檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度運(yùn)行模式研究

曹宇 王暢

摘要：《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》的公布，為新時(shí)代檔案工作的實(shí)踐提供了具體的實(shí)施細(xì)則和新的法規(guī)遵循。論文基于《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》第二十五條，從適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展階段的需求、規(guī)范國(guó)有檔案管理、檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和檔案目錄數(shù)據(jù)安全四個(gè)方面探討檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度產(chǎn)生的必要性，并以PDCA模型為基礎(chǔ)構(gòu)建檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度的運(yùn)行模式，以期為檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度的建立和實(shí)施提供參考。

關(guān)鍵詞：中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例 檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度 PDCA循環(huán) 運(yùn)行模式

Abstract： The Publicity of the Regulations on the Implementation of the Archives Law of the Peoples Republic of China has provided specific implementation rules and new regulations for the practice of archives work in the new era. Based on Article 25 of the Regulations on the Im？ plementation of the Archives Law of the Peo？ ples Republic of China， this paper discusses the necessity of establishing archives catalog data collection system from four aspects： adapting to the needs of the development stage of archives undertaking， standardizing the management of state- owned archives， developing and utilizing archival information resources and strengthening the security of archival catalog data， and con？ structs the operation mode of the catalog data collection system based on the PDCA model，so as to provide reference for the establishment and implementation of the archival catalog data collection system.

Keywords： Regulations on the Implementa？ tion of the Archives Law of the Peoples Repub？ lic of China； Archives catalog data collection sys？ tem； PDCA cycle； Operation mode

隨著2021年新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》的施行，檔案事業(yè)步入了新的發(fā)展階段。檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作是檔案管理的重要組成部分，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料目錄報(bào)送到如今的電子檔案目錄數(shù)據(jù)的移交，檔案目錄數(shù)據(jù)匯集的形式也在不斷變革。2024年1月12日，李強(qiáng)總理簽署第772號(hào)國(guó)務(wù)院令，公布《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施條例》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《條例》），自2024年3月1日起施行，其中首次以法規(guī)的形式提出“目錄數(shù)據(jù)匯集”，這為全國(guó)各級(jí)綜合檔案館的檔案目錄工作提出了新的要求，也為檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度的建立和實(shí)施提供了法規(guī)參考。

一、檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度產(chǎn)生的必要性

（一）檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度是適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的階段性要求

我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展至今，經(jīng)歷了九個(gè)五年發(fā)展規(guī)劃（計(jì)劃）時(shí)期，并發(fā)布了實(shí)施規(guī)劃文件。從可獲取的全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃對(duì)檔案目錄工作的要求中（見(jiàn)表1）可以發(fā)現(xiàn)，無(wú)論是各類(lèi)檔案目錄中心或檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)、檔案目錄的開(kāi)放公布、檔案編目，還是電子檔案目錄移交進(jìn)館，這些工作都離不開(kāi)檔案目錄數(shù)據(jù)的匯集，檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作貫穿于檔案事業(yè)發(fā)展的各個(gè)階段。依據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，全國(guó)各級(jí)綜合檔案館積極響應(yīng)相關(guān)要求，規(guī)劃好、做好檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作，例如浙江省檔案館啟動(dòng)省直單位檔案目錄數(shù)據(jù)收集工作，采用線(xiàn)上收集模式，收集包括室藏所有不涉密的文書(shū)檔案案卷級(jí)目錄、文書(shū)檔案卷內(nèi)文件級(jí)目錄、文書(shū)檔案歸檔文件目錄、照片檔案目錄等，并通過(guò)不斷優(yōu)化和完善線(xiàn)上操作功能和操作環(huán)境，保障第一批檔案目錄數(shù)據(jù)收集工作的完成，促進(jìn)館室檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。[1]然而，由于重視程度不同、工作流程不統(tǒng)一、制度不完善等原因，全國(guó)各級(jí)綜合檔案館的檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作的完成情況也參差不齊，如何更有效地進(jìn)行檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作，以滿(mǎn)足檔案事業(yè)發(fā)展至今提出的新需求，已經(jīng)成為一個(gè)亟待解決的問(wèn)題。因此，國(guó)家檔案局在檔案事業(yè)發(fā)展到新階段的背景下，在檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作積累了一定經(jīng)驗(yàn)的情況下，提出建立和實(shí)施檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度十分必要。

（二）檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度是規(guī)范管理國(guó)有檔案的前提保障

