高校財務共享管理平臺設計的思考及建議

艾立微 王 晗 蘇善江

（作者單位：1.中國農業(yè)大學財務處；2.中國林業(yè)科學研究院資源信息研究所；3.中國林業(yè)科學研究院林業(yè)科技信息研究所）

一、背景概述

經濟全球化的持續(xù)深入發(fā)展，不僅給企業(yè)帶來了蓬勃發(fā)展的機遇，也對企業(yè)的財務管理產生了深遠的影響，導致出現會計處理效率低下、會計信息可靠程度降低、會計處理成本高、企業(yè)集團管控力度降低等諸多問題。而財務共享模式是在企業(yè)發(fā)展過程中財務管理模式變革的必然趨勢，它不僅使上述問題能夠得到有效緩解，更能優(yōu)化管理流程和組織結構，從而提升企業(yè)的管理水平。

隨著科技的不斷進步和信息化技術的不斷成熟，財務共享服務平臺得到廣泛推廣與應用。目前針對中央預算單位財務共享服務應用的研究較少。仇瑩指出，在中央預算單位中建立財務共享服務平臺，不僅可以避免政府機構的大幅度調整，降低其運行成本，還可以提高運行效率[1]。

高校作為人才培養(yǎng)、科技創(chuàng)新的重要主體，其財務有自身特點，業(yè)務量大且涉及部門較多，數據資源重復利用率極高。因此，高校迫切需要建立財務共享服務平臺，以提高高校財務管理水平和財務工作效率，實現資源優(yōu)化配置[2]。

二、高校財務共享服務平臺設計的關鍵因素

（一）財務共享服務平臺定位

財務共享服務平臺首先要確定戰(zhàn)略定位，戰(zhàn)略的制定不僅要符合單位實際，也要考慮執(zhí)行中可能遇到的困難和阻力，更要具有創(chuàng)新性、可行性、配套性和靈活性。N 校根據自身條件，確定了以提高業(yè)務處理效率、降低成本、加強管控、加強數字化轉型為核心的戰(zhàn)略定位。

（二）財務共享服務平臺選址

N 校是我國現代農業(yè)高等教育的起源地，其歷史起源自京師大學堂農科大學，N 校現有兩個校區(qū)，兩校區(qū)相距約12 千米，行車約20 分鐘，且東西校區(qū)分別有學院和管理服務部門，因此N 校在財務共享服務平臺的選址時本著方便師生、優(yōu)質服務的原則，在東西校區(qū)均設有辦公地點。

（三）財務共享服務平臺規(guī)范

財務共享是一種新型的管理模式，既要強化內控，降低財務風險，又要達到信息共享和融合[3]。沒有規(guī)矩不成方圓，財務共享服務平臺順利開展就要統(tǒng)一、規(guī)范服務標準和財務制度。

（四）財務共享服務平臺流程

財務共享平臺能夠通過流程優(yōu)化有效縮短報銷時間、提高工作效率，可以打破信息桎梏，加快流轉，消除信息孤島，加強資源整合，消除浪費[3]。圖1 是N 校會計核算報銷流程優(yōu)化后的示意圖。第一，經辦人收集原始票據及相關資料并整理完畢，在自助報銷系統(tǒng)選擇項目預約報銷單。第二，根據業(yè)務類型分別由項目負責人、學院（部門）、相關職能部門進行審批。第三，經審批后的報銷單進入預審組審核，若不通過則退回經辦人修改補充。第四，初審完成后由制單組生成記賬憑證，再由復核組完成最后一步審核。第五，復核完成的憑證信息自動接入銀校互聯系統(tǒng)，一鍵發(fā)送成功支付。第六，將紙質版憑證和原始票據等進行掃描，并將電子版回傳至財務系統(tǒng)以便報銷人員核對。第七，形成會計檔案，報銷流程結束。

圖1 N 校會計核算報銷流程圖

（五）財務共享服務平臺信息系統(tǒng)

信息系統(tǒng)的有效支撐是保障財務共享平臺高效運轉的前提。每個系統(tǒng)都有自己的邏輯結構和模型，在對接數據時必須考慮相關方的兼容性，一旦對接不暢將會影響整個平臺的工作效率和運行成效。因此，要將現有信息系統(tǒng)進行升級改造，使其在不改變原有邏輯結構和模式的情形下可以兼容其他系統(tǒng)共享數據[4]。

三、支持N 校財務共享管理平臺的信息系統(tǒng)

N 校財務共享管理平臺的信息系統(tǒng)主要包含以下子系統(tǒng)：自助報賬、會計核算、收入申報、科研經費、銀校互聯、電子檔案、報表合并、預算控制、資產管理和銀行對賬系統(tǒng)等（見圖2）。其中許多系統(tǒng)已在各高校廣泛使用[1]。本文主要對以下6 個系統(tǒng)展開應用舉例：

圖2 N 校財務共享管理平臺的信息系統(tǒng)

（一）自助報賬系統(tǒng)

自助報賬系統(tǒng)是高校應用最為廣泛、使用頻率最高的操作系統(tǒng)，是共享服務平臺最重要的系統(tǒng)之一。根據報銷的類型選擇相應的模板并錄入信息，紙質材料審簽完畢后投遞至投遞機中，電子信息則經過網絡途徑傳遞至共享平臺的賬務處理系統(tǒng)。

（二）會計核算系統(tǒng)

