孫琪

互聯網和數字通信技術的飛速發展為線上辦公的興起鋪平了道路。2023年中國互聯網絡信息中心（CNNIC）發布的第51次《中國互聯網絡發展狀況統計報告》顯示，截至2022年12月，我國線上辦公用戶規模達5.4億，較2021年12月增長7078萬，占網民總數的50.6%。未來，我國遠程線上辦公用戶數還將增加，遠程辦公或可成為企業吸引和留住人才的加分項。

技術加持下的管理新機遇

線上辦公的形式越來越靈活，主要包括完全遠程、混合式遠程（部分時間在辦公室工作，部分時間居家辦公）和自由職業等。線上辦公以技術為基礎，依賴高速互聯網、云計算、在線協作工具和項目管理軟件等。這些工具使得團隊溝通和協作變得更加高效。因此，遠程辦公的未來充滿了機遇。

●更低的成本

對企業而言，線上辦公最直觀的好處就是節約辦公空間的成本。由于員工在家工作，企業可以租用較小的辦公室甚至完全不租用辦公場所，從而節省了租金、水電費、清潔費用和維護費用等開支。同時，線上辦公還節省了必須為員工提供的物質資源，如辦公設備和用品，進一步降低了公司的運營成本。

對員工而言，線上辦公最明顯的好處是節約通勤成本，在家工作還可以降低外出就餐的頻率。根據界面新聞消息，采用遠程辦公的企業，其全要素生產率提高了20%—30%，每位遠程辦公的員工一年可為企業節省約1.4萬元。

●更靈活的工作方式和更高的效率

線上辦公減少了通勤時間和在辦公室工作時的各種干擾，為員工提供了更多專注于任務的時間，而且員工可以根據自己的習慣選擇適合自己的時段集中精力工作，這對于提高工作效率和創造力極其有利。當然，高效的線上辦公并不是自動實現的，員工須具備有效的自我管理和時間管理意識，以及適宜的工作環境等條件。

●更廣泛的人才庫

線上辦公意味著人才不受地域的限制，公司可以在全球范圍內實施招聘，不再局限于公司所在地或員工愿意通勤的地區。企業將招聘到技能和經驗更豐富的員工，進而增加團隊的多樣性和創新能力。對于那些尋求靈活工作安排的人才來說，線上辦公具有極大的吸引力，比如學生家長、想要實現工作與生活平衡的求職者，以及居住在偏遠地區的專業人士。線上辦公還有利于形成更為包容的工作環境，尤其對殘疾人或因其他限制而難以進入傳統工作場所的人而言。

與機遇相伴的管理挑戰

事物具有兩面性。線上辦公在為企業和員工帶來便利和機遇的同時，也給企業人力資源管理帶來了挑戰。

●人才招聘難度增大

為了在更廣泛的區域內招攬到人才，企業須優化在線招聘策略，使用社交媒體、專業招聘網站和企業網站等來吸引候選人。面試過程中，招聘主管應側重考察候選人的自我管理能力、在線溝通技巧和對線上辦公的適應能力，因為這些特質在線上辦公環境中至關重要。

●員工培訓及職業發展受限

線上辦公情境下，員工培訓以及職業發展的難點主要體現在如何有效地傳遞知識和技能、提供個性化的職業發展路徑。傳統的面對面培訓在遠程辦公環境中不再可行，這迫使企業將培訓轉向在線學習平臺和線上培訓會議。這種轉變需要創新的內容交付方式和互動的學習內容，以確保員工能夠有效地吸收并應用新知識。

在線上辦公條件下，員工的個性化職業發展也增加了難度，因為缺乏面面溝通可能會使員工感覺被忽視。

●評估員工表現的難度增大

線上辦公情境下，人力資源管理者想要公正、準確地評價員工的工作表現和團隊合作能力，更多依賴基于結果的評估方法，而不是基于時間或出勤的傳統方法。這就要求企業明確并量化工作目標和成果，確保員工清晰地了解自身職責和預期成果。在評估遠程員工團隊合作能力時，非言語交流的缺失還會導致誤解和信息傳遞不準確。此外，由于時間和空間差異，協調各地團隊的工作進度也將變得更加復雜。這都會給人力資源管理者的判斷帶來影響。

