基本建設(shè)竣工財(cái)務(wù)決算的現(xiàn)狀及優(yōu)化策略研究

余 航

山東仲泰有限責(zé)任會(huì)計(jì)師事務(wù)所,山東 淄博 255000

0 引言

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)在推動(dòng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展中起到了關(guān)鍵作用,而隨著這些項(xiàng)目的逐漸完工,其背后的財(cái)務(wù)決算工作逐漸浮現(xiàn)為核心環(huán)節(jié)。基本建設(shè)竣工財(cái)務(wù)決算不僅涉及巨額的資金流動(dòng),更關(guān)乎工程的經(jīng)濟(jì)效益和相關(guān)方的權(quán)益保障。一個(gè)高效和準(zhǔn)確的竣工決算可為投資者、承包商、工程方等提供明確的經(jīng)濟(jì)賬目,確保透明和公正。然而,由于各種原因,例如流程不當(dāng)、人員能力不足或技術(shù)支持缺失,決算過(guò)程可能會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題,這不僅可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)損失,還可能影響到項(xiàng)目的長(zhǎng)期運(yùn)營(yíng)和管理。因此,對(duì)基本建設(shè)竣工財(cái)務(wù)決算的深入研究和優(yōu)化顯得尤為重要。

1 基本建設(shè)竣工財(cái)務(wù)決算的現(xiàn)狀

1.1 財(cái)務(wù)決算流程繁瑣

基本建設(shè)竣工財(cái)務(wù)決算作為一個(gè)核心環(huán)節(jié),直接涉及資金流動(dòng)和經(jīng)濟(jì)效益的計(jì)量,但在實(shí)際操作中,經(jīng)常面臨一系列的挑戰(zhàn)。

當(dāng)一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)入竣工階段,各種與財(cái)務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)需要被整理、匯總,而目前的決算流程往往包括多個(gè)步驟,且各步驟均需要特定的文件、報(bào)表或證明,例如從初步的資金核算、資產(chǎn)清單編制,到后期的審計(jì)、復(fù)核等,各環(huán)節(jié)均需要大量的手工操作和文件處理。這種過(guò)于復(fù)雜的操作流程不僅增加了工作量,還可能導(dǎo)致決算工作效率顯著下降,從而影響到整體的決算進(jìn)度。

變動(dòng)和異常項(xiàng)的處理往往是決算過(guò)程中的難點(diǎn)。在建設(shè)項(xiàng)目的執(zhí)行過(guò)程中,總會(huì)出現(xiàn)各種預(yù)期外的變動(dòng),例如增減工程量、替換材料、升級(jí)設(shè)備等,這些變動(dòng)可能涉及到大量的資金調(diào)整。若沒(méi)有一個(gè)明確、規(guī)范的處理機(jī)制,就很容易出現(xiàn)決算數(shù)據(jù)的誤差。例如一個(gè)原定的預(yù)算項(xiàng)目因?yàn)槟承┰虮蝗∠?但在決算時(shí)卻未被及時(shí)剔除,這就會(huì)導(dǎo)致決算金額的虛高。同樣,如果某些增加的工程量或額外的支出沒(méi)有得到妥善的記錄和處理,就可能導(dǎo)致決算金額虛低。這種情況下,決算結(jié)果的準(zhǔn)確性將受到嚴(yán)重的威脅,從而對(duì)各方的權(quán)益造成潛在的危害。

決算數(shù)據(jù)與實(shí)際建設(shè)成果的匹配問(wèn)題也是一個(gè)值得關(guān)注的重點(diǎn)。在建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中,由于各種原因,如設(shè)計(jì)變更、工程量調(diào)整等,實(shí)際建設(shè)的成果與原計(jì)劃可能存在差異。如果決算數(shù)據(jù)不能準(zhǔn)確反映這些差異,就可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)與實(shí)際不匹配的問(wèn)題。這種情況下,決算數(shù)據(jù)無(wú)法真實(shí)、準(zhǔn)確地反映項(xiàng)目的實(shí)際建設(shè)成果,從而影響到?jīng)Q算的公正性和權(quán)威性。

1.2 人員配置及其能力不足

基本建設(shè)竣工財(cái)務(wù)決算作為重要環(huán)節(jié),涉及的工作復(fù)雜性和責(zé)任重大,對(duì)財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)的配置及其能力提出了更高的要求。

