加強檔案數(shù)字化管理的意義及注意事項

楊 波

（承德縣檔案館，河北 承德 067400）

檔案管理是一項需要工作人員具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和細(xì)致的工作精神的工作內(nèi)容。它不僅要求檔案管理工作人員在日常的工作中能夠進(jìn)一步加強自己的責(zé)任意識，用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度去面對工作，而且也對檔案管理工作人員的檔案整理等專業(yè)技能提出了更高的要求。近兩年來，隨著我國計算機技術(shù)的發(fā)展，計算機技術(shù)所特有的準(zhǔn)確性和嚴(yán)謹(jǐn)性以及收集資料的高效性，也推動了檔案數(shù)字化管理的發(fā)展進(jìn)程。

1 檔案管理數(shù)字化的意義

1）有利于減輕檔案管理工作負(fù)擔(dān)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的檔案管理不僅需要專門的檔案管理空間，而且對檔案儲存環(huán)境也提出了相對較高的要求，比如說空氣的濕度、干燥程度、光線等，而且在進(jìn)行檔案整理的時候，還需要大量的紙張以及裝檔案的檔案袋。像檔案館這種專門的檔案管理機構(gòu)，甚至需要雇用多名檔案管理工作人員專門進(jìn)行檔案的處理，無形中都加重了檔案管理的成本。而檔案管理數(shù)字化，則是將原本紙質(zhì)版的檔案信息在專門的檔案管理軟件里進(jìn)行錄入，而檔案的歸集、整理、調(diào)閱、檢索也都是在專門的檔案管理信息系統(tǒng)中開展的，甚至是檔案信息的儲存也是在專門的大數(shù)據(jù)庫進(jìn)行儲存和分類。這在無形中節(jié)省了很多的檔案管理儲存空間，甚至隨著對人員檔案管理專業(yè)技術(shù)要求的提升，也將解放更多的檔案管理人員投入到其他部門的工作之中。節(jié)省了人工成本的同時，也節(jié)約了經(jīng)濟(jì)投入。

2）有利于提升檔案管理工作效率。傳統(tǒng)采用人工進(jìn)行檔案管理的時候，需要由檔案管理工作人員將檔案信息進(jìn)行逐一的錄入核對、歸集以及整理，在檔案館里存放的時候，也同樣需要檔案管理工作人員將檔案運送到專門的檔案室進(jìn)行分類存放。但是人腦畢竟不同于電腦，所以在檔案管理工作中難免會出現(xiàn)一些紕漏。而檔案管理數(shù)字化則是對檔案信息進(jìn)行收集整理，然后分門別類的儲存在數(shù)據(jù)庫中。調(diào)閱檔案的時候也會在專門的檔案管理查詢客戶端進(jìn)行調(diào)閱，從而提升了檔案管理工作的效率。

3）有利于提高檔案社會利用價值。檔案是一種很重要的信息載體，它不僅記錄著人們在社會上工作、生活留下的痕跡。而且也在一些專門的科研領(lǐng)域檔案是珍貴的科研資料，蘊含著巨大的價值，檔案管理數(shù)字化就是通過，現(xiàn)在，我們一直在提及的大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)平臺，結(jié)合政務(wù)網(wǎng)等客戶端能夠更加方便的讓公眾根據(jù)自己的需要去查詢自己想要知道的資料，以便讓檔案價值發(fā)揮最大化，用數(shù)字化的檔案管理，真正提升檔案管理工作的社會價值，能夠讓它為民所用。

2 檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)狀

1）缺乏專業(yè)化的人才。檔案管理數(shù)字化對人才的專業(yè)化提出了更高的要求，需要工作人員能夠掌握相關(guān)軟件和硬件設(shè)施的操作技能。但是在當(dāng)前的檔案管理工作中，很多在職的檔案管理工作人員不會主動的在工作中按照工作需要去學(xué)習(xí)，最新的專業(yè)化的檔案管理知識。新招聘的工作人員雖然有一定的業(yè)務(wù)能力，卻缺乏實際的工作經(jīng)驗，所以也使得檔案管理數(shù)字化不盡如人意。

