“三位一體”指引下的中學檔案信息化建設研究

摘 要：中學檔案既是教育事業發展的重要成果，也是我國檔案工作的重要組成部分。因此，新時代中學檔案信息化建設要秉持新理念、采取新舉措、確保新實效。要緊緊圍繞“十四五”國家信息化規劃目標，立足中學檔案工作管理實際，穩步推動檔案信息化建設。本文首先從教育、政策和檔案三個方面分析了中學檔案建設的現實背景，并從檔案工作、教學管理和服務保障方面提出了中學檔案建設的現實意義，進一步提出中學檔案信息化建設的思路和方法，最后，從“服務性、特色性和數字化”三個方面提出“三位一體”指引下新時代中學檔案信息化建設的具體路徑，具有積極的理論指導意義和現實借鑒參考價值。

關鍵詞：服務性；特色化；數字化；檔案信息化

沒有信息化就沒有現代化。《“十四五”國家信息化規劃》對我國“十四五”時期各個領域信息化發展做出部署。提出要“提升教育信息化基礎設施建設水平，構建高質量教育支撐體系”，從基礎設施、數字資源和教學變革等方面提出具體要求，為“十四五”時期教育信息化發展指明方向[1]。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》把“檔案信息化建設再上新臺階”作為“十四五”時期我國檔案事業發展七大主要目標之一，提出要“加快推進檔案信息化建設，引領檔案管理現代化”“到2025年檔案工作走向現代化取得實質性進展”。中學檔案作為教育事業、檔案工作的重要組成部分，要緊緊圍繞已經確定的“十四五”規劃目標，立足中學教育教學管理實際，步穩蹄疾地積極推動檔案信息化建設。

1 中學檔案信息化建設背景

1.1 教育發展

從教育發展的現實背景來看，當前，以5G、人工智能、物聯網、工業互聯網為代表的新一代信息基礎設施建設不斷推陳出新，新技術推動教育高質量發展，學校信息化建設及管理水平取得顯著提升。2021年8月，貴州省教育廳發布《貴州省教育發展“十四五”規劃》提出要“加快信息化時代教育變革”，推進“教育治理體系和治理能力現代化”，積極“落實教育信息化2.0行動計劃，推動數字校園建設”。2021年，遵義市教育體育局發布的《遵義市“十四五”教育事業發展規劃》，提出要“努力建設教育現代化強市”，積極推進“互聯網+教育”，大力開發“優質網絡教育資源”，以“教育信息化推動教育現代化”，到2025年，“實現信息技術與教育教學深度整合，促進信息技術在教育、學校和行政管理中推廣應用”。全省、全市關于教育方面的規劃頂層設計也為中學檔案信息化建設提供了根本遵循和指引，是中學檔案信息化建設的行動指南。

1.2 政策規范

從國家對教育信息化建設的政策支持和規范出臺情況來看，為大力推進信息化建設，尤其是教育、檔案領域信息化建設，2021年，教育部發布《關于加強新時代教育管理信息化工作的通知》，明確提出建立“中央統籌、分級推進、逐級負責”的信息化責任體系，建立“主要負責人牽頭抓”的工作機制，并出臺了一系列教育管理信息化標準體系以及檔案信息化管理方面的國家標準，出臺了一系列規范性文件。如《電子檔案管理系統通用功能要求》《電子檔案單套管理一般要求》《數字檔案室建設指南》等，這些都從政策及規范中提出了檔案信息建設的體制、機制和要求以及檔案信息化建設現實依據。

1.3 檔案事業

從檔案事業自身發展現實背景來看，新修正的《檔案法》明確把“檔案信息化建設”作為一章，以立法形式將檔案信息化建設予以確定，使各行各業檔案信息化建設有了法律依據。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確提出要推動檔案工作“三個走向”，到2025年，檔案工作“三個走向”要取得實質性進展，為建設檔案強國奠定基礎。檔案信息化建設要實現再上新臺階，新一代信息技術與檔案事業各項工作深度融合。提出“中西部檔案信息化提升項目”，獲得“政策保障、定點幫扶和專業指導”。鼓勵推動檔案全面納入國家大數據戰略，并要把檔案信息化納入本地區、本單位信息化發展規劃。

2 中學檔案信息化建設意義

中小學檔案是學校教育、教學、科研、師生概況以及相關基礎設施等各方面主要情況原始性、基礎性、權威性的資料，蘊含著重要的參考研究價值[2]。做好中學檔案信息化建設對提升檔案工作效率、促進教育教學管理和優化服務保障都具有積極的現實意義。

