企業兩級采購管理全流程監督體系建設研究
——以煙草企業為例

萬翠麗 程龍茜 王 霞 陳曼秋 王夢迪

（河南省煙草公司鄭州市公司，河南 鄭州 450000）

一、煙草企業在招標采購過程中加強審計監督與管理的重要意義

（一）能夠防止腐敗行為的發生

招標采購是一個風險較高的工作環節，可能存在貪污、受賄以及內外勾結等不法行為的風險。加強審計監督，通過對招標文件、報價以及合同的審查來發現問題[1]。審計人員可以對采購程序以及文件進行細致的審計，能夠充分確保招標過程的公正、公平與透明性，從而能夠有效防止腐敗行為的發生。

（二）能夠優化資源配置

審計人員可以對采購需求、供應商選擇以及報價評估等方面進行審計，并通過對采購決策的評估，確保采購的科學性與合理性[2]。這有助于避免資源的浪費，確保煙草企業的資源得到有效配置，提高煙草企業的運營效率和成本控制效果。

（三）能夠提升煙草企業的經濟效益

加強招標采購工作中的審計監督與管理有助于提高煙草企業的經濟效益。審計人員可以對招標采購過程中的成本估算、報價合理性以及采購質量等進行審計檢查，能夠有效減少錯誤和失誤現象的發生，進而降低成本，提高采購質量。通過提高經濟效益，煙草企業可以提升其綜合競爭力和市場形象[3]。

（四）能夠增強合規性

在招標采購過程中，煙草企業必須遵守相關法規和政策的具體要求，審計監督與管理有助于確保招標采購活動的合規性[4]。審計人員可以對采購程序和文件進行審查，從而確保合同的合規性，更好地規避法律風險。這有助于避免因不合規行為而導致的罰款、訴訟以及聲譽損失等問題。

（五）能夠建立良好的商業伙伴關系

加強審計監督與管理可以幫助煙草企業與供應商建立良好的誠信與合作關系[5]。通過透明的招標采購過程，可以吸引更多的優質供應商參與競標，從而提升供應商的穩定性和信譽度。這有助于建立長期的商業伙伴關系，并為企業提供更好的商業合作機會。

二、優化煙草企業在招標采購過程中審計監督與管理的具體措施

（一）全面加強計劃立項階段的審計監督

首先，在開始審計之前，需要充分明確審計的目標與范圍，科學地制定審計計劃。審計計劃應該包括對資源的合理分配，確保審計工作的順利進行。其次，相關審計人員需要收集與計劃立項相關的文件、記錄及信息，例如市場情況、供應商情況、技術要求等。這些數據有助于煙草企業能夠充分了解采購項目的背景和環境，為后續招標文件的制定提供基礎。數據收集可以通過市場調研、供應商調查、技術研究等方式進行，這些數據需要充分、準確、完整，幫助審計人員更好地了解采購項目的具體需求，從而提供可靠的依據進行審計。再次，審計人員需要對收集到的數據進行分析和比較，從而能夠更好地驗證計劃立項的準確性和可行性。這主要包括對招標程序的合規性進行核實、對供應商進行比較、評估供應商的能力和信譽、了解他們的經驗、技術能力以及服務水平等。同時，還需要檢查是否存在潛在的合規風險，例如是否滿足相關的法律法規要求等。最后，如果在審計過程中發現計劃立項過程中存在問題或違規行為，審計人員應當及時提出具體的問題描述和建議。這可以幫助企業及時發現和糾正問題，防止可能的損失和風險。通過以上步驟，煙草企業可以進行有效的審計監督，確保計劃立項過程的合規性和效率。

