單套制視角下會計檔案信息化管理現狀及改進策略研究

摘 要：由于科學技術的進一步發展，大數據、人工智能、區塊鏈等技術逐步應用于各行各業中，檔案行業也是如此。隨著進入信息化時代，傳統模式下的紙質檔案管理模式已經落伍，取而代之的是電子檔案信息化管理模式，檔案數字資源已成為主流。本文圍繞單套制視角下會計檔案信息化管理現狀及改進策略進行深入研究，針對當前工作存在的各類問題提出可行性較強的解決方法，使會計檔案信息化管理滿足信息化發展趨勢，得以更加高效、科學地開展相關工作，以供參考。

關鍵詞：單套制；會計檔案；信息化管理；改進策略

會計檔案作為各行政部門、企事業單位各種經濟活動最原始的記錄，是參與決策的重要參考。隨著新時代電子商務經濟的逐漸普及，數字經濟已成為全新的經濟形態。會計行業相關支付憑證、發票手續趨于電子化，為會計憑證、業務流水、賬簿文件、會計報表的查閱提供了便利，實現信息化轉型升級已成為必然趨勢。這就需要領導者與相關責任人深入推進數字化改革，借助信息化技術手段，對會計檔案的收集、分類、編目、共享等進行全方位優化，全面構建大數據檔案信息化管理利用平臺，并為其提供人才和技術支撐，進而為經濟社會提供智能化和數字化服務。

1 單套制定義及會計檔案特征

隨著檔案事業逐漸向數字化、信息化、智能化方向推進，“單套制”“雙套制”等概念頻繁出現于政策制度、宣傳文章、各類文獻中，但是在學術界尚未統一定義其概念。例如，在過去，“雙套制”是指在各部門檔案移交進館時，一套歸檔至當地檔案主管部門，另一套留在本單位備份。在電子文件信息化時代，“雙套制”是指同一份文件在歸檔保存紙質文件的同時，也要留存一份電子檔案。由此，在分析單套制視角下會計檔案信息化管理的相關工作，定義要先明確。

1.1 單套制定義

在檔案文件歸檔過程中，文件以電子版和紙質版兩種形式流轉，被稱為“雙軌制”，只以電子文件形式流轉則是“單軌制”。單軌制又是單套制的必要性前提，文件歸檔后只保留電子文件，不再保留紙質文件，則是“單套制”，當然，在“單軌制”條件下產生的文件也可進行“雙套制”保存。在歸檔完成后，為確保數字資源的安全性、完整性，部分單位會做數字資源備份工作以保障電子檔案文件安全。由此可得，“單軌制”不代表“單套制”，不等同于“單份制”[1]。

1.2 會計檔案特征

與傳統文書檔案不同，會計檔案具有較強的專業性，在制定相關制度管理時需要根據其特征“量身定制”。一是形成范圍廣，基礎數量大。上到國家機關、團體、企事業單位，下到個體民營商戶，只要開展經濟活動，就會產生檔案，其形成的數量遠大于其他類型，管理成本與利用難度也越來越高。二是分類較為規范，存在統一模板。雖然會計工作有稅收、交易、預算、銀行等紛繁復雜的分類，但是整體核算辦法、計算公式、造圖造表模式、生成材料工序基本是統一的，整體劃分較為規范穩定，也基于此，檔案信息化集中管理較容易實現。三是紙質文件樣式多。與文書檔案紅頭文件不同，會計檔案的外在管理樣式千奇百怪，且因地域不同而形態各異，大小不一、長短參差不齊，報表、數據、圖表的紙張大小、顏色分布不盡相同，賬簿也分為活頁、訂本、卡片等多種樣式，在實際實體過程中難以管理和利用，這也是推動“單套制”信息化管理的重要因素。

2 單套制視角下會計檔案信息化管理的必要性及意義

在現代科學技術的加持下，會計檔案實現信息化管理已成為各部門單位積極推進的工作，原因在于提高各項工作效率，加快經濟業務數據信息流轉速率，實現數據高度整合及可視化程度，極大節省了管理成本，實際效果突出明顯，對于各部門單位長遠發展有著較大意義。

2.1 積極順應時代需求

在政策方面。2015年財政部、國家檔案局聯合發布的《會計檔案管理辦法》中明確規定，符合一定條件的會計檔案資料，可僅以電子形式保存，形成電子檔案，符合此條件和《中華人民電子簽章法》的電子會計資料，可以電子形式保存并形成電子檔案。同時在2021年中辦國辦印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中也指出，“切實推動來源可靠、程序規范、要素合規的電子文件以電子形式單套制歸檔”，從而為會計檔案的信息化建設提供了政策支持與原則依據。在技術方面，國內科技水平不斷提高，信息化技術得以飛速發展，信息化管理與文件管理不斷融合，“無紙化辦公”已成為主流工作模式。在此背景下，各單位面臨著較大的發展機遇，可借助時代優勢學習先進經驗，大力推廣檔案信息化，在數字經濟時代凝聚更多智慧數據資源，進而提高核心競爭能力。

