關(guān)于醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的探究

作者簡介：李麗霞（1971—），女，漢族，山東濱州人，本科，館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理。

摘 要：隨著我國醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展，越來越多的老百姓得以享受到更好的醫(yī)療服務(wù)，醫(yī)院的各項管理工作也得到了社會大眾的廣泛重視。目前，醫(yī)院檔案管理工作仍然存在較多的問題，檔案管理工作缺乏全面性管理、創(chuàng)新性不足，阻礙了醫(yī)院檔案資源價值的發(fā)揮。只有不斷創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作，才能給人民群眾提供更好的服務(wù)，也是保證醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展的重要手段。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；工作創(chuàng)新

中圖分類號：G271；R197.323 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

醫(yī)院的服務(wù)能力是醫(yī)院管理水平的重要體現(xiàn)。醫(yī)院檔案管理工作主要是對醫(yī)院不同時期發(fā)展的信息記錄以及工作的各種紀(jì)要。在醫(yī)院的管理工作中，檔案管理是必不可少的一個環(huán)節(jié)，占據(jù)著重要地位。隨著醫(yī)療技術(shù)的不斷創(chuàng)新發(fā)展，對醫(yī)院管理工作提出了更高的要求，檔案管理工作的創(chuàng)新，為醫(yī)院健康、穩(wěn)定的發(fā)展具有積極且重要的作用。

為了解決廣大群眾在醫(yī)院看病難、看病貴等一系列問題以及改善日益緊張的醫(yī)患關(guān)系，新醫(yī)改提出“以病人為中心”的醫(yī)療理念。為了有效提升醫(yī)院的醫(yī)療和服務(wù)水平，在新醫(yī)改政策中也重點提出了加速醫(yī)院管理信息化及數(shù)字化進(jìn)程的要求。醫(yī)院在新時期面對新的要求，如何適應(yīng)時代的變化，如何調(diào)整相應(yīng)的管理模式，成為廣大醫(yī)療工作者亟須解決的問題，尤其是醫(yī)院管理模式創(chuàng)新成為重中之重。

作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分之一，醫(yī)院檔案管理的重要性不言而喻。在探索醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新模式的過程中，醫(yī)院管理者要清楚地認(rèn)識到醫(yī)院檔案管理工作的重要性以及當(dāng)前存在的問題，以便有針對性地解決問題，從而保證提高醫(yī)院檔案管理工作的效率，健全醫(yī)院整體的管理制度。

一、醫(yī)院檔案管理工作的重要性

檔案是個人、組織或者機(jī)構(gòu)長期社會活動中產(chǎn)生的具有保存價值的文字、音像和圖表等的記錄，以紙質(zhì)、電子數(shù)據(jù)和實物等多種形式存在并保存。作為社會一個特殊而又重要的組織，醫(yī)院是保證廣大群眾身心健康的重要場所。醫(yī)院檔案不僅記錄了一所醫(yī)院從無到有、不斷壯大的歷史過程，還詳細(xì)記錄了各類病案及治療方式、醫(yī)療科研項目成果以及醫(yī)院人事變動和各項基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等內(nèi)容，對醫(yī)院的發(fā)展和醫(yī)療技術(shù)的進(jìn)步有著重要意義。在當(dāng)前醫(yī)院的管理工作中，對檔案管理工作不重視以及缺乏對檔案管理工作的創(chuàng)新，都會導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作停滯不前，甚至影響醫(yī)院工作的順利開展。

1.加強檔案管理工作創(chuàng)新是時代的要求

隨著經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，醫(yī)院檔案工作的負(fù)荷越來越大，復(fù)雜程度也越來越高，網(wǎng)絡(luò)化、信息化、多樣化和個性化發(fā)展是現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的必經(jīng)之路。在這一形勢下，只有加強檔案管理工作的創(chuàng)新，才能更好地完成醫(yī)院各項資料的管理工作，發(fā)揮檔案在醫(yī)院工作中的重要作用。

隨著時代的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)在當(dāng)今社會各行各業(yè)中得到廣泛應(yīng)用，各種新型技術(shù)得以普及?？萍际堑谝簧a(chǎn)力已成為人們的共識，只有不斷地探索、創(chuàng)造和應(yīng)用更新的科技成果，才能不斷改善和提高人們的生活水平和質(zhì)量。這是大勢所趨，是新時代的要求。醫(yī)院檔案管理工作要緊跟時代潮流，與時俱進(jìn)，不斷加強創(chuàng)新探索能力，滿足新時代人們對醫(yī)院醫(yī)療和服務(wù)的要求。