2）缺乏充足的軟硬件設(shè)備。在檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程中，檔案管理軟件和相關(guān)的計算機系統(tǒng)等硬件設(shè)施是檔案管理工作所必不可少的重要助力，然而在實際的工作中，由于很多檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者沒有正確認(rèn)識檔案管理數(shù)字化的趨勢，所以在工作中也沒有加大檔案管理信息化軟硬件設(shè)施的配備，使得實際的檔案管理信息化存在嚴(yán)重的滯后情況，雖然短期內(nèi)不會對工作造成太大的影響，但是長遠(yuǎn)來看依然會讓檔案管理數(shù)字化進(jìn)程變得緩慢，難以收獲實效。

3）制度管理有待完善。很多檔案管理單位現(xiàn)行的工作制度，都是建立在以前的紙質(zhì)版的檔案管理工作的基礎(chǔ)之上，無論是管理手段還是監(jiān)管內(nèi)容都無法和檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)狀相匹配。制度監(jiān)管上的漏洞，也使得檔案管理數(shù)字化缺乏科學(xué)的指導(dǎo)依據(jù)，需要檔案管理部門能夠結(jié)合實際工作，進(jìn)一步完善檔案管理數(shù)字化背景下的管理 制度。

3 檔案管理數(shù)字化的注意事項

1）逐步完善各項管理制度。任何工作想要持續(xù)穩(wěn)定的開展下去，制度管理都是必不可少的重要保證。檔案管理工作同樣如此，檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者和工作人員，在制定各項檔案管理制度的時候，要能夠與時俱進(jìn)結(jié)合檔案管理數(shù)字化工作的實際，需要在原有管理制度的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善各項管理制度。結(jié)合檔案管理數(shù)字化進(jìn)程中經(jīng)常會遇見的問題，積極的探索問題的解決方法和平時的監(jiān)管手段，并形成相關(guān)的管理制度在日常的檔案管理工作中深入的貫徹和實踐。確保檔案管理數(shù)字化，能夠在有序、健康、精準(zhǔn)的環(huán)境中開展。

2）注重提升人才專業(yè)素養(yǎng)。雖然檔案管理信息化進(jìn)程不再需要大量的人員參與，但是也更加注重對檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)的提升。因此檔案管理部門，也要結(jié)合行業(yè)的發(fā)展趨勢，對已經(jīng)在職的員工進(jìn)行及時的培訓(xùn)，比如說聯(lián)系上級部門定期開辦相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，讓員工能夠通過培訓(xùn)來及時的掌握我國的各項檔案管理的新政策、新規(guī)定和新方法。也可以以信息化平臺為依托，從網(wǎng)絡(luò)上選取一些優(yōu)秀的檔案管理、業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)課程，讓在職員工進(jìn)行在線學(xué)習(xí)，并將學(xué)習(xí)成績納入年終的考核之中，不僅能夠有效的提升在職人員的學(xué)習(xí)積極性，而且也可以讓他們及時的掌握最新的信息化行業(yè)知識。招聘員工的時候，檔案管理部門應(yīng)該結(jié)合自身工作實際，針對性的選聘一些檔案管理專業(yè)畢業(yè)的優(yōu)秀人才充實到現(xiàn)有的工作隊伍之中。

3）善于利用各類軟硬件資源。這里所說的軟硬件資源，是專業(yè)化的檔案管理軟件系統(tǒng)以及性能優(yōu)異的計算機和發(fā)達(dá)的互聯(lián)網(wǎng)。這也是現(xiàn)代檔案管理工作數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)配置。所以，在檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程中一定要盡可能選擇更加適合檔案管理工作的計算機和檔案管理系統(tǒng)，以及相關(guān)的運營平臺，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性、準(zhǔn)確性和完整性能夠得到保證，除此之外還要依托發(fā)達(dá)的互聯(lián)網(wǎng)和各項信息傳遞技術(shù)及時的更新檔案信息，在保證檔案信息準(zhǔn)確完善的基礎(chǔ)上，能夠為需要查詢檔案信息的人提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，最大限度的實現(xiàn)檔案管理工作的社會價值。

4 結(jié)束語

檔案管理數(shù)字化是互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作發(fā)展的必由之路，不僅要求檔案管理工作人員需要具備相應(yīng)的計算機操作知識和技能，也需要檔案管理工作人員能夠與時俱進(jìn)，不斷的學(xué)習(xí)各項新的檔案管理政策法規(guī)，用高度的責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，來投入到檔案管理信息化進(jìn)程中，使得檔案管理能夠在新時代新需求下發(fā)揮其真正的社會價值。