人工智能技術賦能企業費用管理變革的探索

林禮誼

（福建省國有資產管理有限公司，福建 福州 350004）

0 引言

隨著云計算、大數據、人工智能（AI）等前沿科技的興起，一些公司正熱衷于接受這些科技所帶來的財務管理方式的革新，并已取得了顯著的進步，但也面臨智能化程度不足的問題，進一步提升的空間有限。2010年以來人工智能（AI）技術發展更是突飛猛進，分別在人工智能所需的視覺識別、機器學習、自然語言理解、知識圖譜等技術領域發展了新的應用場景，并逐步推向市場化。人工智能場景的成熟應用也為企業的財務管理工作的智能化提供了更多的機遇。人工智能技術的賦能使財務核算自動化、業財融合、費用管控、財務分析和財務管控等領域都有了更準確的算法和更先進的模型工具。

在財務的費用管理上，國家層面積極推動金稅工程四期建設和逐步推動電子發票在全國的落地，對企業既是挑戰也是機遇。企業可以借助電子發票的落地，通過采用人工智能技術來賦能企業的費用管理，進一步降本增效、增強費用管控能力，從而達到提升財務管理水平和增強企業核心競爭力的目標。

1 傳統費用管理方式面臨的問題

費用報銷是財務管理的重要環節，關乎著企業的資金安全、財務規范與稅務合規，更關乎每個員工的切身利益，可以說費用報銷是與員工日常工作最密切的內容，也是員工有效開展工作的有力保障，因此，經營管理者越來越關注讓費用報銷實現高效合規，然而傳統的費用管控方式有限，暴露出越來越多的問題，勢必需要引入新的管理方式來實現目標的落實。

1.1 傳統費用管理面臨的問題

傳統費用報銷方式主要以線下報銷或者基于OA、費控系統的部分線上報銷形式，員工手工填單、寄送原始票據，由會計審核并核算入賬。雖然借助信息化技術企業費用管理能力有了提升，但仍然存在報銷體驗差、費用合規和風控缺乏抓手、會計審單質量和效率有待提升和費用數字治理及洞察能力不足等問題，急需引入人工智能技術賦能企業費用管理，解決上述問題。

1.1.1 員工報銷體驗差

員工費用報銷需要提前理票、手工填寫報銷單或人工填寫報銷單并將原始票據提交至財務部供會計審核，過程費時費力且需要理解相應報銷規則以確保合規，容易因合規問題而被財務退單且報銷時間長，導致員工費用報銷體驗差。

1.1.2 費用合規和風控缺乏抓手

費用合規與風險包含票據合規性、業務真實性、業務合規性、金額準確性等，傳統報銷模式下，都要依賴業務領導、費用會計根據企業報銷制度進行人工一一甄別，除效率低下外，也存在一定的費用合規和風險隱患。

⑴ 票據合規性：員工報銷涉及公司方方面面的支出，涉及票種多且雜，完全依賴人工進行查重、驗真、合規性以及涉稅黑名單的審核，審核工作量大、執行標準不一、容易出錯，潛在稅務風險等問題無法完全避免。

⑵ 業務真實性：員工在費用申請和報銷過程中可能會出現虛報費用、偽造報銷憑證等行為，這些行為會給企業帶來經濟損失，同時也會破壞企業形象和信譽。

⑶ 業務合規性：如果企業在費用申請和報銷流程中缺乏明確的規定和標準，或者沒有實施有效的監督和控制，就可能會出現不規范的情況。

⑷ 金額準確性：傳統報銷方式計算報銷金額仍然是人工計算，即便是有費用管理系統的單位能做到將各項不同費用進行自動匯總，但對于報銷人而言，卻依然需要手工將自己消費所獲得的票據金額，一筆一筆地輸入進電子報銷單中，這樣的操作過程難免金額出錯，審核人員還要對報銷單中的每一筆明細核對票據上的金額，確保一分錢都不出錯。因此，缺乏人工智能的費用管理系統只能加強流程的管控，但是工作效率的提升還存在較大的局限性。

1.1.3 費用數字治理與洞察能力不足

傳統費用管理信息系統缺乏有效工具將發票、單據、費用合同等財務資料進行結構化應用，形成數據資產。數據標準化程度不高，多維對比分析支撐不足，不利于數據驅動費用決策的實現，并且還缺乏費用數據可視化分析工具，無法全方位實時把控費用報銷數據，驅動費用管理決策。

