信息化時(shí)代事業(yè)單位檔案管理面臨的困境與解決路徑

文/陳琦

如今，信息技術(shù)在各行各業(yè)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

信息化是提升檔案現(xiàn)代化服務(wù)能力的重要抓手，是培育檔案現(xiàn)代化管理人才的重要手段，是提高檔案信息資源服務(wù)效率的重要工具。大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)是檔案工作走向現(xiàn)代化必須邁出的關(guān)鍵一步。然而，一些事業(yè)單位在檔案信息化管理中存在著重視程度不夠、資源投入乏力、檔案管理復(fù)合型人才缺失、信息化建設(shè)進(jìn)度遲緩等問(wèn)題，影響到事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量與效率，需要事業(yè)單位基于信息化時(shí)代的視角，加大檔案信息化管理研究分析的力度，持續(xù)深化推進(jìn)檔案管理工作。

信息化時(shí)代事業(yè)單位檔案管理面臨的現(xiàn)實(shí)困境

管理意識(shí)認(rèn)知不強(qiáng)，信息化基礎(chǔ)薄弱。檔案管理在事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、業(yè)務(wù)活動(dòng)、管理活動(dòng)中處于輔助性地位，檔案管理的目的是發(fā)揮檔案文件資料在知識(shí)、決策、管理等方面的利用價(jià)值，但沒有為事業(yè)單位直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。一些事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化軟環(huán)境與硬環(huán)境的建設(shè)工作不夠重視，工作人員缺乏信息化管理意識(shí)，沒有與時(shí)俱進(jìn)推進(jìn)檔案管理工作，導(dǎo)致信息化基礎(chǔ)薄弱，與信息化時(shí)代下檔案文件資料信息化收集、集約化存儲(chǔ)、可視化與個(gè)性化服務(wù)發(fā)展趨勢(shì)有差距，影響了檔案管理信息化、自動(dòng)化、數(shù)字化、現(xiàn)代化水平的提升。

檔案管理人才基礎(chǔ)薄弱，隊(duì)伍結(jié)構(gòu)失衡。專業(yè)的檔案管理人才匱乏，如檔案管理各項(xiàng)工作主要由兼職人員負(fù)責(zé)，專職人員數(shù)量偏少，并且具備良好信息素養(yǎng)的管理人才較少。在現(xiàn)有的檔案管理人員隊(duì)伍中，隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)有些失衡，老、中、青比例失調(diào)，隊(duì)伍整體的知識(shí)與能力有待提升，掌握信息化時(shí)代下檔案管理知識(shí)、管理技能的高層次人才缺失，形成了信息化時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理的人才困境。

信息化建設(shè)力度不足，信息化進(jìn)程遲滯。信息化時(shí)代下，檔案管理技術(shù)、管理裝備、管理系統(tǒng)等向著數(shù)字化、智能化、自動(dòng)化、集成化方向發(fā)展，檔案收集、鑒定、整理、統(tǒng)計(jì)、保存等一體化與數(shù)字化運(yùn)行，信息化管理的成熟度、集成度高，對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)有著較高的要求，需要持續(xù)性投入資金，加大建設(shè)力度。但許多事業(yè)單位在資源分配中向著重要業(yè)務(wù)、改革創(chuàng)新、重大項(xiàng)目等方面傾斜，在檔案管理上投入的資金、資源不夠，在缺少資金、人力、物力等支持下，信息化建設(shè)乏力，檔案管理機(jī)制、管理手段、管理內(nèi)容等與信息化社會(huì)脫節(jié)，檔案管理信息化進(jìn)程遲滯。

信息化時(shí)代事業(yè)單位檔案管理擺脫困境的可行路徑

全面提高重視程度，扎實(shí)做好信息化管理后勤保障。事業(yè)單位需進(jìn)一步提高對(duì)檔案管理的重視程度，切實(shí)做好各項(xiàng)后勤保障工作。一是建立檔案信息化管理制度體系。遵循《中華人民共和國(guó)檔案法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)要求，結(jié)合事業(yè)單位檔案管理實(shí)際需求，進(jìn)一步完善電子文件歸檔與管理制度、檔案安全保密制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案立卷歸檔制度等，保障事業(yè)單位檔案管理制度與信息時(shí)代的相互匹配，形成對(duì)檔案工作人員信息化管理操作的約束、指導(dǎo)、規(guī)范等效用。二是加強(qiáng)內(nèi)部宣傳推廣工作。為了增強(qiáng)全員的檔案信息化管理意識(shí)，在事業(yè)單位內(nèi)部利用工作群、辦公系統(tǒng)、宣傳冊(cè)等宣傳信息化時(shí)代下檔案管理發(fā)生的新變化、采取的新措施以及信息化管理與服務(wù)方式等，同時(shí)根據(jù)事業(yè)單位各部門負(fù)責(zé)的檔案業(yè)務(wù)開展針對(duì)性培訓(xùn)，提升工作人員檔案管理工作技能，構(gòu)建事業(yè)單位內(nèi)部大檔案管理格局，保障檔案信息化管理措施與手段的順利落地推行，提高檔案收集工作的質(zhì)量與效率。三是加大資源投入。信息化時(shí)代的檔案管理手段、技術(shù)、設(shè)備等需要及時(shí)更新，事業(yè)單位可設(shè)置專項(xiàng)資金，用于引進(jìn)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)及先進(jìn)的檔案管理裝備，促進(jìn)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的升級(jí)換代，保證信息化時(shí)代檔案管理理念、技術(shù)、裝備的先進(jìn)性。