2.1 檔案工作提檔升級

中學檔案信息化是在中學檔案管理活動中全面應用現代信息技術，并對中學檔案資源進行數字化管理和提供利用，無論是中學檔案基礎設施建設，還是檔案管理模式均實現較大變化。從傳統的以中學檔案實體管理、利用為主轉向以中學檔案信息數字化存儲和利用服務為重心轉變。將互聯網、物聯網、信息技術融入中學檔案管理工作，利用網盤存儲或數字化錄入等方式，克服傳統模式人工錄入效率低、差錯率高等弊端，將中學檔案信息資源存儲于光盤、軟盤中，能夠有效降低空間占用，借助檔案管理應用系統實現中學檔案資源互聯互通、共享共用，促進檔案信息資源在采集、存儲、管理、使用、備份及查閱等方面的優勢凸顯[3]。

2.2 促進教育教學管理

中學檔案信息化建設始終圍繞教育教學管理這一核心，一方面，將大量教學、科研、管理等方面的檔案資料轉化為數據信息，存儲于中學檔案應用系統平臺；另一方面，借助互聯網、物聯網、局域網等將存儲于系統平臺的中學檔案信息資料以更為便捷化、現代化的方式呈現，能夠在中學教育教學管理中發揮重要的“資政存史育人”功能。例如，根據教育教學需要，利用信息化技術能夠快速查詢歷年試卷、科研成果、學生成績冊等等，深入分析這些檔案，有助于進行學科教學研究、教學方法改進、學生心理研究[4]，為其教學質量的提升奠定良好的基礎。

2.3 優化服務保障內容

中學檔案除了教育教學外，還存有許多涉及教師、學生檔案以及校園管理方面的檔案，利用信息化技術做好這些檔案管理，能夠進一步優化服務保障內容。例如，在教師提拔任用、職稱評定時，教師通過權限賦予，登錄其身份信息，通過輸入姓名、事由等關鍵項，可直接在應用系統中便捷且準確地查詢到所需的檔案資料，直接打印即可完成。為中學檔案編研提供豐富的檔案資料，利用關鍵詞匹配度，搜索“制度”便可快速查詢到中學教育、教學、學校管理等方面出臺的制度，按照一定規律和要求，匯編成冊，提升檔案編研質量[5]。此外，還可挖掘中學檔案中的先進師生的事跡資料，在校慶等特殊時間節點進行先進典型宣傳，使校園文化建設具有鮮活事例，更具感染力。

3 中學檔案信息化建設思路

中學檔案信息化建設是一項系統性工程，需要長期堅持，要立足中學財力、人力和物力資源現狀及教學實際，既不能裹足不前，更不可冒進，要循序漸進、分步實施，要始終堅持效果導向的思路，注重發揮檔案信息化建設在推動中學教育、教學中的作用發揮。

3.1 堅持實際需要

中學檔案信息化建設要始終圍繞學校的高效管理、教學的優質開展、師生的服務需求以及中學檔案自身管理的實際需求，把實際需要作為中學檔案信息化建設的出發點和落腳點，搭建務實管用的檔案信息化應用系統和平臺，選擇適宜中學檔案管理特點的存儲方式，開發教學、管理、科研成果等與中學教育教學管理相關的專業檔案數據庫。

3.2 堅持分步實施

中學檔案信息化建設是一項系統性工程，建設和管理都要有明確的規劃。堅持把中學檔案信息化建設納入中學發展規劃之中，做好頂層的規劃設計。要堅持循序漸進、分步實施的原則和理念，近期目標是要實現中學檔案信息化建設全覆蓋，建立高質量、高效率信息化檔案管理系統，中遠期目標是要提高中學檔案管理和服務的質量、水平，為中學教育、教學和廣大師生提供更加精準、優質、高效的服務。按照積極做好基礎設施建設，搭建中學檔案信息化管理平臺，建立中學檔案信息資源庫、數據庫，建立中學檔案信息化應用系統，中學檔案信息化管理標準規范以及檔案信息化人才隊伍建設等，持續推進。

3.3 堅持效果導向

在推動學校檔案信息化建設的過程中，需要學校把握好具體的建設方向，才能最大限度地和社會共享信息化建設帶來的成果。要始終以效果為導向，突出中學檔案信息化建設在中學教育教學管理中的服務功能，在中學特色化辦學中的應用功能以及在推動提升學校管理能力和水平方面發揮的應用作用。即堅持以中學檔案服務理念引領信息化建設、以中學檔案特色資源推動信息化建設、以數字化技術應用助力信息化建設。

4 “服務性、特色化、數字化”三位一體指引下的中學檔案信息化建設路徑

新時代中學檔案信息化建設要秉持系統思維、整體理念，堅持立足實際、分步推進和效果導向的建設思路，以“服務性、特色化、數字化”三位一體舉措，推動中學檔案信息化建設，以中學檔案信息化建設助力中學檔案現代化目標的實現。