某些項(xiàng)目中財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)的規(guī)模與目前的項(xiàng)目規(guī)模和復(fù)雜性可能存在不匹配。在大型或高度復(fù)雜的建設(shè)項(xiàng)目中,財(cái)務(wù)事務(wù)處理、資金流動(dòng)和稅務(wù)等方面的問(wèn)題均較為復(fù)雜,這就要求更多的財(cái)務(wù)專(zhuān)家來(lái)進(jìn)行操作和管理[1]。若財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)人數(shù)不足或結(jié)構(gòu)不合理,就可能導(dǎo)致工作繁重,從而影響到?jīng)Q算工作的進(jìn)度和質(zhì)量。對(duì)于規(guī)模小的項(xiàng)目,過(guò)多的財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)可能導(dǎo)致資源浪費(fèi)和管理困難,增加不必要的開(kāi)銷(xiāo)。

財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)的專(zhuān)業(yè)能力和經(jīng)驗(yàn)在決算工作中起到了決定性的作用。竣工財(cái)務(wù)決算、審計(jì)以及其他相關(guān)領(lǐng)域均有其專(zhuān)業(yè)性和獨(dú)特性,要求從業(yè)人員不僅應(yīng)掌握相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí),還應(yīng)具備一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),但在某些項(xiàng)目中,可能會(huì)發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)成員在這些領(lǐng)域的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)不足,從而會(huì)對(duì)項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益和各方利益造成潛在的損害。

有效的內(nèi)部溝通和跨部門(mén)協(xié)作在決算工作中也起到了關(guān)鍵作用。在多數(shù)建設(shè)項(xiàng)目中,財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)需要與其他部門(mén),例如工程、采購(gòu)、行政等緊密合作,確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。但在實(shí)際操作中,可能會(huì)出現(xiàn)內(nèi)部溝通和跨部門(mén)協(xié)作的障礙。這些障礙可能來(lái)源于組織結(jié)構(gòu)的問(wèn)題、信息系統(tǒng)的不兼容或者團(tuán)隊(duì)文化的差異。不僅增加了決算工作的復(fù)雜性,還可能導(dǎo)致決算數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確。

1.3 信息系統(tǒng)與技術(shù)支持力度不夠

基本建設(shè)竣工財(cái)務(wù)決算是一個(gè)相對(duì)復(fù)雜且專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的環(huán)節(jié),其準(zhǔn)確性、及時(shí)性和完整性均至關(guān)重要。但在實(shí)際工作中經(jīng)常會(huì)面臨信息系統(tǒng)和技術(shù)支持不足的問(wèn)題,這對(duì)決算工作的效率和準(zhǔn)確性有著一定挑戰(zhàn)。

面對(duì)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng),可能會(huì)出現(xiàn)不支持或不完全適應(yīng)竣工決算特定需求的情況。現(xiàn)代建設(shè)項(xiàng)目涉及的事項(xiàng)繁多,從初步的預(yù)算編制、合同管理,到實(shí)際的費(fèi)用控制、資金調(diào)度等,各環(huán)節(jié)均需要特定的功能支持,而很多傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)可能更多地考慮了通用性而忽略了竣工決算的特點(diǎn)。例如對(duì)于某些復(fù)雜的稅務(wù)問(wèn)題、資本結(jié)構(gòu)調(diào)整或者外匯匯率變動(dòng),若系統(tǒng)沒(méi)有相應(yīng)的模塊或功能進(jìn)行處理,就可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)的遺漏或誤差,從而影響到?jīng)Q算的準(zhǔn)確性。

數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、處理和報(bào)告在很多系統(tǒng)中也可能存在問(wèn)題。一個(gè)穩(wěn)定、高效的數(shù)據(jù)處理機(jī)制是確保財(cái)務(wù)決算質(zhì)量的關(guān)鍵。但在某些老舊或低效的系統(tǒng)中,數(shù)據(jù)傳輸可能會(huì)出現(xiàn)延遲,導(dǎo)致實(shí)時(shí)決算數(shù)據(jù)不能及時(shí)反映項(xiàng)目的真實(shí)狀況。此外,數(shù)據(jù)處理過(guò)程中的錯(cuò)誤、系統(tǒng)的不穩(wěn)定性或者報(bào)告模塊的缺陷都可能導(dǎo)致決算報(bào)表的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確或不完整,例如當(dāng)工程變更頻繁或者資金流動(dòng)復(fù)雜時(shí),如果系統(tǒng)不能及時(shí)、準(zhǔn)確地處理這些變化,就可能出現(xiàn)決算數(shù)據(jù)與實(shí)際情況不匹配的問(wèn)題。

