“互聯網+”下的成人教育學籍檔案管理

王 翠

撫順職業技術學院（撫順師范高等專科學校），遼寧 撫順 113122

學籍檔案管理是成人教育階段各項管理工作中十分關鍵的環節之一。學籍檔案管理工作是學生在成人繼續教育階段中所積累的教育經歷、所獲榮譽、科研工作等一系列相關經驗資料的記錄。學籍檔案是學生面對就業時，個人教育信息最有力的證明，做好學籍檔案管理工作，也能夠反映一所大學的教育水平和檔案管理水平[1]。

一、成人教育學籍檔案管理的重要性

進入“互聯網+”時代，以網絡為核心的信息傳輸和儲存技術，保障了學生學籍檔案可在有限單位內共享，可線上查閱，對傳統的學籍檔案管理方式造成了較大的沖擊，甚至顛覆了傳統的入檔流程和環節。在此背景下，學籍檔案管理技術作為網絡技術與教育領域檔案管理工作融合的新形態，將為我國成人繼續教育檔案管理提供全新的工作思路[2]。為此，探究“互聯網+”背景下成人教育學籍檔案管理的意義、尚存問題及策略是十分必要的。

成人教育學籍檔案是指學生個體在接受成人繼續教育時期所形成的各種形式的有保存價值的原始記錄，這份記錄是該名學生與成人教育學院隸屬關系的直接證明。學生學籍檔案中所包含的內容信息涵蓋每名學生的個人基本資料、在校表現、黨團關系、學習成績水平等，是學生所受教育經歷和其所達知識水平的真實記錄。

成人繼續教育學生檔案管理工作是高校學籍管理中的一個關鍵環節。做好檔案管理工作，能夠將學生在校期間的實際學習情況提供給用人單位，從而有助于用人單位對參加成人繼續教育的學生進行多方面的考核，有助于畢業學生在走向社會后，最大程度地發揮出自己的價值[3]。

在“互聯網+”背景下，加速推進成人繼續教育學生檔案管理工作的改革，將網絡信息化所延伸出的新技術應用到成人繼續教育管理中，不但能夠提升成人繼續教育檔案管理工作的現代化水平，還能夠提升學生對自己的學籍檔案管理的認知水平，從而推動成人繼續教育事業在新時期的發展。

二、在“互聯網+”背景下，成人教育學籍檔案管理現狀

當前各成人繼續教育院校都逐步強化了學籍檔案管理工作意識，將網絡化和數字化建設作為管理工作的一個重要研究項目開展調研和攻關。就目前成效來看，成人教育學籍檔案網絡化已經有了初步進展[4]。但成人教育學籍檔案管理工作的改革依然無法追及信息技術發展的速度，傳統的檔案管理方式已無法滿足當前成人教育規模不斷擴大的需求。學籍檔案管理工作改革面對的挑戰巨大，具體表現為以下幾方面。

（一）學生自身檔案意識薄弱

與普通在校大學生相比，成人繼續教育的受教育者以在職職工為主，其接受教育的關注重點集中在提高自身的學歷水平上，以獲得學歷證書為主，并不理解或沒有充分理解學籍檔案的作用及意義[5]。部分學生在進行資料填寫時，帶著一種敷衍了事的態度，對各項信息不加核實，隨意填寫，導致一些資料信息與現實情況不相符，入學與畢業資料前后不一致的情況時有發生。而對于一些需要學生填寫的長篇信息，如個人鑒定、自我評價等，則是千篇一律的空話套話。無論是對于學校考核，還是對于用人單位評定，都很少有參考價值。

（二）檔案管理方式相對滯后

目前，我國高校為教育學籍檔案管理改革提供了充足的財力支撐，相繼建成了高校學籍檔案管理信息化平臺，正積極推進檔案信息管理現代化、信息化建設。然而，由于我國高校學籍檔案管理工作起步較晚，建設時間較短，管理人員專業度不達標等問題，學籍檔案信息管理工作仍面臨諸多問題。

當前，成人教育學籍檔案人工管理和信息化管理方式并存。有數據顯示，86%的大學繼續教育學籍檔案的管理仍沿用著傳統紙質化方式，手寫記錄學籍、成績、畢業登記表等信息[6]。這種情況既增加了學籍檔案管理人員的工作量，又因為無法統一線上線下管理標準，導致學籍檔案錄入的準確率降低，結果得不償失。此外，半人工、半信息化的記錄方式，還存在檔案難以保存等問題。可見，在“互聯網+”的時代背景下，成人教育學籍檔案管理工作的改革依然無法追及信息技術發展的速度。

（三）缺乏專業化學籍管理人員

數據調查顯示，高校中四分之三以上的成人繼續教育學籍管理人員并非檔案管理學專業出身，上崗前僅經過崗前培訓，缺乏系統的專業訓練和互聯網信息知識素養[7]。此外，有部分高校沒有招錄學籍管理專職人員，其檔案管理人員往往是從學校其他部門臨時借調過來，缺乏長期的工作經驗。又因部分管理人員自知工作屬于臨時性質，缺乏工作熱情，致使工作整體效率下降，在檔案錄入過程中，存在數據殘缺和信息錄入不完整的現象。