4.1 服務理念引領

首先是精準定位。中學檔案是中學教育教學的重要歷史記錄，來源于日常的教育教學，最終也要通過服務于教育教學來體現和發揮其應有價值。要把為師生服務、為學校管理服務作為檔案工作的出發點和落腳點，以提供優質服務理念引領信息化建設。其次是轉變理念。中學檔案包括文書類、教學類、會計類、科技類、實物類、學籍類、基建類以及教師業務檔案等，在堅持服務性理念價值的引領下，做好這些類型檔案資料的收集整理，按照檔案價值便捷化應用為理念，去粗存精、去偽存真，優化檔案條目和結構。再次是把握重點。中學檔案信息化要緊緊圍繞教育教學服務需要，重點做好教學類檔案的收集、整理。以“增量電子化、存量數字化”為原則，優先將室藏的教學管理類檔案（如教學工作計劃總結、典型經驗材料等）、學生管理類檔案（如學籍材料、招收錄取新生材料、思想政治教育材料、退/轉學證明文件等）、教師管理類檔案[6]（如教師培養計劃、公開教學教案及評價、教師榮譽及職稱評定等）、教學研究類（如教學改革方案、學術著作、教研活動等）、考試資料類檔案實行數字化掃描，錄入專題檔案數據庫，方便廣大師生及時查詢檢索利用中學檔案信息資源。總之，中學檔案信息化建設在技術應用、平臺搭建和數據資源庫等方面都要秉持為師生、為學校服務的理念，把服務理念融入中學檔案信息化建設全過程。

4.2 特色資源推動

檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。中學檔案信息化建設要有學校自己的特色，既要有形式上的特點，也要有載體上的亮點，更要有內容上的特色。首先是外在組織形式來看，中學要成立專門的檔案信息化建設領導小組，協調解決信息化建設過程中遇到的各種問題，動員學校教務、總務、信息中心、檔案、人事等各方資源，把中學檔案信息化納入學校建設整體規劃。從載體上來看，中學檔案信息化建設要配備專門的計算機，安裝符合信息化需求的系統和軟件，配備掃描儀，存儲光盤等相關設備，要開設特色專題數據庫，如科研成果數據庫、名師工作室檔案數據庫、表彰獎勵數據庫，等等。從內容上來看，就是要通過信息化建設，將收藏的特色檔案資源錄入管理平臺，尤其是注重挖掘學校文化個性和特色的檔案資源。此外，還要立足本校實際，制定具體的信息化建設和管理標準規范。作為擁有近百年辦學歷史的遵義四中，積淀了大量體現四中辦學特色、人文精神以及相關具有保存價值的物件、照片，如校徽、校歌、駱駝班創建、新校址建設批復文件等，都是遵義四中特色檔案資源，在信息化建設中，要充分挖掘這些特色資源，以特色檔案資源來推動檔案信息化建設，走品牌化、特色化建設之路。

4.3 數字技術助力

積極發揮先進信息技術、數字技術在中學檔案信息化建設中的作用，以信息技術助力中學檔案信息化建設的科技含量。具體來說，就是要引入先進數字化設備技術，如添置數字化掃描設備、相機、錄音及視頻設備。運用先進數字化處理技術，做好電子檔案數字信號的處理。開通局域網、校園網、互聯網等，利用信息網絡技術實現中學檔案信息遠程存取、檢索、查詢。根據關系型數據庫、非關系型數據庫的特點和實際，選用合適的數據庫技術，優化中學檔案信息的組織、分類、檢索和管理。重視安全保密技術應用，如數字簽名技術、雙備份、加密技術、權限管理等，確保檔案信息的安全和隱私。

結語

中學檔案信息化建設是國家信息化建設的重要組成部分。要以建立健全服務教育事業可持續發展的檔案資源體系為目標，加快推進檔案信息化建設，實現資源共享，開展遠程利用，使檔案信息資源公共服務惠及全體師生。在大數據時代背景下，要堅持系統觀念，轉變思想理念，豐富檔案資源，注重技術應用，努力提升中學檔案信息化水平，不斷為中學教育教學管理和教育事業發展提供優質的信息資源支持，提供不竭的動力。

參考文獻

[1]楊宗凱.《“十四五”國家信息化規劃》專家談：加快教育信息化 支撐終身數字教育[EB/OL]http：//www.cac.gov.cn/2022-03/08/c_1648363725755324.htm.

[2] 王元.中小學檔案管理信息化建設思考[J]青海教育，2018（6）：55.

[3]高子靜.推動電力企業檔案信息化建設促進檔案開發利用[J]檔案學研究，2017（S2）：33-36.

[4]虞吉芬.信息化管理在中學試卷檔案中的應用分析[J]辦公室業務，2019（8）：72.

[5]劉國芝，沈潔.芻議“互聯網+”時代學校檔案管理信息化建設[J]辦公室業務，2017（16）：106.

[6]譚燕.教學檔案的科學分類及其他[J]徐州工程學院學報：社會科學版，1995（4）：95-98.

作者簡介：王小慧（1987—），大學學歷，遵義市第四中學中級職稱。主要從事檔案管理研究。