醫院人事檔案管理中存在的不足及改進措施

文/董海巖 付釗

隨著醫療衛生事業不斷發展，醫院內各項管理工作逐漸趨于完善，具有一定科學性和規范性。為了有效發揮出醫院人事檔案相關資料與信息的作用，更好為醫院服務，需要對人事檔案相關資料進行科學整合、歸檔處理，進一步完善醫院人事檔案管理工作，創新管理模式，實現檔案管理的科學化與現代化。

醫院人事檔案管理的主要意義

醫院人事檔案記錄了工作人員的基本情況，有關部門對人力資源實施有效整合，可以對每一個工作人員都展開精準定位，將其工作能力等情況進行分析，為其匹配最適合的崗位，從而促進醫院人力資源合理配置，促進醫院發展。醫院人事檔案可以反映出工作人員的綜合素質、思想道德以及日常獎懲情況，也是有關部門實施管理的基本依據。重視人事檔案管理工作，可以幫助醫院培養更多人才。如今，信息技術高速發展，并在各個領域內獲得廣泛應用，也讓人們的生活與工作都變得更為便捷與智能。醫院對信息技術進行高效應用，建設人事檔案資源管理信息系統，對醫院人事檔案管理具有重要意義，可以促進醫院管理工作更合理、高效，實現醫療資源的共享。在數據化發展基礎上，醫院也可以利用數字化技術來促進人事檔案管理工作內容的高效統一。由于醫院人事檔案管理工作會受到很多外在因素影響，也影響著工作效率和管理工作的水準。按照醫院發展與管理工作目標，科學完善人事檔案管理工作的方式，能夠促進醫院管理能力獲得進一步提升，并有效提升醫院人事檔案管理工作的效率，對醫院人力資源管理工作開展具有重要意義。

醫院人事檔案管理存在的不足

工作效率不高。人事檔案管理方式較為傳統，效率不高。許多醫院人事檔案的管理方式仍比較落后，檔案材料的加工、檢索、統計與分析基本還是采用傳統人工方式，不僅費時、費力且信息量存儲小，信息化程度不高。許多醫院人事檔案以紙質檔案為主，紙質檔案需要專門的空間進行存放。紙質檔案比較容易出現破損現象，不容易進行長期保存，給存檔以及管理工作帶來挑戰。

缺少完善的管理制度。一些醫院在管理工作中，管理機制不夠健全，管理理念比較落后。檔案管理工作存在滯后性，以傳統手工整理檔案的工作方式為主，這樣不僅造成內容繁瑣，有時還會因為工作人員的疏忽造成檔案的錯漏。工作人員在進行檔案管理的過程中，沒有明確管理方向，工作中就不會產生行之有效的實施方案，導致工作質量沒有得到提高。

檔案信息化建設水平不高。通常，醫院每個部門所形成的需要存檔的文件都是通過計算機等設備向專職檔案員移交后，由專職檔案員進行科學管理。但一些醫院并未形成比較科學的檔案管理工作模式，導致檔案信息化建設水平落后。雖然檔案工作的信息化看似只需要在一臺計算機中直接進行信息數據的存檔，但是每個檔案人員在進行網絡安全維護管理、資料安全維護管理以及電腦病毒的維護預防等方面都有可能會出現一些錯漏之處。由于醫院的檔案工作人員針對醫院內部檔案展開收集、整理以及歸檔等相應工作，整體管理仍缺乏科學性，檔案信息化建設水平不高。此外，檔案信息化管理意識不足。一些醫院負責人對人事檔案信息化管理不夠重視，經費投入不足，仍采用傳統的人工管理模式。檔案管理人員未充分認識檔案信息化管理的作用，認為只要不使檔案信息泄露、更改、丟失，及時將檔案材料入檔即完成了檔案的管理。檔案管理人員技能水平不高。人事檔案信息化管理對檔案管理人員綜合素質要求較高，不僅需要具有檔案管理專業知識，還需了解一定的網絡信息技術。而目前一些醫院的檔案管理人員身兼數職，沒有接受系統性的培訓，對于計算機信息技術的運用僅限于簡單的信息錄入和檢索，專業能力不足。

