建筑工程施工資料管理的思考分析

文／孫依依 山東東茂金豐建設工程有限公司 山東青島 266100

引言：

在建筑工程施工資料管理中，涉及的影響因素多，管理漏洞或管理缺陷的出現(xiàn)，都會降低實際管理效果，出現(xiàn)材料部分丟失、失真等問題。因此，需將施工資料的規(guī)范管理納入到重點工作范疇，根據(jù)實際情況采取切實可行的管理措施，保證資料管理的有效性，在工程質量控制、成本管理等方面發(fā)揮出積極作用。但是現(xiàn)階段建筑工程施工資料管理中仍存在相應問題，如果不能及時解決，必定會降低施工資料管理效果[1]。因此，需通過加強對施工資料管理的研究及分析，明確管理中的問題，從多個方向及角度提出管理措施，以保證施工資料管理質量，實現(xiàn)資料的規(guī)范化管理目標。

1.建筑工程施工資料管理的重要性

在建筑工程施工資料管理中，其關鍵在于將施工階段所涉及的各類文件及重要內容進行整合，為施工作業(yè)的順利進行提供基礎保障，為工程竣工結算提供參考依據(jù)，以保證各項工作的合規(guī)性。由于現(xiàn)代建筑工程的建設流程復雜，所形成的資料類型豐富、涵蓋范圍廣，再加之資料管理的專業(yè)性強，致使整個管理工作都十分繁瑣，極大的增加了實際管理難度，需從思想上認定施工資料管理的重要性，將之置于管理的核心位置，基于可靠措施提高管理效率，確保施工資料得到高效應用。由于施工資料是在施工過程中形成的，其管理也必定與建筑工程的推進效率密切相關，管理內容逐漸成為保證工程順利完工驗收的基礎條件。因此，建筑工程施工資料管理的重要性主要體現(xiàn)在：首先，建筑工程施工資料管理應全過程貫穿，從設計階段開始到竣工結算，資料所代表的是工程的建設內容，涵蓋設計圖紙、文字及數(shù)據(jù)表格等各項內容，可由數(shù)據(jù)體現(xiàn)出工程的進度及質量情況[2]。在施工資料中，各類工程、隱蔽工程的驗收、質量情況都能進行記錄，只有保證施工資料收集的全面性、真實性，才能基于資料實現(xiàn)對工程進度及質量的科學調控，推動施工作業(yè)的高效進行。

其次，施工資料在建筑工程的后期維護中也發(fā)揮著至關重要的作用。在建筑工程施工階段極易受到各類因素的影響，施工環(huán)節(jié)可能會出現(xiàn)變動或質量問題，為了提高工程的審核及維護效率，就需根據(jù)實際情況做好資料的記載及管理工作，由此反映工程的實際狀態(tài)，通過加強資料管理，為工程建設提供參考依據(jù)，提高現(xiàn)場與資料內容的一致性，提高建筑工程維護效率及質量；最后，建筑工程施工資料中包括與工程項目相關的各類文件、資料，如設計文件、技術文件、合同文件等，整個施工流程的內容都能詳細記錄，可以說資料內容所體現(xiàn)的是建筑工程施工中的技術能力及管理水平，加強資料管理至關重要，資料的完整性、真實性，能夠影響施工進度、質量安全控制等多個方面，要想實現(xiàn)建筑工程的建設目標，做好施工資料管理工作是基礎保障。

2.建筑工程施工資料管理的特點

2.1 階段性

在建筑工程施工資料的全過程管理階段，各環(huán)節(jié)都涉及大量的資料記錄及整合管理工作，由于每個階段所應用的材料設備及工藝技術不同，這就需由專人開展對資料的細化及管理工作，將各環(huán)節(jié)所應用的材料設備等情況統(tǒng)一記錄及整理。在建筑工程的施工作業(yè)完成后，各階段的施工資料都會先進行整理，再根據(jù)所處階段加以整合[3]。通常情況下，施工資料管理中涉及的關鍵節(jié)點階段有設計階段、施工階段、驗收階段等，由于各階段資料的差異性，實際管理時需先明確各階段的資料內容及管理要求，按規(guī)定收集及整合后，才能完成整體的資料管理工作，基于此，施工資料管理普遍具有階段性特點。

