會計信息化對地勘單位內部控制制度的影響及對策

周姝錦 湖南省核地質調查所

引言

由于歷史原因，大多數地勘單位同時具備事業和企業雙重性質，既要為國家保障礦產資源、助力生態環境，又要開展經營活動彌補財政撥款收入與事業支出的缺口，信息化時代背景下地勘單位要實現科學轉型，保持良性、穩定發展，就要看能否“吃到信息化紅利”，妥善利用信息化技術，將信息化與實體經濟相碰撞作為推動地勘單位持續穩定發展的動力。

一、會計信息化的必然性

信息化時代下行業變革創新，是推動地勘單位轉型發展的重要推手，地勘單位財務部門職能隨之由傳統的核算記錄向風險控制、決策管理方向轉變。會計信息化是指利用現代信息技術，按照既定規則有效處理大量交易及數據，對交易信息進行記錄、分析、處理和報告。會計信息化包括會計信息系統、會計軟件、電子憑證、數據分析、信息共享等多項內容，會計信息系統將崗位權責、業務流程與制度章程固化在信息系統中，實現高度自動化數據處理、數據報告，改變了傳統會計的業務流程，極大地提高了財務核算效率，信息高度共享，實時為戰略決策提供信息動態，推動業財深度融合。在信息技術高速發展背景下，會計信息化覆蓋了財務、人力資源、采購、經營、項目等各方面業務管理，不僅推動了財務管理變革，由傳統核算向管理會計轉變，同時也給剛經過機構整合正處于改革過渡期的地勘單位帶來了機遇，開發和廣泛利用會計信息資源，以優化資源配置，提供戰略決策依據，既在保障國家礦產資源安全、助力生態文明建設的過程中與時俱進，又謀發展、抓機遇，不斷拓展服務領域，主動迎接行業轉型發展，重塑地勘隊伍時代價值。

二、地勘單位內部控制的現狀

自2012 年以來，由于礦產品市場的需求減少以及產能過剩，國內非油氣地質勘查投入資金逐年減少，財政撥款逐年縮減、市場競爭壓力巨大，2023 年5 月31 日，自然資源部辦公廳公布的《2022 年全國非油氣地質勘查統計年報》中顯示，2022 年全國非油氣地質勘查投入資金為186 億元，與2012 年投入資金414 億元相比，減少了近55%。

國家和社會對地質勘查業投入下降，閑置資產過多，是地勘單位面臨的現實挑戰，行業戰略轉型是地勘單位走出困局、實現高質量發展的重要手段。在這個重要節點，地勘單位內部控制體系建設卻跟不上轉型發展的戰略需要，由于財務管理模式的滯后，信息化水平不高，導致企業財務信息利用率偏低，無法滿足地勘單位轉型發展的信息需要；業財管理脫節，導致地勘項目預算管理、成本監督進展緩慢，難以實現最優化的資源配置；內部控制建設重心在財務報賬制度，在預算管理、風險預警、國有資產管理，尤其是項目管理方面未能形成系統、規范的內部控制體系。

基于地勘行業戰略轉型改革的現實需要，地勘單位內部控制建設也迎來新的機遇和挑戰。地勘單位需結合經營現狀與會計信息化程度，厘清職能職責，明晰業務流程，建立完善的內部控制體系，確保各項經營活動決策執行可控制、可追溯、可監督，規避經營風險、財務風險，實現國有資產保值增值，提升可持續發展能力。

