關于企業集中采購工作的思考

魏雙利 中鐵開發投資集團有限公司

在企業經營發展過程中，集中采購工作模式發揮了重要作用。不過，當前我國很多企業在進行集中采購之時，也暴露出很多問題，由此影響企業的整體效益。在此背景下，對企業集中采購工作存在的不足進行總結，并予以完善和優化，也更有現實意義。

一、企業集中采購的概念

企業集中采購是指企業或集團將分散在各個部門和地區的采購業務集中管理和執行，以實現采購流程的標準化、規范化和最優化，提高采購效率和降低采購成本。常見的集中采購方式包括中心化采購、框架協議采購和戰略聯盟采購等。其中，中心化采購是指企業將采購職能集中在一個部門或一個人員手中進行采購活動，中心化采購通常通過規范采購流程和選擇優質供應商實現采購成本的控制和效率的提高，框架協議采購是指企業與一批供應商簽訂協議，約定產品供應和價格。在協議期限內，企業可以直接從這群供應商中選擇產品，省去了大量的采購流程和時間。戰略聯盟采購是指企業發起或加入一種供應鏈中的聯盟，共同制定采購策略和行動計劃，推動整個聯盟的采購活動。這種采購模式可以實現資源共享和利益共贏，進一步打造供應鏈優勢。

二、企業集中采購的意義

1.提高采購效率

企業集中采購可以通過團購、集中定向采購等方式一次性集中采購多個產品或多個供應商的采購方式，這種方式能夠將企業內部分散的采購需求整合，減少采購人員處理的單個采購需求的數量，同時也避免了不必要的重復采購流程；通過信息同步共享、系統化運作、資源有效整合、最終達到統一高效部署，從而能夠提高采購效率、降低采購成本，增強購買力等。

2.降低采購成本

企業集中采購可以通過整合采購需求，在集中采購的過程中規模效應的作用下，從供應商獲得更有利的價格和更優惠的條件。同時，采購部門可以更加有效地掌握采購信息和市場行情，減少了采購人員的時間成本和管理成本，對采購成本的控制也更為精細精確，從而進一步降低了企業的采購成本。

3.增強購買力

企業集中采購可以通過整合采購需求，增強企業的采購能力和談判力。采購部門作為企業的談判代表，可以利用采購規模效應和集中采購的優勢，與供應商有效談判和交易，從而獲得更優惠的采購條件和價格。在談判過程中，采購部門還可以通過掌握行業信息和交易條件，制定更合理的采購標準和交易條款，進一步增強企業在采購市場中的話語權和議價能力。此外，集中采購還有助于加強對供應商的監督和評價，提高采購效率和采購質量。綜上所述，企業集中采購可以增強企業在采購市場中的購買能力和競爭優勢。

4.優化供應鏈管理

企業集中采購具有多重意義，可以優化供應鏈管理，帶來以下好處：第一，簡化供應鏈管理。企業集中采購可以選擇與少數優質供應商建立長期合作關系，從而簡化供應鏈管理。與過多的供應商相比，管理較少的供應商可以減少協調和溝通的復雜性，提高供應鏈的效率和穩定性。第二，提高供應鏈透明度。集中采購可以通過標準化采購流程和統一的數據管理，提高供應鏈的透明度。企業可以更好地追蹤和監控采購和供應活動，了解物流和庫存情況，及時調整和優化供應鏈運作。第三，加強供應鏈風險管理。通過集中采購，企業可以更好地了解和評估供應商的供應能力、質量和風險。建立長期合作關系可以減少供應商的不確定性，并且可以采取風險管理策略應對突發事件和供應鏈中的風險。第四，提高采購效率。集中采購可以減少冗余的采購活動和重復的供應商評估工作，提高采購效率。標準化采購流程和統一的數據管理可以簡化采購流程，減少錯誤和延誤，提高采購團隊的工作效率。

三、企業集中采購的考慮要點

1.經濟效益

在企業集中采購實施前，經濟效益是一個非常重要的考慮要點。企業通過集中采購，可以實現以下經濟效益：一是采購成本的降低，集中采購可以批量采購，獲得更優惠的價格，并充分利用供應商資源，避免重復采購；二是采購流程的優化，通過集中采購，可以統一采購流程和標準，減少采購環節，提高采購效率；三是采購質量的提升，通過集中采購，可以選擇更優秀的供應商和更高品質的產品，從而保證采購質量和供應連貫性；四是采購風險的降低，集中采購可以規避采購風險，減少個別供應商在采購過程中的風險和可能的問題。因此，在確定企業集中采購時，經濟效益應是企業考慮的關鍵因素之一。企業采用合適的采購模式、采用切實可行的采購策略、優化采購流程，以實現采購成本的降低、采購效率的提高、采購質量的保證和采購風險的降低，這樣可以最大化企業的經濟效益。