2.醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新，是醫(yī)院管理工作整體進(jìn)步的要求

醫(yī)院檔案管理工作之所以在整個醫(yī)院管理中占據(jù)重要地位，是因為檔案保存著醫(yī)院的歷史發(fā)展、醫(yī)療成果以及病人信息等諸多關(guān)鍵的原始資料。在信息化時代，隨著互聯(lián)網(wǎng)、云計算和云服務(wù)等網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的成熟和廣泛應(yīng)用，醫(yī)院管理工作的模式也隨之改變，只有順應(yīng)時代潮流，加快信息化、數(shù)字化建設(shè)的步伐，才能跟上信息時代的發(fā)展。作為醫(yī)院管理工作中的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院檔案管理工作只有不斷堅持創(chuàng)新改革，才能滿足醫(yī)院管理工作整體進(jìn)步的要求。

3.醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新改革是內(nèi)在發(fā)展規(guī)律的必然選擇

新醫(yī)改政策下，以“病人為中心”的醫(yī)療指導(dǎo)思想，要求醫(yī)院提高服務(wù)質(zhì)量和效率，也對醫(yī)院的管理工作提出了更高的要求。醫(yī)院檔案管理工作只有進(jìn)一步加強科學(xué)化、規(guī)范化管理，才能為醫(yī)院整體醫(yī)療水平和服務(wù)的提高做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。因此，醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新改革，是醫(yī)院內(nèi)在發(fā)展的必然選擇。

二、醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新存在的問題

1.缺乏健全的管理制度

有些醫(yī)院在開展檔案管理工作時，沒有明確工作人員的職責(zé)和分工，也未建立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，主要原因在于醫(yī)院沒有完善的管理制度，無法保證其規(guī)范性，從而造成工作人員對檔案管理不夠重視。此外，醫(yī)院檔案基本是分散管理，檔案分類不明、信息保存重復(fù)等現(xiàn)象時有發(fā)生，分散式管理極大降低了檔案的利用率，導(dǎo)致檔案缺乏安全性和完整性?？傊?，缺乏完善的管理制度以及檔案信息收集和管理得不到足夠重視，使得檔案管理工作嚴(yán)重脫節(jié)，造成檔案信息缺乏完整性。

2.基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施不完善

目前，不夠重視檔案信息化建設(shè)是我國醫(yī)院普遍存在的問題。部分地區(qū)醫(yī)院只重視使用、購買先進(jìn)的醫(yī)療器械和提高醫(yī)療水平，對于檔案管理工作卻毫不在意，造成無法共享患者信息，對提高醫(yī)療效率來說非常不利。例如，在開展檔案管理時運用信息技術(shù)，需要配備相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)備設(shè)施，但在不重視檔案管理的情況下，醫(yī)院就不會投入足夠的資金，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢。

3.醫(yī)院檔案管理工作人員缺乏創(chuàng)新意識

從相關(guān)調(diào)查中不難看出，部分醫(yī)院的管理人員對檔案管理工作的重要性認(rèn)知不足，過于關(guān)注醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益，并不重視檔案管理工作模式的創(chuàng)新。此外，醫(yī)院檔案管理工作人員缺乏創(chuàng)新意識，依舊采用傳統(tǒng)的檔案管理模式。工作人員的認(rèn)知不足，創(chuàng)新意識薄弱，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作中容易出現(xiàn)歷史檔案因歸檔不及時發(fā)生檔案信息丟失、病人檔案資料不健全等問題，影響了醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量。

4.醫(yī)院缺乏專業(yè)管理人才隊伍

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重要性認(rèn)知不足，認(rèn)為檔案管理部門屬于可有可無、無足輕重的部門。因此，對檔案管理工作人員的選擇未認(rèn)真思考，導(dǎo)致檔案管理工作人員素質(zhì)良莠不齊。學(xué)歷低、素質(zhì)差的員工對于檔案管理工作缺乏責(zé)任心和專業(yè)技能，對檔案管理工作創(chuàng)新更是無從談起。