2 基本建設(shè)竣工財(cái)務(wù)決算的優(yōu)化策略

2.1 加強(qiáng)工程監(jiān)管,優(yōu)化決算流程與規(guī)范

基本建設(shè)竣工財(cái)務(wù)決算的優(yōu)化策略是提高項(xiàng)目管理效率和準(zhǔn)確性的關(guān)鍵。其中,加強(qiáng)工程監(jiān)管及優(yōu)化決算流程與規(guī)范是必要的方向。

為了簡(jiǎn)化和提高決算流程的效率,可設(shè)計(jì)和推廣一個(gè)簡(jiǎn)化、高效的決算流程。具體來(lái)說(shuō),應(yīng)明確流程各環(huán)節(jié)輸入、處理、輸出的標(biāo)準(zhǔn),并制定相應(yīng)的操作規(guī)程。例如可從初始的成本預(yù)測(cè)、資金的申請(qǐng)、采購(gòu)、付款到?jīng)Q算審計(jì)等,每一步都要明確責(zé)任人、處理時(shí)限、需要的文件和數(shù)據(jù),以及預(yù)期的輸出結(jié)果[2]。同時(shí),可利用信息技術(shù),例如ERP、BIM等,自動(dòng)化處理某些流程,減少人工干預(yù),提高效率。這種流程不僅可減少不必要的環(huán)節(jié),還能確保各步驟均有明確的目的和輸出。

為確保決算的準(zhǔn)確性,需要建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的異常項(xiàng)處理機(jī)制。在實(shí)際決算過(guò)程中,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些預(yù)料外的變動(dòng)或異常,例如工程變更、費(fèi)用超支等。針對(duì)這些異常項(xiàng),應(yīng)制定一套標(biāo)準(zhǔn)的處理流程和審批機(jī)制,例如可設(shè)置一個(gè)專(zhuān)門(mén)的異常項(xiàng)審查小組,由財(cái)務(wù)、工程、采購(gòu)等部門(mén)的專(zhuān)家組成,負(fù)責(zé)審核、評(píng)估異常項(xiàng)的原因、影響及處理方案。

此外,對(duì)于每種異常,應(yīng)明確其處理的標(biāo)準(zhǔn)和流程,確保決算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。例如工程變更異常,當(dāng)項(xiàng)目中發(fā)生未預(yù)計(jì)到的工程變更時(shí),這類(lèi)異常需要專(zhuān)門(mén)的處理。此類(lèi)異常的標(biāo)準(zhǔn)處理流程應(yīng)包括:詳細(xì)記錄變更并提交至專(zhuān)門(mén)的審查團(tuán)隊(duì)進(jìn)行評(píng)估;評(píng)估團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)明確變更造成的成本影響,是否有需要額外的資金支持;決算報(bào)表中應(yīng)明確標(biāo)注此變更,并對(duì)應(yīng)調(diào)整預(yù)算和實(shí)際費(fèi)用,確保數(shù)據(jù)真實(shí)反映項(xiàng)目情況。再如費(fèi)用超支異常,當(dāng)某一項(xiàng)目環(huán)節(jié)或整體費(fèi)用超出預(yù)算時(shí),產(chǎn)生費(fèi)用超支異常。此類(lèi)異常的標(biāo)準(zhǔn)處理流程:檢測(cè)到超支應(yīng)立即通報(bào)項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)和財(cái)務(wù)部門(mén),然后進(jìn)行詳細(xì)的成本審查,確定超支的原因是否合理,對(duì)于合理的超支,決算報(bào)表應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整;對(duì)于不合理的超支,需要找出原因并采取措施避免重復(fù)出現(xiàn)該情況。

2.2 注重人員培養(yǎng),合理配置財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)的規(guī)模

在目前快速變化的經(jīng)濟(jì)環(huán)境中,項(xiàng)目的規(guī)模和復(fù)雜性對(duì)財(cái)務(wù)決算提出了更高的要求。為此,在財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)的規(guī)模配置方面,首先需要深入分析項(xiàng)目的性質(zhì)、周期、規(guī)模和復(fù)雜度。基于這些分析結(jié)果,可確定需要多少成本核算師、稅務(wù)專(zhuān)家、現(xiàn)金流分析師等專(zhuān)業(yè)角色。對(duì)于大型基建項(xiàng)目,可能需要引入風(fēng)險(xiǎn)管理專(zhuān)家來(lái)分析潛在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),而對(duì)于小規(guī)模項(xiàng)目,則可以考慮將多個(gè)職能合并,如將成本和稅務(wù)管理合并到一個(gè)專(zhuān)家角色中。