2.2 提高管理效率和服務質量

在傳統的會計檔案管理模式下，由于檔案文件多樣性、復雜性、數量大的特征，會計人員或者檔案管理人員難以對檔案資料進行分類整合，工作量巨大且難以保障準確性與真實性。在信息化時代，充分發揮計算機網絡、大數據、人工智能等技術優勢，構建檔案管理利用系統平臺。利用“單套制”管理模式，將“死檔案”轉變為“活信息”，使得檔案文件可實現在線歸檔、自動編目、精細化分類、高效化查詢利用，文件傳輸、拷貝等操作更加便捷，在推動檔案數據共建共享的同時全面加強了安全管理水平，也使得檔案工作融入單位辦公自動化環境，實現科學發展[2]。

3 單套制視角下會計檔案信息化管理面臨的困難及挑戰

3.1 紙質檔案體量大，難以實現單套制

受傳統會計檔案管理模式影響，各部門單位開展檔案數字化加工工作較少，使得大量的紙質會計檔案堆積如山，數字化難、管理難、利用更難。隨著時間的推移，部分紙質檔案受風化、蟲蛀、潮濕等因素影響，出現文件缺損、字跡模糊等問題，更是加大了數字化難度。即使相關部門提交了紙質文件與電子文件，工作人員也仍以紙質文件為主，對于檔案數字化成果沒有做到足夠重視。再就是行業內檔案主管部門責任意識不強，沒有開展大規模會計檔案集中歸檔數字化加工工作，也沒有深入市場尋找業務能力強的第三方外包公司，大多由本單位人員負責掃描等工作，由于人員有限、能力有限，使數字化成果質量不符合標準，浪費人力物力的同時，也為后期檔案信息化管理帶來了較多不利因素。

3.2 電子文件難管理，制度體系不健全

一是組織體系不完善，職責不清晰。部分單位沒有檔案管理機構，缺少明確的責任分工，檔案工作大多由會計人員負責，繁重的財務工作使得工作人員分身乏術，對于檔案工作敷衍了事，管理質量處于較低水平。二是管理制度不健全。在資金預算、財務核算、出納流水等方面產生的檔案文件沒有針對性地制定科學合理的制度標準。宏觀層面缺少統一的領導機構負責提升檔案工作的規范性程度，使得相關工作僅憑工作人員過往經驗或者主觀意識無方向開展，容易出現較多漏洞及處置結果不理想的問題。及時出具相關制度標準也僅僅是應付考核事項，泛泛而談、流于形式，可操作性、執行程度不高，導致檔案信息化管理流程發展方向偏離，無章可循[3]。

3.3 系統平臺較落后，專項資金不充足

信息化時代的進步，伴隨而來的是檔案管理系統功能的不斷升級，但是在實際過程中，很少有單位能夠花費大量的人力物力財力去與時俱進，充分與系統功能磨合，實現與時俱進，更新換代。同時也受傳統檔案管理模式思維的影響，各單位在運用數字化、信息化、智慧化技術缺乏相關經驗，對于技術研發、功能應用、系統構建等方面工作缺少深度的調查研究，使得相關先進技術無法與檔案工作相結合，即使具備充足的資金開展信息化工作也僅僅停留在表面，實際應用性較差。與此同時，檔案數字化工作與信息化管理任務完成后，部分單位沒有重視數據安全管理工作，對于如何防范計算機病毒的侵襲以及社會不法分子對珍貴會計檔案數據的竊取防護力度不足，無法達到安全性高、保密性強的要求，電子會計檔案管理風險較大。

3.4 日常管理有難點，管理人員不專業

一是檔案管理人員能力不足。負責會計工作的人員檔案管理整體素質不達標，缺少兼具檔案管理技能及現代化計算機技術專業知識的復合型人才。信息化管理大多是“趕鴨子上架”，面對突發事件時往往束手無策。二是后期培訓力度較小。受檔案工作性質影響，部門單位沒有高度重視檔案人員繼續教育工作，沒有開展業務培訓、理論學習、外出參觀等活動。同時，管理人員沒有自主樹立終身學習理念和自主學習意識，使得會計檔案管理人員實際信息化管理工作經驗不足，缺少專業的理論知識結構，整體素質水平長時間處于較低階段。

4 單套制視角下會計檔案信息化管理未來的改進策略

面對新形勢下會計檔案信息化管理存在的各項問題，需要各行業各部門單位引起高度重視，積極采取方式方法解決管理過程中出現的各類問題難題，不斷推動各項流程走向規范化、科學化，真正意義上發揮會計檔案潛在的利用價值。

