基本建設竣工財務決算的現狀及優化策略研究

余 航

山東仲泰有限責任會計師事務所,山東 淄博 255000

0 引言

基礎設施建設在推動國家經濟發展中起到了關鍵作用,而隨著這些項目的逐漸完工,其背后的財務決算工作逐漸浮現為核心環節。基本建設竣工財務決算不僅涉及巨額的資金流動,更關乎工程的經濟效益和相關方的權益保障。一個高效和準確的竣工決算可為投資者、承包商、工程方等提供明確的經濟賬目,確保透明和公正。然而,由于各種原因,例如流程不當、人員能力不足或技術支持缺失,決算過程可能會出現問題,這不僅可能導致財務損失,還可能影響到項目的長期運營和管理。因此,對基本建設竣工財務決算的深入研究和優化顯得尤為重要。

1 基本建設竣工財務決算的現狀

1.1 財務決算流程繁瑣

基本建設竣工財務決算作為一個核心環節,直接涉及資金流動和經濟效益的計量,但在實際操作中,經常面臨一系列的挑戰。

當一個建設項目進入竣工階段,各種與財務相關的數據需要被整理、匯總,而目前的決算流程往往包括多個步驟,且各步驟均需要特定的文件、報表或證明,例如從初步的資金核算、資產清單編制,到后期的審計、復核等,各環節均需要大量的手工操作和文件處理。這種過于復雜的操作流程不僅增加了工作量,還可能導致決算工作效率顯著下降,從而影響到整體的決算進度。

變動和異常項的處理往往是決算過程中的難點。在建設項目的執行過程中,總會出現各種預期外的變動,例如增減工程量、替換材料、升級設備等,這些變動可能涉及到大量的資金調整。若沒有一個明確、規范的處理機制,就很容易出現決算數據的誤差。例如一個原定的預算項目因為某些原因被取消,但在決算時卻未被及時剔除,這就會導致決算金額的虛高。同樣,如果某些增加的工程量或額外的支出沒有得到妥善的記錄和處理,就可能導致決算金額虛低。這種情況下,決算結果的準確性將受到嚴重的威脅,從而對各方的權益造成潛在的危害。

決算數據與實際建設成果的匹配問題也是一個值得關注的重點。在建設項目的實施過程中,由于各種原因,如設計變更、工程量調整等,實際建設的成果與原計劃可能存在差異。如果決算數據不能準確反映這些差異,就可能出現數據與實際不匹配的問題。這種情況下,決算數據無法真實、準確地反映項目的實際建設成果,從而影響到決算的公正性和權威性。

1.2 人員配置及其能力不足

基本建設竣工財務決算作為重要環節,涉及的工作復雜性和責任重大,對財務團隊的配置及其能力提出了更高的要求。

某些項目中財務團隊的規模與目前的項目規模和復雜性可能存在不匹配。在大型或高度復雜的建設項目中,財務事務處理、資金流動和稅務等方面的問題均較為復雜,這就要求更多的財務專家來進行操作和管理[1]。若財務團隊人數不足或結構不合理,就可能導致工作繁重,從而影響到決算工作的進度和質量。對于規模小的項目,過多的財務團隊可能導致資源浪費和管理困難,增加不必要的開銷。

財務團隊的專業能力和經驗在決算工作中起到了決定性的作用。竣工財務決算、審計以及其他相關領域均有其專業性和獨特性,要求從業人員不僅應掌握相關的專業知識,還應具備一定的實踐經驗,但在某些項目中,可能會發現團隊成員在這些領域的相關經驗不足,從而會對項目的經濟效益和各方利益造成潛在的損害。

有效的內部溝通和跨部門協作在決算工作中也起到了關鍵作用。在多數建設項目中,財務團隊需要與其他部門,例如工程、采購、行政等緊密合作,確保數據的完整性和準確性。但在實際操作中,可能會出現內部溝通和跨部門協作的障礙。這些障礙可能來源于組織結構的問題、信息系統的不兼容或者團隊文化的差異。不僅增加了決算工作的復雜性,還可能導致決算數據不準確。

1.3 信息系統與技術支持力度不夠

基本建設竣工財務決算是一個相對復雜且專業性強的環節,其準確性、及時性和完整性均至關重要。但在實際工作中經常會面臨信息系統和技術支持不足的問題,這對決算工作的效率和準確性有著一定挑戰。