2.合作伙伴選擇

選擇合適的合作伙伴是企業集中采購的重要考慮要點之一。以下是選擇合適合作伙伴的一些要點：第一，安全可靠的合作伙伴。企業應選擇安全可靠的供應商作為合作伙伴，具有良好的信譽和專業性，能夠為企業提供穩定、優質的產品和服務。第二，具備一定規模和實力的合作伙伴。企業在選擇合作伙伴時，應考慮合作伙伴的規模和實力，以確保他們能夠按時供貨，并為企業提供必要的支持和服務。第三，價格合理的合作伙伴。企業應選擇價格合理的供應商作為合作伙伴，獲得合理的采購價格和支持，確保企業的利潤和效益。第四，采購領域專業的合作伙伴。企業應確保選擇符合領域專業化的供應商作為合作伙伴，能夠提供高品質和符合行業標準的產品和服務，具有一定的生產技術能力、研發能力和創新能力。第五，可持續發展的合作伙伴。企業應選擇注重可持續發展的供應商，能夠為企業提供高品質的產品和服務，不僅滿足需求，還能減少對環境的損害和負面影響。因此，選擇合適的合作伙伴是企業集中采購的重要考慮要點之一，可以為企業帶來長期的穩定供應、提高生產效率、降低采購成本和提高企業價值等方面的收益。

3.監督管理制度

監督管理制度對企業集中采購來說也是非常重要的考慮要點，它可以幫助企業保障采購的質量、效率以及避免潛在的風險。以下是一些考慮要點：第一，嚴格的采購流程和標準。企業應該建立嚴格的采購流程和標準，包括、招投標、報價、審核、下訂單、收貨、支付等流程，確保采購過程的合法性、規范性和透明性。第二，完善的合同制度。企業應該建立完善的合同制度，包括合同簽訂的標準、保密條款、質量和數量標準、交貨期等，防范合同風險，確保供應商履行合同義務。第三，供應商管理制度。企業應該建立供應商管理制度，包括供應商的合格評定、管理、監督和考核等，對供應商進行分類管理，確保優質供應商得到優先采購和配合，并且對低素質供應商需要進行管制和處罰。第四，一致的采購原則。企業應該確保采購原則的一致性，避免非法、不正當和腐敗行為的發生，對所有的采購對象要公平公正，確保競爭環境公開透明，并且采取主動措施打擊腐敗行為。第五，健全的監督體系。企業應該建立完善的監督體系，包括采購監管部門的建立、職責分工、目標管理等，確保采購過程的監督和管理，發現和解決問題，及時處理潛在風險，降低采購成本并提高采購效率。因此，要想實現有效的企業集中采購，監督管理制度是一個非常重要的考慮要點。建立和完善嚴謹的管理制度，規范和優化采購行為，可以促進企業集中采購的發展，加強與供應商的合作關系、提高采購效率和降低采購成本等方面都將得到顯著的提高。

四、企業集中采購存在的問題

1.受到市場波動的影響

企業集中采購雖然可以帶來許多好處，但也存在著一些問題和挑戰，其中之一就是容易受到市場波動的影響。以下是一些可能存在的問題：第一，價格波動。當市場價格波動較大時，企業可能面臨采購成本上升的問題。因為企業采購的數量往往比較大，采購價格漲跌幅度大，對企業的成本影響更顯著。第二，供應不足。有時市場供應出現短缺情況，企業可能面臨采購不足的問題。而企業集中采購又需要大量采購，當市場供應不足時，可能會對企業的采購計劃造成影響，甚至影響企業的生產和經營。第三，供應商不穩定。當市場發生劇烈波動時，不穩定的市場環境可能會對供應商造成困擾，甚至可能導致一些供應商退出市場。這會被集中采購的企業所感知，受到供應商的影響而導致采購計劃的不穩定。第四，庫存積壓。企業采購數量比較大，如果發生市場波動導致企業采購的產品無法及時銷售或消耗，會導致庫存積壓，影響企業正常經營。第五，集中大量的采購會占用大量的流動資金，使公司資金周轉和回收存在巨大壓力。因此，企業集中采購在實踐應用中也會遇到一些問題，其中受到市場波動的影響是一個較突出的問題。企業應該建立敏感的市場預警機制，合理配置采購規劃，幫助企業更好地應對市場波動。

2.采購管理難度大

企業集中采購雖然可以帶來許多優勢，但也可能存在一些問題和挑戰，一個常見的挑戰就是采購管理難度大。以下是一些可能存在的問題：第一，采購數據管理。企業集中采購需要處理大量的采購數據，而采購數據通常分散在不同部門和系統中。因此，管理和整理采購數據會面臨挑戰，需要花費大量時間和精力。第二，采購流程管理。采購涉及多個環節和部門之間的協作，如果采購流程不順暢，也會導致采購周期延長，其他潛在的問題也會影響企業運營。第三，供應商管理。當企業需要從廣泛的供應商中選擇供貨商時，供應鏈管理就可能變得更加困難。在大量供應商中找到適合企業的供貨商，進行有效管理和溝通是重要的，如果管理不當，會影響采購效率和產品質量。第四，風險管理。企業集中采購可能面臨采購風險的挑戰，如供應商的破產、計劃變更等。因此，采購管理難度大是企業集中采購可能面臨的問題之一。企業需要加強規劃和管理，建立合理的采購流程，加強供應鏈管理，并增強風險管理意識，以使采購更高效和順暢。

