數字中國視野下民政檔案服務能力建設探究

李春梅

摘 要：隨著數字中國理念的不斷普及，各行各業實現信息數字化傳遞已成為主流趨勢，民政檔案作為國家及社會對于民生管理的重要內容，與人民群眾有著極為密切的關系，對其實現數字化轉型及信息化模式的科學應用，進而提高檔案服務效率，乃是各民政部門當前需要重點面臨的問題與挑戰。本文在數字中國視野下對民政檔案的服務能力建設進行深入探究，在思想建設、組織建設、制度建設、信息化建設、人才建設等方面對新時代民政檔案的數字化轉型進行分析，并提出可行性建議，希望對民政檔案服務的實際發展有所裨益。

關鍵詞：數字中國；民政檔案；服務能力

民政部門是主管社會中各項行政事務的重要政府職能部門，對于調節社會矛盾、維持社會穩定、為政府分憂、為群眾解愁承擔著極為關鍵的角色。尤其隨著社會的不斷發展，醫療保健、教育培訓、養老保險等事業也逐漸納入民政系統管理范疇，民生工作難度與復雜度逐漸加大，隨之也產生了數量龐大、門類繁雜的民政檔案，廣大群眾對民政部門提供優質服務也有著較大的期待與需求。如何利用現代科學技術推動民政檔案數字轉型，進行有效有序的管理，進而提高檔案開發利用率來進一步改善民生顯得尤為重要。作為民政部門更要確立走數字化、信息化道路，為社會提供多元化民政服務，確保民政檔案價值得以充分發揮。

1 數字中國視野下提高民政檔案服務能力水平的重要性及意義

1.1 當前民政檔案信息化建設的必要性

在政策上，2021年國家發布的《中華人民共和國國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和2035年遠景目標綱要》中提出了數字中國，對于數字經濟、數字社會、數字政府以及數字生態等進行了詳細闡述。2023年2月，中辦國辦印發了《數字中國建設整體布局規劃》，再次強調了建設數字中國對推進中國式現代化的重要性，要夯實數字基礎設施和數據資源體系“兩大基礎”，強化數字技術創新體系和數字安全屏障“兩大能力”。與此同時，國家檔案局印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中也對于新時代檔案信息化建設做出了明確規定，強調推動新技術與檔案工作深度融合，深化檔案信息化戰略轉型，要深入挖掘檔案資源，積極探索知識管理、人工智能、數字人文等技術在檔案信息深層加工和利用中的應用，提升檔案利用服務能力。在政策層面上為民政檔案服務能力建設提供了良好的發展環境。在技術上。隨著以互聯網技術為代表的信息化水平快速發展，給各行各業帶來了巨大轉變，計算機終端、移動終端的普及運用，也為人們的工作、生活方式帶來了巨大的變革，對于民政部門，在技術與管理模式上與時俱進，充分利用大數據、云計算、人工智能等先進技術來進一步加強檔案管理效能，提高對民政檔案信息的共享和流通，進而促進檔案利用服務提質增效，已成為主流發展方向。

1.2 新時期民政檔案信息化建設工作的意義

一是提高管理效率。徹底破除了傳統管理模式下工作量大、效率低、費時費力的弊端，真正達到自動化征集、實時化更新、網絡化管理利用。同時在信息化技術加成下使民政檔案檢索查詢方便。數據錄入后，管理員可從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，用極少的時間定位關鍵信息并形成報表，極大地減輕了工作人員的負擔[1]。二是最大程度地保護檔案原件。眾多檔案資料長時間存放于庫房，難免會出現紙張脆弱、字跡模糊、蟲蛀潮濕等問題，再加上頻繁查閱利用，大大增加了原始文件的損壞率。在數字中國背景下將紙質檔案數字化轉型為電子檔案，建立全類型民政檔案數字資源庫，改變了檔案的儲存載體，減小了檔案存儲空間的同時，也有效避免了翻閱復印造成檔案損壞的風險。三是提供良好的利用服務。隨著民政檔案文件呈幾何級速度增加，依靠過去的管理模式無法達到全面利用的效果，在計算機網絡技術的應用下，系統可自動匯總、分類、著錄并提取關鍵詞，使檔案利用突破時空界限，進一步拓寬利用范圍，便于檔案管理人員的二次利用和開發，真正意義上實現了民政部門檔案由被動管理轉化為主動服務。

2 數字中國視野下民政檔案服務能力建設存在的問題

2.1 思想意識較為薄弱

對于數字中國視角下的民政部門而言，信息化建設整體規劃較為滯后，數字化改革推進力度較為遲緩，源頭上在于相關領導者檔案意識不強、信息化意識不強、服務意識不強。對國家針對信息化管理業務提出的法律不熟悉，仍然處于被動服務的狀態，無法利用現代信息化技術為群眾提供精準化、高質量的檔案服務，難以有效發揮民政檔案資源的利用價值。即使開展信息化工作也只是形式主義、應付檢查，在頂層設計上對于民政檔案信息化管理、智慧化服務的政策支持、資金幫扶、人力投入缺乏必要的支持和配合，進而影響整體進程。