改進醫院人事檔案管理的主要措施

加強醫院人事檔案外部條件的管理。醫院要在內部設立專門管理檔案的部門，比如檔案管理室等。還要建立專門存放檔案的地方以及電子檔案庫、人事信息綜合數據庫、分類數據庫、辦公信息數據庫。建立電子檔案庫，在保管好實體檔案的基礎上，實現人事檔案的電子化，將有關信息經篩選后全部錄入計算機。在此基礎上建立每個人的個人檔案信息平臺，以姓名、工作部門等重要信息作為檔案依據，以人事檔案的目錄為條目鏈接，整合個人的教育、獎懲、職稱評定、職務變動等資料，不僅可以全面系統地記錄個人信息，同時還能實現檔案的動態更新和補充，在選拔人才時可以提供最新的第一手資料。辦公信息數據庫主要是指人事檔案日常管理的辦公業務工作。此外，在硬件方面加強檔案管理室的防塵、防磁以及防潮等工作，嚴格按照“六防”規定、“三室分離”等要求，在檔案室配置密集架、專用電腦、監控、溫濕度計、滅火器、攝像頭等必要設備和輔助材料，高標準打造檔案管理庫房，為人事檔案管理夯實硬件基礎。對于計算機病毒以及防火墻等有效防御功能進行深入研究和運用，對計算機內部的檔案數據進行全面、科學保護，避免檔案信息和數據出現泄漏。

加強信息化建設。人事檔案信息化是在人事檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對人事檔案信息資源進行處置、管理等。人事檔案信息化建設的目標是通過對人事檔案信息化建設所需的計算機、網絡等硬件設施和相關軟件的合理配置，實現人事檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化，實現人事檔案接收、傳輸、利用一體化，實現人事檔案資源共享，創新人事管理。信息數據資源是醫院人事檔案十分重要的資源，對于醫院人事檔案信息化建設方面，大數據技術在整合與利用信息資源的建設方面，起著關鍵作用。醫院要充分利用大數據技術，同時建立安全保障體系，確保人事檔案信息的保密性和安全性。在共享人事檔案信息資源時嚴格設置訪問權限，采用安全保密措施，防止個人信息的泄漏，保證信息安全。建立信息資源備份制度，管理人員要定期對數據庫進行備份，避免因外力等不確定因素導致故障，造成數據的丟失。

提升檔案管理人員綜合素質。要加強人事檔案管理人員的思想教育，增強檔案管理人員的責任感與使命感，變傳統的被動式服務為主動式服務。要不斷提升人事檔案管理人員的業務技能，對檔案管理人員的管理技術和能力進行提升。可以開展階段性和層次性的培訓，同時鼓勵檔案管理人員參加各類業務培訓，全面提升檔案管理人員的業務水平與信息化水平，加強檔案管理人員對大數據技術整體運用能力。要培育人事檔案管理人員的職業道德。與參與檔案管理工作的業務人員簽訂《保密協議書》，定期組織相關政策和業務知識學習，提升人事檔案管理人員的業務水平，增強人事檔案管理人員遵守紀律的意識。

完善檔案管理制度。結合醫院實際情況、相關工作規范以及管理辦法等，完善醫院人事檔案管理制度，運用大數據技術創建出一整套科學的管理模式。遵循檔案管理基本規范，制定出管理標準，為檔案管理標準化奠定相應基礎。在檔案管理模式、管理設備以及信息技術等方面進行科學優化，不斷完善和健全查（借）閱制度、轉遞制度、管理人員制度等工作制度，使檔案材料的管理工作有章可循、有據可依。堅持“數字化+紙質化”檔案雙重管理、動態更新，切實提升干部檔案管理精度和管理效率。要加大對重點環節的管理力度，如查閱檔案時嚴格執行查閱審批制度，嚴格核查查閱人員，嚴格落實查閱要求，全面推動人事檔案管理工作規范化、標準化、精準化。

總之，在開展醫院人事檔案管理工作中，應充分運用信息技術，發揮先進技術的優勢，完善人事檔案管理制度，保護檔案的完整性，提高工作效率，為醫院發展奠定堅實基礎。