高校人事管理信息化建設(shè)的困難和對(duì)策

閆鵬

［收稿日期］2023-07-21

［摘 要］高校人事管理信息化建設(shè)對(duì)于提升高校人事管理的效能和質(zhì)量，促進(jìn)高校人力資源的合理配置和優(yōu)化利用具有重要意義。本文分析了目前高校人事管理信息化建設(shè)所面臨的諸多困難并提出了應(yīng)對(duì)之策，以期推動(dòng)高校人事管理向著信息化、智能化和科學(xué)化發(fā)展。

［關(guān)鍵詞］高校；人事管理；信息化建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.03.035

［中圖分類號(hào)］G647 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673-0194（2024）03-0115-04

0? ? ?引 言

高校人事管理信息化建設(shè)對(duì)于提高學(xué)校管理效率、優(yōu)化人力資源配置、提升教職工工作滿意度等方面都有重要的意義。信息化建設(shè)可以幫助高校實(shí)現(xiàn)人事管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提供便捷的人事管理服務(wù)，減少煩瑣的人工操作，提高工作效率。此外，通過信息化建設(shè)，高校可以實(shí)時(shí)記錄和存儲(chǔ)人事管理相關(guān)的數(shù)據(jù)，更好地管理和利用人力資源，實(shí)現(xiàn)人才培養(yǎng)、選拔和激勵(lì)的科學(xué)化和個(gè)性化，提高教職工的工作滿意度，并為學(xué)校發(fā)展決策提供可靠的數(shù)據(jù)支持。但是，高校推進(jìn)人事管理信息化建設(shè)并不是一帆風(fēng)順的，文化習(xí)慣、學(xué)校決策、資金投入、軟件開發(fā)等多方面因素都會(huì)給人事管理信息化建設(shè)工作帶來困難和挑戰(zhàn)。

1? ? ?高校人事管理信息化建設(shè)所面臨的困難

1.1? ?沒有充分意識(shí)到高校人事管理信息化建設(shè)的重要意義

（1）受傳統(tǒng)工作模式影響，不重視人事管理信息化建設(shè)。一些高校可能更傾向于依賴傳統(tǒng)的人事管理方式，這可能是因?yàn)樗麄兞?xí)慣于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和手工處理方式，對(duì)信息化建設(shè)的價(jià)值和效益缺乏充分認(rèn)知，認(rèn)為人工操作更可靠和安全，對(duì)信息化建設(shè)持保守態(tài)度。

（2）缺乏頂層設(shè)計(jì)，沒有充分融入學(xué)校整體信息建設(shè)規(guī)劃。一些高校沒有充分意識(shí)到人事管理信息化建設(shè)在整個(gè)學(xué)校信息建設(shè)規(guī)劃中的核心地位，在高校人事管理信息化建設(shè)中，缺乏頂層設(shè)計(jì)，使得高校人事管理信息化建設(shè)和整體信息建設(shè)規(guī)劃脫節(jié)，造成系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)隔離、功能沖突，導(dǎo)致資源的浪費(fèi)和效率的低下。這種脫節(jié)現(xiàn)象又反過來降低了人事管理信息化建設(shè)在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層心中的地位，造成惡性循環(huán)。

（3）人事管理信息化建設(shè)需要投入一定的資金和人力資源，并且在初期可能面臨一些技術(shù)和運(yùn)營(yíng)方面的挑戰(zhàn)，這也導(dǎo)致一些高校對(duì)其重視程度不高。

1.2? ?高校各部門之間缺乏合作

（1）部門之間缺乏溝通和協(xié)調(diào)。回顧高校的管理模式，行政機(jī)構(gòu)都是采取的二級(jí)部門制，各部門獨(dú)立地完成各自的職責(zé)和工作，人事管理同樣也是獨(dú)立于其他管理工作之外［1］。但是人事管理信息化建設(shè)涉及到教職工基本信息、工資福利、檔案管理、教學(xué)科研等各個(gè)方面，涉及多個(gè)二級(jí)部門。如果二級(jí)部門之間缺乏有效的溝通和協(xié)調(diào)機(jī)制，導(dǎo)致信息流通不暢，就難以達(dá)成共識(shí)和統(tǒng)一行動(dòng)。

（2）缺乏共同目標(biāo)和利益。各部門擁有各自獨(dú)立的績(jī)效目標(biāo)，缺乏共同的信息化建設(shè)目標(biāo)和利益，導(dǎo)致合作意愿不強(qiáng)。同時(shí)由于技術(shù)和知識(shí)差距，缺乏共同的技術(shù)語(yǔ)言和理解，難以進(jìn)行有效的合作和協(xié)同工作。

