新公共服務視角下學校檔案工作的優化

劉妍

現從新公共服務視角出發，分析學校檔案工作中存在的問題，如檔案管理制度不健全、數字化程度不高、資源共享難度大、檔案傳承意識不強等。針對這些問題提出健全檔案管理制度、推進檔案數字化建設、促進檔案資源共享及強化檔案傳承意識等優化策略，以期全面優化學校檔案工作，提升學校治理能力與服務水平，推動學校檔案管理工作提質增效、創新發展。

新公共服務視角下探析學校檔案工作優化策略對提升學校治理能力與服務水平具有重要意義。文章基于當前學校檔案工作的現狀及存在的問題探究檔案工作的優化策略，以期為推動學校檔案管理工作創新發展提供一定的參考。

新公共服務視角下優化學校檔案工作的意義

提升學校管理效率

學校管理離不開檔案工作的高效開展。新公共服務視角下，優化學校檔案工作是提升學校管理效率的重要手段。學校檔案是學校歷史發展的見證，是學校開展各項工作的重要依據。優化學校檔案工作可以幫助有關人員更好地利用檔案資源，提高學校管理的科學性和規范性。例如，通過電子化、網絡化的檔案管理系統，工作人員可以快速、準確地查找和利用檔案信息，大大提高工作效率。同時，優化檔案工作也有利于提高學校的決策水平，為學校制訂發展規劃和進行決策提供有力支持，幫助學校更好地應對當前教育改革的要求。

保障學生權益

新公共服務理論強調公共利益和公眾參與。新公共服務視角下，優化學校檔案工作是保障學生權益的重要方式。學生的學籍、成績、獎懲情況等重要信息都保存在檔案中，這些信息的準確、完整與否直接關系到學生的權益。優化檔案工作可以確保這些信息的準確性和完整性，提高學校檔案工作的質量和效率，提升學生對學校服務的滿意度，營造良好的校園氛圍。

推動學校發展

新公共服務視角下，優化學校檔案工作對推動學校發展意義重大。一方面，優化檔案工作可以為學校教育教學改革、科研創新、人才培養等工作的開展提供有力的支持，保障學校各項工作高效開展。另一方面，優化檔案工作也可以提高學校的對外交流與合作能力，提升學校的社會影響力。例如，通過開放和共享檔案資源，學校可以與社會公眾、學術機構等進行更深入的交流與合作，推動學校發展。

新公共服務視角下學校檔案工作的現狀及問題分析

檔案管理制度不健全

部分學校檔案管理制度缺乏或不完善，出現了檔案管理混亂、信息不全面等問題。首先，部分學校缺乏完善的檔案管理制度，對檔案管理的重要性認識不足，導致檔案管理混亂。其次，部分學校現有檔案管理制度內容不夠詳盡、具體，缺乏可操作性。最后，學校檔案管理制度與現代信息技術的融合不足。隨著信息技術的快速發展，數字化檔案管理已成為發展趨勢，但一些學校仍未充分利用信息技術提高其檔案管理效率和服務質量。

檔案數字化程度不高

在學校檔案管理過程中，許多檔案資料尚未數字化，導致訪問和檢索效率低下。數字化檔案管理是當前檔案管理領域的發展趨勢，然而部分學校在推動檔案管理工作數字化方面仍存在一些問題。首先，部分學校的檔案仍以紙質檔案為主。大量紙質檔案不僅占用了大量的存儲空間，也使得檔案的檢索和利用效率較低，難以滿足學校日益增長的信息化管理需求。其次，部分學校數字化檔案的覆蓋范圍較小，涉及的檔案類型和內容有限，導致學校數字化檔案的全面性和完整性不足，難以充分滿足教學、科研、管理等方面的需求。

檔案資源共享難度大

如今，學校在進行檔案資源共享時，仍面臨技術、管理和理念等方面的挑戰。首先，在技術層面，各個部門或學院采用不同的檔案管理系統或標準，導致檔案資源的格式和結構差異較大，不利于資源共享。此外，檔案資源的數字化程度和信息化水平也參差不齊，存在格式不統一、數據質量參差不齊的問題，給資源共享帶來了一定的難度。其次，在管理層面，檔案資源共享涉及部門之間的權限劃分、數據安全和隱私保護等問題。各個部門擔心共享過程中可能會泄露敏感信息，在資源共享過程中往往有所保留。此外，缺乏統一的檔案資源管理規范和標準也給資源共享帶來了一定的難度。最后，在理念層面，檔案資源共享需要各部門和各單位樹立合作共贏的理念，但現實中各部門及單位往往因存在相互競爭、獨立發展等思維模式阻礙了檔案資源共享的進度。

