事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)路徑探析

［DOI］10.3969/j.issn.1672-0407.2024.02.039

［摘 要］隨著信息化時(shí)代的到來，事業(yè)單位面臨著更加復(fù)雜多變的管理環(huán)境和風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的手工操作已無法滿足日益增長的管理需求。事業(yè)單位作為公共管理組織，內(nèi)部控制的有效性和高效性對(duì)于其正常運(yùn)行和發(fā)展至關(guān)重要。因此，推進(jìn)內(nèi)部控制的信息化建設(shè)成了提高事業(yè)單位管理水平和效能的重要途徑。本文從意義、問題分析、建設(shè)思路以及實(shí)現(xiàn)路徑等方面進(jìn)行探討，從管理流程化、系統(tǒng)共享化、數(shù)據(jù)智慧化和預(yù)警實(shí)時(shí)化等方面入手，提出建設(shè)思路，并提出全員參與、搭建信息化平臺(tái)、重塑內(nèi)部控制流程和不斷提升信息化水平的實(shí)現(xiàn)路徑。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身情況，科學(xué)規(guī)劃并有序推進(jìn)內(nèi)部控制信息化建設(shè)，不斷提升自身管理水平，為事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)力量，促進(jìn)其內(nèi)部控制信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

［關(guān)鍵詞］事業(yè)單位；內(nèi)部控制；信息化；路徑

［中圖分類號(hào)］F20 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

隨著社會(huì)的發(fā)展和信息技術(shù)的進(jìn)步，事業(yè)單位面臨著推進(jìn)內(nèi)部控制信息化的迫切需求。在信息技術(shù)不斷發(fā)展和應(yīng)用的背景下，事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)成了提升管理效能和風(fēng)險(xiǎn)防控能力的重要路徑。通過將內(nèi)部控制與信息技術(shù)相融合，事業(yè)單位可以優(yōu)化管理環(huán)境、豐富管理手段、提高管理質(zhì)量，從而更好地實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)，并切實(shí)發(fā)揮事業(yè)單位的職能。

1 事業(yè)單位推進(jìn)內(nèi)部控制信息化的意義

1.1 有助于優(yōu)化內(nèi)部控制管理環(huán)境

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，推進(jìn)內(nèi)部控制信息化可以幫助事業(yè)單位優(yōu)化內(nèi)部控制管理環(huán)境。傳統(tǒng)的手工操作和紙質(zhì)文檔管理存在信息不對(duì)稱、流程煩瑣等問題，而信息化系統(tǒng)的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)信息的集中管理、共享和交流，提高管理的透明度和效率。通過建立信息化平臺(tái)，事業(yè)單位可以對(duì)內(nèi)部流程、數(shù)據(jù)和風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面的監(jiān)控和管理，以減少人為失誤和舞弊行為的發(fā)生，提升內(nèi)部控制管理的準(zhǔn)確性和可靠性。

1.2 有助于豐富內(nèi)部控制管理手段

推進(jìn)內(nèi)部控制信息化可以豐富事業(yè)單位的內(nèi)部控制管理手段。傳統(tǒng)的內(nèi)部控制主要依賴于手工操作和人工審核，容易受到人為因素的影響，而信息化系統(tǒng)的應(yīng)用引入了自動(dòng)化的工具和技術(shù)，例如審計(jì)系統(tǒng)、風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)和內(nèi)部控制評(píng)估工具等，可以對(duì)內(nèi)部流程和數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控以及自動(dòng)化的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和分析，提高內(nèi)部控制管理的科學(xué)性和效能性。信息化系統(tǒng)還可以支持制定和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程和控制措施，提供更加靈活和可操作的管理手段。

