淺析新《檔案法》實施背景下檔案管理發展路徑

文/秦偉

當前，醫院的日常管理范圍逐漸擴大，醫院檔案管理已成為醫院經營體系中非常重要的一部分。新《檔案法》的頒布為我國醫院檔案事業發展提供了新的契機，同時也迎來新的挑戰。總結當前醫院檔案管理發展存在的問題，結合新《檔案法》中的相關要求，從建立醫院檔案工作機制、實現檔案信息化建設等方面完善檔案管理發展路徑，具有重要意義。

新《檔案法》實施對檔案工作管理帶來的轉變

重新確立檔案管理制度。國家大力倡導檔案管理工作革新，加強檔案宣傳教育，增強全社會檔案管理意識，確立檔案工作具體制度，包括歸檔制度、檔案安全管理制度與應急處理制度；加強涉密檔案管理與檔案鑒定、銷毀等制度；大力鼓勵檔案捐獻制度。此外，明確檔案相關部門的職責。各級各部門要加強檔案管理工作，提升檔案工作在社會建設中的地位，并納入國民經濟與社會發展長遠規劃中，確保檔案管理與當前人民生活水平相符合。

守護檔案管理工作安全。檔案管理是一項非常復雜、系統性很強的工作，檔案安全是檔案工作的底線。隨著我國的全面發展與進步，檔案安全管理工作也在不斷完善和進步。新《檔案法》有多條關于檔案安全管理的規定，如第十九條規定，按照國家有關規定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設施、設備，確保檔案的安全。第四十四條規定，檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織發現本單位存在檔案安全隱患的，應當及時采取補救措施，消除檔案安全隱患。發生檔案損毀、信息泄露等情形的，應當及時向檔案主管部門報告。第四十五條規定，檔案主管部門發現檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織存在檔案安全隱患的，應當責令限期整改，消除檔案安全隱患。

進一步加強檔案信息化建設。隨著國內網絡信息化發展，檔案管理工作走向更為系統化與專業化、網絡化的方向。新《檔案法》要求相關部門加強檔案工作快速數字化轉型，從法律層面規范檔案信息化建設。其中新增“檔案信息化建設”條款，涵蓋政府責任、規劃、信息系統建設、電子檔案法律效力、電子檔案管理、電子檔案接收、數字檔案館建設和檔案數字資源共享利用等檔案信息化建設各方面。這對檔案信息化建設的內容進行了規范和總結，也對相關的數字化信息資源的收集、保存與利用等提出了要求。同時，鮮明提出“電子檔案與傳統媒體具有相同功效”，即電子檔案應當來源可靠、程序規范、要素合規。

新《檔案法》管理與發展現狀——以醫院檔案為例

從新《檔案法》對檔案管理與發展利用來看，新時期檔案管理與發展工作面臨諸多可研究與發展、探索的方向，具體可以從以下三個方面對醫院檔案現狀進行探討。

新醫改背景下醫院檔案管理發展現狀。新醫改對醫院管理與發展提出更高的要求。一些關注新形勢下醫院檔案發展的學者通過研究發現，新醫改促使檔案管理走向制度化、規范化與學科專業化。如學者馬茂盛指出，“醫院應當逐漸改進檔案管理方法，從而提高醫院檔案工作效率與質量。”

互聯網大背景下醫院檔案信息化進程。新《檔案法》增加“檔案信息化建設”條款，明確要求相關檔案部門、團體、企業事業單位與其他組織進一步加強檔案信息化建設，并進一步強化措施保障數據化電子檔案的安全，這也是適應檔案工作走向數據化、現代化的重要舉措。為此，檔案館要深化檔案工作數字化轉型，通過對整體檔案技術、檔案網絡存儲設備等更新，提高檔案工作人員保密意識、業務能力，以確保電子檔案的安全性。

醫院不同類型檔案管理問題。醫院檔案分類十分復雜，除了綜合型檔案管理外，還要從不同角度進行檔案管理分類，包含醫院醫療檔案、電子病歷檔案、醫院人事檔案與保險檔案、財務檔案等。此外，還要加強檔案設備管理的水平。如學者郭建民、李建良都提出要對醫院設備進行精細化管理，進一步加強醫院設備規范化管理水平，延長醫院設備使用壽命。當前，醫院都采用電子化系統，會產生大量的電子病歷檔案，這些病歷檔案在醫療、科學研究領域有著十分重要的價值。因此，加強病歷檔案的管理水平，對發揮檔案的價值意義重大。