全國(guó)各級(jí)綜合檔案館基于國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定各自檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)的政策文件，例如浙江省檔案局發(fā)布《浙江省綜合檔案館電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式》，河南省檔案局發(fā)布《河南省檔案館文書(shū)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)規(guī)范》，助力檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作的有效開(kāi)展。但這只是目錄數(shù)據(jù)著錄和結(jié)構(gòu)的具體規(guī)定，并沒(méi)有統(tǒng)一完善的制度來(lái)規(guī)范檔案目錄數(shù)據(jù)的匯集。各級(jí)綜合檔案館由于管理水平、管理?xiàng)l件和管理人員的不同，所制定的檔案目錄數(shù)據(jù)匯集運(yùn)行機(jī)制的質(zhì)量也參差不齊，可能會(huì)出現(xiàn)匯集范圍不同和匯集工作效率不高的情況，影響后續(xù)的國(guó)有檔案管理工作。《條例》中詳細(xì)規(guī)定了檔案目錄數(shù)據(jù)匯集的范圍，既明確了國(guó)有檔案中具有永久保存價(jià)值的檔案匯集的范圍，為各級(jí)綜合檔案館提供了收集國(guó)有檔案的范圍，避免國(guó)有檔案的漏收漏存；又推動(dòng)了制度的建立和實(shí)施，促進(jìn)檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)、高效率進(jìn)行，為國(guó)有檔案的規(guī)范管理提供了前提保障。

（三）檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度是支撐檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的重要基石

隨著檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，檔案數(shù)字化工作獲得了長(zhǎng)足的發(fā)展。檔案數(shù)字化工作為檔案目錄工作提供了大量可著錄的檔案信息資源，形成的目錄數(shù)據(jù)為檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用提供資源支撐。目前，全國(guó)各級(jí)檔案館通過(guò)在檔案網(wǎng)站上公布開(kāi)放檔案目錄等方式，使社會(huì)各界可以便捷、快速地查詢(xún)到所需的檔案信息資源。例如湖北省檔案館官網(wǎng)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)置開(kāi)放目錄、專(zhuān)題目錄、原文檔案欄目，根據(jù)不同欄目設(shè)定不同檢索項(xiàng)，以開(kāi)放目錄為例，用戶(hù)可以通過(guò)查詢(xún)檔號(hào)、題名、密級(jí)、起止時(shí)間、主題詞進(jìn)行精確搜索或模糊搜索。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用需要檔案館提供高質(zhì)、充足、體系化的檔案目錄數(shù)據(jù)資源，這要求檔案館具備一套完整的運(yùn)行機(jī)制和管理流程，即建立和實(shí)施檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度，并發(fā)揮其基礎(chǔ)性作用。

（四）檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度是保障檔案目錄數(shù)據(jù)安全的重要防線(xiàn)

在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用的背景下，檔案部門(mén)的工作方式不斷轉(zhuǎn)型升級(jí)的同時(shí)，檔案目錄數(shù)據(jù)也面臨著一定的安全隱患。例如，在管理環(huán)節(jié)方面，由于有自然災(zāi)害、黑客攻擊等不穩(wěn)定的因素存在，如果檔案目錄數(shù)據(jù)的備份不當(dāng)、維護(hù)工作不到位，極易導(dǎo)致目錄數(shù)據(jù)的丟失；在監(jiān)管方面，如果沒(méi)有建立有效的監(jiān)管體系或監(jiān)管機(jī)制，不能做到及時(shí)有效審查監(jiān)督，可能會(huì)出現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤或不準(zhǔn)確等情況。因此，需要建立和實(shí)施目錄數(shù)據(jù)匯集制度，從多方面對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)匯集進(jìn)行規(guī)定，建立安全保護(hù)防線(xiàn)，保障檔案目錄數(shù)據(jù)安全。

二、檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度運(yùn)行模式設(shè)計(jì)

（一）檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度運(yùn)行模式：PDCA循環(huán)理論的應(yīng)用

依上文所述，本文將運(yùn)用PDCA循環(huán)理論構(gòu)建檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度的運(yùn)行模式。PDCA循環(huán)又叫戴明環(huán)，由美國(guó)學(xué)者休哈特首先提出，后來(lái)由戴明推廣應(yīng)用于質(zhì)量管理體系，主要包括四個(gè)層次：計(jì)劃（Plan，P）、執(zhí)行（Do，D）、檢查（Check，C）、總結(jié)（Act，A）。[7]PDCA循環(huán)適用于檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度的運(yùn)行模式的構(gòu)建，原因有以下兩點(diǎn)：一是PDCA循環(huán)是基于質(zhì)量管理理念的提出，是為了在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題的不斷循環(huán)中提升研究對(duì)象的質(zhì)量，而檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度是新提出的制度，其建立和實(shí)施需要不斷地探索、實(shí)施、檢驗(yàn)和改進(jìn)，最終形成一項(xiàng)完整的制度；二是PDCA循環(huán)理論的應(yīng)用具有環(huán)環(huán)相扣的特點(diǎn)，每一階段都緊密聯(lián)系，上一階段是下一階段的依據(jù)或基礎(chǔ)，下一階段是上一階段的承接或具體實(shí)施，其階段的設(shè)置符合檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度的運(yùn)行，為檔案目錄數(shù)據(jù)匯集的運(yùn)行模式構(gòu)建框架提供參考（見(jiàn)圖1）。