（二）注重對招標文件的嚴格審查與監督

首先，要明確招標文件的具體要求。審計工作人員需要仔細閱讀招標文件，并逐項審查其內容，充分保證對招標的要求、規范和條件清楚地了解。在審查工作過程中，需要注意核對文件的完整性，確保所有部分都完整無誤，主要包括編號、頁碼和文件順序。同時，還要仔細核對投標要求，特別是投標截止日期、投標方式以及投標保證金等方面的要求。此外，還要了解清楚具體的投標要求，并確保能夠符合相關法規和政策，這可以有效避免由于不符合投標要求而導致的投標失效現象的發生。其次，在審查招標文件的過程中，還要對招標文件中的評標程序進行仔細審查，這主要包括評標標準、評審委員會成員名單等相關內容。審查的目的是充分保證評標程序的公正、合理，并能夠與相關法規和公司政策相符。只有在評標程序合規的前提下，才能充分保證招標過程的有效性和可靠性。最后，審計工作人員還需要對投標文件進行評估，要仔細閱讀投標文件，確保其符合技術、質量標準以及合同的具體要求，同時，還要仔細檢查所提供文件和證明材料的真實性和合法性，從而能夠更好地保證投標方提供的信息是可信的。通過這些措施，可以有效降低招標的風險，確保招標過程的順利進行。

（三）加強對招標采購合同的審計監督

當企業在規定期限內與中標人訂立書面合同后，應進行審計從而確保合同的合法性和完整性。審計的目標是驗證合同條款是否符合國家法律和企業利益的要求，能夠有效避免包含不利條款對企業造成損害。審計人員需要仔細審查合同中的所有條款，包括但不限于合同標的、數量、質量、價格、技術標準以及質量保證期等。

首先，審計人員要核實合同簽訂的雙方是否具有相應的授權審批程序。這涉及各個部門的會審，包括財務、法律、審計以及監察等部門的參與，確保合同簽訂的程序合規，并且經過了相關部門的批準，從而有效地保障合同的合法性。其次，審計人員應比對合同單位名稱與中標單位的一致性。這是為了確認簽約的公司確實是中標單位，并避免可能存在身份冒用或錯誤簽約的情況。核實單位名稱的準確性對于合同的有效性和雙方的權益保護至關重要。同時，審計還涵蓋了合同條款中權利和義務的明確性和對等性。審計人員應仔細審查合同中各方的權益分配，確保簽約雙方在合同中的權力和責任得到平衡。這對于維護雙方的利益平衡，避免一方在合同執行中受到不公平待遇具有重要作用。此外，審計人員還應關注合同標的的準確性。需要核實合同中規定的項目、商品或服務的數量、質量、價格和技術標準等是否與中標結果一致。通過該步驟，審計人員確保合同的具體內容與中標的要求相符合，以確保項目的順利進行和雙方的權益得到充分保護。最后，在完成審計后，審計人員應提供審計報告或意見，詳細記錄審計過程中發現的問題并提出建議，審計報告或意見對于合同的生效和合同簽訂雙方的權益保護至關重要。采購項目實施部門或單位可以根據審計部門的建議和發現的問題對合同進行調整或修改，進而能夠充分保證合同的合規性與合法性，最大限度地減少在合同執行中的風險與糾紛。

（四）注重對采購實施階段的審計監督

首先，審計工作人員需要核實采購過程是否符合國家法律法規、企業內部規定以及招標文件的要求。審計人員應審查各項程序文件，并檢查是否存在潛在的違規行為。審計人員將著重關注文件編制、評審、批準以及授權程序是否規范，并評估是否存在可能導致不公平競爭的行為，例如內部人員參與競標等。其次，審計工作人員將審查供應商資格審查程序，確認企業是否按照預先設定的標準對供應商進行了資質評估。應關注供應商的技術能力、財務實力、設備和人員，并評估其在過去的承包經驗、信譽度以及合規性方面的表現，核實供應商提交的資質證明文件的真實性和合法性，從而充分保證企業能夠從可靠的供應商處獲取產品和服務。再次，審計工作人員還應審查已簽訂的合同，并評估供應商在合同履行過程中的表現。檢查供應商是否按照合同條款和規定的標準提供產品和服務，主要包括交付貨物的質量、數量以及時效性等。核對采購過程中的交付單據、驗收記錄等，以確保合同交易的完整性。除此之外，審計人員還要檢查采購文件的保存情況，確認是否有完整的審計痕跡可依據。具備條件的情況下，還要實地驗證供應商的辦公場所、生產設備等情況是否與其宣傳的一致。最后，還要對合同執行過程中的風險因素進行評估，比如合同變更、索賠、爭議等，并提出風險管理建議。通過這些措施，企業能夠及時發現和解決采購過程中的問題，從而提升供應鏈的質量和效率，確保貨物和服務的及時供應。

