高校基于財務(wù)共享模式的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)整合研究

潘至君

［摘 要］互聯(lián)網(wǎng)時代的數(shù)字信息技術(shù)賦能高校內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)，將切實保障經(jīng)濟(jì)活動合法合規(guī)、財務(wù)信息真實完整，防范舞弊預(yù)防腐敗。財務(wù)信息共享理念有利于細(xì)分財務(wù)服務(wù)對象，強(qiáng)化財務(wù)數(shù)據(jù)供給，提升財務(wù)服務(wù)效率及效果。本文立足于時代背景，探討如何將內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)與財務(wù)共享模式有機(jī)結(jié)合，增強(qiáng)內(nèi)部控制與財務(wù)服務(wù)的覆蓋性與穿透力，進(jìn)而提升高校財務(wù)監(jiān)管水平和服務(wù)效能。

［關(guān)鍵詞］高校；財務(wù)共享；內(nèi)部控制系統(tǒng)；整合

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.21.013

［中圖分類號］F233；F810.6 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）21-0042-03

0? ? ?引 言

財務(wù)共享模式下的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，具有二重基因：一是數(shù)字化內(nèi)控基因，系統(tǒng)可保障一切經(jīng)濟(jì)活動和服務(wù)受到財政制度、預(yù)算制度、內(nèi)部控制制度等管控約束；二是共享基因，系統(tǒng)可增強(qiáng)財務(wù)信息分場景、分對象、分級別的供給能力。具體而言，內(nèi)部控制信息系統(tǒng)具有業(yè)務(wù)流程固定、操作權(quán)限鎖定、規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)一致、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確規(guī)范、全程留痕可查等優(yōu)勢［1］。系統(tǒng)可通過設(shè)置業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)流程、人員權(quán)限、表單格式、時限提示等，機(jī)械式地嚴(yán)格落實制度規(guī)章，確保控制活動執(zhí)行有效。同時，財務(wù)共享要求高校以財務(wù)部門為中心，依托信息技術(shù)平臺，通過流程再造或?qū)⒇攧?wù)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化，向其他業(yè)務(wù)管理部門提供跨部門的專業(yè)財務(wù)服務(wù)［2］。為實現(xiàn)這一目標(biāo)，內(nèi)部控制信息系統(tǒng)可通過設(shè)計風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)、信息傳遞方向、可視化展示界面，定時、定點(diǎn)、定向推動數(shù)據(jù)在相關(guān)部門、管理層級、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中適配暢行，保障信息及時溝通、及時研判、及時處置，提升業(yè)務(wù)監(jiān)管水平。可見，“二重基因”聯(lián)合，將控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息溝通與監(jiān)督五要素納入一個系統(tǒng)平臺展開工作，既利于提升內(nèi)控五要素整體運(yùn)行質(zhì)量，又利于提升高校財務(wù)精細(xì)化管理水平和服務(wù)能力。

然而，高校現(xiàn)階段內(nèi)部控制尚缺乏整體布局和規(guī)劃。因此本文立足財務(wù)數(shù)字化改革實踐，探討在“大且全”的內(nèi)控系統(tǒng)建成之前，內(nèi)部控制信息系統(tǒng)整合工作如何著手才能作用于完善內(nèi)部控制，強(qiáng)化數(shù)據(jù)貫通，發(fā)揮財務(wù)價值。

1? ? ?基于財務(wù)共享模式的內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)要求

1.1? ?整合基礎(chǔ)管理數(shù)據(jù)，打通內(nèi)控系統(tǒng)全面智能管理通路

建設(shè)基于財務(wù)共享模式的內(nèi)控系統(tǒng)，首先應(yīng)摸清“家底”，再整理“家規(guī)”，最后聚焦信息交互需求、建立接口。“家底”包括人事數(shù)據(jù)、學(xué)生數(shù)據(jù)、資產(chǎn)數(shù)據(jù)、教學(xué)數(shù)據(jù)、組織架構(gòu)、職責(zé)權(quán)限等。高校應(yīng)梳理人、財、物等基本情況及對應(yīng)的管理系統(tǒng)，為構(gòu)建決策、經(jīng)辦、授權(quán)、職責(zé)分離、業(yè)績評價、資產(chǎn)資金管理、內(nèi)審監(jiān)督等控制表單的線上運(yùn)行提供統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)［3］。在此基礎(chǔ)之上整理“家規(guī)”，不僅要梳理高校的決策機(jī)制、