（二）檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度運(yùn)行模式：具體構(gòu)建

1.計(jì)劃階段（Plan）：制定計(jì)劃。檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度的運(yùn)行首先要制定計(jì)劃，可以從明確目標(biāo)、識(shí)別政策和界定職責(zé)三個(gè)方面制定，統(tǒng)領(lǐng)整個(gè)檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度的運(yùn)行。

（1）明確目標(biāo)：檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度提出的核心目標(biāo)是規(guī)范檔案行業(yè)目錄數(shù)據(jù)匯集工作，建立系統(tǒng)、完善的目錄數(shù)據(jù)匯集工作流程和檢查機(jī)制，以期發(fā)揮資政參考、目錄數(shù)據(jù)共享、提供利用等作用。

（2）識(shí)別政策：依據(jù)檔案目錄工作的相關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作應(yīng)執(zhí)行《條例》要求，參照《中國(guó)檔案機(jī)讀目錄格式》《檔號(hào)編制規(guī)則》《檔案著錄規(guī)則》《文書(shū)類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)方案》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以及全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃、《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》等政策文件進(jìn)行檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作。

（3）界定職責(zé)：明確各參與主體的責(zé)任權(quán)限。根據(jù)《條例》第二十五條規(guī)定，目錄數(shù)據(jù)匯集制度的實(shí)施具有三方主體：一是監(jiān)管主體：縣級(jí)以上檔案主管部門(mén)，負(fù)責(zé)監(jiān)管目錄數(shù)據(jù)匯集工作的實(shí)施過(guò)程和結(jié)果；二是接收主體：國(guó)家檔案館，為匯集主體提供目錄數(shù)據(jù)匯集平臺(tái)；三是匯集主體：各級(jí)國(guó)家檔案館、機(jī)關(guān)、群團(tuán)組織、國(guó)有企業(yè)事業(yè)單位、其他單位或個(gè)人，按照《條例》要求采集應(yīng)匯集的目錄數(shù)據(jù)，向接收主體報(bào)送。

2.執(zhí)行階段（Do）：執(zhí)行計(jì)劃。該階段的任務(wù)是以計(jì)劃階段的規(guī)劃、政策、職責(zé)等為基礎(chǔ)來(lái)執(zhí)行具體環(huán)節(jié)的任務(wù)，以期實(shí)現(xiàn)檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度的目標(biāo)。檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作在執(zhí)行階段的實(shí)施流程（見(jiàn)圖2），主要分為兩個(gè)階段：一是在檔案目錄數(shù)據(jù)采集階段中，匯集主體進(jìn)行目錄數(shù)據(jù)采集工作。目錄數(shù)據(jù)采集階段是檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，決定了后續(xù)目錄數(shù)據(jù)匯集工作的質(zhì)量和利用效果。因此，目錄數(shù)據(jù)的采集應(yīng)有序、規(guī)范地進(jìn)行，包括明確采集的范圍、采集的要求、采集的方式等。二是在檔案目錄數(shù)據(jù)匯集階段中，依托國(guó)家檔案館建立目錄數(shù)據(jù)匯集接收平臺(tái)進(jìn)行匯集工作。檔案目錄數(shù)據(jù)匯集階段是目錄數(shù)據(jù)匯集工作的核心環(huán)節(jié)。在這一階段國(guó)家綜合檔案館應(yīng)建立目錄數(shù)據(jù)匯集平臺(tái)，對(duì)接匯集主體，接收目錄數(shù)據(jù)。首先該平臺(tái)應(yīng)設(shè)置公開(kāi)和非公開(kāi)兩類(lèi)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)入口，并以此來(lái)設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，確保目錄數(shù)據(jù)匯集工作中的目錄數(shù)據(jù)安全。其次是設(shè)置目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的類(lèi)別，以利于后續(xù)的查找利用。最后是從功能角度入手，平臺(tái)應(yīng)具備目錄數(shù)據(jù)集成、目錄數(shù)據(jù)發(fā)布與更新、目錄數(shù)據(jù)檢索查詢(xún)、目錄數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析四項(xiàng)基本功能。