為確保財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備始終處于行業(yè)前沿,定期進(jìn)行財(cái)務(wù)決算、審計(jì)及相關(guān)培訓(xùn)必不可少[3]。線上培訓(xùn)可涵蓋數(shù)字化工具培訓(xùn),線上提供的ERP系統(tǒng)、AI財(cái)務(wù)助手和云計(jì)算財(cái)務(wù)軟件等相關(guān)工具可幫助團(tuán)隊(duì)更高效地處理日常工作,例如自動(dòng)發(fā)票匹配、實(shí)時(shí)預(yù)算監(jiān)控等;數(shù)據(jù)分析技能培訓(xùn)可利用線上課程涵蓋如何使用Python、R或Excel的高級(jí)功能來(lái)進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析,從而使團(tuán)隊(duì)能夠進(jìn)行深度的數(shù)據(jù)挖掘和預(yù)測(cè)分析。線下培訓(xùn)可涵蓋財(cái)務(wù)決算和審計(jì)實(shí)踐研討會(huì),通過(guò)真實(shí)案例分析,深入了解財(cái)務(wù)決算中可能遇到的復(fù)雜問(wèn)題,例如如何處理不同的資產(chǎn)減值、如何準(zhǔn)確地計(jì)算稅項(xiàng);開(kāi)展團(tuán)隊(duì)溝通與跨部門(mén)合作培訓(xùn):針對(duì)財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)中的管理層,提供跨部門(mén)溝通和團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)技能的培訓(xùn),確保在決算過(guò)程中能夠有效地領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì),與其他部門(mén)進(jìn)行高效的合作。此外,針對(duì)不同級(jí)別和經(jīng)驗(yàn)的團(tuán)隊(duì)成員,培訓(xùn)內(nèi)容和形式也應(yīng)有所區(qū)別。例如新入職的成員可能需要更多關(guān)于公司內(nèi)部財(cái)務(wù)流程和標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)培訓(xùn),而經(jīng)驗(yàn)豐富的團(tuán)隊(duì)成員則可能更關(guān)注高級(jí)財(cái)務(wù)分析技能或行業(yè)最新的法規(guī)變動(dòng)等。

為了確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性,需要加強(qiáng)與其他部門(mén)的協(xié)作。財(cái)務(wù)決算涉及的數(shù)據(jù)和信息往往來(lái)自多個(gè)部門(mén)和單位,例如工程、采購(gòu)、人力資源等。因此,各部門(mén)之間的溝通與協(xié)作顯得尤為重要。與工程部門(mén)合作,確保所有的施工費(fèi)用和工程變更均能準(zhǔn)確地體現(xiàn)在決算報(bào)表中,當(dāng)工程部門(mén)發(fā)現(xiàn)某個(gè)施工環(huán)節(jié)的成本超出預(yù)期時(shí),應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門(mén),以便進(jìn)行成本調(diào)整;與采購(gòu)部門(mén)合作,確保所有的采購(gòu)合同、付款記錄和實(shí)際采購(gòu)數(shù)據(jù)均與決算數(shù)據(jù)一致,當(dāng)采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商達(dá)成某項(xiàng)折扣或優(yōu)惠時(shí),這些信息應(yīng)及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén),以反映在最終的財(cái)務(wù)報(bào)表中;與人力資源部門(mén)合作,確保決算報(bào)表中的人工費(fèi)用與實(shí)際支付一致,沒(méi)有遺漏或重復(fù)[4]。

2.3 提高財(cái)務(wù)決算質(zhì)量,升級(jí)信息系統(tǒng)并引入新技術(shù)

在目前的數(shù)字化時(shí)代下,對(duì)基本建設(shè)竣工財(cái)務(wù)決算進(jìn)行優(yōu)化顯得尤為重要。一方面,財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的適應(yīng)性、可靠性和前瞻性直接關(guān)系到?jīng)Q算工作的質(zhì)量;另一方面,新興技術(shù)的引入可極大地提高工作效率和決算結(jié)果的準(zhǔn)確性。

