昌平區打造政務云系統 助力數碼照片檔案管理

范玨萁

隨著信息化水平的不斷提高，照片檔案的載體逐漸從紙質轉變為電子，數量爆炸式增長，管理難度也隨之大幅提高。昌平區于2019年3月制發《昌平區數碼照片檔案管理辦法》，并依托政務外網，開始搭建數碼照片檔案政務云管理系統（以下簡稱“系統”），將數碼照片歸檔工作由離線歸檔轉變為在線歸檔，開啟了數碼照片檔案云管理這一全新的管理方式。

一、數碼照片檔案政務云管理系統的基本情況

2019年系統正式上線，2021年完成一次系統升級，至今一直平穩運行。通過運用先進信息技術，構建數碼照片檔案收集、管理、保存、利用等管理體系，規范數碼照片檔案移交接收的工作流程、功能需求、系統接口、接收范圍、數據格式等，保障數碼照片檔案在移交接收階段的可靠性，實現立檔單位同數字檔案館系統間的無縫連接。

在昌平區檔案局、館的線上線下培訓、點對點指導、全覆蓋檢查等多種方式的推行下，昌平區現有131家單位，包含區立檔單位、國有企業子公司、區級重點工作專班等，采用系統對數碼照片檔案進行歸檔，其中58家單位已實現實時歸檔，68家單位熟練掌握并充分利用系統的資料功能，在保證數碼照片歸檔齊全完整的情況下，整理上傳了數碼照片資料，豐富了各自單位的數碼照片庫，為日后的查詢利用提供了更多可能。截至2023年12月31日，系統中131家單位共有數碼照片檔案36904組、100210張、365GB；數碼照片資料1475組、6832張、28GB，涵蓋年度為2004年至2023年。

二、數碼照片檔案政務云管理系統的應用成效

系統上線5年來，昌平區數碼照片檔案的收集、整理、歸檔、利用實現了規范化管理，提高了昌平區數碼照片檔案的管理水平。

一是推動了昌平區數碼照片檔案收集和整理的齊全完整與規范化。系統使用后，數碼照片收集難的問題得到了顯著緩解；系統設置的所有著錄項必填、缺項標紅提醒、總說明自動攜帶等功能，解決了著錄缺項漏項、總分說明混淆等問題。系統簡化了數碼照片歸檔流程，簡易了操作步驟，減輕了各單位檔案員的工作量，降低了工作難度，節約了工作時間，為急速增長的數碼照片檔案提供了云存儲空間，也減輕了各單位數碼照片檔案存儲和備份方面的壓力。

二是實現了數碼照片檔案的前端管理。通過系統，區檔案業務主管部門能夠實時查看各進館單位數碼照片整理進度和現狀，能夠在各單位數碼照片檔案形成之初就及時介入，給予監督指導，提出問題并檢查整改情況，從而更加精準地把控數碼照片檔案的質量。

三是有利于數碼照片檔案資源的整合共享。數碼照片檔案實現云管理之后，可以打破單位界限，進行資源共享，提供數碼照片檔案線上檢索利用服務，更有利于發揮數碼照片檔案在編研出版、舉辦展覽等實際工作中的作用。

四是探索了電子檔案云管理模式的可行性。現代社會信息化程度不斷提高，傳統的檔案存儲和檢索方式已無法滿足歸檔和利用需求，系統利用云存儲高容量、高利用率、低成本、高安全、易擴展、兼容性好，以及能實現自動管理與利用等優勢，為檔案管理的發展提供了一條新的康莊大道。

數碼照片檔案政務云管理系統的應用是昌平區為適應信息化時代檔案管理發展邁出的一小步。我們將在此基礎上繼續創新研究，將其他門類檔案收集歸檔管理融入其中，最終形成綜合性的檔案管理系統，將信息化與檔案工作的各個環節緊密連接起來，以建設更全面、更豐富、更便于利用的檔案資源體系，為昌平區檔案事業持續發展提供動力。

作者單位：昌平區檔案館