檔案傳承意識不強

檔案傳承是指檔案資料的收集、整理、保存和利用等各種活動的持續性開展。然而，在學校檔案管理工作中，多數學校工作人員對檔案傳承的重要性缺乏足夠的認識。首先，在傳統觀念影響下，檔案資料被視為私人物品或機構獨有的資源，相關人員缺乏對檔案傳承的全局性認識。此外，檔案傳承需要長期的投入和支持，但一些學校和機構只關注眼前的利益和實效，往往忽視了檔案傳承的意義和價值。其次，學校的檔案管理工作通常由檔案管理部門或宣傳部門負責，但在學校的業務流程中，檔案管理工作往往被視為邊緣性工作，沒有得到應有的重視。再次，檔案管理工作人員的職業素養有待提升，這一問題也影響了檔案的傳承。最后，在現代社會中，很多人對學校檔案傳承工作缺乏關注，對檔案傳承的重要性認識不足。

新公共服務視角下學校檔案工作優化策略探析

健全檔案管理制度

健全檔案管理制度對學校及其他機構的檔案管理工作的開展至關重要。完善的檔案管理制度可以提高檔案資源的利用效率，確保檔案的安全性和完整性，并為檔案傳承提供有力支持。新公共服務視角下，健全學校檔案管理制度須轉變管理理念，提升服務意識，從多方面健全檔案管理制度。第一，明確檔案管理的組織機構和職責。學校應成立專門的檔案管理部門或設置檔案管理崗位，明確檔案管理人員的職責和權限，確保檔案管理工作的專業性。同時，形成檔案管理部門與其他職能部門的協調機制，強化各個部門對檔案管理工作的支持。第二，明確檔案管理的流程和操作規范。檔案管理工作涉及檔案的收集、整理、保存、利用和傳輸等各個環節，需要明確每個環節的具體操作步驟和標準。例如，檔案資料的收集、整理和分類應遵循一定的標準和規范，檔案的保存應滿足特定的環境條件等。同時，應制定檔案的安全管理及保護措施。檔案管理涉及大量的敏感信息和機密資料，必須加強對檔案的保護。例如，明確檔案的存儲設備和環境要求，規定檔案的訪問權限和使用范圍，加強檔案的備份和防火等安全措施。此外，還應明確檔案的保密責任和違規處理措施，以確保檔案的安全性和完整性。第三，制定有效、明確的檔案共享及評估機制。各部門應明確檔案共享原則，積極與不同部門和單位進行交流和檔案共享。同時，應注重檔案數據格式的規范化，注重數據安全和隱私保護等方面。此外，應定期對檔案管理工作進行管理評估、內部審計，以及由外部專業機構進行評估，以確保檔案管理工作的規范性。第四，注重宣傳和培訓。學校應加強對檔案管理制度的宣傳和推廣，使全體員工了解檔案管理制度的內容和重要性。同時，學校還應加強對檔案管理人員的培訓，提高其檔案管理的專業水平和服務意識。