2.2 完整性與專業(yè)性

施工資料的完整性，直接決定建筑工程施工作業(yè)的推進效率及質量控制水平，作為指引施工作業(yè)的參考性內容，工程資料中的圖片及文字等內容，便于明確施工現(xiàn)狀，解決施工中出現(xiàn)的各類問題，推動管理工作的規(guī)范進行。現(xiàn)階段的施工資料中普遍涵蓋文字、圖片及視頻等內容，還涵蓋設計、施工及驗收等多個階段，實際涉及的資料管理工作復雜，需及時收集及整合各環(huán)節(jié)的施工資料，提高資料的完整性，為建筑工程施工作業(yè)的順利進行夯實基礎。在建筑工程建設中，涉及應用的材料設備及技術類型豐富，需保證各部門的團結協(xié)作，保證各環(huán)節(jié)的高效銜接，各階段所形成的施工資料也普遍較多，且存在差異，需由管理人員做好對資料的專業(yè)歸納及整合工作，增強資料內容的真實性，形成對施工作業(yè)及質量控制的參考作用。

2.3 一致性

施工資料管理作為建筑工程項目管理中較為重要的一部分，需制定出完善的管理制度及方案，引導各部門的工作人員認真開展資料收集工作，施工資料管理人員也要深入到工程質量安全控制等各項工作中，以保證資料內容的完整性及一致性。施工資料管理的相關工作人員應深入到施工現(xiàn)場，明確實際情況及管理所需的各類信息內容，將收集的資料一一核對，保證資料內容的真實性與及時性，并與現(xiàn)場實際情況保持一致[4]。在建筑工程施工資料管理階段，需嚴格遵循一致性原則，提高資料收集與施工工序的同步性，消除資料收集不及時、不真實等風險，將資料與現(xiàn)場施工的差距降至最小。

3.建筑工程施工資料管理的要點

3.1 質量控制資料

在建筑工程的前期準備及竣工驗收階段，基本不涉及施工作業(yè)，施工資料管理的主要內容為文件資料的管理及保存。在建筑工程的前期準備中，需按規(guī)定做好對資料的收集及整理工作，主要的資料內容包括工程的承發(fā)包文件、開工文件等，需加大對文件的監(jiān)督力度，以保證文件的真實性及完整性。而竣工驗收階段則要對住宅質量使用說明書、施工階段的視頻及錄音文件、驗收許可文件等各類資料進行收集及管理，推動竣工結算、驗收等各項工作的高效進行。在開展施工資料管理工作時，需嚴格依照現(xiàn)行的規(guī)定及各項要求，按流程推進審批、申報及驗收等各項工作，提高竣工文件的完整性，將各項手續(xù)準備齊全。通常情況下，施工資料中涵蓋各類型的合同，在管理期間要準確掌握合同的數(shù)量、編制要求及期限等基本信息。在建筑工程建設的全過程中，都要由專人對資料進行收集及整理，以高標準的專業(yè)能力及負責態(tài)度，提高資料內容的準確性，以免因管理不到位而出現(xiàn)資料遺漏及數(shù)字錯誤等問題[5]。針對資料內容缺失的部分，需及時與對應部門的負責人溝通情況，協(xié)助共同完成資料的完整收集工作。當施工資料全部收集及整合到位后，由相關工作人員及時簽字、蓋章。

3.2 技術資料

在建筑工程技術資料管理階段，需嚴格落實責任制，明確相關人員的具體工作職責，安排專人完成對技術資料的管理工作，根據(jù)技術資料的不同類別及階段，對資料進行收集、整理及歸檔，逐步完善資料內容。在開展實際管理階段時，應先明確技術管理資料的具體內容，按規(guī)定開展資料建立、資料合同、資料進度及資質等各項工作。收集和整理好的技術資料應進行歸檔，歸檔是指將資料按照一定的分類和編號規(guī)則進行整理和存儲，以便于查找和使用。在技術資料管理中，需依照現(xiàn)行的法律法規(guī)及編制要求，以建筑工程的實際情況為主導，重點強化對技術資料的全過程管理，一般包括資料造價控制及分包等內容。在建筑工程建設中，務必要依照簽訂的合同進行作業(yè)，凡是施工環(huán)節(jié)形成的資料，都要進行收集及歸納，提高施工資料的真實性及完整性。尤其是資料報送階段，還應結合規(guī)定做好審查工作，確定其具體內容無誤后再簽字、蓋章。另外，還需參照建筑工程各階段的施工計劃，規(guī)范編制及整理施工資料，應由專業(yè)人員負責及完成此項工作，以保證資料收集及整合的專業(yè)性，嚴格控制資料細節(jié)，確保資料內容與建筑工程實際施工情況高度一致，保證資料的完整性。