（五）加強對招標采購中驗收、付款環節的審計監督與管理

首先，加強對招標采購中驗收環節的審計監督與管理。審計部門可以對招標采購項目中的驗收流程進行審計，并確保驗收過程符合相關的政策法規和標準。同時，還可以對驗收結果進行核對和評估，確保采購的產品或服務符合合同要求。其次，加強對招標采購中付款環節的審計監督與管理。審計部門可以對招標采購項目中的付款流程進行審計，并核對付款的合規性和準確性。此外，還可以監督并核實供應商的資質和稅務情況，以確保付款過程合法合規。最后，構建市縣兩級采購管理全流程監督體系。市級公司和縣級公司可以共同制定并完善市縣兩級采購管理全流程監督體系，確保全程監督的順利進行[4]。

（六）全面加強對合同事后的審計監督

首先，審查工作過程和審計工作的效果。通過對工作過程的審查和對采購數據的分析，可以評估工作效果并發現潛在問題。同時，需要注意合同標的物和中標合同書的一致性，確保采購結果與合同約定保持一致。此外，金額和日期等細節化元素的一致性也需要加強審查，從而避免可能出現的錯誤和不合規行為。其次，在審計工作中進行風險控制。為了有效避免管理風險，需要進行風險管理審查，并采取適當的控制活動。這樣可以確保財務管理和運營工作的審計效果，并降低相關風險的發生概率。最后，需關注合同的變更手續是否完善。例如，有變更事項的合同是否嚴格按照規定的程序進行，是否通過部門驗收和授權審批確保合同的履行。

（七）全面加強市縣兩級采購管理的全流程監督

一是健全監督機制。建立市縣兩級采購管理全流程監督機制，明確各級部門的職責和權限，市級部門可以設立專門的監督部門或機構，負責對市縣兩級采購活動進行監督和評估。同時，要加強市縣兩級之間的協作與溝通，確保監督工作的無縫銜接。二是完善監督流程。制定詳細的采購管理流程和標準，并加強對流程執行的監督。從采購需求確定、招標文件編制、投標評審、合同簽訂到履約管理等各個環節都要進行全面監督。同時，要建立監督記錄和檔案，確保監督工作的可追溯性和證據的完整性。三是加強監督人員培訓。對市縣兩級采購管理中的監督人員進行培訓，提高其專業素養和監督能力。培訓內容可以包括相關法律法規、采購政策、審計方法和技巧等，以確保監督人員能夠熟悉采購管理流程和標準，具備有效的監督能力。四是加強數據監控和信息共享。建立采購數據監控系統，實時監測市縣兩級采購活動的進展和情況。監控系統包括采購項目信息、交易金額、供應商資質、履約情況等，以便及時發現和糾正問題。同時，要加強信息共享，確保市縣兩級之間的監督信息流通和匯總，提高監督工作效率。五是強化違規處理和問責機制。對違規行為和不合規操作要堅決查處，依法追究相關責任人的責任。建立健全的違規處理和問責機制，加大對違規行為的打擊力度。同時，要公開曝光違規行為，提高市縣兩級采購管理的透明度和公信力。

三、結語

綜上所述，在企業的招標采購過程中，審計監督與管理扮演著重要的角色。為了提升工作效果，需要進行全面分析，并構建適合本行業本企業特點的審計監督計劃與相關管理策略，為企業的高質量發展提供有力支持。