三、關(guān)于醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新策略的探究

1.樹立醫(yī)院檔案管理人員的創(chuàng)新理念

經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，提高了人們的生活質(zhì)量，也讓人們對醫(yī)院的服務(wù)提出了更高的要求。為了更好地適應(yīng)時代的發(fā)展，滿足人們對醫(yī)療服務(wù)的需求，醫(yī)院要提升整體的管理質(zhì)量，尤其是醫(yī)院檔案管理。只有醫(yī)院檔案管理工作不斷創(chuàng)新，才能提升檔案信息的利用效率，更好地適應(yīng)時代發(fā)展的要求。

首先，每一位醫(yī)院檔案管理工作者要深知檔案管理工作的價值，要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。只有不斷提高檔案管理工作的質(zhì)量，才能更有效地發(fā)揮醫(yī)院的社會服務(wù)屬性，有力推動醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展，推動社會進(jìn)步。檔案管理工作者要樹立正確的管理價值觀，發(fā)揮檔案資源價值，讓醫(yī)院檔案更好地為每一位患者服務(wù)。

其次，醫(yī)院檔案管理工作者要樹立檔案動態(tài)管理理念。檔案管理工作者要認(rèn)識到，檔案管理工作不是單純的保管工作，其不是靜止不動的，要改變傳統(tǒng)的檔案管理工作思想，在有序分類、妥善保管的基礎(chǔ)上動態(tài)管理檔案，以配合醫(yī)院各部門的工作，充分開發(fā)、利用好檔案資源。

最后，醫(yī)院檔案管理工作者要樹立高效的檔案管理觀念。在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，醫(yī)院之間的競爭越發(fā)激烈，只有不斷地提高檔案管理工作的效率，在短時間內(nèi)快速完成醫(yī)院各項檔案管理工作，才能增強醫(yī)院的競爭力，并促進(jìn)醫(yī)院快速、健康發(fā)展。

2.要加強對醫(yī)院檔案管理手段的創(chuàng)新

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，大量紙質(zhì)檔案是主要的管理對象。進(jìn)入信息化時代，隨著新醫(yī)改方案的出臺，其核心內(nèi)容之一就是醫(yī)療服務(wù)信息化，這就要求醫(yī)院必須加強信息化、數(shù)字化手段的應(yīng)用，尤其是檔案管理方面。

第一，將原有大量的紙質(zhì)檔案通過掃描形成電子檔案并存儲到計算機(jī)中，通過年份、科目等展開分類編碼，方便隨時查詢，并能及時更新相關(guān)信息。同時，檔案管理信息化建設(shè)有利于檔案部門將文檔資料、患者信息以及醫(yī)院相關(guān)醫(yī)療資料統(tǒng)一集中管理，能夠做到信息共享，查詢方便、快捷，有效提高了檔案管理工作的效率。

第二，醫(yī)院各部門根據(jù)本部門的工作特點，對檔案的管理方式也會存在差異，統(tǒng)一檔案管理模式存在一些困難。通過電子檔案的共享功能，在一定程度上可以有效統(tǒng)一各部門的檔案管理制度，規(guī)范各部門的檔案管理辦法。在檔案管理工作中積極應(yīng)用信息技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)共享統(tǒng)一不同文檔的格式，方便了整理工作。在開展檔案管理信息化建設(shè)的同時，還應(yīng)該科學(xué)、有效地保管重點檔案的紙質(zhì)資料，開展雙軌制管理，對有重要價值的紙質(zhì)檔案，可以按年份逐一排序整理歸納，交由檔案室統(tǒng)一保管。

第三，醫(yī)院檔案管理部門要定期召開檔案工作會議，及時了解各部門檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，積極溝通協(xié)商解決。

第四，醫(yī)院各部門都要充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，設(shè)置專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，并要展開定期培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員的能力。醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)要督促各部門負(fù)責(zé)人摒棄“各自為政”的舊觀念，要互相配合，使醫(yī)院各方面的信息能夠順利對接，真實、準(zhǔn)確地反映醫(yī)院的情況。在保證網(wǎng)絡(luò)安全的情況下，醫(yī)院可以建立檔案數(shù)據(jù)平臺，開展檔案網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理，促進(jìn)檔案管理模式向現(xiàn)代化發(fā)展。通過檔案數(shù)據(jù)平臺，可以定期發(fā)送檔案管理通知、不同部門檔案管理注意事項等，提供檔案相關(guān)的管理知識，促進(jìn)不同部門檔案負(fù)責(zé)人員共同進(jìn)步。