3.3 質量驗收資料

在建筑工程施工資料管理中，需基于其專業(yè)性要求，提高工作人員的準入門檻，快速且專業(yè)的完成資料分類及整理。在質量驗收資料管理中，應由各個部門協(xié)調配合資料的整理及編制工作，加強資料質量控制，確保各單位、分部、分項歸檔工作都能高效完成。可通過制定相關的管理制度及規(guī)范，明確質量驗收資料的收集、整理、歸檔和管理流程，保證資料內容的準確性和完整性，同時應加強對質量驗收記錄的審核和審查，確保記錄的真實性、準確性。尤其是施工技術資料中，應全面涵蓋安全技術交底、圖紙會審記錄等各項內容；施工管理資料中，也要包含企業(yè)資質證書、管理制度等內容。

4.建筑工程施工資料管理中的問題

4.1 資料分類及組織管理混亂

現(xiàn)階段建筑工程施工資料管理的復雜性強，涉及內容多，如果仍以傳統(tǒng)管理思想及模式為主導，將難以保證實際管理效率。最為常見的資料分類及組織管理模式為，紙質檔案與電子文檔結合，其中包括建筑工程全過程中形成的各類文件、合同及圖紙等內容，由于建筑工程項目的分項項目多，資料類型豐富，實際組織管理的難度大，資料管理中缺少統(tǒng)一的規(guī)范及標準，都可能在實際管理階段出現(xiàn)重復及混亂問題，降低施工資料的管理水平[6]。與此同時，在建筑工程施工過程中，未建立統(tǒng)一的資料管理制度，會導致部門或個人按照自己的習慣對資料進行分類及管理，易引起混亂及重復問題。

4.2 資料收集不及時

在建筑工程建設階段，設計、施工及驗收等各個階段都會不斷形成資料，尤其是設計變更及工程量調整等情況下，資料的更新速度往往更快，這就需及時更新及傳遞施工資料，消除施工操作中的誤差情況。在施工過程中，各個部門之間缺乏及時的溝通和協(xié)調，施工資料的收集工作將無法及時安排并推進，人員分工不明確，將缺少專人負責對施工資料進行收集，也會降低資料更新及收集的時效性。因此，要想提高建筑工程施工管理效率，就需做好交底及人員培訓等各項工作，提高資料收集及整理的及時性、規(guī)范性，以免因工作滯后而出現(xiàn)資料造假、資料缺失等問題，資料無法保持閉環(huán)狀態(tài)，更以出現(xiàn)管理及使用等方面的不良情況。而施工資料收集工作本身就應全面貫穿，如果缺少資料管理計劃或方案，則無法保證資料收集的及時性。

4.3 資料丟失與重復

在建筑工程施工資料管理中，資料丟失及重復屬于常見問題，因管理流程不規(guī)范、缺少信息化管理手段而引起。當資料管理過于隨意時，將導致部分流程化環(huán)節(jié)被忽視，不僅無法保證資料收集的及時性，更可能因資料管理混亂或人為疏忽，遺失重要資料，不僅資料恢復難度大，資料的完整性更將大打折扣，難以保證資料內容的真實性。而重復資料的出現(xiàn)，與信息不同步及缺少及時溝通密切相關，這可能引起資源浪費問題，降低管理的有效性[6]。因此，在施工資料管理中，缺少對現(xiàn)代信息化管理軟件的應用，資料管理信息化水平的提升將嚴重受限，致使資料信息無法在內部快速傳遞，資料更易出現(xiàn)丟失及重復問題。

5.建筑工程施工資料管理的優(yōu)化措施

5.1 建立健全施工資料管理制度

首先，應根據(jù)建筑工程的建設特點及流程，建立完善的施工資料管理制度，對資料收集及整理等各項工作做出明確要求，以保證實際工作的規(guī)范性。通過對施工資料管理流程加以優(yōu)化，便于管理人員根據(jù)要求推進各項工作，形成對資料管理各環(huán)節(jié)工作的約束力，消除不良因素對資料收集及管理的消極影響；其次，建立專門的資料管理部門、設立資料管理崗位，制定詳細的資料管理制度和流程，明確資料的收集、整理、歸檔和管理的具體步驟和要求，確保資料管理工作有章可循；第三，在施工資料管理階段，資料收集及傳輸是基礎性工作，需嚴格依照現(xiàn)場的信息指標技術加強優(yōu)化管理，基于獎懲制度，調動起各部門協(xié)調配合的積極性，基于管理制度改善施工資料管理現(xiàn)狀，提高資料收集及整理的準確性、有效性；最后，建立資料保密和安全管理制度，明確限制資料的查閱及復制權限，增設網絡及物理安全措施，防止資料泄露或損壞。