2.2 管理體系較為松散

一是目前大多數民政部門沒有在內部專門設置檔案管理業務科室。相關工作大多由辦公室代辦，職能職責設置不夠清晰，任務分工不夠細化，工作人員往往處于兼職狀態，經常會因其他工作而忽視檔案管理工作，在整體上使得檔案事業長期處于較為邊緣化的狀態，無法投入足夠的人力物力財力助力其快速發展。二是管理規范程度不夠。在數字中國背景下的民政檔案信息化管理工作對于民政部門而言是全新實踐，傳統模式下的管理制度已無法沿用。民政部門單位在實際工作開展前尚未制定科學合理的檔案管理存放、開發利用服務等制度文件，在全流程管理及服務過程中缺乏規范性、可行性標準體系，容易出現檔案收集不齊全、利用流程不規范、對外服務有漏洞、數字格式不統一等問題，其科學性、完整性、實用性較差，也在一定程度上加大了檔案工作的潛在風險，產生的社會效益較小，無法真正意義上發揮民政檔案的利用價值[2]。

2.3 信息化管理較為滯后

一是基礎設施不完善。由于上級領導對檔案工作的重視程度及財政資金限制等因素，使得大多民政部門沒有對檔案管理配置較為專業的軟硬件設備，計算機終端專業度及數量遠遠達不到實際工作需求，此現象在基層民政部門尤為明顯。同時對于操作系統平臺開發、數據庫搭建、大數據技術的應用力度不足，無法發揮現代科學技術的優勢。二是數字化轉型工作滯后。民政部門開展數字資源建設工作不充分，大多檔案資源仍是紙質檔案，結構單一、管理難度大，即使轉變為電子文件也因歸檔治理能力不足出現“歸不全，歸不好”的問題，不利于維護應歸檔的民政檔案資源的齊全完整與長期可用性，不利于將來檔案服務工作的順利開展。三是共享水平較低。電子檔案歸檔時效性低、部門內外業務關聯性不足等問題日益凸顯。雖然我國各個行業實現了互聯網全覆蓋，但由于各個業務系統與檔案管理平臺存在制度與技術層面上的限制，無法真正實現內設各業務科室、部門單位間互聯互通，海量民政檔案資源無法達到共建共享高度，各自為政、信息“孤島”現象尤為明顯，檔案資源開發利用僅限于現場查閱檔案信息，民政檔案利用服務大打折扣，效果不佳。

2.4 干部隊伍較為業余

目前，民政部門信息化專業管理力量較為薄弱，即使具備先進的設備及系統也難以在實際工作中提高服務水平。一是大多檔案管理人員年齡較大。部分為即將退休或者退居二線的老干部，其學歷水平與信息化意識難以在短時間內接受并熟練運用現代科學技術開展民政檔案服務工作，甚至有些檔案管理人員沒有經過專業的檔案知識及計算機系統理論培訓便“倉促”上崗，專業素質及業務水平難以達到新時代發展需求，仍然停留在傳統模式下紙質檔案整理、手工方式查詢的水準上，嚴重制約了檔案服務水平的提高。二是干部隊伍架構不完整。檔案管理人員穩定性較差、人員流動性大、崗位更換頻繁。民政部門對外人才引進力度不夠，沒有定期向檔案隊伍補充符合時代發展的人才。同時，民政部門開展檔案人員繼續教育、后期培訓活動較少，對民政檔案的工作精力投入不足。大多數人員沒有全面了解新形勢下數字化檔案管理流程，計算機操作技能始終停留在初級階段，在操作時也往往會出現失誤，給檔案信息化管理進程的穩步推進造成了一定阻礙。

3 數字中國視野下民政檔案服務能力提升優化路徑

在數字中國背景下，民政部門領導者及管理人員要及時轉變思想，積極探索可操作性強的優化方案，針對檔案管理、服務模式進行全面的改革和創新，激活民政檔案工作的民生屬性、文化屬性，充分彰顯其社會效益及利用價值。

3.1 牢固樹立檔案意識，增強信息化管理觀念

一是樹立檔案意識。民政部門要自覺履行新時代民政檔案工作者的職責和使命，牢牢把握檔案工作政治方向，始終貫徹落實總書記對檔案工作的重要指示批示精神，自覺踐行“民政為民、民政愛民”的工作理念，把民政檔案保管好、利用好，充分重視檔案工作產生的社會價值、經濟價值、文化價值。在頂層設計層面為檔案服務建設提供政策支持、制度支持、財政資金支持、人力資源支持。扎實推進民政檔案資源體系、服務體系建設，努力開創新時期民政檔案工作新局面。二是樹立信息化意識。在思想上破除傳統管理模式的禁錮，在行為上改變傳統的管理工作模式，適應大數據時代市場經濟體制，依托“互聯網+民政”，建設改革優化民政檔案管理新思路與新手段。引導行業內外實現以電子檔案文件為主的民政檔案信息化管理與主動服務，營造工作人員認識、重視、支持檔案工作的良好氛圍。