新《檔案法》實施背景下檔案管理發展路徑研究

完善醫院檔案工作機制，建立健全相應制度。新《檔案法》第十二條規定，按照國家規定應當形成檔案的機關、團體、企業事業單位和其他組織，應當建立檔案工作責任制，依法健全檔案管理制度。如何落實好醫院檔案的主體責任，新《檔案法》明確把工作責任機制列入監督檢查的首要任務，從而保證工作責任機制有效落實，促進檔案管理發展。醫院檔案管理工作機制十分繁瑣、復雜，同時工作程序具有多層次性，尤其是在新醫改背景下，對醫院檔案管理人員實際工作水平與醫院工作素質提出更高的要求。新《檔案法》中明確檔案權利與義務，相較于對過去檔案法強調公民對檔案的保護，而現在需要用權力保護檔案，讓我國檔案保護事業更上一層樓，促使完善檔案鑒定與開放等工作，借助法律賦予公民的檔案的權力范圍，實現檔案使用價值擴大化，進一步實現檔案價值用途。

實現檔案信息化建設，確立檔案資源共建共享制度。隨著互聯網信息時代的到來，醫院信息資源總量持續上升，涉及的醫院檔案種類也更為豐富。特別是醫院內部各類醫療影像設備形成的相關數據，如CR、CT 等，轉變為電子檔案后，加上病人的電子病歷等數據信息資源，將產生很大的數據內存。假設一些醫院數據存儲設備內存夠大，但根據相關要求，住院電子病歷數據信息資源至少需要保存30 年，同時設備檔案、人事管理等建設都需要依托醫院檔案管理的不斷完善與更新。這需要加快醫院信息化檔案建設步伐，不斷提升檔案相關的服務功能，提高檔案信息資源利用程度，這也是互聯網時代下對醫院信息檔案發展的必然要求。在大數據信息時代中，醫院檔案信息化管理工作應該受到更多重視，這不僅僅是實現大數據應用的可能性，也是順應當前醫療衛生事業發展的趨勢。為提高醫療服務相關水平，以及醫院整體事業發展水平，有必要將醫院檔案信息資源進行數字化開發，引入大數據等技術，提升醫院檔案數據處理能力和效率，確保醫院檔案信息資源合理利用。

增強檔案應對風險管控，確保醫院檔案安全性。新《檔案法》第十九條規定，檔案機關、團體、企事業單位以及其他組織應當建立健全檔案安全工作機制，進一步加強檔案風險管理，提升檔案自身應急安全處置能力。結合當前檔案監控督查工作，構建一套有效的檢查標準與法定程序完整的醫院檔案內部監督與社會外監督、檔案法律監督制度，將醫院相關部門與用戶事后監督相結合，從而完善醫院檔案監督檢查體系，提升醫院檔案安全性與風險管控力度。醫院的檔案建立應該從醫院開辦開始，內容涉及從建立到現在的業務水平、機械設備與醫療事故、外在突發事故等方面的詳細記錄，是醫院檔案管理中十分重要的歷史材料。對醫院風險進行規范化管理，一方面能夠全方位監督醫院運行，提高醫院工作效率；另一方面，可為醫院發展和改革提供可靠有效的依據。當前，由于很多醫院各個部門之間缺乏有效的管理標準，導致不同部門對檔案管理采取的方式不一樣，如果出現崗位輪換管理等情況，都會影響醫院檔案風險管理。

新《檔案法》的出臺，有助于進一步發揮檔案和檔案工作在推進國家治理體系和治理能力現代化中的基礎性作用，為新時代檔案事業高質量發展提供堅強法治保障，讓檔案事業管理實現權利與義務對等。以醫院檔案管理為例，結合當前醫改與醫療事業發展，以醫院檔案信息化管理為基準，充分做好相關部門整合工作，以新《檔案法》為契機，有助于創新新形勢下醫院檔案發展模式，提高醫院檔案利用效率，注重醫療檔案風險管理，實現醫院檔案管理現代化發展。