多措并舉加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，夯實(shí)檔案管理人力基礎(chǔ)。信息化時(shí)代下檔案管理需要的是復(fù)合型人才，檔案管理工作人員在具備檔案管理專業(yè)知識(shí)與專業(yè)技能的同時(shí)，還要具備良好的信息技術(shù)素養(yǎng)，可熟練運(yùn)用信息化檔案管理系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)、檔案管理信息化及智能化設(shè)備和裝備等。因此，基于事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍現(xiàn)狀，要運(yùn)用多種措施加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，優(yōu)化隊(duì)伍年齡、能力結(jié)構(gòu)，夯實(shí)信息化檔案管理的人力基礎(chǔ)。首先，積極引進(jìn)專業(yè)人才。基于信息化時(shí)代下檔案管理人才的需要，做好人才儲(chǔ)備工作，從高校檔案管理專業(yè)招聘具備檔案信息化、數(shù)字化、智能化管理知識(shí)與技能的復(fù)合型人才，充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，提升隊(duì)伍管理水平。其次，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)。針對(duì)性開展檔案管理信息化知識(shí)、信息技術(shù)、信息化裝備操作等方面的培訓(xùn)，及時(shí)更新現(xiàn)有檔案管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備，提升其業(yè)務(wù)能力與技能水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理知識(shí)與技術(shù)的先進(jìn)性、現(xiàn)代性。檔案管理人才培養(yǎng)應(yīng)落腳于技術(shù)創(chuàng)新，從檔案管理隊(duì)伍中篩選出具備創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新能力的人才，組建技術(shù)攻關(guān)或創(chuàng)新小組，負(fù)責(zé)檔案信息化管理技術(shù)的攻關(guān)與創(chuàng)新工作，推動(dòng)信息化時(shí)代下檔案管理工作技術(shù)更新與升級(jí)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)高水平檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的目標(biāo)。最后，建立人才激勵(lì)機(jī)制。引導(dǎo)鼓勵(lì)檔案人員積極進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新、外出學(xué)習(xí)交流、參加行業(yè)會(huì)議、學(xué)習(xí)新知識(shí)與新技術(shù)等，專門設(shè)立人才支持與獎(jiǎng)勵(lì)政策，為創(chuàng)新人才提供與市場(chǎng)機(jī)制相適應(yīng)的薪酬福利待遇等，激發(fā)人才的創(chuàng)新活力，培養(yǎng)出高素質(zhì)復(fù)合型檔案管理人才。

向著數(shù)字化發(fā)展，促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理全面升級(jí)。在事業(yè)單位檔案管理建設(shè)中，積極引進(jìn)新技術(shù)與設(shè)備，打造科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)、運(yùn)行高效可靠的檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理向著數(shù)字化管理邁進(jìn)。檔案管理信息化建設(shè)需對(duì)接新信息技術(shù)，引領(lǐng)檔案管理數(shù)字化發(fā)展。一是基于紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的需要，建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)自動(dòng)接收、識(shí)別檔案文件材料，且檔案工作人員利用該系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問(wèn)與檢索，突破傳統(tǒng)檔案收集、整理的時(shí)空限制。二是系統(tǒng)批量自動(dòng)化處理文件與數(shù)據(jù)，系統(tǒng)建設(shè)中采用射頻識(shí)別技術(shù)、先進(jìn)的掃描設(shè)備，如高拍儀等，自動(dòng)識(shí)別、處理文件，按照預(yù)先設(shè)定的程序自動(dòng)生成號(hào)碼，集約化存儲(chǔ)及管理檔案文件與數(shù)據(jù)，并實(shí)現(xiàn)快速檢索以及檔案查閱、收集、借還、整理、歸檔、篩選、統(tǒng)計(jì)、銷毀等一體化管理。三是充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、軟件技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、檔案管理信息化與智能化裝備等全面升級(jí)事業(yè)單位現(xiàn)有的信息化檔案管理技術(shù)與設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期的數(shù)字化管理，解決傳統(tǒng)檔案管理中的存儲(chǔ)空間問(wèn)題、服務(wù)時(shí)空局限，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)分類、索引、檢索，可根據(jù)檔案存儲(chǔ)需要隨時(shí)擴(kuò)展存儲(chǔ)容量的云端存儲(chǔ)空間，根據(jù)用戶的不同設(shè)置多級(jí)權(quán)限管理機(jī)制以及檔案信息的在線傳輸、利用與共享等。

信息化時(shí)代，做好檔案管理工作需積極適應(yīng)檔案管理理念、管理技術(shù)、管理方式方法等發(fā)生的變化，根據(jù)信息化管理的需要，進(jìn)一步提高信息化管理及信息化建設(shè)的重視程度，完善信息化檔案管理制度、管理機(jī)制、管理系統(tǒng)等建設(shè)工作，并加大檔案管理隊(duì)伍建設(shè)力度，引進(jìn)復(fù)合型人才，同步培養(yǎng)技術(shù)創(chuàng)新型人才。同時(shí)，要推進(jìn)信息化建設(shè)對(duì)接數(shù)字化，打造數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理在信息時(shí)代的全面升級(jí)、全面高質(zhì)量發(fā)展。檔案工作者要進(jìn)一步提高政治站位和工作站位，切實(shí)把檔案工作融入經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展全局中去謀劃，把檔案工作與信息化深度融合，通過(guò)檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化、檔案工作組織與管理現(xiàn)代化、檔案資源管理信息化、檔案工作人員現(xiàn)代化，推進(jìn)檔案工作邁向現(xiàn)代化。

圖據(jù)網(wǎng)絡(luò)。