三、會計信息化對地勘單位內控制度的影響

內部控制的影響因素主要包含控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通和內部監督。控制環境決定了單位內控的基調，包括單位組織架構、職責與授權、管理層和治理層對內部控制及其重要性的態度、認識和措施，影響單位的管理職能和治理職能，傳統的地勘單位的財務組織為金字塔結構，財務人員主要精力集中在會計核算、統計數據，會計信息化系統能夠同時自動化、智能化處理大量交易數據，并實時生成數據報告，大大提高了財務工作效率，使財務人員從繁重的“基礎工作”中脫身出來，主動了解人力資源、采購、經營、項目管理等各方面業務流程，并為業務流程提供適用的預算、核算、成本、投融資、風險管理等財務支持，尤其是對地勘項目的預算管理，有效參與單位戰略決策；風險評估是為了分析和辨別生產經營過程中可能發生的影響單位生存和競爭能力的風險，會計信息化大大降低了傳統的人工控制可能出現的失誤，因為其“難以繞過”的特性，減少了舞弊的機會，但同時也給地勘單位帶來了特定的風險，比如，現階段會計信息化系統的開發研究主要遵循企業會計的工作模式，無法滿足大多數地勘單位兼具事業和企業性質的特殊性的個性化需求，地勘單位事業會計執行《政府會計制度》，企業會計執行相關企業會計準則，兩者工作重心、經營目標和核算方式不同，要實現地勘單位會計信息化的普及，完成預算業務管理、收支業務管理、政府采購業務管理、資產業務管理、項目業務管理、合同業務管理等業務數據互通，同時根據分級授權制度和相關規定進行權限控制，需要與系統開發人員進行長期磨合交流，對會計信息化系統實時調試優化；控制活動、信息與溝通和內部監督則能夠確保管理層、治理層的指令得到執行，使管理層及治理層及時了解內部控制制度執行過程中發現的缺陷，并采取必要的補救措施。會計信息化能夠對單位不相容崗位、授權分級進行權限控制和執行，分別設置獨立賬戶，覆蓋單位層面和業務層面各項業務管理，基于制度更新及時進行了信息化改造升級，提升信息透明度，內部監督實時監控，及時發現存在及潛在重大風險，針對重大風險點及時更新完善內控制度，實現高質量的信息資源共享。

地勘單位經濟活動周期長、投入多、風險高，傳統的人工控制效率低下，存在較多風險漏洞，無法形成有效的監督機制，難以防止、發現并糾正經濟活動中的錯誤和舞弊，從而保證地勘單位業務活動有效進行和國有資產安全完整。會計信息化系統利用現代信息技術，聯通合同管理、資產管理、采購管理、成本控制、資金使用管理、績效評價管理各個模塊對地勘項目管理全過程實施控制，通過信息系統按照既定業務規則實現對交易信息的創建、記錄、處理和報告，將人工控制與自動控制、預防性控制與檢查性控制相結合，建立事前規劃、事中控制、事后稽核的動態信息化內控機制，將風險關口前置，監督管理部門實時掌握項目實施、項目資金動態，對人員、設備及資金進行宏觀調控，能夠最大限度地盤活閑置資源，提升地勘單位可持續發展能力，為生產運行優化賦能。

四、會計信息化下地勘單位內部控制制度的優化對策

基于地勘單位轉型發展對資源統籌與配置、數據掌控與分析、風險評估與監督的需要，調整組織架構，促進業財融合，構建信息化平臺，地勘單位內部控制也面臨著新的挑戰，本文從優化內部控制環境、構建風險預警系統、健全審計監督機制和加強復合型人才隊伍建設四個維度提出相關建議，以期地勘單位在信息化時代下逐步完善內部控制，準確識別并防控潛在或存在的經營風險和財務風險，實現地勘單位長期穩定發展。

（一）優化內部控制環境

內部控制環境決定內控的結果和成效。地勘單位既要實現事業的集中化管理，又要謀發展、抓機遇，不斷拓展服務領域，不能對經營實體實行“粗放式”管理，加大國有資產流失的風險，也不能過度集權，削弱經營實體創新和適應市場環境變化的能力。對經營實體的經營管理授權方式及范圍是地勘單位會計信息化系統的重要基礎，將崗位職責、業務流程、授權范圍等一整套“閉環”管理制度嵌入會計信息化系統，才能保證每一項交易流程都經過適當的授權審批，得到真實、完整、恰當的記錄。

調整組織架構、厘清權責分配。地勘單位應結合會計信息化要求調整組織結構，明確職責分工體制。具體而言，建立規范的治理結構，梳理各部門業務流程及權利崗位，遵循科學合理的原則，建立能夠滿足經營管理需求和適應外部環境變化的授權管理制度，減少管理層級，提升管理效能，通過會計信息化系統將職責權限分配至具體崗位。然后，通過績效評價和人力資源政策逐步形成良好的內控企業文化。將職工薪酬、考核、晉升和獎懲作為激勵機制，形成地勘單位良好內部環境和內控效力的思想理念。會計信息化背景下，每一位員工都是會計信息化系統的終端，組織機構趨于扁平化，全體員工主動參與到內部控制中，切身感受內部控制的重要性，才能營造良好的內控氛圍。