第五，醫(yī)院要加大電子信息設(shè)備設(shè)施的投入。對于檔案管理需要的硬件設(shè)備設(shè)施醫(yī)院應(yīng)及時投入資金，及時更新、升級電腦和掃描儀等硬件設(shè)備設(shè)施和軟件技術(shù)，保障檔案信息的傳遞更加便捷、順暢，從而提高醫(yī)院檔案管理工作的效率及質(zhì)量。

3.建立健全檔案管理制度

不健全的管理制度會影響和制約醫(yī)院檔案管理工作的順利開展，為了提高醫(yī)院的醫(yī)療水平，必須建立健全檔案管理相關(guān)制度。

第一，完善檔案管理崗位制度。明確檔案分管領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任、義務(wù)以及各檔案工作人員的崗位職責(zé)和任務(wù)，督促檔案工作者認(rèn)真做好檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計以及利用等工作。

第二，完善檔案歸檔制度。規(guī)范不同種類檔案資料的歸檔范圍、時間、保管期限和其他相關(guān)要求。

第三，完善檔案借閱制度。明確檔案借閱的審批、登記流程，在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案資料的服務(wù)功能，促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)的健康發(fā)展。

第四，完善檔案的保密制度。凡是屬于涉密級別的檔案，必須正確標(biāo)明保密等級，安全、妥善存放，并定期檢查。同時，制定嚴(yán)格的借閱制度，對違反保密規(guī)定并造成不良后果者追究責(zé)任。

第五，完善檔案的鑒定、銷毀制度。對保管期限已經(jīng)到期的檔案和已無存查價值的檔案，應(yīng)該定期鑒定和銷毀。銷毀檔案應(yīng)堅持審慎原則，并嚴(yán)格執(zhí)行審批程序和保密規(guī)定。

4.醫(yī)院要重視培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才，注重提升管理工作者的專業(yè)技能

無論在哪個行業(yè)，技術(shù)創(chuàng)新永遠(yuǎn)離不開專業(yè)的人才。但由于醫(yī)院對檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作人員大多不是專業(yè)人員，經(jīng)常由后勤人員或者醫(yī)務(wù)人員兼任，這些非檔案專業(yè)人員未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，因而沒有創(chuàng)新改革的思想意識。為了適應(yīng)新時期的要求，達(dá)到新醫(yī)改政策對醫(yī)院信息化管理的要求，醫(yī)院應(yīng)組建專業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊，對崗位工作者開展專業(yè)的技能培養(yǎng)。

在當(dāng)前的檔案管理部門展開人員考核，調(diào)換不具備檔案管理工作能力的人員，使檔案管理部門的工作人員產(chǎn)生危機(jī)感，避免存在渾水摸魚的情況，留用積極主動提升專業(yè)能力的人員，并調(diào)入專業(yè)人員補充檔案管理隊伍。

緊跟時代潮流，在信息化時代背景下，醫(yī)院要對檔案管理人員開展全新的系統(tǒng)培訓(xùn)。除了原有的檔案管理知識和相關(guān)醫(yī)療知識外，檔案管理信息化建設(shè)更看重人員對計算機(jī)等相關(guān)技術(shù)的掌握程度。因此，醫(yī)院要加強對檔案工作人員在信息技術(shù)等方面的培訓(xùn)。

第三，有針對性地從內(nèi)提拔和從外引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)人才，組成一支優(yōu)秀的檔案管理骨干隊伍，以此提升醫(yī)院檔案管理的整體實力。

第四，要制定行之有效的績效考核機(jī)制，獎勵工作表現(xiàn)優(yōu)秀、對檔案管理創(chuàng)新提出建設(shè)性意見的員工，對工作中不思進(jìn)取、嚴(yán)重失職的員工要予以處罰，通過有效的獎罰制度，激勵員工對檔案管理工作的創(chuàng)新積極獻(xiàn)計獻(xiàn)策，共謀發(fā)展。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，也是醫(yī)院開展信息化管理的重要環(huán)節(jié)。因此，醫(yī)院要重視檔案管理工作，通過管理理念、管理手段以及人員素質(zhì)的提升，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)完善檔案管理工作，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新，保障我國醫(yī)療事業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

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（作者單位：濱州市第二人民醫(yī)院）