面對現有的財務管理系統,可能會出現不支持或不完全適應竣工決算特定需求的情況。現代建設項目涉及的事項繁多,從初步的預算編制、合同管理,到實際的費用控制、資金調度等,各環節均需要特定的功能支持,而很多傳統的財務管理系統可能更多地考慮了通用性而忽略了竣工決算的特點。例如對于某些復雜的稅務問題、資本結構調整或者外匯匯率變動,若系統沒有相應的模塊或功能進行處理,就可能導致數據的遺漏或誤差,從而影響到決算的準確性。

數據的存儲、處理和報告在很多系統中也可能存在問題。一個穩定、高效的數據處理機制是確保財務決算質量的關鍵。但在某些老舊或低效的系統中,數據傳輸可能會出現延遲,導致實時決算數據不能及時反映項目的真實狀況。此外,數據處理過程中的錯誤、系統的不穩定性或者報告模塊的缺陷都可能導致決算報表的數據不準確或不完整,例如當工程變更頻繁或者資金流動復雜時,如果系統不能及時、準確地處理這些變化,就可能出現決算數據與實際情況不匹配的問題。

2 基本建設竣工財務決算的優化策略

2.1 加強工程監管,優化決算流程與規范

基本建設竣工財務決算的優化策略是提高項目管理效率和準確性的關鍵。其中,加強工程監管及優化決算流程與規范是必要的方向。

為了簡化和提高決算流程的效率,可設計和推廣一個簡化、高效的決算流程。具體來說,應明確流程各環節輸入、處理、輸出的標準,并制定相應的操作規程。例如可從初始的成本預測、資金的申請、采購、付款到決算審計等,每一步都要明確責任人、處理時限、需要的文件和數據,以及預期的輸出結果[2]。同時,可利用信息技術,例如ERP、BIM等,自動化處理某些流程,減少人工干預,提高效率。這種流程不僅可減少不必要的環節,還能確保各步驟均有明確的目的和輸出。

為確保決算的準確性,需要建立一個標準化的異常項處理機制。在實際決算過程中,經常會出現一些預料外的變動或異常,例如工程變更、費用超支等。針對這些異常項,應制定一套標準的處理流程和審批機制,例如可設置一個專門的異常項審查小組,由財務、工程、采購等部門的專家組成,負責審核、評估異常項的原因、影響及處理方案。

此外,對于每種異常,應明確其處理的標準和流程,確保決算數據的準確性。例如工程變更異常,當項目中發生未預計到的工程變更時,這類異常需要專門的處理。此類異常的標準處理流程應包括:詳細記錄變更并提交至專門的審查團隊進行評估;評估團隊應明確變更造成的成本影響,是否有需要額外的資金支持;決算報表中應明確標注此變更,并對應調整預算和實際費用,確保數據真實反映項目情況。再如費用超支異常,當某一項目環節或整體費用超出預算時,產生費用超支異常。此類異常的標準處理流程:檢測到超支應立即通報項目管理團隊和財務部門,然后進行詳細的成本審查,確定超支的原因是否合理,對于合理的超支,決算報表應進行相應調整;對于不合理的超支,需要找出原因并采取措施避免重復出現該情況。

2.2 注重人員培養,合理配置財務團隊的規模

在目前快速變化的經濟環境中,項目的規模和復雜性對財務決算提出了更高的要求。為此,在財務團隊的規模配置方面,首先需要深入分析項目的性質、周期、規模和復雜度。基于這些分析結果,可確定需要多少成本核算師、稅務專家、現金流分析師等專業角色。對于大型基建項目,可能需要引入風險管理專家來分析潛在的財務風險,而對于小規模項目,則可以考慮將多個職能合并,如將成本和稅務管理合并到一個專家角色中。