由于成人繼續教育學生的注冊登記具有較強的隨意性，導致學籍檔案的統一管理十分困難。如今成人繼續教育學生工作不穩定，流動性大，學生資料變化實屬常態。也有少數學生因特殊原因，不能按時畢業，學籍檔案在時間上發生變動。這種個別信息的更改，成為缺乏專業素養的學籍檔案管理員的工作難點，稍有疏忽極易導致檔案資料的丟失和遺漏。可學生對此并不知情，直至學生畢業入崗后，單位要求學籍檔案存檔時，部分學生才發覺檔案不知去向，返回到學校進行尋找補辦，極大地增加了找尋的難度和工作人員的工作壓力。

三、在“互聯網+”背景下，學籍檔案管理的優化策略

（一）提升繼續教育學生檔案管理意識

隨著我國成人繼續教育規模的不斷擴大，學生檔案管理的困難也逐漸增加。目前，各大高校已經提升了學籍檔案管理意識，但是成人繼續教育學生在此方面依然意識淡薄。在“互聯網+”背景下，可大力發揮網上學籍檔案數據平臺管理優勢[8]。

繼續教育學籍檔案管理應根據學生的學業階段明確規劃管理工作重點。比如，在學生報到注冊時，要求學生提交完備準確的學籍信息，經系統核對后，教師可向學生現場介紹學籍檔案信息的重要意義，并要求學生簽署電子承諾書，承諾填寫的信息屬實無誤。隨后，學生在讀期間，可運用互聯網平臺技術，對高校學生的學籍信息進行常規檢查和信息跟蹤。還可通過互聯網普及學籍檔案知識，引導學生正確對待學籍檔案，使成人繼續教育學生認識到學籍檔案的重要作用，增強學生對學籍檔案的管理意識，降低檔案廢棄率和檔案更新、補辦的難度。

在學生畢業之前，讓學生通過網上簽名的形式確認個人信息是否正確，再由相關學籍檔案負責人員集中打印學籍檔案，或以傳真的形式發送給用人單位，學校檔案館也需保存學生的規范電子版和紙質檔案，以備后續查檔[9]。

上述做法需要檔案管理頂層設計人員和決策人員觀念上持續性轉變，強化檔案管理與現代科學技術相融合，確保各項措施能夠在實際工作中取得成效，為學生走出校園、到各單位就職時，幫用人單位提供一種行之有效的查檔渠道，同時，也可保證畢業生在未來就業再學習簡歷的連續性。

（二）建立切合實際的高校學生檔案管理制度

當今，在以科技發展為主導的社會改革中，科技創新對于管理體制的改革、工作效率的提升、管理制度化和科學化都有著不可替代的作用。高等院校要根據其自身的特點及發展規律，建立符合本校特色、符合本校學生實際的學籍管理體系，實現學籍管理的規范化。

在制度構建上，高等院校要主動學習國外成人繼續教育學籍檔案管理的先進經驗；在頂層設計上，高等院校要對非學歷教育學籍檔案管理的先進管理經驗進行探索。通過健全的行政體制與管理機制改革，提高學籍管理人員的工作熱情與創造性[10]。

在行政改革中，要將學籍管理各部門職責劃分清楚，將每一項工作內容細化，將每一個工作環節落實到學籍管理人員肩上，讓學籍管理人員明確職責，使工作流程設計更加完善。要求學籍管理人員要解決一切問題，做到學生“一人一檔”，將學生檔案的書面資料和電子資料一一匹配，并做好雙重備份，以備相關部門調取和查驗。

在學籍檔案管理政策制定的初期，需對管理方案進行嚴格的把關，確保各項政策要求的可行性，在改革方案實施過程中，更要將學籍歸檔的每一步細化和優化，避免由于管理項目重疊而造成失誤后，管理人員相互推卸責任的情況發生。

（三）培養信息化檔案管理人才隊伍

目前，“互聯網+”的潛力得到了更加充分的發揮，極大地改進了現有的服務方式和管理方式。在當前的互聯網環境下，為了提高我國的成人繼續教育學生的學籍檔案管理工作質量，應大力建設一支高素質、專業化的學籍檔案管理工作隊伍。首先，要在管理人員結構上下功夫。高校檔案管理工作不僅要配備學習檔案管理專業的教職人員，還需配備網絡技術專業的工作人員，共同攜手完成高校學籍檔案信息化建設工作。其次，要做好學籍檔案的網絡化、信息化和數字化建設。不僅要對檔案工作的隊伍結構進行優化，還要對管理人員的專業技術進行持續的培養和提升。為了適應信息化對檔案工作的新要求，應加大對高校檔案學籍管理人員的培訓力度，在上崗之前，對他們進行統一的網絡信息化素養培訓，通過培訓，使他們掌握計算機基礎知識，并對信息技術的基本原理有充分的認識，同時，提升他們在圖像處理技術等方面的綜合能力。

在我國科技持續發展的今天，互聯網信息化建設成為推動學籍檔案管理創優創新的新要求和新目標。加強學籍檔案信息化，主動站在“互聯網+”時代的最前列，為我國成人繼續教育學籍檔案管理工作提供了一條新的發展道路。要想滿足新時期的社會發展需要，就必須不斷完善學籍檔案管理工作信息化路徑，使其成為一種規范化、制度化、科學化的管理模式，從而促進中國特色社會主義教育事業的不斷發展。