基于煙草企業(yè)的合同風險防控問題分析

宋順天 楊國潔 張 杰 劉志永 車 彬

黔東南州煙草專賣局，貴州 凱里 556000

近幾年，隨著我國煙草行業(yè)的快速發(fā)展，一些相關(guān)的法律法規(guī)也開始逐步與國際接軌。一家公司要實現(xiàn)穩(wěn)定的發(fā)展，就需要一個強大的法律風險防范體系的支持。面對越來越嚴重的合同管理風險，公司要在維護自己的利益不被侵犯的情況下，持續(xù)提升對公司整體的合同的監(jiān)督。目前，我們國家正在進行經(jīng)濟結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)變，市場格局逐步得到調(diào)整，在此基礎(chǔ)上，全面依法治國新征程也已逐步展開。因此，企業(yè)作為市場經(jīng)濟中最重要的組成，需要依法進行生產(chǎn)經(jīng)營，更要依法加強對合同的監(jiān)督和管理。在對合同管理與合同風險進行深入探討的基礎(chǔ)上，改進合同風險的管理理念。由于在企業(yè)的合同管理過程中，有很多無法預(yù)測的風險，因此，我們應(yīng)當與我國煙草公司在合同管理過程中所面臨的問題相聯(lián)系，并針對這些問題，制定出一套有效應(yīng)對公司合同法律風險的具體對策，并構(gòu)建一套有利于公司發(fā)展的風控管理機制。

就企業(yè)的內(nèi)部和外部環(huán)境而言，企業(yè)的所有業(yè)務(wù)流程都或多或少存在著合同管理方面的法律風險。在所有的內(nèi)控工作當中，最主要的就是防范合同管理中可能存在的法律風險。合同是一個公司在對外生產(chǎn)經(jīng)營活動中最主要的一個載體，合同能夠成功簽署并履行完畢，對于一個公司的經(jīng)營目標能否順利完成是非常重要的保障。但是，在實際操作過程中，某些企業(yè)合同的簽訂、執(zhí)行和管理等方面的風險日益凸顯，亟待探討和處理。所以，有效防范和控制合同的法律風險具有十分重大的現(xiàn)實意義。

一、相關(guān)概念綜述

（一）合同管理的概念

合同管理，也就是在合同簽訂的過程中，與合同相對人之間發(fā)生資質(zhì)審查、合同內(nèi)容談判、內(nèi)容及附件審核、簽字用章、合同履約、合同監(jiān)督、存檔、爭端解決等多個方面組成的一個復(fù)雜的動態(tài)管理流程。

在現(xiàn)代市場經(jīng)濟中，公司合同的管理是提升企業(yè)內(nèi)部管理效能的重要內(nèi)容，它涉及合同的前、中、后三個方面。在公司內(nèi)部，對合同進行管理的機構(gòu)一般都是公司的法務(wù)部門，其管理職能具體包括了以下幾個部分：第一，事前審核，主要是對合同相對方的資質(zhì)、信譽、合同條款進行審核；第二，合同履約過程的監(jiān)督，主要是監(jiān)督合同是否按照約定履行，是否存在違約風險；第三，爭議糾紛的處置，主要是對雙方就合同產(chǎn)生的爭議進行有效處理。這三個部分缺少一個都無法做到對合同風險進行有效管理。合同管控的價值也恰恰體現(xiàn)在這里。

（二）合同管理法律風險防控的價值和意義

對合同的風險進行有效管理的目標是通過法律以及管理手段，來達到對合同風險進行有效規(guī)避，從而保護公司的合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟效益的目的。筆者所探討的合同風險，主要是指在公司日常經(jīng)營的過程當中，對履約的內(nèi)部外部環(huán)境變化、合同違約的可能性、對企業(yè)造成損害抑或收益的可能性進行預(yù)警。按照合同風險所處階段進行劃分，可將其界定為：資質(zhì)審查、合同內(nèi)容談判、內(nèi)容及附件審核、簽字用章、合同履約、合同監(jiān)督、存檔、爭端解決等，這一系列過程當中存在導(dǎo)致合同利益損害的可能性。

