人工智能視角下開放教育學籍檔案的創新性管理利用分析

蔣周凌，劉淑嶸，葉菲菲

（廣西開放大學 廣西 南寧 530021）

學籍檔案具有較強的憑據性和權威性，對于學生學歷認證、學業深造、社會就業有著巨大作用，也是高校檔案館（室）重點管理的檔案資源類型。近年來，隨著《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》等政策規章制度的出臺，教育行業的檔案工作逐漸被社會公眾所重視。這就需要相關責任部門轉變思想觀念、順應時代潮流、創新工作模式，充分利用現代科學技術的優勢，將信息化、自動化、智能化作為新時代改革的基礎，確保學籍檔案管理工作取得新成效，實現新改變，進而為廣大學子提供優質服務。

1 人工智能視角下開放教育學籍檔案的特征和創新性管理優勢

學生學籍檔案信息復雜多樣，分布廣泛。隨著現代教育水平的提升以及學生人數的遞增，傳統紙質文件管理、人工查詢利用的模式已無法適應時代發展的需求。新時代，通過人工智能、大數據等技術，使學籍檔案管理工作告別紙質文件，對學生信息實現快速集成、數字化在線管理、傳遞與共享，既減輕了管理人員的負擔，也提高了學籍檔案管理的服務質量。

1.1 開放教育學籍檔案的特征

一是復雜性和保密性，學生學籍檔案涵蓋個人基本信息、社會關系、獎懲情況，隨著智慧校園的普及，學生專業名稱、一卡通信息、銀行卡賬號密碼等結構化和非結構化信息也添加至學籍中，對外界而言大多都是絕密、不對外公布的信息，一定程度上加大了學籍檔案的管理難度。二是來源廣泛且數量巨大，學籍檔案信息在人員上來源于學生本人、任課老師、班主任、后勤保障人員，在地點上來源于餐廳、圖書館、學院等，是對學生在校期間日常生活和學習生活的全方位記錄，一旦出現偏差，就可能影響全局。隨著我國教育普及力度增大，高校擴招，學生學籍檔案數量呈幾何級增長，加重了學校檔案管理工作的負擔。三是變動性大且利用率高，對于學籍檔案，學生在報考院校、外出工作、檔案審定等人生各個階段都用得到，且學籍狀態有可能因轉學、休學、受處分、處分取消而變動，為此在檔案管理過程中要保證時效性，做到動態更新，才能夠保證精確化反映學生個人的具體情況[1]。

1.2 學籍檔案創新性管理的優勢

一是順應時代潮流，隨著信息化的發展與科技進步，將學籍檔案管理工作與互聯網技術融合，促進傳統管理模式優化、轉型升級。二是提升管理效果，隨著學籍檔案數量的增多與內容逐漸復雜，傳統管理模式已無法對其進行高效管理，通過構建學籍檔案數字化管理平臺，可將海量的檔案信息資源集中存放，也可通過系統功能根據不同學生、不同專業、不同需求等指標實現精細化分類，降低高校檔案管理成本。利用計算機網絡、數據接口等手段，實現學籍檔案信息內部共建共享，使管理方式更加多元化，提供更快捷便利的檔案信息服務，管理效果更加高效[2]。

2 學籍檔案創新性管理利用存在的問題

2.1 檔案重視程度有待提升

長期以來，大多院校存在“重教育、輕檔案”的管理思想，領導者及檔案管理員認為，學籍檔案是學生個人資料的簡單收集與整理，對學校未來發展與效益無關，其對檔案的責任意識不夠，只停留在保存階段，在實際工作中易出現采集不完整、分類不規范、管理不準確等問題，對學籍檔案審查不嚴密，使學生的個人信息不健全、不完善、不清晰。同時存在信息化意識不夠的問題，很少有學校做到將學籍檔案管理工作與信息技術有效融合，尚未意識到新時代技術手段為檔案管理工作帶來的優勢，在整體規劃、任務實施等方面使學籍檔案管理信息化建設進程難以推進。

2.2 管理利用體系不夠健全

學籍檔案的高效管理是一項極為重要的工作，對于學生未來的人生走向和學校未來的發展有著較大的作用及價值，這就對各個學校實現檔案規范化、科學化管理提出了更高的要求。但實際上各院校嚴重缺乏學籍檔案制度體系建設，僅是引用國家政策，未考慮其針對性與實用性，大多是在宏觀角度對學生資料的收集、歸檔流程進行寬泛規定，對檔案整理、存放、利用、共享等具體工作細節閉口不提，沒有針對現實工作中存在的問題進行制度標準上的查漏補缺，使得相關工作無章可循。

2.3 管理人員業務能力欠缺

一是在業務素質方面，學籍檔案管理人員長期受傳統管理模式影響，其創新能力較低，缺乏鉆研和自我學習的能力，難以在短時間內接受并熟練應用信息技術，無法緊跟時代發展形勢，難以實現學籍檔案管理的科學化、信息化。二是工作責任心方面，部分管理人員責任意識不夠，使命感不強，加之學校日常監管不夠，在實際工作中敷衍了事、推諉扯皮，造成學生學籍檔案收集不齊全、管理不規范、應用不深入，對檔案的管理造成了不利影響。