1.3 有助于提高內(nèi)部控制管理質(zhì)量

內(nèi)部控制信息化的推進(jìn)對(duì)于提高事業(yè)單位的內(nèi)部控制管理質(zhì)量具有重要意義，信息化系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確記錄、全面追溯和實(shí)時(shí)分析，幫助事業(yè)單位發(fā)現(xiàn)并解決潛在的內(nèi)部控制問題，通過信息化系統(tǒng)的支持，事業(yè)單位可以建立健全的內(nèi)部控制框架，以確保各項(xiàng)控制措施的合理性和有效性。同時(shí)，信息化系統(tǒng)還可以提供實(shí)時(shí)的監(jiān)督和反饋機(jī)制，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正內(nèi)部控制管理中存在的漏洞和問題，提高管理水平和執(zhí)行效果。同時(shí)，內(nèi)部控制信息化的推進(jìn)還可以幫助事業(yè)單位提高對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別和應(yīng)對(duì)能力，減少管理漏洞和損失的發(fā)生［1］。

2 事業(yè)單位內(nèi)部控制存在的主要問題分析

2.1 內(nèi)部控制信息化重視程度不夠

由于對(duì)信息化的認(rèn)知和理解不足，以及對(duì)信息化投入的擔(dān)憂，一些事業(yè)單位對(duì)內(nèi)部控制信息化的重要性缺乏充分認(rèn)識(shí)，對(duì)信息化建設(shè)的投入和支持有限，導(dǎo)致事業(yè)單位在內(nèi)部控制信息化方面的建設(shè)進(jìn)展緩慢，無法充分發(fā)揮信息化在內(nèi)部控制中的作用［2］。

2.2 內(nèi)控制度的執(zhí)行效率有待提升

盡管事業(yè)單位的內(nèi)部控制制度已經(jīng)存在，但執(zhí)行效率仍有提升空間。現(xiàn)有的內(nèi)控制度雖然能夠規(guī)范和約束事業(yè)單位的運(yùn)行，但在實(shí)際執(zhí)行過程中仍存在信息化應(yīng)用水平不夠等問題，導(dǎo)致內(nèi)部控制制度的執(zhí)行效率受到了限制。將信息化建設(shè)融入內(nèi)部控制制度的執(zhí)行和落實(shí)過程中，例如通過信息化系統(tǒng)支持流程自動(dòng)化以及數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)監(jiān)控和分析，可以最大限度地提升內(nèi)部控制制度的執(zhí)行效率［3］。

2.3 內(nèi)部控制信息集成度相對(duì)不足

不同的內(nèi)部控制管理系統(tǒng)往往獨(dú)立存在，且各自為政，每個(gè)系統(tǒng)都有自己獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)處理流程，造成了“信息孤島”的現(xiàn)象，導(dǎo)致信息流的不暢通和數(shù)據(jù)的冗余重復(fù)，使得內(nèi)部控制管理變得分散和局部化。例如，財(cái)務(wù)系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)等都可能存在各自獨(dú)立的數(shù)據(jù)和信息，從而無法形成整體的內(nèi)部控制信息化框架。信息化系統(tǒng)之間的集成問題限制了內(nèi)部控制信息的共享和整合，不同的信息化系統(tǒng)往往由不同的供應(yīng)商提供，其技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)格式可能存在差異，導(dǎo)致系統(tǒng)之間難以無縫對(duì)接，使其在信息傳遞和數(shù)據(jù)交換過程中存在斷層和錯(cuò)誤，對(duì)內(nèi)部控制管理的一體化和準(zhǔn)確性造成了不利影響。

3 事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化的建設(shè)思路

3.1 管理流程化

事業(yè)單位可以通過內(nèi)部控制管理流程化推進(jìn)信息化建設(shè)，需要對(duì)內(nèi)部控制管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行梳理和分析，明確流程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和控制要素，借助信息化技術(shù)，將各個(gè)節(jié)點(diǎn)和要素納入信息化系統(tǒng)中進(jìn)行管理，通過建立信息化平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制管理流程的規(guī)范化、自動(dòng)化和標(biāo)準(zhǔn)化，提高管理的效率和一致性。同時(shí)，信息化系統(tǒng)還可以實(shí)時(shí)監(jiān)控流程執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的問題和風(fēng)險(xiǎn)，從而及時(shí)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。