在實際工作中，因為合同管理風險具有一定的人為可操控性，所以作為企業(yè)，能夠采用行之有效的方法來進行防范，加強公司的內(nèi)部控制，并構(gòu)建相應(yīng)的制度來降低合同風險出現(xiàn)的概率，以此來確保公司的日常運營順利進行。

二、煙草公司合同法律風險防控存在的問題——以某煙草公司為例

（一）合同管理存在缺漏

某煙草企業(yè)由于其自身的特殊性，使得煙草企業(yè)的合約管理面臨著諸多問題，從而給企業(yè)的合約管理帶來了新的挑戰(zhàn)。要想提高企業(yè)的總體管理能力，這就要求我們認真剖析每個職能部門的內(nèi)部合同流程，找出問題所在。

一是在合同訂立之前，出現(xiàn)“先履行后簽約”的現(xiàn)象。以一個項目招標為例，某煙草企業(yè)以公開投標的形式，選定了一家公司作為卷煙物料黏合劑的采購商。某年12 月初，經(jīng)過業(yè)務(wù)部的審查，煙草公司在當年12 月中旬與該公司簽署了一份購買協(xié)議，但是該協(xié)議的履行時間是從某年11 月開始算起。顯然，實施的時間早于簽約的時間，與約定的簽約之日并不一致。

二是與投標書中的條款不符。比如，某煙草公司和一家經(jīng)貿(mào)公司簽署了一份行政采購類合同，其中規(guī)定了“質(zhì)量保證期從兩家公司驗收通過之日開始計算，時限為兩年”。但投標文件中有這樣一條規(guī)定：質(zhì)保期為“從竣工驗收之日算起執(zhí)行3 年”。這存在和招標文件不一致的表述。

三是履約完成之時，其執(zhí)行過程中存在著諸多缺陷。經(jīng)公開投標，某公司被確定為煙草公司三年的煙草原材料供貨商之一，并采取按年度簽約的方式向該公司采購。該公司于第二年6 月向煙草公司去函，表示要開展款項清算，并提議結(jié)束和煙草公司的合作關(guān)系。煙草公司于當年12 月與該公司簽署了《補充協(xié)議》，確認了原協(xié)議的終止。然而，該協(xié)議終止事宜并沒有制定出有關(guān)的會議紀要，也未進行任何審批，這與實際的合同解除過程并不相符。

（二）對合同管理風險防控重視不足

一是缺乏對合同風險的認識。合同是一種特殊的民事行為。一份合法的、有效的合同是具有法律約束力的，且需要由雙方當事人自己承擔責任。由于合同的具體執(zhí)行者法治觀念薄弱，合同履行過程中存在的各種風險也隨之產(chǎn)生。這時他們往往采用自己的經(jīng)驗解決問題，甚至會游離在法律的框架外。企業(yè)員工對合同風險的認知不夠，遇到問題不主動回應(yīng)，而是采用逃避推卸的方式來解決問題。

二是合同違約的潛在風險。合同履約風險是指公司缺少對合同履約的管理，未能發(fā)現(xiàn)合同在具體執(zhí)行過程中的情勢變化，也未能及時發(fā)現(xiàn)其中潛藏的風險。簽訂協(xié)議的一方單方面的違約以及未經(jīng)授權(quán)地改變協(xié)議內(nèi)容，不但會對公司的生產(chǎn)造成困難，還會造成不必要的爭議，以至于導(dǎo)致不必要的經(jīng)濟損失。與此同時，還可能存在對違約的響應(yīng)出現(xiàn)延遲、猶豫和拖延的情況，以及追究力度不足或措施不當，造成了公司的合法權(quán)益受到損害。