（二）構建風險預警系統

建立信息化風險預警系統，能夠貫穿風險管理全過程，實時對業務信息資料進行整合分析，監控風險因素的變動趨勢，評價風險狀態偏離預警區的強弱程度，及時向決策層發出預警信號，將風險范圍控制在業務層面，把風險造成的損失控制在最低水平。

首先，需根據重要性原則和地勘單位自身特點分析識別重要業務及業務重大風險點；其次，根據識別的重要業務及重大風險點設置相應預警指標，建立風險分析系統，依靠信息化技術提升風險準確性、及時性，地勘單位從預算管理、資金資產管理、運營分析管理、績效評價等方面著手，在信息化系統中設置預算執行進度指標、國有資產收益率指標、現金流量指標、資產負債率指標等，實時關注指標變化情況，科學研判運營管理中的重大風險，準確識別潛在經營風險、財務風險，提高風險應對能力；最后，利用信息化技術建立暢通無阻的信息傳遞渠道，利用信息化系統的及時性、公開性打破溝通壁壘，使風險預警信息得到及時傳遞，才能掌握風險防控的主動地位。

（三）健全審計監督機制

傳統環境下，業務流程和內部控制主要依賴人工處理。隨著地勘單位管理與會計引入信息化技術，相當一部分內部控制環節也隨之轉移到信息化系統中自動執行，或者與人工處理相結合執行，內部控制的審計監督方法也需要隨之發生改變，同時，信息技術的復雜性和專業性還對審計監督的范圍和內容產生影響。地勘單位審計、監察部門應當加強對信息化處理能力的學習，改進審計技術，優化知識結構，轉變傳統審計思維，以提高內部審計監督的專業性。

另外，地勘單位還要建立科學合理的內控考評機制，將審計工作規范化、長效化和制度化，重視提高內部審計的獨立性，加強對單位內控制度建設與運行的考評監督。

（四）加強復合型人才隊伍建設

會計信息化環境下，內部控制環境發生了翻天覆地的變化，如果財務人員仍舊只扮演“記賬先生”的角色，根本無法滿足地勘單位主動迎接產業發展和行業發展的新需求。

首先，地勘單位財務人員需要具備前瞻意識、全局意識、市場意識和服務意識。財務人員需要積極營造業財融合氛圍，積極與業務部門溝通研討，主動了解各項業務流程，尤其是項目管理業務流程，將預算管理、資金管理、資產管理嵌入項目管理控制全過程，從立項概算到項目實施、項目結算、績效評價全程參與項目管理，主動分析業務需求，作為內控體系建設的核心力量和重要防線，做好財務規章制度和內控制度的宣講活動，為地勘單位內控體系建設提供堅實財務基礎；其次，加強財務團隊建設。強化財務部門和業務部門之間的溝通協調能力和信息化處理能力，培養一批既精通財務管理又熟悉地質業務的財務人才，同時對業務部門的工作人員，尤其是地勘項目負責人進行內控制度、信息化培訓，打造全單位良好的內控氛圍；最后，完善績效考核機制。充分調動財務人員的主動性、積極性和創造性，建立科學合理的考核指標，構建多元化的激勵措施，確保財務人員的專業優勢得到有效發揮。

結語

數字經濟時代下，信息化與實體經濟的碰撞成為全球化經濟發展的核心驅動力。地勘單位以全面推進內部控制體系建設為依托，以大數據應用新技術為載體，以推動業務和財務系統信息化為保障，全方位實現“業財融合”，從而適應經濟社會發展和生態文明建設的新需求。地勘單位將信息化與會計相結合，既保證了財務數據的準確性與可靠性，又為戰略決策提供了信息基礎，還對地勘單位內部控制提出了更高的要求。為了適應會計信息化帶來的內控環境改變，有效防止、發現并糾正經營管理過程中的錯誤及舞弊，加強風險控制管理，地勘單位一要籌劃頂層設計，提升管理效能，打造良好的內控環境；二要利用信息技術構建自動化智能化的風險預警系統，準確識別出經營管理過程中的風險，針對風險點補充控制措施，使決策層能及時了解和應對風險；三要建立健全的審計監督機制，會計信息化使地勘單位的會計信息趨于透明化，改變傳統的事后監督模式，將審計監督關口前置，貫穿經濟活動始終；四要打造一支綜合素質高、內控意識強、信息化處理能力、溝通協調能力、綜合分析能力兼備的全能團隊，為地勘行業迎接行業轉型發展、重塑地勘隊伍時代價值貢獻智慧。