4.1 做好頂層設計，確保數字化加工循序漸進

各部門單位要進一步加強會計檔案數字資源建設，在頂層設計層面研究制定數字化加工工作發展規劃。在行業內選擇具有涉密資質、技術過硬、業務熟練、口碑較好的第三方數字化加工公司，指揮協調內部各部門科室人員與數字化外包公司嚴格按照標準要求開展信息化建設。與此同時，會計科室要與檔案部門共同協作，在宏觀層面對會計檔案文件總庫進行重要性劃定，及時剔除無價值檔案文件，優先對利用率高、掃描方便、數據重要、價值較大的檔案進行掃描。整體上形成由點到面、由里到外、由“重點”到“邊緣”的數字化加工序列，在緩解數字化轉型壓力的同時，提高工作質效。

4.2 加強制度約束，完善信息化管理保障機制

一是加強組織建設。在設置財務管理部門的同時，設置專門的檔案管理業務科室，進一步明確會計檔案管理職責，細化各項流程分工，確保電子會計檔案的征集歸檔、分類編目、安全保管、共享利用等工作由專人負責，避免出現推諉扯皮、職責混亂的情況。同時要建立完善的溝通機制，推動各個部門能夠形成科學的合作機制，共同推動工作順利開展。二是加強制度建設，實現會計檔案信息化、規范化建設，制度是前提。部門檔案分管領導要會同檔案業務科室，深入學習《中華人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》的具體政策內涵，結合自身發展實際，建立電子會計檔案歸檔范圍、數據保管、在線移交、查找利用、存儲備份、安全管理等方面的標準體系，并隨著檔案事業的發展不斷優化、細化、科學化，滿足會計檔案管理中不斷出現的各類需求，保證其可靠、可用、可溯。

4.3 持續多點發力，構建先進信息化管理平臺

一是保障資金基礎。各部門單位要積極向上級部門溝通協調會計檔案信息化資金，逐步克服經費及辦公環境緊張的困境。結合工作需求采購專業的服務器、存儲器、安全設備等硬件設施，同時要配備除濕機、精密空調、滅火器、溫度計等，在物理層面保障電子會計檔案信息的安全性。二是根據時代發展的新舉措、新要求、新技術，搭建功能齊全、上下聯動的會計檔案信息管理平臺。充分應用大數據、云計算、區塊鏈、人工智能等先進技術，滿足對數據的海量儲存、高速處理、信息提取、便捷利用、共建共享等各項需求。同時要爭取系統平臺與其他業務平臺互聯互通，推動系統間數據信息傳遞無縫銜接，推動構建會計檔案以數字化“單套制”形式存儲、網絡化形式連接、自動化方式傳遞、智慧化方式利用的格局，進而彰顯會計檔案的實用價值。三是建立安全控制機制。引入加密技術和遠程備份技術，在檔案實際管理利用過程中防止檔案信息被竊取和意外事件的發生，確保會計檔案數據的穩定性和安全性[4]。

4.4 做好人才建設，打造高精尖檔案管理團隊

未來，檔案事業競爭的重要一點是人才的競爭，各部門一是要加強干部隊伍建設，全方位、多層次招募和培訓優秀檔案管理人員，使其不僅具備良好信息化管理專業技能，更要具備豐富的實踐經驗，以備處理各種緊急性事件。二是要注重復合型檔案管理人才的培養。對在職員工定期開展繼續教育培訓活動，加強信息化思想認識，提高對電子檔案信息“單套制”管理的認知水平，同時也可邀請當地檔案主管部門業務骨干或者高校教授開展理論教學工作，進一步改變管理人員單一的知識結構，使其更加有條理地開展日常工作，從而適應新時代的會計檔案信息化管理的發展方向[5]。三是要增強工作人員的責任感。落實考核激勵機制，不斷調動管理人員的工作積極性以及工作熱情，持續優化工作作風建設，引導干部主動作為、敢于擔當，不斷提升干事創業精神，生成凝心聚力、爭創一流的強大向心力，著力打造風清氣正的良好工作氛圍。

結語

在大數據信息化時代，電子會計檔案的理論與實踐不斷推陳出新，這就需要各行業財務部門領導及管理者緊跟時代發展方向，加大“雙套制”到“單套制”的演變，適時調整會計檔案歸檔管理方式，真正在信息化環境下實現現代化的轉型，牢牢把握新時代發展機遇，使會計檔案管理工作更加科學化、規范化，為新時代經濟社會高質量發展貢獻“檔案力量”。

參考文獻

[1]許振哲.電子檔案單套制管理適用性淺析[J].檔案，2021（12）.

[2]朱碧瑩.大數據時代高校財務檔案管理探究[J].黑龍江檔案，2023（04）.

[3]張蘭.會計電子檔案信息化管理探析[J].商業2.0，2023（23）.

[4]鄧鈞陽.加快推進會計檔案信息化轉型升級的措施研究[J].黑龍江檔案，2021（03）.

[5]段衛.事業單位會計檔案管理信息化及發展趨勢研究[J].蘭臺內外，2022（21）.

作者簡介：單振宇（1971—），大學學歷，就職北京保障房中心有限公司。研究方向：檔案管理。