（3）高校各類系統(tǒng)各自為政，形成數(shù)據(jù)孤島和信息壁壘。因?yàn)楦鞑块T要獨(dú)立維護(hù)和管理自己的數(shù)據(jù)和信息系統(tǒng)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)孤立和信息壁壘，難以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和集成。因?yàn)槿狈献饕庾R(shí)，各部門可能在信息化建設(shè)方面重復(fù)投入資源和開展相似的工作，造成資源的浪費(fèi)和效率的低下。例如重復(fù)收集和處理相同的人事信息，造成時(shí)間和人力的浪費(fèi)。

1.3? ?人事管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)還不成熟

我國(guó)高校人事管理信息系統(tǒng)經(jīng)過多年的發(fā)展，已經(jīng)出現(xiàn)了專業(yè)的軟件設(shè)計(jì)公司。大部分的高校對(duì)于人事管理系統(tǒng)的建設(shè)也都是外包給這些軟件公司來進(jìn)行設(shè)計(jì)、搭建和運(yùn)營(yíng)。但是，這些軟件公司總體起步較晚，技術(shù)水平還不能完全滿足目前高校對(duì)于人事管理信息化建設(shè)的需求。

1.3.1? ?權(quán)限分配不夠智能化，多角色轉(zhuǎn)換困難

因高校人事管理系統(tǒng)涉及教職工的基本信息、工資福利、績(jī)效考核、職稱評(píng)審等方方面面的內(nèi)容，不同的用戶擁有不同的角色，復(fù)雜的權(quán)限層次結(jié)構(gòu)，對(duì)于權(quán)限分配提出了更高的要求。如果權(quán)限分配系統(tǒng)缺乏靈活性，無法根據(jù)不同用戶的需求和角色進(jìn)行個(gè)性化的權(quán)限設(shè)置，就會(huì)導(dǎo)致多角色轉(zhuǎn)換困難，難以準(zhǔn)確地確定所需的權(quán)限。而目前，高校人事管理系統(tǒng)普遍缺乏智能化的角色切換機(jī)制，用戶需要手動(dòng)進(jìn)行煩瑣的角色切換操作，增加了使用系統(tǒng)的復(fù)雜性和困難度。

1.3.2? ?數(shù)據(jù)模塊之間聯(lián)動(dòng)性設(shè)計(jì)不夠

人事工作是一項(xiàng)整體工作，各項(xiàng)內(nèi)容并不是孤立的，一項(xiàng)人事信息的改變可能會(huì)涉及到人事系統(tǒng)多個(gè)板塊的變化。例如，某人的職位發(fā)生了改變，可能會(huì)需要更改人事系統(tǒng)中的職位信息、工作經(jīng)歷、任職部門、工資待遇等多個(gè)模塊的信息。而目前大多數(shù)的人事管理軟件并不能做到完全的智能化，缺乏自動(dòng)化的數(shù)據(jù)更新機(jī)制，數(shù)據(jù)模塊之間的聯(lián)動(dòng)依賴手動(dòng)更新或同步，這就會(huì)增加操作的復(fù)雜性和錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)。應(yīng)該考慮引入自動(dòng)化的數(shù)據(jù)更新機(jī)制，確保數(shù)據(jù)模塊之間的聯(lián)動(dòng)能夠及時(shí)和準(zhǔn)確地進(jìn)行。

1.3.3? ?數(shù)字簽字存在風(fēng)險(xiǎn)，檔案材料留存困難

人事管理工作是一項(xiàng)法規(guī)性、政策性很強(qiáng)的工作，是一個(gè)嚴(yán)肅、嚴(yán)謹(jǐn)且需要對(duì)學(xué)校和教職工歷史負(fù)責(zé)的一項(xiàng)工作。因此，在日常人事管理工作中，會(huì)涉及大量的簽字、蓋章、紙質(zhì)材料留檔等內(nèi)容，而目前的人事管理系統(tǒng)還不能完全代替紙質(zhì)留檔材料。一是數(shù)字簽字存在安全風(fēng)險(xiǎn)，例如私鑰泄露、偽造簽名或篡改簽名等，這會(huì)導(dǎo)致簽字的真實(shí)性和可靠性受到威脅。二是高校人事管理中存在法律和法規(guī)對(duì)數(shù)字簽字的限制，要求使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)簽字或特定的認(rèn)證方式。三是高校人事管理涉及大量的檔案材料，數(shù)字簽字的驗(yàn)證和跟蹤需要特殊的技術(shù)和系統(tǒng)支持，導(dǎo)致檔案材料的留存和管理困難。

1.4? ?人事管理系統(tǒng)管理員能力不足

1.4.1? ?系統(tǒng)管理員信息化水平有待提升

對(duì)于大多數(shù)高校而言，人事管理系統(tǒng)管理員均由人事部門工作人員擔(dān)任，并非專業(yè)的軟件工程師或者數(shù)據(jù)庫(kù)管理員。系統(tǒng)管理員信息化水平低，技術(shù)能力不足，缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，因此無法有效管理和維護(hù)人事系統(tǒng)，存在處理問題緩慢或不準(zhǔn)確，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的意識(shí)和應(yīng)對(duì)能力較弱等問題［2］。