2.4 新興技術的利用亟待加強

檔案的信息化建設動態性、持續性較強，并不是一勞永逸的工作，尤其隨著近年來各類院校學科發展和招生規模的不斷擴大，學籍檔案館（室）藏量爆發式增長，更是需要不斷優化、升級、改造信息化工作。但是目前大多院校尚未實現信息化管理利用模式的轉變，主要是管理設備落后，學校高層信息化管理的積極性不高，沒有劃撥專項資金升級信息化管理系統平臺功能及計算機終端等硬件設備，沒有構建順暢的網絡系統，尚未合理運用現有資源，人工智能、區塊鏈等技術與實際工作貼合度不夠，信息數據缺乏及時共享，利用服務水平沒有借助技術優勢得以提升，嚴重阻礙了學籍檔案信息化管理工作的進程。

3 人工智能視角下開放教育學籍檔案創新性管理的優化策略

3.1 提升檔案意識，增強使命責任

紙質檔案管理的局限性及滯后性，嚴重影響了學籍檔案的完整性和管理的有效性，所以學籍檔案信息化建設是未來發展的大勢所趨。提升學籍檔案管理質量，思維意識是第一位。為此，學校領導者及管理人員要充分認識到檔案工作的重要性，樹立“管好檔案、服務好學生”的服務意識，以“守土有責、守土負責、守土盡責”的使命感，高標準、嚴要求完成好學籍檔案管理的每一項流程，切實保障學籍檔案全面反映學生個人的完整信息。同時要牢固樹立信息化轉型思維，搶抓時代優勢及機遇，將更多的關注度放在流程優化、模式升級、技術應用等相關工作上，定期前往先進地區院校及科技企業，在行業內外多視角、多層級、多渠道調研檔案信息化工作，結合自身發展實際取長補短，篩選針對性較強的工作手段及先進經驗應用到本校學籍檔案管理中，從而給予學生更為全面、精準的檔案服務[3]。

3.2 構建組織體系，完善管理制度

一是要落實檔案工作主體責任，將學籍檔案的管理利用納入學校年度工作計劃及任務，明確工作職責，細化工作措施，安排專門業務科室負責具體工作，要求相關負責同志積極參與學籍檔案管理及信息化轉型工作的規劃、方案制訂、制度設立和組織落實等各項任務，在工作開展過程中，領導者與管理者要上下聯動、協同發力，化解一個個新挑戰，破解一個個新難題，確保一件一件任務抓落實，一項一項指標促提升，積極履職盡責，強化責任落實，確保各項工作落到實處。二是加強檔案管理制度建設，堅持“掛圖作戰”，定期開展檔案工作專題會議，研究學習國家與當地頒布的檔案管理制度條例，進而完成對學籍檔案的征集、整合、分類、存放、利用、共享等流程配套設置合理的規章制度，并定期對制度中的細化內容進行調整、優化，構建完善的學籍檔案數字化管理制度體系，做到職責明確，操作性強，提高落實質效。

3.3 引進優秀人才，擴大培訓力度

隨著學籍檔案管理重要性的提升與檔案管理系統平臺功能的日益豐富，檔案資源整理開發利用成為當代“互聯網+”背景下的主要任務，新時代的檔案管理人員要樹立互聯網思維，深度挖掘檔案價值，不斷提升個人本領，進而更好地為學生服務。一是學校要定期不定期開展檔案業務培訓，幫助管理人員實現信息化理論知識的增長，遵循標準化、智能化、自動化管理原則，逐漸將其從傳統管理模式中解脫出來，同時要根據崗位責任分配情況，全面優化人員配置，推動干部年輕化，在對外招聘中側重于既懂得檔案管理業務，又對軟硬件設備使用嫻熟的復合型人才。二是開展職業道德培訓，幫助學籍檔案管理人員提升服務意識、責任意識、安全意識，通過完善考核制度與人力資源評估體系，定期對學籍檔案管理工作進行日常調度、抽查監督，提升對檔案管理人員的約束力，推動各項工作規劃、規章制度的落實，確保獎懲分明，調動其工作積極性及創造力，進一步完善標準化管理的工作環境，形成良性循環。

3.4 轉變管理模式，拓寬利用范圍

一是各學校要明確檔案信息化管理的重要性，全面落實國家及當地關于建設數字檔案館（室）的要求，進一步加強信息化基礎設施建設，借助有關政策積極向上級部門申請學籍檔案信息化建設專項資金，進而為后期軟硬件設備、安全設備、計算機終端的采購提供良好的財政保障。二是在系統平臺建設過程中根據自身工作需求，加大人工智能、數據挖掘、機器學習等技術與檔案管理工作的融合度，進而提升學籍檔案的對外服務水平。例如：利用人工智能中深度神經網絡技術以及語義分析技術，篩選學籍檔案中有價值的信息，將多余無效數據剔出，進行深度數據清洗，進而提升學籍檔案的存儲質量；將人工智能技術與云計算技術相結合，將交叉關聯的檔案資料在智能化手段的整理下實現快速歸類合并，大幅降低管理人員的工作量，優化檔案分類效果，從而提升學籍檔案管理的精細度；利用人工智能中的知識圖譜技術、自動識別技術和代理Agent 等技術，自動關聯匹配教務、財務、圖書館等系統的所有信息，并提供最精準、最具個性化的檢索推薦方案，為學生查詢利用個人信息提供便利，也充分發揮學籍檔案的價值[4]；利用人工智能中的生物信息識別技術、虹膜識別技術以及人臉識別技術，構建多模態安全防護機制，提升學籍檔案存儲的安全性。

4 結語

綜上所述，各類高校在人工智能視角下，應進一步樹立檔案意識及信息化意識，健全智慧化、標準化、規范化管理體系，全面優化干部隊伍結構，在大數據、云計算、計算機網絡的配合下，將人工智能技術引進各環節工作流程，將新時代管理環境發展的優勢充分發揮出來，進而為學籍檔案創新性管理利用水平的提升奠定堅實基礎。