五步確保遠程辦公高效運轉

在未來3—5年內，預測全球將會有超過三分之二的企業采用線上辦公的模式。其中，技術將繼續作為推動線上辦公發展的主要動力。科技以人為本，創新亦是為人。因此，企業應逐步完善遠程辦公管理體系，使遠程辦公釋放出更大的價值。

●重視前沿技術的發展

隨著云計算、人工智能、5G網絡以及虛擬現實增強技術的迅速發展和普及，線上辦公將變得更加高效、更具有互動性。比如，通過虛擬現實創建沉浸式辦公室，增強現實工具將被用于復雜數據分析和視覺化工作流程。阿里巴巴集團在最近幾年實施了線上辦公模式，利用自身強大的云計算能力和通信技術，提供了完備的在線協作工具，確保了數萬名員工的高效工作。與此同時，公司重視員工的心理健康和福利，通過開辦在線心理咨詢和線上休閑活動來犒勞員工。隨著這些技術的集成，企業將更加靈活地適應市場變化，同時提高生產效率和員工滿意度。對企業而言，投資前沿技術并培養員工適應技術變革的能力，將成為適應未來線上辦公新趨勢的關鍵。

●配備線上辦公工具

辦公工具方面，視頻會議軟件成為遠程團隊交流不可或缺的一部分，團隊成員即使身處不同地點也能進行有效溝通。項目管理和協作工具對于任務分配、進度跟蹤和團隊協作至關重要，團隊成員可以通過相關軟件實時更新、查看任務進度。文件共享和云存儲服務允許團隊成員輕松存儲、共享和協同編輯文檔，無論員工身處何方，均可一鍵分享重要信息或進行遠程協作。在前沿技術方面，人工智能技術可以通過實時監控和反饋，區別高效和低效的工作模式，從而幫助管理者更準確地評估員工在線辦公時的工作表現，及時指出員工的待改進之處。虛擬角色可以模擬復雜的客戶服務情境，讓員工如同置身真實工作場景，能夠更快地掌握工作技能并提升溝通能力。虛擬角色的培訓服務還能夠根據員工的學習進度和學習習慣進行個性化調整，為員工提供定制化的反饋和指導，使學習效果達到最佳。

●建立組織文化

遠程辦公環境下，如何維系團隊精神？明確組織的價值觀和使命對于全體員工建立共同的目標感和歸屬感至關重要。線上辦公不等于沒有管理，企業可以定期召開全員線上會議，領導層在線上多與員工進行交流，除了談論工作，也可以聊一聊生活，建立坦誠的團隊關系。人力資源部應在任務相對輕松的時段組織在線團隊建設活動和互動游戲，增進同事之間的關系，同時減輕線上辦公帶來的孤立感。鼓勵和支持跨部門合作，以此消除線上辦公導致的不同部門間的“孤島”狀態，促進團隊間的協作和創意交流。重視員工的反饋和建議，鼓勵和支持員工參與企業文化塑造和發展，增強員工的參與感和組織忠誠度。

●解決好法律問題

在遠程辦公過程中，跨境線上辦公引發的勞動法問題尤為突出，不同國家和地區的勞動法差異可能會引發法律問題。企業需要遵守員工所在地的勞動法規，包括工作時間、休假制度、最低工資標準等。員工的福祉應成為管理者的關注焦點。企業應制定明確的線上辦公政策，確保員工在保持高效工作的同時也能享有足夠的休息時間和個人空間。數據保護和隱私也是需要考慮的重要因素，特別是在處理敏感信息和客戶數據時。線上辦公還會涉及稅務合規問題，如員工在不同的地區或國家工作會帶來稅務居住地的變化，這會對企業和員工的稅務報告產生影響。另外，如何保障自主知識產權也是線上辦公中的關鍵法律問題，企業需要通過合適的技術措施及法律協議來保護其商業秘密和知識產權。總之，遠程辦公中可能出現的各種法律問題要求企業管理者具備高度的法律意識，進而制定有針對性的靈活策略，確保企業業務操作合法合規。

●提供充足的培訓資源

技術發展日新月異，終身學習在一個人的職業生涯中變得更加重要。企業應為員工提供充足的線上學習資源，幫助員工適應不斷發展變化的工作環境。定期的一對一視頻會議、定制化的職業規劃方案和遠程導師計劃都可以很好地支持員工的個人職業發展。

作者單位 貴州大學管理學院