部門協(xié)同機(jī)制、常規(guī)業(yè)務(wù)執(zhí)行機(jī)制和紀(jì)檢監(jiān)督機(jī)制，更要分類研究各類業(yè)務(wù)內(nèi)控在執(zhí)行和整合時面臨的矛盾點(diǎn)、堵點(diǎn)和難點(diǎn)。對于相互矛盾的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行科學(xué)化再造，對于因個性化考量引起過度復(fù)雜的閾值設(shè)計或?qū)徟鞒踢M(jìn)行合理化精簡，對于人工難以執(zhí)行的風(fēng)險識別與控制流程設(shè)計程序進(jìn)行智能化作業(yè)。最后，分析設(shè)計具體業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)提供和反饋的傳輸路線，從而形成業(yè)務(wù)從發(fā)起到結(jié)算、監(jiān)管、評價、再運(yùn)用的全過程管理。

1.2? ?完善風(fēng)險管理內(nèi)容，提高內(nèi)控系統(tǒng)智慧化管理水平

基于財務(wù)共享模式的內(nèi)控系統(tǒng)在完善風(fēng)險識別與評估方面也迎來諸多機(jī)遇。數(shù)據(jù)集成推送后，有利于確保財務(wù)信息的真實性與完整性。筆者在參與完成某高校數(shù)字信息報送工作，進(jìn)行業(yè)務(wù)財務(wù)數(shù)據(jù)元素核對校驗時發(fā)現(xiàn)，業(yè)務(wù)端數(shù)據(jù)可能與財務(wù)端數(shù)據(jù)有偏差。一是由于統(tǒng)計報送口徑不一致，導(dǎo)致業(yè)財數(shù)據(jù)匹配、剔除過程復(fù)雜；二是系統(tǒng)數(shù)據(jù)表單結(jié)構(gòu)、呈現(xiàn)方式不一致，財務(wù)數(shù)據(jù)經(jīng)合理計算后制作會計分錄，數(shù)據(jù)由來在系統(tǒng)中無法直接提取；三是基于各系統(tǒng)業(yè)務(wù)合規(guī)性控制，數(shù)據(jù)錄入內(nèi)容或字段格式在業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)中不一致，或依據(jù)數(shù)據(jù)對于各歸口科室重要性不同，可能存在字段內(nèi)容缺失情況。以上情況對高校進(jìn)行風(fēng)險管理時財務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)匹配、核對、驗證造成一定程度的困難。在實際工作中，由于數(shù)據(jù)錄入時帶有一定的控制目的，數(shù)據(jù)處理并非簡單統(tǒng)一數(shù)據(jù)口徑。數(shù)據(jù)庫打通后，在原本用于實現(xiàn)控制的已有字段基礎(chǔ)上，可通過新增字段或?qū)φ毡硌a(bǔ)齊數(shù)據(jù)缺失的短板，實現(xiàn)數(shù)據(jù)稽核比對的全貫通，提升財務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量，實現(xiàn)對財務(wù)數(shù)據(jù)真實性、完整性的控制。

基于數(shù)據(jù)的補(bǔ)齊、完善、整合，財務(wù)共享后的風(fēng)險識別內(nèi)容可突破傳統(tǒng)的財務(wù)指標(biāo)、審批流程等方面的限制，實現(xiàn)跨部門數(shù)據(jù)邏輯偏差識別。若某一業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和與之對應(yīng)的財務(wù)數(shù)據(jù)在邏輯校驗時發(fā)生超出合理情況的偏差，內(nèi)控系統(tǒng)可自動警示。例如，在國有資產(chǎn)對外經(jīng)營租賃過程中，在資產(chǎn)系統(tǒng)對所有國有產(chǎn)權(quán)經(jīng)營用房進(jìn)行標(biāo)記，錄入資產(chǎn)評估價值，將該事項與計財處應(yīng)繳國庫款科目發(fā)生額進(jìn)行匹配驗證，若收入上繳率過低，則自動提醒財務(wù)人員與業(yè)務(wù)人員核實情況，從而實現(xiàn)對收入完整性的控制。又例如，某省開展對“委托業(yè)務(wù)費(fèi)”實施監(jiān)管，高校可通過相關(guān)采購合同金額與該科目實際已付款項間自動關(guān)聯(lián)、差額預(yù)警，敦促其在當(dāng)年及時支付，提升次年預(yù)算編制準(zhǔn)確度。完善風(fēng)險管理內(nèi)容需要高校業(yè)務(wù)人員將分散的管理制度有機(jī)銜接，剖析各項業(yè)務(wù)與財務(wù)間的內(nèi)在規(guī)律和疑點(diǎn)狀況，設(shè)計合理的數(shù)據(jù)模型置入內(nèi)控系統(tǒng)，智能探測異常、發(fā)現(xiàn)問題，及時診斷基層治理的管理漏洞與差錯。