1.2 費用管理創新發展方向

當前，財務管理正在朝著智能化的方向進步，這種新興潮流為現行的財務管理提供了全新的發展契機，但也引發了全新的考驗。通過實施智能化的財務管理，我們不只是能夠降低員工的壓力，優化財務管理體系，還能增強財務數據的全面性和精確度。所以，公司有必要實行適當的策略，確保財務管理朝著智能化的方向穩步進步。

1.2.1 大數據、財務云方向

隨著互聯網和IT的發展，通過智能化的財務管理，我們有能力把稅務部門、證券監督委員會、審計部門和云端、和第三方服務平臺連接起來，從而達到信息的共享，并對所有的組織和機構的財務活動提供必要的幫助。

1.2.2 財務智能化方向

職員即刻地記載和保存財務信息，并且，任何一位職員都無法對這些財務信息進行修改。智慧的財務管理不只體現在創新的會計制度上，也有助于推動智慧的合約持續成長，確保其實際應用。通過使用智能協議，我們可以根據預設的時間段來自動完成工作，并且在這個過程中避免了人工介入，從而降低了人為的干擾。

1.2.3 財務共享方向

持續進步的智能化財務管理有助于增強企業運營的效益和品質，同時，由于智能科技的運用，財務管理的職責也在相應地進行調整。傳統的財務管理體系已經難以滿足智能化財務管理的要求，因此，公司在執行財務職責時，把財務管理活動中產生最大價值的部分從財務部門獨立出來，并把它們安排到集團公司或者業務領域，讓財務工作和業務進行融合共享，有利于產生更大的效益和價值。

2 人工智能技術體系概述

人工智能按照其所發揮領域可分三大類，即感知智能、運算智能、認知智能，通過三大類的有機結合，賦能財務各個領域的應用。

感知智能，是對人類視覺、聽覺和觸覺等感知能力的模擬，以計算機視覺和語音識別為代表；運算智能，是對人類大腦計算和記憶存儲能力的模擬，主要體現為對數據的計算和存儲；認知智能，是機器對人類大腦中理解、學習和推理能力的模擬，機器學習可以理解為真正具備“學習”能力的機器系統。

3 人工智能技術在企業費用管理中的應用場景

3.1 智能票據識別

利用人工智能技術對票據進行自動識別和信息提取，可以大大提高票據處理的效率和準確性，減少人工干預和錯誤。其原理主要是基于深度學習和計算機視覺技術，通過對大量的票據圖片進行訓練和學習，模型可以自動識別和提取票據中的關鍵信息，如金額、日期、發票號等。同時，還可以對票據的真偽進行鑒別，有效防止虛假票據的流入。

3.2 智能報銷填單

利用人工智能技術自動填寫報銷單據，減少人工填寫和審核的工作量，提高報銷效率和準確性。結合智能票據識別技術，將已經提取的發票信息自動填寫到報銷單據模板中，同時還可以對報銷單據中的信息進行校驗，確保信息的準確性和合規性。這提高了報銷的效率和準確性，減少了人工填寫和審核的錯誤，并能促進報銷流程審批程序的簡化，降低管理成本。

3.3 智能單據稽核

利用人工智能技術對單據進行自動化稽核和審核，減少人為錯誤和疏漏，提高單據的準確性和合規性。將以往需要財務后置審核的合規性檢查規則，前置到報銷填寫環節，讓報銷人在填單時就能得到預警和提示，無需等到審核時才發現。在稽核環節只要列出機器無法判斷的個別情況給予處理，減少錯誤和疏漏，極大減少審核時間和成本，提高效率和管理水平。

3.4 智能紙電對比

利用人工智能技術對紙質文檔和電子文檔進行自動化對比和分析，以發現其中的差異和相似之處，提高文檔處理的效率和準確性，減少人工對比和審核的工作量。基于自然語言處理和計算機視覺技術，通過對紙質文檔和電子文檔進行掃描和轉換，模型可以自動識別和提取文檔中的關鍵信息，如文字、表格、圖片等，并將其進行比對和分析。

3.5 智能財務核算

基于大數據和機器學習技術，通過對大量的財務數據進行訓練和學習，模型可以自動識別和提取數據中的關鍵信息，如收入、成本、費用以及部門、客戶、供應商等會計核算檔案，并將其進行分類、歸集和分析之后，按照財務核算的規則自動生成記賬憑證。