3.2 系統(tǒng)共享化

為了提高內(nèi)部控制的效能和實(shí)現(xiàn)一體化管理，事業(yè)單位應(yīng)推進(jìn)系統(tǒng)共享化的信息化建設(shè)，包括將各內(nèi)部控制管理系統(tǒng)進(jìn)行整合和集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交流。通過建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和接口，不同的內(nèi)部控制管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的互通和共享，避免“信息孤島”的問題。共享化的信息化系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性，提高內(nèi)部控制管理的全面性和精準(zhǔn)性。此外，系統(tǒng)共享化還可以促進(jìn)信息的流動(dòng)和共享，從而提高管理部門的協(xié)同工作和決策效率。

3.3 數(shù)據(jù)智慧化

事業(yè)單位應(yīng)將數(shù)據(jù)智慧化作為內(nèi)部控制信息化建設(shè)的重要方向。通過引入人工智能、大數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)，對(duì)內(nèi)部控制相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行深度的分析和挖掘。利用數(shù)據(jù)智慧化技術(shù)，可以發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)中的潛在關(guān)聯(lián)和規(guī)律，從而提取有價(jià)值的信息，為內(nèi)部控制決策提供科學(xué)依據(jù)。數(shù)據(jù)智慧化還可以通過建立數(shù)據(jù)模型和預(yù)測(cè)算法，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和決策支持，幫助事業(yè)單位及時(shí)發(fā)現(xiàn)并應(yīng)對(duì)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)。

3.4 預(yù)警實(shí)時(shí)化

通過建立實(shí)時(shí)的監(jiān)測(cè)和預(yù)警系統(tǒng)，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)和異常情況。內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)應(yīng)具備實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)采集、分析和報(bào)警功能，能對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控和分析。當(dāng)系統(tǒng)檢測(cè)到異常情況或超出預(yù)設(shè)的閾值時(shí)，應(yīng)能夠立即發(fā)出預(yù)警，提醒相關(guān)人員采取必要的措施進(jìn)行處理和調(diào)整。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)情況，確定關(guān)鍵的監(jiān)測(cè)指標(biāo)，并建立相應(yīng)的預(yù)警模型，這些指標(biāo)可以包括財(cái)務(wù)指標(biāo)、預(yù)算指標(biāo)、風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)等，通過對(duì)這些指標(biāo)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和分析，可以發(fā)現(xiàn)潛在的問題和風(fēng)險(xiǎn)，并及時(shí)采取措施進(jìn)行干預(yù)和調(diào)整。當(dāng)預(yù)警發(fā)生時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)設(shè)立專門的應(yīng)急團(tuán)隊(duì)或指定責(zé)任人，負(fù)責(zé)對(duì)預(yù)警信息進(jìn)行及時(shí)的響應(yīng)和處理，包括迅速調(diào)整業(yè)務(wù)流程、采取風(fēng)險(xiǎn)控制措施、啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案等，以最大限度地減少損失和影響。

4 事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化的實(shí)現(xiàn)路徑

4.1 提高全員參與程度，建立健全組織機(jī)構(gòu)

第一，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部控制信息化的宣傳和培訓(xùn)，通過內(nèi)部教育培訓(xùn)、會(huì)議等形式，向全體職工普及內(nèi)部控制信息化的重要性、目標(biāo)和具體實(shí)施步驟。職工應(yīng)了解信息化建設(shè)對(duì)內(nèi)部控制管理的積極影響，以增強(qiáng)其參與的動(dòng)力和意識(shí)。同時(shí)，可以邀請(qǐng)專業(yè)的信息技術(shù)人員或咨詢公司，提供相關(guān)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，幫助職工掌握信息化的工具和技術(shù)。