3.檢查階段（Check）：檢查執(zhí)行效果。在檢查階段，各級(jí)檔案主管部門(mén)應(yīng)發(fā)揮主體作用，統(tǒng)籌監(jiān)管檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作的執(zhí)行。為了確保監(jiān)管的全面性和有效性，避免因監(jiān)管環(huán)節(jié)的缺失造成目錄數(shù)據(jù)的丟失、損害，應(yīng)根據(jù)檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度執(zhí)行的階段，實(shí)行協(xié)同監(jiān)管模式，包括內(nèi)部監(jiān)管和外部監(jiān)管兩個(gè)層面：內(nèi)部監(jiān)管主要指檔案部門(mén)的自我監(jiān)管，外部監(jiān)管主要指同行或者相關(guān)部門(mén)的監(jiān)管（見(jiàn)表2）。在明確監(jiān)管主體之后，應(yīng)制定相應(yīng)的監(jiān)管流程（見(jiàn)圖3）。這里需要注意的是，為了避免涉密檔案數(shù)據(jù)發(fā)生泄露、竊取等危害檔案數(shù)據(jù)安全的情況發(fā)生，檔案主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)在制定監(jiān)管方案時(shí)對(duì)目錄數(shù)據(jù)實(shí)行分類(lèi)監(jiān)管，公開(kāi)的目錄數(shù)據(jù)可進(jìn)行協(xié)同監(jiān)管，非公開(kāi)的目錄數(shù)據(jù)應(yīng)根據(jù)保密程度分配監(jiān)管主體。

4.總結(jié)階段（Act）：總結(jié)經(jīng)驗(yàn)問(wèn)題。總結(jié)階段是對(duì)以上三個(gè)階段運(yùn)行過(guò)程的總結(jié)，對(duì)取得的良好成果形成經(jīng)驗(yàn)繼續(xù)保持，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行反思，以便在下一個(gè)循環(huán)中不斷改進(jìn)優(yōu)化。根據(jù)對(duì)計(jì)劃階段、執(zhí)行階段和檢查階段的設(shè)計(jì)，可以總結(jié)出其核心問(wèn)題即質(zhì)量控制問(wèn)題。關(guān)于質(zhì)量控制的完善可以從三個(gè)層面來(lái)保障：規(guī)則層、系統(tǒng)層和人員隊(duì)伍。[8]首先是規(guī)則層，除了已有的政策文件和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，檔案部門(mén)應(yīng)該根據(jù)目錄數(shù)據(jù)匯集工作實(shí)際制定政策和標(biāo)準(zhǔn)，既能為檔案目錄數(shù)據(jù)匯集主體提供統(tǒng)一的參照，也能提高檔案目錄數(shù)據(jù)接收主體的工作效率，減少不必要的重復(fù)性工作；其次是系統(tǒng)層，這需要各方主體對(duì)自己的系統(tǒng)從目錄數(shù)據(jù)匯集的標(biāo)準(zhǔn)格式、安全性、監(jiān)管等多方面進(jìn)行升級(jí)完善；最后是人員隊(duì)伍，人員隊(duì)伍的配備要貫穿于檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作的各環(huán)節(jié)，包括匯集階段的編目人員、數(shù)據(jù)匯集人員、數(shù)據(jù)檢查審查人員、系統(tǒng)管理人員、數(shù)據(jù)提交人員、數(shù)據(jù)匯集責(zé)任者等，并對(duì)不同的人員隊(duì)伍進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，提升專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和相關(guān)意識(shí)，如安全保密意識(shí)等，進(jìn)而提升檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作的質(zhì)量。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作正處于全面發(fā)展的階段，目錄數(shù)據(jù)匯集法規(guī)的提出推動(dòng)了目錄數(shù)據(jù)匯集制度的形成，該制度是促進(jìn)檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作科學(xué)規(guī)范、高效有序推進(jìn)的重要保障，也是提升檔案工作質(zhì)量和效率的基礎(chǔ)性制度。本文通過(guò)對(duì)該條款進(jìn)行分析，并基于PDCA模型從計(jì)劃、執(zhí)行、檢查和總結(jié)四個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)匯集制度運(yùn)行模式進(jìn)行研究，希望對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)匯集工作提供幫助。當(dāng)然，這項(xiàng)制度的最終形成需要經(jīng)歷提出、建立、實(shí)施和完善四個(gè)發(fā)展階段，是一個(gè)長(zhǎng)期、系統(tǒng)且復(fù)雜的工程，目前還處于第一個(gè)階段，因而還需要各級(jí)檔案部門(mén)、相關(guān)領(lǐng)域的專(zhuān)家學(xué)者等各方主體的積極參與和共同推進(jìn)。

*本文系2023年度遼寧省社會(huì)科學(xué)規(guī)劃基金項(xiàng)目“人工智能在檔案開(kāi)放利用中的優(yōu)化策略研究”項(xiàng)目（項(xiàng)目編號(hào)：L23BTQ003）研究成果之一。

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作者單位：遼寧大學(xué)信息資源管理學(xué)院