推進檔案數字化建設

新公共服務視角下，推進學校檔案數字化建設是重要發展方向，可以提高檔案管理的效率和便捷性，同時確保檔案信息的安全性和長期保存。學校可以通過進行檔案數字化規劃、建立數字檔案管理系統、進行檔案數字化掃描和轉換、加強數字檔案的存儲和備份、加強檔案數字化管理人員的培訓和能力建設等措施推進檔案數字化建設，提升檔案管理水平和服務質量。第一，進行檔案數字化規劃。在推進檔案數字化建設之前，需要進行詳細的規劃和調研，明確數字化檔案的范圍、目標和需求。規劃過程中應考慮不同類型的檔案如紙質檔案、電子檔案、多媒體檔案等，確定檔案數字化的優先級和步驟，并制訂相應的實施計劃。第二，建立數字檔案管理系統。數字檔案管理系統是檔案數字化建設的核心內容，用于收集、整理、存儲和檢索數字化檔案。數字檔案管理系統應具備安全可靠的數據庫、完善的權限管理和訪問控制機制，以及便捷的查詢和檢索功能。此外，該系統還應支持檔案的數字化處理和元數據的添加，以提高檔案管理的效率和準確性。第三，進行檔案數字化掃描和轉換。可以采用專業的掃描設備和軟件，將現有的紙質檔案掃描和轉換成電子文件。在轉換過程中，應注意文件的格式和標準，確保文件的可讀性和兼容性。同時，還需要對掃描后的電子文件進行質量檢查和元數據的添加，以便于后續的管理和利用。第四，加強數字檔案的存儲和備份。檔案數字化建設需要配備安全可靠的存儲設備和環境。可以選擇云存儲、硬盤陣列等技術手段進行檔案的遠程備份和容災保護，以確保檔案的穩定性和安全性。此外，還需要建立檔案的完整性和真實性驗證機制，以保證檔案信息的可信度和可靠性。第五，加強檔案數字化管理人員的培訓和能力建設。檔案數字化建設需要專業的技術人員和管理人員進行操作和管理，因此，需要加強對檔案管理人員的培訓。可以組織相關的培訓班和研討會，提供技術指導，使管理人員能夠熟練掌握檔案數字化管理的技術和方法。

促進檔案資源共享

新公共服務視角下，促進檔案資源共享對于檔案數字化建設至關重要，有助于提升檔案資源共享的效率和水平，為廣大用戶提供更加豐富、便捷的數字化檔案服務。第一，建立統一的數字化檔案管理平臺。該平臺應當具備良好的用戶界面和功能設計，使得用戶能夠便捷地檢索、瀏覽和下載所需的數字檔案資源。同時，平臺還應當具備完善的權限管理機制，確保不同用戶在遵守相關法律法規的前提下獲取想要的檔案資源。第二，加強檔案資源的標準化和分類管理。對數字檔案資源進行統一、標準化處理，包括元數據的添加、文件格式的規范等，以便用戶進行有效的檢索和利用。同時，根據檔案資源的內容和類型，進行科學的分類管理，使得用戶能夠更加精準地找到需要的檔案資源。第三，推動跨部門和跨地區的檔案資源共享。在建立數字檔案資源共享平臺的基礎上，通過協商和合作的方式，促進不同部門和地區之間的檔案資源共享，實現檔案資源的互通互用，提高檔案資源的整體利用效率。第四，加強檔案資源的宣傳和推廣工作。可以利用各類宣傳渠道和媒介，向社會各界宣傳數字檔案資源的開放共享情況，鼓勵更多用戶利用檔案資源，加強社會對檔案資源共享的認知和支持。第五，建立檔案資源共享的激勵機制。可以通過制定獎勵措施、開展評優活動等方式，激勵各單位積極參與檔案資源的共享工作，推動檔案資源共享工作取得更好的成效。

強化檔案傳承意識

新公共服務視角下，增強檔案管理人員和使用者的檔案傳承意識與責任感也是提升學校檔案工作服務質量的重要一環。第一，提升管理人員的傳承意識和技能。組織專業的培訓班和研討會，培養和提升檔案管理人員的傳承意識和技能，使其能夠有效地保護、整理和利用檔案資源。第二，加強檔案傳承機構的建設和支持。鼓勵各級政府和相關機構加大資金和人力投入力度，建設檔案傳承中心、檔案館等機構負責檔案資源的整理、保護和傳承工作。同時，為這些機構提供必要的支持和政策保障，確保其順利開展檔案傳承工作。第三，加強檔案傳承的法律法規建設。制定和完善檔案管理相關的法律法規，明確檔案的保護和傳承責任，規范檔案傳承的程序和要求，加強對檔案傳承工作的監督和檢查，確保檔案資源的合規性和安全性。第四，加強檔案傳承成果的利用和推廣。將檔案傳承成果應用于教育、科研、文化創意產業等領域，推動檔案資源的有效利用和價值發揮。同時，積極開展檔案展覽、數字化展示等活動，向公眾展示檔案的豐富內涵和歷史價值，增強公眾對檔案傳承的認同感。

綜上所述，從新公共服務視角分析學校檔案工作的現狀，能夠有效發現檔案管理制度、數字化建設工作、資源共享、傳承意識等方面存在的問題。通過落實健全檔案管理制度、推進檔案數字化建設、促進檔案資源共享、增強傳承意識等具體優化策略，能夠全面優化學校檔案工作，充分發揮檔案的作用。

（作者單位：甘南藏族自治州衛生學校）