三是缺乏有效證據(jù)材料的風險。為了保護我們的法律權(quán)益，我們需要在日常交易中保留相應(yīng)的證據(jù)。其中，以合同為基礎(chǔ)的各種經(jīng)濟交易的信函及單據(jù)、會商記錄、質(zhì)量檢驗報告及合同原附件等都是非常關(guān)鍵的證據(jù)材料。如果煙草公司沒有做好合同歸整工作，就很可能導(dǎo)致相關(guān)證據(jù)材料缺失或不完整的情況。因此，當公司發(fā)生了經(jīng)濟爭議時，很可能會陷入有理無據(jù)的窘境，也因此給企業(yè)在經(jīng)營上和聲譽上帶來一定的不利影響。

三、煙草企業(yè)合同風險成因探析

（一）內(nèi)部原因

第一，由于煙草公司從事的是煙草產(chǎn)品的制造和銷售，公司的采購、服務(wù)和基礎(chǔ)建設(shè)等方面的合同比較多，簽訂的合同門類復(fù)雜，合同的主體也比較多，這就從量上增加了合同的風險。

第二，公司的法務(wù)人才比較缺乏，各個業(yè)務(wù)單位的經(jīng)辦人員都缺乏相關(guān)的法律常識，業(yè)務(wù)員主要集中在技術(shù)上和管理上，對于合約中存在的潛在風險沒有充分的了解。而負責審核的職能部門人員的法律知識也比較欠缺，他們在審核合同的時候，重點關(guān)注合同條款是否合理，而對于合同背景、相對人資質(zhì)情況以及在合同履約中隱藏的風險的認識卻不夠深入。

第三，企業(yè)內(nèi)部的合約管理仍待加強。在國家法律和行業(yè)法規(guī)逐步健全的情況下，公司的合同規(guī)章制度也要適時進行修改與完善，并與公司的工作實踐相聯(lián)系，對其中的不合理性進行修正，改善合同管理工作的手段，讓制度能夠更好地為工作服務(wù)。

（二）外部原因

第一，由于外部監(jiān)督的不健全、執(zhí)法的不足、有關(guān)的法律規(guī)定不全面、有關(guān)監(jiān)管機構(gòu)執(zhí)法不力等因素引發(fā)的合同風險問題［1］。

第二，對外合同的風險管理制度存在缺失，懲罰措施不力，公司違約的虧損程度不高，致使公司的合約風險防范工作出現(xiàn)很大的問題［2］。

第三，相關(guān)經(jīng)辦人員對協(xié)議的法律約束力沒有足夠的了解，在實際操作過程中，有的時候并沒有嚴格按照協(xié)議的規(guī)定去做，這就給公司造成了很大的法律風險。

第四，在發(fā)生了合同風險之后，很可能會給公司帶來較大的損失，而由于有關(guān)證據(jù)的缺失，使相關(guān)事實很難得到證實，這就導(dǎo)致法務(wù)部門在解決爭端或者糾紛時，會碰到相當?shù)淖枇Γ瑥亩鴰韮?nèi)控上的風險［3］。

四、煙草公司合同法律風險防控的對策和建議

（一）明確風險防控的總體思路

實施工作責任制，做到每一個工作流程都有專人負責。對于那些關(guān)系到公司的重要決策，金額巨大的采購、銷售，要專門組建一個項目領(lǐng)導(dǎo)小組，對特定的事情進行特殊處理。只有將責任落實到人，才能確保合同管理的效率，并使得合同履約順暢推進。就當前而言，在合同管理方面，存在著的最大問題，那就是互相推諉，一有問題，就把矛頭指向?qū)Ψ剑贤瑘?zhí)行者的思想意識也相對松弛，不能對所發(fā)生的問題進行正確的處理。

為了達到防范合同風險的目的，企業(yè)必須在自身的組織機制方面，對員工進行有效激勵與制約。設(shè)計出一套符合實際情況的系統(tǒng)流程圖，使各系統(tǒng)相互配合。通過對合約實施的匯總與分析，建立一份有良好聲譽的合約供貨商清單，以減少合約履行的風險，避免經(jīng)營損失。