3.合作伙伴的信譽風險

企業集中采購需要與多家供應商合作，其中的常見問題是合作伙伴的信譽風險。以下是一些可能存在的問題：第一，供應商的信譽問題。企業在進行采購時，面臨與供應商合作的問題，供應商的信譽會直接影響企業的聲譽和運營。如果與不良供應商合作，可能會損害企業的形象，導致訂單無法按時交付、產品質量不達標等問題。第二，合同履約風險。在合作中，一方是否能夠履行合同條款是關鍵。如果采購合同的內容不清晰或缺乏規定，難以保證合同的履約。這將導致企業損失資金或產品數量不足，難以滿足需求等問題。第三，資金信貸風險。企業集中采購需要大量資金支持，可能會面臨信貸風險，面臨有關資金流動性的問題。如果企業的供應商面臨經濟困境，無法按時交付等，這將對企業的財務狀況產生不良影響。

五、企業集中采購工作的優化策略

1.建立完善的采購管理制度

建立完善的采購管理制度是優化企業集中采購工作的關鍵措施之一，下面是一些建議：第一，建立采購管理流程。制定并貫徹采購管理流程，明確采購人員的職責、流程和規范化標準。流程包括采購需求確認、供應商評估、合同談判、訂單采購、驗收付款等。第二，實行供應商管理制度。建立完善的供應商管理制度，制定并實施供應商評估標準、考核機制、業務合作協議等，以確保供應商在業務過程中按照標準合規經營。第三，采用專業軟件。使用專業軟件協助采購工作，降低采購成本，提高效率。除此之外，可考慮開展電子招投標、電子商務等電子化采購方式，有效降低采購成本和提高采購效率。第四，建立合規檢查機制。建立供應商合規檢查體系，包括采購物品的環保、質量、安全等風險控制措施，以及合同的條款條件合規性等，確保企業在采購工作中合法合規。第五，建立預算控制機制。建立嚴格的預算控制機制，控制采購成本和采購風險，平衡采購成本與質量效益，優化企業集中采購工作。綜上，建立完善的采購管理制度對企業集中采購工作非常重要。這些措施將為采購決策提供數據支持和指導，涵蓋采購活動的整個過程，并幫助企業降低采購成本、管理風險、提高采購質量。

2.加強對合作伙伴的監督和評估，選擇可信賴的供應商

加強對合作伙伴的監督和評估，選擇可信賴的供應商也是優化企業集中采購的重要措施之一，具體建議如下：第一，建立合作伙伴評估標準。評估標準應圍繞供應商的質量、交貨期、價格、服務、信譽等方面進行制定，建議將評估標準制成清晰的指標體系和排名。第二，實施供應商風險管理。加強對供應商的風險性評估和管理，針對風險等級進行不同程度的監督管理，包括財務風險、操作風險、市場風險等。第三，管理供應商合作協議。簽署蓋章的供應商合作協議，明確雙方的權利和義務，條款簡明易懂，防止發生糾紛。第四，監督供應鏈生產環節。加強對合作伙伴生產環節的監督，確保生產環節安全無違章操作，減少企業損失和責任承擔。第五，定期評估監督。定期評估合作伙伴的表現和服務質量，及時發現和處理問題，并及時對采購流程調整。總之，加強對合作伙伴的監督和評估，選擇可信賴的供應商對企業集中采購至關重要，這不僅可以確保采購活動合法合規，還可以降低企業運營的風險和成本，提高采購效率和質量。

3.培養專業的采購隊伍，提高采購水平和效益

培養專業的采購隊伍也是優化企業集中采購工作的重要措施之一，具體需要做好如下幾方面：第一，確定采購人員的職責和權限。明確采購人員的工作職責和權限，分工明確，實現采購流程的標準化和規范化。第二，專業培訓和培訓計劃。針對采購人員的實際情況和工作要求，設計和制定專業的采購培訓課程和計劃，提高采購人員的專業能力和水平。第三，績效管理機制。建立績效管理機制，對采購人員進行績效考核和評級，提高采購人員的工作積極性和動力。第四，獎懲制度。建立采購獎懲制度，激發采購人員的干勁和積極性，激勵他們為企業創造更多價值。第五，建立信息共享平臺。建立信息共享平臺，為采購人員提供實時的市場價格和采購數據，幫助采購人員做好決策。總之，通過以上措施，可以為企業集中采購提供更專業的支持和保障，提高采購水平和效益，從而為企業運營和發展創造更大的價值。

六、結語

企業集中采購，可以提高采購效率，降低采購成本，并增強購買力。不過，在集中采購的模式下，也需要考慮經濟效益、合作伙伴選擇和監督管理制度等要點問題。當前，我國企業在進行集中采購時，仍然存在很多缺陷，比如容易受市場波動影響，采購管理難度大，同時也存在合作伙伴的信譽風險，以及采購過程中的廉潔和腐敗風險。因此，企業需要建立完善的采購管理制度，加強對合作伙伴的監督和評估，選擇可信賴的供應商，并培養專業的采購隊伍，加強全過程監督，提高采購水平和效益。