1.4.2? ?系統(tǒng)管理員工作責(zé)任心有待加強(qiáng)

首先，人事系統(tǒng)管理員的工作責(zé)任重大，直接關(guān)系到高校的人事管理和運(yùn)行效率。然而，由于工作壓力和復(fù)雜性，有些管理員存在工作倦怠或缺乏動(dòng)力的情況，責(zé)任心不夠強(qiáng)。其次，人事系統(tǒng)管理員的工作涉及大量的數(shù)據(jù)和敏感信息，需要保證數(shù)據(jù)的安全和保密。如果管理員數(shù)據(jù)安全意識(shí)不夠強(qiáng)烈，或者對(duì)數(shù)據(jù)的處理不夠細(xì)致和謹(jǐn)慎，就可能引發(fā)數(shù)據(jù)泄露或錯(cuò)誤，對(duì)高校的人事管理造成嚴(yán)重影響。此外，有些人事系統(tǒng)管理員缺乏對(duì)人事管理的全面認(rèn)識(shí)和理解，只關(guān)注于完成表面的數(shù)據(jù)工作而忽視了其背后的重要意義，導(dǎo)致工作效果不佳。

1.5? ?移動(dòng)數(shù)據(jù)時(shí)代，信息安全面臨挑戰(zhàn)

1.5.1? ?人事管理信息系統(tǒng)普遍外包，信息存在外泄風(fēng)險(xiǎn)

因人事管理軟件設(shè)計(jì)和搭建的專業(yè)性，高校人事管理信息化建設(shè)普遍采取服務(wù)外包的形式進(jìn)行。采購(gòu)校外專業(yè)公司已經(jīng)成熟的產(chǎn)品可以免去自行開發(fā)的時(shí)間，有利于又快又好地實(shí)現(xiàn)預(yù)想目標(biāo)［2］。但是外包有利也有弊。首先，外包服務(wù)提供商在建設(shè)初期不可避免要進(jìn)行網(wǎng)上測(cè)試，而此時(shí)的系統(tǒng)保護(hù)機(jī)制并不完善，可能會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)被泄露或遭到未授權(quán)訪問。其次，外包服務(wù)商的員工能夠接觸到高校的敏感信息，如果他們?nèi)狈ψ銐虻木礃I(yè)精神和責(zé)任心，就會(huì)造成數(shù)據(jù)被濫用或泄露。此外，外包服務(wù)商的安全控制和監(jiān)管可能不如高校嚴(yán)格，也會(huì)增加信息外泄的風(fēng)險(xiǎn)。

1.5.2? ?系統(tǒng)的方便性與安全性矛盾突出

一方面，高校人事系統(tǒng)的方便性對(duì)于教職工和管理人員來說非常重要，教職工需要快速、便捷的人事管理服務(wù)，比如手機(jī)操作、外網(wǎng)瀏覽、綁定微信等功能。另一方面，為了保護(hù)敏感的人事信息和防止數(shù)據(jù)泄露，必須保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全性。這一突出的矛盾，為高校人事管理信息化建設(shè)提出了更大的挑戰(zhàn)，要求人事系統(tǒng)必須進(jìn)行全面的信息安全保護(hù)。

2? ? ?高校人事管理信息化建設(shè)的思路和對(duì)策

2.1? ?轉(zhuǎn)變管理觀念，樹立服務(wù)意識(shí)［3］

隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，人事管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為一個(gè)不可忽視的趨勢(shì)。信息化建設(shè)可以幫助高校提高管理效率、降低成本、提升服務(wù)質(zhì)量，對(duì)于高校的可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。因此，高校應(yīng)該逐漸轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)對(duì)人事管理信息化建設(shè)的重視，積極推動(dòng)相關(guān)工作的開展。首先，高校人事管理者要摒棄“官本位”思想，樹立服務(wù)意識(shí)，將學(xué)校的發(fā)展和教職員工的利益放在首位。教育的目的是教書育人、服務(wù)社會(huì)，高校管理者的工作就是為實(shí)現(xiàn)這一目的而服務(wù)，特別是人事管理工作，對(duì)于高校的發(fā)展尤為重要。高校人事部門在轉(zhuǎn)變觀念，探索以服務(wù)為本的管理理念時(shí)，人事管理信息化建設(shè)是極其重要的一種方式。讓數(shù)據(jù)多跑路，教職工少跑路，向教職工提供一站式的管理服務(wù)，信息化的高效與便捷能夠有效提升人事管理服務(wù)的滿意度，同時(shí)還能提高工作效率。其次，高校人事管理者要摒棄“傳統(tǒng)模式”，跟上時(shí)代步伐。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和變化，高校人事管理需要不斷適應(yīng)新的需求。通過引入新的思維方式和創(chuàng)新的方法，高校人事管理者可以更好地應(yīng)對(duì)現(xiàn)代高等教育的要求，更好地服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)校。高校人事管理通過信息化建設(shè)，可以提高人才招聘和人事管理的效率，此外還可以利用大數(shù)據(jù)分析和人工智能技術(shù)來進(jìn)行人才評(píng)估和績(jī)效管理，從而更準(zhǔn)確地了解員工的能力和表現(xiàn)。