如果企業(yè)發(fā)生了合同爭議，要迅速制定有針對性的處理辦法和措施，采取最優(yōu)的方法處理合同爭議，事先達成協(xié)議，通過約定管轄，使自己處于優(yōu)勢地位。該公司有可能發(fā)生的合約糾紛，應(yīng)當重點對其問題進行剖析，并制定相應(yīng)的應(yīng)對方案，以便能夠?qū)撛陲L險及早地化解掉。

（二）推進合同管理信息化建設(shè)

當前，煙草企業(yè)市場化進程不斷加快，經(jīng)濟往來越來越頻繁，企業(yè)對合同的管理日益關(guān)注。一般情況下，一份合同篇幅都在十頁到一百頁之間。但是，再怎么繁雜的合同，也都是以合約中的一些關(guān)鍵條款為中心的。對于每一份合同，都是有模板和核心條款可以參考或者借鑒的。進行合同管理時，可將其進行分開管理，對合同模板及核心條款進行整理和歸類，構(gòu)建出符合企業(yè)自身特點的模板庫。

公司的法務(wù)機構(gòu)多注重對合同的審查，而對其執(zhí)行情況的監(jiān)督則比較薄弱。在沒有建立起信息平臺之前，法務(wù)機構(gòu)對企業(yè)的合約履行狀況缺乏有效的監(jiān)控手段。在建立了信息平臺以后，可以由系統(tǒng)生成執(zhí)行計劃，并自動抽取出與其有關(guān)的各個時間節(jié)點。

通過信息平臺，能夠?qū)崿F(xiàn)合同經(jīng)辦人員與法務(wù)機構(gòu)之間的實時交流。同時，該信息平臺的應(yīng)用也給企業(yè)的數(shù)據(jù)查詢帶來了很大的方便。無論多么完善的信息體系，也必須有人來實施，因此，在運用信息技術(shù)實施合同的結(jié)構(gòu)化管理時，必須提高合同經(jīng)辦人員的素質(zhì)。

（三）構(gòu)建合同法律風險防控體系

一是提高企業(yè)工作人員的合同法律風險意識。企業(yè)應(yīng)該持續(xù)增強自己的合同風險防范意識，營造出一種人人學法、人人懂法的良好法治氛圍。尤其是，公司各個業(yè)務(wù)單位的工作人員應(yīng)該加大對合同風險的研究，在構(gòu)建風險防范系統(tǒng)時，要將其運用到合同風險防范中。在承辦各類經(jīng)濟合同的簽訂和履行中，才能確保避免合同法律風險的發(fā)生。

二是進行整體與分散相結(jié)合的經(jīng)營管理，明確權(quán)利和責任范圍。構(gòu)建總部管理和分支機構(gòu)管理相銜接的風險預(yù)警機制。公司的有關(guān)部門應(yīng)該設(shè)立合同專員，具體負責合同的各項管理工作，具體包括：制度制定，合同審核，臺賬管理，處置爭議等。將下屬單位或者部門的職責也進行劃分，明確職責和責任，設(shè)立合同專員負責具體合同事務(wù)。同時負責銜接上級單位，將相關(guān)情況及時進行上報。

三是要健全法律法規(guī)，堅持依法處理合同事務(wù)。對于所面對的各種不同的合同風險，公司應(yīng)該建立一個行之有效的合同法律風險防治過程和系統(tǒng)，將人員以及與之有關(guān)的崗位責任都固定下來。企業(yè)應(yīng)當制定相應(yīng)的合同管理制度，如“招投標管理辦法”“合同管理辦法”“審計管理辦法”，內(nèi)容可涵蓋對供應(yīng)商（承包商）的管理、合同授權(quán)、合同印章使用、合同專項審計等方面。