1.3? ?補(bǔ)充數(shù)據(jù)分析展示可視化界面與數(shù)據(jù)推送功能，提高數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化利用效率

動態(tài)可視的圖表展示、色塊展示有利于更為醒目、簡單、有效地傳遞信息，用于督促信息使用者對信息讀取、利用、轉(zhuǎn)化。可按照學(xué)院、學(xué)科、年月、不同業(yè)務(wù)屬性展開分析與展示。不斷優(yōu)化展示內(nèi)容，貼近數(shù)據(jù)利用需求，提升歷史數(shù)據(jù)對未來管理決策的指導(dǎo)作用。例如，當(dāng)前各高校已啟用智能財務(wù)線上報銷簽審程序，極大提升了財務(wù)數(shù)據(jù)與審批數(shù)據(jù)的集成度，但是數(shù)據(jù)集中在財務(wù)端后，分析展示的可視化程度尚低，仍需人為導(dǎo)出數(shù)據(jù)后在電腦軟件中進(jìn)行數(shù)據(jù)處理、制作圖表進(jìn)而對數(shù)據(jù)分類分析。啟用數(shù)據(jù)分析展示界面，可一鍵動態(tài)展示數(shù)據(jù)，用系統(tǒng)算力替代人力，節(jié)約精力、提升時效。

財務(wù)共享理念下，數(shù)據(jù)分析結(jié)果可實現(xiàn)定向傳遞，對于存疑情況可自動依據(jù)程序判斷向業(yè)務(wù)歸口部門、國資、人事、紀(jì)檢等部門對接人推送。例如，可提取對方單位發(fā)票、發(fā)票編號和采購金額信息，識別化整為零規(guī)避采購流程風(fēng)險，推送至采購、國資部門系統(tǒng)對接人；提取勞務(wù)費(fèi)發(fā)放對象身份、發(fā)放單價、發(fā)放次數(shù)信息，識別違規(guī)發(fā)放勞務(wù)費(fèi)風(fēng)險，推送至項目歸口部門系統(tǒng)對接人。情況推送后，接收部門及時發(fā)起調(diào)查處置，并在系統(tǒng)中分類登記，備案管理。

2? ? ?財務(wù)共享模式下高校財務(wù)端內(nèi)部控制信息化建設(shè)探索

總體上，在設(shè)計高校財務(wù)端內(nèi)控平臺運(yùn)行流程時，應(yīng)注重“五個有”：有基本制度保障、有運(yùn)行數(shù)據(jù)支撐、有數(shù)據(jù)分析總結(jié)、有內(nèi)控定期評價、有反饋完善落實，形成內(nèi)部控制制度設(shè)計、運(yùn)行、檢查、完善的完整鏈條和動態(tài)閉環(huán)，促進(jìn)管理成效的提升。財務(wù)端內(nèi)部控制信息化平臺構(gòu)建的內(nèi)容如表1所示。

在財務(wù)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)層面上，應(yīng)縱觀預(yù)算執(zhí)行管理全過程，主要圍繞預(yù)決算管理、收支管理、債權(quán)債務(wù)管理，分解相關(guān)管理制度中的內(nèi)部控制要求。對于未在預(yù)算系統(tǒng)、智能報銷系統(tǒng)、票據(jù)管理系統(tǒng)、財務(wù)做賬系統(tǒng)等相關(guān)業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)中體現(xiàn)的內(nèi)控活動，可利用內(nèi)控平臺的數(shù)據(jù)集成屬性，增設(shè)程序控制，以彌補(bǔ)控制缺陷，防止內(nèi)控缺失或流于形式。