5.2 加強對施工資料的收集及審核

為了提高施工資料的真實性及完整性，就需加強資料的收集與審核，可定期組織開展各類培訓活動，轉變工作人員對資料管理的認識，明確信息資料收集的重點及要點，持續(xù)掌握最新的理念及技術，提高資料管理能力，并在實際工作中積累起豐富的經驗，有序推進施工資料管理的各項工作。應制定標準化的資料收集、審核標準，明確資料的內容、格式和要求，確保資料的準確、完整。應定期對收集的資料進行審核和復核，與相關部門建立良好的溝通和協(xié)調機制，及時共享信息和交流進展，保證資料收集的及時性。為了消除傳統(tǒng)施工資料收集中的問題，還需明確資料收集中的主要影響因素，制定出更符合實況的資料收集方案，基于技術支持提高施工資料管理的有效性。除此之外，還應建立資料審核的記錄、檔案，記錄審核的結果與意見，便于跟蹤、溯源。

5.3 加強對資料的保密及權限管理

應制定建筑工程施工資料保密管理制度，明確資料的保密級別和保密責任人，建立保密檔案室或保密電子檔案庫，對于涉及商業(yè)機密或敏感信息的資料，要進行特殊保護，采取物理隔離、密碼加密等措施，確保資料的安全性。對不同的崗位和人員劃定不同的權限范圍，明確誰可以查閱、修改、復制或傳遞資料，建立權限管理制度，通過賬號、密碼、指紋識別等方式進行身份驗證和權限控制，只有經過授權的人員才能查閱和使用相關資料，防止資料被非法獲取或濫用。對于重要的施工資料，可以采用加密技術進行保護，確保資料在傳輸和存儲過程中的安全性。另外，應建立資料流動的審查和監(jiān)控機制，對資料的流入、流出和傳遞進行監(jiān)控和審查，通過日志記錄、審計系統(tǒng)等手段，及時發(fā)現(xiàn)和防止資料泄露的風險，確保資料的安全性。

5.4 重視自檢及督導

通過加強對施工資料管理的自檢工作，可明確施工資料及技術資料等資料內容的同步性，及時發(fā)現(xiàn)資料更新落后等問題。建筑工程施工過程中，資料管理人員應深入到現(xiàn)場，明確材料及進度情況，根據(jù)掌握的資料進行檢查，明確現(xiàn)場情況與資料信息的相符度，以免出現(xiàn)資料滯后等問題，保證資料內容的真實性。在建筑工程項目全部完成后，同樣要對資料進行檢查及督導，確定無問題后再對材料進行移交。在建筑工程通過驗收后，需及時開展資料移交工作，根據(jù)工程合同整理、分類及裝訂施工資料，提高資料移交效率。需要注意的是，在移交資料的過程中，需將督導工作重視起來，在雙方或多方見證下，對資料移交情況進行記錄，確保資料名稱及移交方等信息更為清晰、準確，無誤后雙方簽字，將之作為資料移交憑證。

5.5 完善資料管理流程

為了提高建筑工程施工資料管理效率，還需對管理流程進行優(yōu)化完善，結合實際情況簡化不必要程序，確保各環(huán)節(jié)的資料管理工作都能高效銜接。例如：在建筑工程施工技術資料管理中，需做好對資料的整理、編制及歸納工作，其中涵蓋的資料主要有技術文件、設計交底及技術交底等多項內容，為了保證資料管理的全面性，就需基于預設的審批流程推進工作，逐步完成技術資料匯總工作，提高資料內容的真實性。工作人員還需根據(jù)設計圖紙及工程合同等內容，對資料進行準確編制，提高資料的規(guī)范性[7]。在施工資料管理中，還需保證施工單位的審批手續(xù)齊全，高質量的推進技術報審等各項工作，針對未獲得相關單位的審批工作的情況，應于第一時間明確原因并遞交資料，再次進行審批，通過審批后形成報審表，確保施工單位依照審批意見及技術文件推進具體工作，在落實技術交底工作的基礎上，形成真實、完整的資料。

結語：

綜上所述，建筑工程施工資料管理是項目管理中的重點工作，隨著施工資料類型的不斷增多，其內容也更為豐富化，對管理的要求也明顯提高，這就需加強對現(xiàn)代信息技術的應用，根據(jù)資料情況制定出完善的管理措施，加快推進資料管理工作的優(yōu)化及創(chuàng)新，進一步提高施工資料管理的合理性及有效性，保證資料內容的真實性及完整性，推動建筑工程施工資料管理工作的高質量進行。