評(píng)估并選擇適合的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)是決算質(zhì)量提升的基石。針對(duì)系統(tǒng)的選擇,不僅應(yīng)對(duì)其核心功能、效率和安全性進(jìn)行詳盡的評(píng)估,還應(yīng)充分權(quán)衡系統(tǒng)的擴(kuò)展性和與其他業(yè)務(wù)模塊的集成度。一個(gè)高效的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)具備以下功能:自動(dòng)導(dǎo)入和整合各業(yè)務(wù)部門(mén)的原始數(shù)據(jù)、支持多幣種和跨國(guó)交易處理、提供預(yù)算編制和對(duì)比分析工具、實(shí)時(shí)生成多維度的財(cái)務(wù)報(bào)表等。此外,為滿足長(zhǎng)遠(yuǎn)的業(yè)務(wù)需求,該系統(tǒng)應(yīng)支持云存儲(chǔ)和遠(yuǎn)程辦公功能,同時(shí)具備與供應(yīng)鏈管理、客戶關(guān)系管理等其他模塊的深度集成能力,從而實(shí)現(xiàn)整體業(yè)務(wù)流程的無(wú)縫銜接。

定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)和更新是確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和安全性的關(guān)鍵。在實(shí)際運(yùn)營(yíng)中,日常的數(shù)據(jù)備份是基本操作,例如每日在固定時(shí)段進(jìn)行全量或增量的數(shù)據(jù)備份,存儲(chǔ)在冗余的、物理隔離的數(shù)據(jù)中心,確保數(shù)據(jù)恢復(fù)的可用性。對(duì)于系統(tǒng)性能,可每季度對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行1次深度優(yōu)化,例如清理無(wú)效數(shù)據(jù)、重建索引、升級(jí)存儲(chǔ)硬件等,以確保查詢速度和數(shù)據(jù)寫(xiě)入的實(shí)時(shí)性。安全性方面,隨著黑客技術(shù)的不斷進(jìn)步,系統(tǒng)可能面臨多種安全威脅。對(duì)于最近出現(xiàn)的某種操作系統(tǒng)級(jí)別的安全漏洞,應(yīng)及時(shí)關(guān)注廠商發(fā)布的安全公告,下載并測(cè)試相關(guān)補(bǔ)丁,然后在非高峰時(shí)段完成補(bǔ)丁的部署[5]。此外,對(duì)于關(guān)鍵財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),除了數(shù)據(jù)庫(kù)級(jí)別的加密,還可采用應(yīng)用級(jí)別的加密算法,進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)的安全性。

探索并應(yīng)用新技術(shù)和工具,例如大數(shù)據(jù)、人工智能等,是提高決算效率和精確度的利器。在實(shí)際應(yīng)用中,可考慮利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行歷史數(shù)據(jù)的深入挖掘,以發(fā)現(xiàn)可能的決算偏差和風(fēng)險(xiǎn),同時(shí),通過(guò)人工智能技術(shù),可將許多原本需要人工處理的復(fù)雜任務(wù)自動(dòng)化,例如數(shù)據(jù)校驗(yàn)、預(yù)算分析等;引入機(jī)器學(xué)習(xí)算法,對(duì)歷年的決算數(shù)據(jù)進(jìn)行訓(xùn)練,預(yù)測(cè)未來(lái)的財(cái)務(wù)趨勢(shì);應(yīng)用自然語(yǔ)言處理技術(shù),自動(dòng)解析合同和其他文檔內(nèi)容,確保決算數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性等。

3 結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)行的決算流程繁瑣,導(dǎo)致工作效率不高。同時(shí),財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)的人員配置及能力、信息系統(tǒng)和技術(shù)支持方面均有待提高。為對(duì)目前狀況進(jìn)行改進(jìn),需要對(duì)決算流程進(jìn)行簡(jiǎn)化和標(biāo)準(zhǔn)化,加強(qiáng)異常處理的規(guī)范性,確保決算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。同時(shí),注重人員的培訓(xùn)和團(tuán)隊(duì)規(guī)模的合理配置,以及升級(jí)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)并引入例如大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù),上述措施將成為優(yōu)化策略的核心措施。希望本文的研究可為相關(guān)企業(yè)和機(jī)構(gòu)提供有價(jià)值的參考和啟示,推動(dòng)基本建設(shè)竣工財(cái)務(wù)決算工作向更高的標(biāo)準(zhǔn)邁進(jìn)。