為確保財務團隊專業知識儲備始終處于行業前沿,定期進行財務決算、審計及相關培訓必不可少[3]。線上培訓可涵蓋數字化工具培訓,線上提供的ERP系統、AI財務助手和云計算財務軟件等相關工具可幫助團隊更高效地處理日常工作,例如自動發票匹配、實時預算監控等;數據分析技能培訓可利用線上課程涵蓋如何使用Python、R或Excel的高級功能來進行財務數據分析,從而使團隊能夠進行深度的數據挖掘和預測分析。線下培訓可涵蓋財務決算和審計實踐研討會,通過真實案例分析,深入了解財務決算中可能遇到的復雜問題,例如如何處理不同的資產減值、如何準確地計算稅項;開展團隊溝通與跨部門合作培訓:針對財務團隊中的管理層,提供跨部門溝通和團隊領導技能的培訓,確保在決算過程中能夠有效地領導團隊,與其他部門進行高效的合作。此外,針對不同級別和經驗的團隊成員,培訓內容和形式也應有所區別。例如新入職的成員可能需要更多關于公司內部財務流程和標準的基礎培訓,而經驗豐富的團隊成員則可能更關注高級財務分析技能或行業最新的法規變動等。

為了確保數據的完整性和準確性,需要加強與其他部門的協作。財務決算涉及的數據和信息往往來自多個部門和單位,例如工程、采購、人力資源等。因此,各部門之間的溝通與協作顯得尤為重要。與工程部門合作,確保所有的施工費用和工程變更均能準確地體現在決算報表中,當工程部門發現某個施工環節的成本超出預期時,應及時通知財務部門,以便進行成本調整;與采購部門合作,確保所有的采購合同、付款記錄和實際采購數據均與決算數據一致,當采購部門與供應商達成某項折扣或優惠時,這些信息應及時傳遞給財務部門,以反映在最終的財務報表中;與人力資源部門合作,確保決算報表中的人工費用與實際支付一致,沒有遺漏或重復[4]。

2.3 提高財務決算質量,升級信息系統并引入新技術

在目前的數字化時代下,對基本建設竣工財務決算進行優化顯得尤為重要。一方面,財務管理系統的適應性、可靠性和前瞻性直接關系到決算工作的質量;另一方面,新興技術的引入可極大地提高工作效率和決算結果的準確性。

評估并選擇適合的財務管理系統是決算質量提升的基石。針對系統的選擇,不僅應對其核心功能、效率和安全性進行詳盡的評估,還應充分權衡系統的擴展性和與其他業務模塊的集成度。一個高效的財務管理系統應具備以下功能:自動導入和整合各業務部門的原始數據、支持多幣種和跨國交易處理、提供預算編制和對比分析工具、實時生成多維度的財務報表等。此外,為滿足長遠的業務需求,該系統應支持云存儲和遠程辦公功能,同時具備與供應鏈管理、客戶關系管理等其他模塊的深度集成能力,從而實現整體業務流程的無縫銜接。

定期進行系統維護和更新是確保數據準確性和安全性的關鍵。在實際運營中,日常的數據備份是基本操作,例如每日在固定時段進行全量或增量的數據備份,存儲在冗余的、物理隔離的數據中心,確保數據恢復的可用性。對于系統性能,可每季度對數據庫進行1次深度優化,例如清理無效數據、重建索引、升級存儲硬件等,以確保查詢速度和數據寫入的實時性。安全性方面,隨著黑客技術的不斷進步,系統可能面臨多種安全威脅。對于最近出現的某種操作系統級別的安全漏洞,應及時關注廠商發布的安全公告,下載并測試相關補丁,然后在非高峰時段完成補丁的部署[5]。此外,對于關鍵財務數據,除了數據庫級別的加密,還可采用應用級別的加密算法,進一步提高數據的安全性。

探索并應用新技術和工具,例如大數據、人工智能等,是提高決算效率和精確度的利器。在實際應用中,可考慮利用大數據技術進行歷史數據的深入挖掘,以發現可能的決算偏差和風險,同時,通過人工智能技術,可將許多原本需要人工處理的復雜任務自動化,例如數據校驗、預算分析等;引入機器學習算法,對歷年的決算數據進行訓練,預測未來的財務趨勢;應用自然語言處理技術,自動解析合同和其他文檔內容,確保決算數據的完整性和準確性等。

3 結束語

現行的決算流程繁瑣,導致工作效率不高。同時,財務團隊的人員配置及能力、信息系統和技術支持方面均有待提高。為對目前狀況進行改進,需要對決算流程進行簡化和標準化,加強異常處理的規范性,確保決算數據的準確性。同時,注重人員的培訓和團隊規模的合理配置,以及升級財務管理系統并引入例如大數據、人工智能等新技術,上述措施將成為優化策略的核心措施。希望本文的研究可為相關企業和機構提供有價值的參考和啟示,推動基本建設竣工財務決算工作向更高的標準邁進。