第二，建立健全的組織機(jī)構(gòu)是推動(dòng)內(nèi)部控制信息化的關(guān)鍵，事業(yè)單位可以設(shè)立專門的信息化建設(shè)部門或團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)規(guī)劃、推進(jìn)和監(jiān)督信息化項(xiàng)目。該部門應(yīng)配備專業(yè)的技術(shù)人員和管理人員，能夠有效協(xié)調(diào)各部門合作，確保信息化建設(shè)與內(nèi)部控制目標(biāo)的一致性。還需要建立信息化委員會(huì)或工作組，由各部門的代表組成，共同參與決策和規(guī)劃，形成跨部門合作和協(xié)調(diào)機(jī)制。在建立組織機(jī)構(gòu)的同時(shí)，應(yīng)明確各級(jí)別的責(zé)任和權(quán)責(zé)關(guān)系，明確各部門在信息化建設(shè)中的職責(zé)和任務(wù)，確保信息化工作的協(xié)同推進(jìn)。除此之外，還要建立信息化項(xiàng)目管理的制度和流程，明確項(xiàng)目的階段性目標(biāo)、時(shí)間計(jì)劃和資源投入，確保項(xiàng)目按時(shí)完成并達(dá)到預(yù)期效果。

第三，要實(shí)現(xiàn)全員參與，應(yīng)鼓勵(lì)和激勵(lì)職工積極參與信息化建設(shè)。建立激勵(lì)機(jī)制，以鼓勵(lì)職工提出建設(shè)性意見、參與測(cè)試和反饋，從而提高信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率。加強(qiáng)內(nèi)外部的溝通和合作，與其他機(jī)構(gòu)或行業(yè)內(nèi)的先進(jìn)單位進(jìn)行交流和經(jīng)驗(yàn)分享，促進(jìn)信息化建設(shè)的互聯(lián)互通。

4.2 立足于有效控制，搭建全面信息化平臺(tái)

通過建設(shè)全面信息化平臺(tái)，事業(yè)單位能夠?qū)崿F(xiàn)更高效的內(nèi)部控制，提升工作效率和管理水平。

第一，搭建全面信息化平臺(tái)要從信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)入手，包括網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、硬件設(shè)備的更新和升級(jí)、信息系統(tǒng)的建設(shè)以及集成等。只有建立了穩(wěn)定、安全、高效的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，才能支撐全面信息化平臺(tái)的運(yùn)行和應(yīng)用。

第二，在建設(shè)全面信息化平臺(tái)的過程中，應(yīng)考慮到數(shù)據(jù)資源的整合和管理問題。由于事業(yè)單位內(nèi)部存在大量的數(shù)據(jù)和信息，搭建全面信息化平臺(tái)要將這些數(shù)據(jù)資源進(jìn)行科學(xué)、合理的整合，并建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理機(jī)制和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，為相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和安全性提供保障。同時(shí)，利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)分析技術(shù)，可以更好地挖掘和利用數(shù)據(jù)，為事業(yè)單位的決策提供科學(xué)依據(jù)。

第三，全面信息化平臺(tái)還應(yīng)該提供全方位的業(yè)務(wù)支持和管理功能。事業(yè)單位的工作涉及多個(gè)方面，包括財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、項(xiàng)目管理等，通過建設(shè)全面信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)集成與合作協(xié)同，以此提高工作效率和管理水平。

第四，在建設(shè)全面信息化平臺(tái)的同時(shí)，應(yīng)提高信息安全的關(guān)注度。信息安全是事業(yè)單位內(nèi)部控制的重要組成部分，任何信息化平臺(tái)的建設(shè)都需要確保信息的機(jī)密性、完整性和可用性。因此，在搭建全面信息化平臺(tái)的過程中，應(yīng)對(duì)信息安全加強(qiáng)管理和監(jiān)控，采取有效的安全措施和技術(shù)手段，保護(hù)事業(yè)單位的信息資產(chǎn)不被盜取和泄露。由此可知，通過有效的控制和整合信息化基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)據(jù)資源和業(yè)務(wù)功能，事業(yè)單位可以實(shí)現(xiàn)更加高效和科學(xué)的內(nèi)部控制，提升工作效率和管理水平。通過持續(xù)的努力和改進(jìn)，事業(yè)單位可以在信息化建設(shè)中取得更大的成果。