2.2? ?充分融入智慧化校園建設(shè)

智慧化校園建設(shè)是數(shù)字校園發(fā)展的高級(jí)階段，智慧校園建設(shè)廣泛應(yīng)用于身份認(rèn)證服務(wù)、查詢服務(wù)、生活服務(wù)、門禁考勤服務(wù)、水電控服務(wù)等基礎(chǔ)服務(wù)，覆蓋學(xué)校用戶生活、學(xué)習(xí)、工作、管理、服務(wù)等方方面面。通過將人事管理信息化建設(shè)與智慧化校園建設(shè)相結(jié)合，可以提高人事管理效率、優(yōu)化員工服務(wù)體驗(yàn)，并為學(xué)校提供更好的人力資源支持。首先，高校可以建設(shè)更加智能化的人事管理系統(tǒng)。通過融合智慧校園系統(tǒng)，能夠規(guī)范各部門數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)全校的數(shù)據(jù)共享。這樣的系統(tǒng)可以集成員工信息、科研成果、績(jī)效評(píng)估、培訓(xùn)記錄等各個(gè)方面的數(shù)據(jù)，并提供便捷的查詢、分析和報(bào)告功能，并提供客觀、公正的績(jī)效評(píng)估結(jié)果，為學(xué)校的發(fā)展提供更好的人力資源支持。其次，通過融入智慧校園建設(shè)，充當(dāng)智慧校園數(shù)據(jù)底層，為智慧校園其他系統(tǒng)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，提高人事管理系統(tǒng)在學(xué)校信息化建設(shè)中的地位，促進(jìn)人事管理信息化建設(shè)健康有序發(fā)展。

2.3? ?系統(tǒng)規(guī)劃和流程再造

首先應(yīng)該進(jìn)行科學(xué)的系統(tǒng)規(guī)劃，確定人事系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)和需求。相關(guān)部門和人事管理者要進(jìn)行充分溝通，了解他們的期望和需求。根據(jù)學(xué)校的人事管理特點(diǎn)和目標(biāo)，制定系統(tǒng)規(guī)劃和設(shè)計(jì)方案。要選擇合適的技術(shù)平臺(tái)和工具，考慮系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性、易用性和可擴(kuò)展性等方面的因素，確保系統(tǒng)的開發(fā)和實(shí)施能夠順利進(jìn)行。其次，要不斷優(yōu)化系統(tǒng)流程。要對(duì)現(xiàn)有的人事管理流程進(jìn)行全面的分析和評(píng)估，識(shí)別煩瑣、重復(fù)或低效的流程環(huán)節(jié)，并找出改進(jìn)的空間。利用流程圖、數(shù)據(jù)分析和用戶反饋等工具，深入了解每個(gè)環(huán)節(jié)的問題和瓶頸。基于流程分析的結(jié)果，重新設(shè)計(jì)和優(yōu)化人事管理流程。考慮如何減少冗余環(huán)節(jié)、簡(jiǎn)化操作、提高效率和準(zhǔn)確性。同時(shí)，結(jié)合智慧化校園建設(shè)的目標(biāo)，思考如何引入智能化技術(shù)和自動(dòng)化流程來提升人事管理水平。最后，要持續(xù)進(jìn)行改進(jìn)。人事系統(tǒng)規(guī)劃和流程再造是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)的過程，系統(tǒng)管理員應(yīng)該定期評(píng)估系統(tǒng)的運(yùn)行情況，收集用戶反饋和建議，及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)并與相關(guān)部門和用戶保持良好的溝通和合作，共同推動(dòng)人事管理的不斷優(yōu)化和發(fā)展。

3? ? ?結(jié)束語(yǔ)

高校人事管理要積極引入信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事管理的數(shù)字化、自動(dòng)化和智能化，減少煩瑣的人工操作，提高工作效率。信息化建設(shè)還可以提供全面、準(zhǔn)確的人事數(shù)據(jù)，為高校決策提供科學(xué)依據(jù)，提升管理決策的準(zhǔn)確性和有效性，推動(dòng)高校人事管理的現(xiàn)代化和科學(xué)化發(fā)展，為高校的發(fā)展和人才培養(yǎng)提供有力支持。

主要參考文獻(xiàn)

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