在風(fēng)險識別的指標(biāo)數(shù)據(jù)模塊，內(nèi)控平臺可將財務(wù)各子系統(tǒng)與采購、資產(chǎn)、學(xué)生、人事、科研、合同等業(yè)務(wù)系統(tǒng)銜接，對財務(wù)相關(guān)行為及會計科目的管理深度挖掘，提升財務(wù)數(shù)據(jù)對從項目立項、預(yù)算編報，到經(jīng)費(fèi)執(zhí)行、借款、采購、報銷，最終賬實分析、績效評價的預(yù)算執(zhí)行全過程的透視能力。例如，可提取已有各類系統(tǒng)中的關(guān)聯(lián)信息，用于支撐以人為維度的預(yù)借票據(jù)控制、校內(nèi)人員勞務(wù)費(fèi)發(fā)放控制，以支付對象為維度的經(jīng)費(fèi)報銷控制、預(yù)付賬款控制、勞務(wù)費(fèi)發(fā)放控制，以項目為維度的赤字管理控制、預(yù)算申報控制、執(zhí)行率控制，以歸口部門為維度的應(yīng)收賬款控制、績效目標(biāo)控制等日常內(nèi)部控制目標(biāo)，提高預(yù)算管理水平和資金使用績效。

設(shè)計風(fēng)險導(dǎo)向的內(nèi)部控制程序可采取以下四個步驟。首先，對各項目、預(yù)算、科目進(jìn)行制度分解梳理；其次，設(shè)計控制對象，以明確系統(tǒng)控制的數(shù)據(jù)字段；再次，在明確對象后，設(shè)定對該字段的控制內(nèi)容、閾值或程序；最后，設(shè)計在數(shù)據(jù)匯總和分析后出現(xiàn)異常情況的顯示方式和推送對象（如圖1所示）。

例如在財務(wù)行為管理中，對預(yù)借票據(jù)控制，控制對象為借票人、借票單位，設(shè)定閾值為期限和頻次，統(tǒng)計對象為借票次數(shù)和天數(shù)，異常情況將推送至財務(wù)部門、借票人、歸口部門，用于控制借票、提醒回款；對勞務(wù)費(fèi)發(fā)放控制，控制對象為發(fā)放對象，設(shè)定閾值為發(fā)放對象合理年齡、次數(shù)、職務(wù)或職稱及對應(yīng)的單位標(biāo)準(zhǔn)，異常情況推送至人事處、歸口部門，用于識別勞務(wù)費(fèi)發(fā)放異常情況；對預(yù)付賬款控制，控制對象為支付對象，設(shè)定閾值為預(yù)付頻次、天數(shù)，異常情況推送至財務(wù)部門、采購部門、工程部門等，用于及時驗收結(jié)算、預(yù)防資金流失；對項目經(jīng)費(fèi)執(zhí)行控制，控制對象為重點(diǎn)監(jiān)測項目，設(shè)定閾值為序時執(zhí)行率或計劃進(jìn)度執(zhí)行率，異常情況推送至項目負(fù)責(zé)人、項目歸口管理部門，用于識別資金執(zhí)行過緩或停滯、安排資金統(tǒng)籌、績效結(jié)果運(yùn)用；對項目赤字控制，控制對象為赤字項目，設(shè)定閾值為赤字金額和期限，異常情況推送至財務(wù)部門，用于及時清理超預(yù)算開支情況。還可通過跨年度、跨部門數(shù)據(jù)的提取、匯總、統(tǒng)計，一鍵形成圖解的異常情況分析報告，提高領(lǐng)導(dǎo)層決策的針對性和科學(xué)性。

3? ? ?結(jié)束語

總體而言，內(nèi)部控制信息化整合工作的目標(biāo)是實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)活動的全局控制，內(nèi)含信息采集功能、文件標(biāo)準(zhǔn)模塊、風(fēng)險評估體系、審批決策流程、監(jiān)督評價能力等［3］。由于整合工作量龐大、細(xì)節(jié)繁多，本研究將財務(wù)作為內(nèi)控信息化建設(shè)的切入點(diǎn)，在對接實際業(yè)務(wù)需求的過程中，不斷解決基礎(chǔ)數(shù)據(jù)問題，由點(diǎn)到線、由線到面分步完善系統(tǒng)功能，增強(qiáng)信息輻射力，從而提升精細(xì)化管理水平與服務(wù)決策的能力。

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