3.6 智能憑證管理與歸檔

基于計算機視覺和自然語言處理技術，通過對會計憑證進行掃描和轉換，模型可以自動識別和提取憑證中的關鍵信息，如科目、金額、日期等，并將其進行分類、整理和歸檔。

4 企業實現費用管理智能化的建設路徑

4.1 轉變財務管理理念

智能化技術賦能的賦能要求轉變我們傳統的財務管理觀念和思維模式。財務人員的工作將不只是管控，更多地扮演業務支持者的角色。

4.2 創新財務管理方式

在構建公司的智能財務管理系統時，我們需要逐步達到自動化的財務管理、虛擬化的資金流動和精確的風險控制，以此來實現創新的財務管理模式。

4.3 培養復合型人才

財務機器人的應用，基礎職位的會計人員需要積極主動地學習財務管理知識，特別是在財務分析和決策方面的技能，以便盡快實現從“核算型”向“管理型”的復合型財務人員的轉變。

4.4 選擇合理的技術路線

人工智能涉及技術路線較多，常見的人工智能技術應用到財務領域包括但不限于OCR（光學字符識別）、NLP（自然語言處理）、智能語音處理（ASR）、機器學習算法、知識圖譜、機器人流程自動化（RPA）和規則引擎等。將費用報銷分類，主要依靠包括感知智能、認知智能和決策智能三個方向的技術，需要依賴相關的成熟技術，以下提出關于各個發展階段如何選擇合適的技術方案的參考性建議（表1）。

表1 各建設階段適合的技術方案

4.5 選擇適合的建設策略

企業在選定通過人工智能來提升費用管理水平的途徑后，重點在于選定合理的建設策略以達成目標。建設策略的選擇有賴于行業屬性、規模、數字化水平以及外部環境的稅票、檔案的電子化等因素的影響，以下是部分策略選擇建議：

⑴ 企業規模適中、數字化能力弱的企業，建議重構企業報賬管理和引入智能化技術建設策略。

⑵ 企業規模大且數字化能力較強的企業，建議在原有報賬系統的基礎上引入智能化技術應用，以提升費用報賬的智能化水平。

⑶ 在規劃建設路徑上，建議采用總體規劃、分步實施、試點先行、以點帶面的總體建設規劃路徑。

5 費用管理智能化帶來的財務管理價值

5.1 降本增效

智能化費用管理可以通過自動化處理和優化流程，降低企業的財務管理成本。通過自動化方式處理眾多的金融信息，把許多重復的任務委托給機器人進行自主執行，并對支出文件的合法性進行智能審查，這樣就可以使得機器人取代那些需要多個職位并且既簡潔又復雜的任務，從而降低了金融工作者的負擔，同時也提升了金融管理的效益。

5.2 提高會計質量

利用先進的技術和算法，減少人為錯誤和疏漏，提高財務數據的準確性和可靠性，滿足合規要求。智能化費用管理企業可以獲得更準確、更及時的財務數據，從而更好地掌握企業的財務狀況，為決策提供更可靠的數據支持。

5.3 促進業財融合

通過費用管理智能化，可以將業務和財務兩個環節更好地銜接起來，實現信息的互通和共享。

⑴ 自動化數據采集：通過自動化數據采集技術，將業務數據自動轉化為財務數據，減少人為干預和錯誤，提高數據的準確性和可靠性。

⑵ 實時數據分析：實現實時數據分析，及時發現業務中的問題和風險，為業務決策提供更可靠的數據支持。

⑶ 智能化預測：利用大數據和人工智能技術，對未來的業務趨勢進行預測和分析，為業務決策提供更準確、更前瞻的參考。

⑷ 過程調整：通過調整并完善商業過程，可以增強工作的效益與品質，并且還可以減少開銷與潛在的危害。

⑸ 合規性管理：更好地滿足不同國家和地區的合規性要求，減少企業的法律風險和成本。

6 結論與展望

“機器人與人工智能”與企業費用管理融合時代已經到來，這一創新的財務管理服務方式讓勞動力變得更為強大，有助于財務專業人士更高效、更優質、更安全地完成各項任務。在此背景下，人工智能的時代將在移動互聯網的基礎上邁向一個更為多樣化的新階段。疫情的影響使非接觸式經濟得以飛速增長，因此，構建“人工智能+機器人”的商業平臺，同時支持財務共享，已經成為公司數字化和智能化運作的核心。這將有助于加速企業向感知和敏捷的組織模式轉變，以適應不穩定和不確定的環境，幫助企業在危機中尋找機遇，并在變革中創造新的商業模式。在未來，互聯網、人工智能、財務管理將共同構建一個多元化的智能財務共享服務領域，而智能機器人與財務共享的融合將更有效地為社會提供服務。