財務人員對報銷單的二維碼進行掃描即可自動接收報賬人在自助報賬系統(tǒng)中上傳的信息，制單人結合紙質材料進行審核制單，復核人對原始憑證和材料進行二次審核，最后由出納通過銀校互聯系統(tǒng)進行網銀支付，完成報銷。同時，核算系統(tǒng)完整的進度跟蹤信息通過網絡已實時反饋到自助報賬系統(tǒng)，報賬人可以隨時掌握資金支付進度。

（三）收入申報系統(tǒng)

收入申報系統(tǒng)主要有四大模塊，分別是發(fā)放學生獎學金、研究生生活補助等；發(fā)放校內人員/監(jiān)考等除工資外的其他收入；發(fā)放校外人員勞務費、評審費等費用；工資申報（編外人員合同工資申報）。收入申報系統(tǒng)開通之前，N 校是每月發(fā)放一次勞務費，財務人員根據各單位上傳的數據進行統(tǒng)計匯總，然后壓盤交給銀行由銀行發(fā)放。這種方式不僅效率低，而且錯誤率高，師生的滿意度不高。收入申報系統(tǒng)可以同時上傳多人信息，立即生效，隨傳隨作隨發(fā)。這可以極大地減少財務人員的工作量，提高支付效率。

（四）科研經費系統(tǒng)

財務人員根據銀行回單將科研來款計入科研經費暫存科目，項目負責人在平臺的客戶端即可看見經費到賬情況，并在科研院的系統(tǒng)中進行認領。科研院根據認領情況，給財務提交經費撥款單。財務根據科研院的撥款單將項目經費自動劃撥到項目負責人的項目號中，項目負責人即可支用項目經費。

（五）銀校互聯系統(tǒng)

傳統(tǒng)結算方式主要包括現金、支票、電匯等形式。現金的保管成本高且風險大；支票和電匯手續(xù)煩瑣，錯誤率高。傳統(tǒng)結算方式時間長、資金支付滯后、對賬困難、滿意度差、效率低下。銀校互聯系統(tǒng)既能有效化解傳統(tǒng)結算方式的弊端，又能提高資金安全性和正確率，方便快捷，可以打破資金支付的空間與時間限制，實時到賬，提高滿意度。

（六）電子檔案系統(tǒng)

會計檔案保存的年限一般較長，有的甚至要永久保存。紙質檔案不僅不易保存，而且容易受潮發(fā)霉無法查閱，電子檔案系統(tǒng)借助二維碼技術和高速影像掃描儀，將原始檔案批量掃描、分組，與紙質檔案無縫對接，同時智能匹配到網上自助報賬系統(tǒng)和財務管理系統(tǒng)，實時追溯查詢數。2021 年N 校實施電子檔案系統(tǒng)，提高了檔案信息的利用效率，可更好滿足國家和學校對于財會監(jiān)督的新要求[5]。

四、高校建設財務共享服務平臺的建議

（一）優(yōu)化結構，數據共享

高校要充分發(fā)揮財務共享服務平臺的職能，完善其運營模式，優(yōu)化組織結構。組織結構的優(yōu)化必須以其戰(zhàn)略發(fā)展目標為基礎，認真梳理改進高校治理能力，按照財務共享服務平臺功能合理分配，削減冗余部門，簡化流程，消除信息壁壘，實現數據共享，優(yōu)化資源配置，提升資源利用率，最大限度提升高校整體的運行效率。

（二）完善系統(tǒng)，規(guī)范制度

財務共享服務平臺正常運行的前提是有完善的信息系統(tǒng)。高校依據發(fā)展不斷完善和升級信息系統(tǒng)，制定統(tǒng)一、標準、規(guī)范的財務制度，強化制度執(zhí)行力，為財務工作順利開展保駕護航。因而，必須認真梳理原有業(yè)務流程，完善申請、批復、報告等操作細節(jié)、規(guī)范流程，做到有制可依、有規(guī)可守、有序可循。

（三）加強管控，落實責任

高校構建財務共享服務平臺并保證其安全穩(wěn)定運行，必須有足夠強大的技術支撐作為基礎。在“硬件”方面除了有必要的計算機等輸入和輸出設備，必須定期升級系統(tǒng)加強防御病毒、黑客等安全隱患，提高財務共享服務平臺的安全性。在高校財務共享服務平臺運行中，還要加強內控管理，堅決履行監(jiān)督職責，明確崗位權限，落實責任，嚴防重要信息泄露、丟失，保障信息安全。

（四）強化管理，培養(yǎng)人才

為高校實現規(guī)范化管理，為決策層提供高效準確的數據，確保財務共享服務平臺穩(wěn)定安全運行，需要加強人力資源管理，重視人才隊伍建設，培養(yǎng)復合型人才。高校可以通過內部專項培訓，打造財務、業(yè)務、技術多維度的復合型人才；也可以引進外部專業(yè)人才發(fā)揮其專業(yè)綜合能力，對數據信息進行全面、準確的分析，為決策層提供依據。同時，要根據高校實際情況，改革工資績效機制，設置綜合考核指標，并與薪酬福利、職位晉升等掛鉤，充分調動財務人員的積極性，為其提供發(fā)展的平臺，給予更寬廣的成長空間。不僅要培養(yǎng)人才，更要留住人才，從而保證財務共享服務平臺安全、穩(wěn)定、順利運行。