3.2 健全完善組織體系，出臺科學化管理制度

一是成立工作組織。民政部門要設置檔案管理工作指導委員會或者專職檔案管理業務科室，負責制度標準制定、檔案平臺功能開發、日常工作監督、重難點問題解決等任務，將檔案管理職能職責集中化，高位推動各項工作順利開展。二是民政部門領導者要會同業務科室根據《中華人民共和國檔案法》《機關檔案管理條例》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》 等法律法規，結合如《婚姻登記條例》《婚姻登記規范》等民政工作專業制度標準，制定適應新時期信息化建設的管理制度。在新的發展環境下進一步健全完善檔案管理業務流程和技術規范，從而以深化民政檔案治理體系和服務社會民生需求為落腳點，改革創新管理體制機制，全面提升民政檔案綜合管理走向科學化、制度化、合理化、規范化[3]。

3.3 加強基礎設施建設，融入專業化現代技術

一是檔案數字資源建設。定期開展民政檔案內部集中歸檔及數字化加工工作，以“存量數字化、增量電子化”為目標，不斷提高現存檔案數字化率，尤其對于民生需求高、查閱利用頻繁的檔案更要優先數字化加工、確保加工質量，進而為實現其信息化管理提供堅實基礎。二是完善基礎設施建設。根據工作現狀及發展需求，積極向有關領導匯報工作，爭取專項資金配備符合檔案管理現代化的服務器、存儲器、計算機、掃描儀、互聯網設備等系統完備、高效實用、安全可靠的檔案信息化硬件基礎設施。三是構建系統平臺。要加速通用系統軟件的研究與開發，以“數字民政”建設為依托加速信息化處理步伐，充分利用數據挖掘、人工智能、機器學習等現代科學技術構建民政檔案資源管理利用平臺，并加大各類民政信息資源的融合力度，推動信息共享和業務協同，逐步實現以檔案管理系統為主的多個平臺對民政電子文件數據的網格化采集與自動歸檔，做到高度集成與無縫銜接，在一定程度上推動數據信息資源的匯聚、整合和共享[4]。同時，在此基礎上面向社會積極拓展“網辦、掌辦、自助辦”的經辦途徑，為廣大群眾查閱檔案、調用檔案提供便利服務，不斷提升民政部門的社會影響力及群眾滿意度，以信息化技術引領民政檔案管理走在前列。

3.4 打造優秀管理團隊，建立常態化培訓方案

實現民政檔案管理信息化，為廣大群眾提供優質服務，人才是第一要素。新時期檔案工作的創新與改革，也為管理人員提出了更高要求，作為民政部門要注重人才培養，打造優秀團隊[5]。一是大力引才，提高人才數量。要面向社會多渠道、多方式選拔掌握計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、檔案現代管理技術知識的復合型人才，不斷優化干部隊伍結構，進而為推進民政檔案服務建設提供堅實人力資源保障。二是著力育才。把握民政檔案信息化建設和檔案事業發展的要求，把檔案信息化干部人才培養列入年度工作目標計劃，做到有目標、有任務、有考核、有措施。組織開展相應的專業知識培訓活動，不斷提高一線檔案管理人員專業能力和數字化素養，引導全體干部職工提高檔案管理能力與信息化應用能力，主動將民政檔案信息化管理與數字化技術、大數據技術充分對接融合，積極培養大膽探索與改革的發展思維，為民政檔案事業發展提供強大助力。

4 結語

綜上所述，隨著數字中國建設的不斷推進，利用信息技術開展民政檔案管理利用，提高服務水平已成為數字時代民政事業高質量發展的新命題。這就需要民政部門立足當下、著眼未來，順應時代發展規律和趨勢，采取多種措施加快信息化建設步伐，加快實現檔案管理現代化，以標準化檔案歸檔、科學化檔案管理賦能精準化檔案服務，為打造數字中國戰略新引擎貢獻檔案力量。

參考文獻

[1]朱娥.淺談檔案信息化建設的重要性及意義[J].科技視界，2015，（17）：156.

[2]尹登銀.新時期民政檔案信息化管理與利用問題探討[J].辦公室業務，2020，（14）：85-86.

[3]郭英.新時代民政檔案綜合管理體制的改革與創新[J].科教導刊（中旬刊），2020，（23）：155-156.

[4]李養崢.淺議基層民政檔案信息化建設[J].辦公室業務，2018，（20）：84+96.

[5]孫秀麗.淺談新時期基層民政檔案的信息化建設[J].蘭臺內外，2020，（27）：29-30.

（作者單位：洮南市社會福利事業管理中心）