4.3 依托信息技術(shù)，對(duì)內(nèi)部控制流程進(jìn)行重塑

依托信息技術(shù)，可以引入人工智能、大數(shù)據(jù)分析、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制流程的自動(dòng)化和智能化改造，從而提升管理效能和風(fēng)險(xiǎn)防控能力。一方面，人工智能技術(shù)可以應(yīng)用于內(nèi)部控制流程，通過對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和挖掘，可以對(duì)異常情況實(shí)現(xiàn)自動(dòng)識(shí)別和預(yù)警。例如，利用人工智能算法對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險(xiǎn)和異常交易，幫助事業(yè)單位加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范和內(nèi)部控制管理。另一方面，云計(jì)算技術(shù)可以為事業(yè)單位提供靈活的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制信息的集中管理和即時(shí)共享，通過建立云端存儲(chǔ)系統(tǒng)，事業(yè)單位可以將內(nèi)部控制數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)不同部門和崗位之間的信息共享和協(xié)同工作，提高內(nèi)部控制管理的效率和精確度。在重塑內(nèi)部控制流程的過程中，事業(yè)單位要綜合考慮組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程和信息系統(tǒng)的融合，通過與信息技術(shù)的緊密結(jié)合，可以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制流程的全面優(yōu)化和自動(dòng)化，減少人為操作的風(fēng)險(xiǎn)和錯(cuò)誤。

4.4 結(jié)合內(nèi)外部形勢(shì)，持續(xù)提升信息化水平

事業(yè)單位應(yīng)密切關(guān)注信息化發(fā)展趨勢(shì)和最新技術(shù)應(yīng)用，借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，保持良好優(yōu)勢(shì)。第一，為了滿足內(nèi)部控制信息化的需求，事業(yè)單位應(yīng)定期評(píng)估信息化需求，通過調(diào)研、收集單位使用需求、內(nèi)部審核等方式，了解內(nèi)部控制管理的痛點(diǎn)和需要改進(jìn)的內(nèi)容，為后續(xù)的信息化建設(shè)提供明確的方向和目標(biāo)。第二，基于信息化需求評(píng)估結(jié)果，事業(yè)單位應(yīng)制定信息化規(guī)劃和戰(zhàn)略，規(guī)劃中應(yīng)明確信息化的目標(biāo)、范圍、時(shí)間表和資源需求，并與單位職能保持一致。規(guī)劃的制定應(yīng)考慮事業(yè)單位的實(shí)際情況和資源狀況，以確保規(guī)劃的可行性和有效性。事業(yè)單位還應(yīng)注重信息化建設(shè)的項(xiàng)目管理和控制。建立合理的項(xiàng)目管理機(jī)制，包括項(xiàng)目的拆分和優(yōu)先級(jí)排序，明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。第三，建立有效的監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)信息化建設(shè)進(jìn)行評(píng)估和反饋，發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)糾正。同時(shí)，加強(qiáng)與相關(guān)部門和專業(yè)機(jī)構(gòu)的合作，通過外部評(píng)估和對(duì)標(biāo)學(xué)習(xí)，來不斷提升信息化建設(shè)的水平和效果。

5 結(jié)語

事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)是推動(dòng)管理現(xiàn)代化、提升運(yùn)行效率和風(fēng)險(xiǎn)防控能力的關(guān)鍵路徑。通過持續(xù)提升信息化水平，事業(yè)單位能夠與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)不斷變化的內(nèi)外部形勢(shì)。為事業(yè)單位管理提供更強(qiáng)有力的支撐，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控，提高運(yùn)行效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)更加廣泛的社會(huì)效益。事業(yè)單位應(yīng)積極推進(jìn)內(nèi)部控制信息化建設(shè)，不斷探索和實(shí)踐適合自身的信息化路徑，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的要求，提升整體競(jìng)爭(zhēng)力，為實(shí)現(xiàn)公共利益和社會(huì)發(fā)展作出更大貢獻(xiàn)。

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［作者簡(jiǎn)介］白俊麗，女，山西長治人，山西省生物多樣性保護(hù)中心，中級(jí)會(huì)計(jì)師，本科，研究方向：內(nèi)部控制。