付、獲取發(fā)票等工作，對于異常情況，及時報告，提出解決辦法。采購人員應密切關注合同執(zhí)行情況。企業(yè)將上述優(yōu)化采購管理的情況通過制度固化，并借助信息化手段確保落地，為預付賬款的管理打下堅實的基礎。

（二）成立專門信用管理組織，評估預付賬款風險，加強貨物驗收控制

企業(yè)應建立合格的供貨商名錄，特別是對關鍵原材料實行庫存預警機制。在采購之前評估小組深入了解和評估供貨商的信用狀況，評估小組由企業(yè)管理者、法律顧問、財務人員、技術人員等組成。由于評估信用風險是一項專業(yè)性、技術性和綜合性較強的工作，企業(yè)應組織專項工作組把關。通過對供貨商風險評估，建立供貨商信用檔案，可以有效控制預付賬款風險。

企業(yè)應當按照合同、技術標準等文件，由獨立的驗收部門或專人對采購貨物或勞務的數量、質量等進行驗收，并出具驗收證明。業(yè)務人員應及時向有關部門報告在驗收過程中發(fā)現的異常情況；同時有關部門應查明原因，及時處理。

（三）加強預付賬款的跟蹤和責任考核

企業(yè)預付貨款后，業(yè)務人員應當落實責任并全程跟蹤，及時了解貨物或勞務進度是否按照合同約定執(zhí)行，制定工作計劃，防止可能發(fā)生的意外和損失。業(yè)務人員的責任應落實到采購崗位的關鍵控制點上。相關人員要按購貨合同約定的時間組織交貨，驗收入庫，并在規(guī)定日期內準備發(fā)票、驗收證明等附件及時報銷。企業(yè)一旦發(fā)現異常，應當及時采取措施，必要時通過訴訟等法律手段維權。在完善相關人員跟蹤制度的同時，健全績效考核及獎懲掛鉤的制度。

（四）加強預付賬款會計核算控制，提高財務管理信息化水平

財務部門要定期或不定期分析預付賬款，特別要分析金額大、時間長的預付賬款，分析形成的原因，以及沒有銷賬的原因，及時發(fā)現其中可能存在的異常。必要時，可采取預付賬款專項清理工作。通過預付賬款清理工作，長期掛賬的預付賬款可以得到有效的解決。

加強財務管理信息化水平，能夠讓管理者、財務部門以及業(yè)務部門之間的信息交流與溝通及時有效開展。提升財務管理信息化水平，有利于提高預付賬款管理的質量和效率。

財務系統可以進一步完善信息溝通渠道，建立信息溝通平臺，如增加往來款期限提示系統，當出現超期未收或未付的款項時，系統能夠自動提醒財務人員和業(yè)務人員，并形成超期的客戶信息，使收付款工作盡快開展。與此同時，利用財務系統的往來款項賬齡分析功能，讓財務人員實時掌握往來款項掛賬時間，對達到一定期限的掛賬款重點關注以便采取措施。

（五）提高財務人員業(yè)務處理水平

財務人員應不斷提高學習能力，為財務人員提供培訓、學習、業(yè)務交流的機會，加強其業(yè)務處理水平，根據相關政策制度，并結合實際情況，在工作中正確運用會計核算，提供及時真實的會計信息。

（六）加強審計監(jiān)督

加強審計監(jiān)督，形成預付賬款管理的閉環(huán)。例如，在預付賬款管理時，采購人員、審批人員等未按制度要求操作；再如個別業(yè)務人員因工作失誤未能提供相關信息，致使管理層作出錯誤決策，該項業(yè)務形成的預付賬款在實際發(fā)生時可能形成呆壞賬，給企業(yè)造成經濟損失。這就需要審計人員對企業(yè)的采購過程檢查和監(jiān)督，確保相關人員采購行為、相應審批流程按照制度規(guī)定執(zhí)行，審計包括內部審計和外部審計。

四、結語

綜上所述，企業(yè)應高度重視預付賬款管理，通過建立健全預付賬款長效管理機制，將預付賬款管理常態(tài)化，做到閉環(huán)管理，有效控制預付賬款風險，將損失降到最低。

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作者簡介：邢娟（1987），女，湖北省黃石市人，碩士，中級會計師，研究方向為財務管理。