職業(yè)學(xué)校檔案信息資源開發(fā)利用的研究

文/安徽阜陽農(nóng)業(yè)學(xué)校 陳曉芳

我國現(xiàn)代職業(yè)學(xué)校教育發(fā)展至今，已有一百多年的歷史。職業(yè)教育的發(fā)展對社會、經(jīng)濟、文化發(fā)展有著重要的推動作用。當(dāng)前，職業(yè)學(xué)校發(fā)展對今后的教育體制改革、教育教學(xué)創(chuàng)新等，產(chǎn)生不可忽視的促進意義。職業(yè)學(xué)校“發(fā)展史”檔案資源的運用，如1902 年頒布的《壬寅學(xué)制》、1917 年成立的“中華職教社”、1996 年中國第一部《中華人民共和國職業(yè)教育法》等，都標(biāo)志著中國職業(yè)教育逐步向著現(xiàn)代化、科技化方向發(fā)展。在尊重歷史、研究歷史以及借鑒歷史的情況下，職業(yè)學(xué)校發(fā)展將逐漸實現(xiàn)“為社會培養(yǎng)高端技術(shù)人才”的目標(biāo)，持續(xù)推動中國特色社會主義事業(yè)發(fā)展。職業(yè)學(xué)校的發(fā)展離不開檔案資源開發(fā)與利用，重視對職業(yè)學(xué)校檔案資源的整理、功能開發(fā)，如借助現(xiàn)代信息科技、大數(shù)據(jù)技術(shù)，將檔案資料有效存儲于信息技術(shù)相關(guān)設(shè)施設(shè)備中，甚至是“云空間”，使檔案資料的保存時效延長，利于信息保存、管理的同時，為社會職業(yè)教育發(fā)展提供“歷史”數(shù)據(jù)支持。從當(dāng)前各職業(yè)學(xué)校檔案信息資源整體開發(fā)利用情況來看，還有很大的發(fā)展、提升空間。無論是檔案資料的保存、管理方式，還是檔案資源共享、開發(fā)、利用等方面，都尚有不足之處。如部分職業(yè)學(xué)校仍以紙質(zhì)檔案資料保存、管理為主，未有效引入大數(shù)據(jù)技術(shù)等，由此阻礙了“信息共享”模式的建立，降低了檔案信息資源的利用價值。因此，還需在認(rèn)識到檔案資源管理重要性的基礎(chǔ)上，進一步結(jié)合現(xiàn)代科技創(chuàng)新資源管理、應(yīng)用方式，提高應(yīng)用效果。

一、職業(yè)學(xué)校檔案信息資源開發(fā)利用的原則

職業(yè)學(xué)校檔案信息資源開發(fā)利用的優(yōu)勢，主要體現(xiàn)在為職業(yè)學(xué)校發(fā)展決策提供參考、為編史修志提供原始資料、為各類評估檢查提供參考依據(jù)等方面。強調(diào)合理開發(fā)、利用職業(yè)學(xué)校檔案信息資源的過程中，還需重視從遵守相應(yīng)的管理原則出發(fā)，確保檔案信息資源管理安全。

注意遵循便捷性、關(guān)聯(lián)性以及開放性等原則，便于提升檔案信息資源在整體的應(yīng)用價值[1]。其中，便捷性主要針對檔案資源數(shù)量龐大，應(yīng)用起來不夠方便而言。對職業(yè)學(xué)校檔案信息資源進行便捷化處理，如借助信息技術(shù)對其進行管理改進，便于師生即刻應(yīng)用，能夠極大地激發(fā)其應(yīng)用興趣，保持檔案信息資源的應(yīng)用活力。關(guān)聯(lián)性原則是指在檔案資源開發(fā)利用過程中，應(yīng)進行分門別類的處理，保持檔案資源之間的相互關(guān)聯(lián)。如教學(xué)方法、課程設(shè)計以及教學(xué)管理等檔案資料之間的關(guān)聯(lián)性應(yīng)予以強化，便于進一步研究教學(xué)方法改進方案等，提升職業(yè)學(xué)校育人水平。開放性原則是指在職業(yè)學(xué)校檔案信息資源開發(fā)利用的過程中，應(yīng)從開放創(chuàng)造的角度出發(fā)，以開放的環(huán)境建設(shè)，促使檔案信息資源的開發(fā)利用更具活力，便于創(chuàng)造更大價值。

二、職業(yè)學(xué)校檔案信息資源開發(fā)利用面臨的困境

結(jié)合多年工作經(jīng)驗以及當(dāng)前職業(yè)學(xué)校檔案工作現(xiàn)狀來看，職業(yè)學(xué)校檔案信息資源開發(fā)利用工作的開展，主要面臨的困境體現(xiàn)在以下幾方面：

（一）開發(fā)利用意識薄弱。職業(yè)學(xué)校辦學(xué)目的，是為社會培養(yǎng)更多優(yōu)秀的技術(shù)職業(yè)人員，助力社會技術(shù)發(fā)展及應(yīng)用。整個辦學(xué)過程中，似乎更加注重對學(xué)生進行專業(yè)技能的培養(yǎng)，對院校自身的軟件設(shè)施建設(shè)重視程度不足。如對檔案信息資源的重視程度相對薄弱，未認(rèn)真對待檔案資源開發(fā)、利用工作。究其根本，在于對檔案資源應(yīng)用價值的忽視，以致資源開發(fā)、應(yīng)用力度不足，相應(yīng)的設(shè)施、體系不夠完善。

（二）重視館藏輕視利用。檔案信息資源與職業(yè)學(xué)校發(fā)展之間，實際具有“相輔相成”的關(guān)系。注重檔案信息資源開發(fā)的情況下，對檔案收集、整理、保存以及管理等工作的重視程度就會相對較高，檔案資源完整性、創(chuàng)新性越強，能夠為院校提供更為可靠的發(fā)展規(guī)劃服務(wù)。而就當(dāng)前具體了解的情況來看，部分職業(yè)學(xué)校對檔案信息的態(tài)度仍停留在“重館藏、輕利用”層面，未對檔案資源的價值進行更為深層的挖掘，使得整個資源管理過程不具備完善性，削弱了檔案信息資源的管理價值[2]。

（三）開發(fā)利用手段欠缺。如前所述，職業(yè)學(xué)校對檔案信息資源的認(rèn)識，多停留于“重館藏”層面，資源開發(fā)、利用的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足，很難對信息資源予以更為有效地利用，要想呈現(xiàn)出有用的價值更是無從談起。如很多職業(yè)學(xué)校仍未引進信息管理系統(tǒng)，對檔案資料的管理仍處于“紙質(zhì)管理”階段，檔案資料的查閱、管理以及應(yīng)用相對煩瑣。長此以往，會降低學(xué)校教職工、師生的應(yīng)用熱情，對檔案信息資源自身發(fā)展不利，對院校的發(fā)展也將產(chǎn)生不利影響[3]。

二、職業(yè)學(xué)校檔案信息資源創(chuàng)新開發(fā)利用策略

職業(yè)學(xué)校檔案信息的具體開發(fā)與利用，應(yīng)該從有效保存、管理以及信息共享等層面展開，借助現(xiàn)代信息科技，將檔案資源有效保存于信息系統(tǒng)中，借助大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)，對檔案資源進行深度開發(fā)與利用，提高資源共享性，便于職業(yè)學(xué)校間信息互通，共同研究職業(yè)教育發(fā)展問題，為職業(yè)學(xué)校未來發(fā)展規(guī)劃提供信息資源助力。

（一）重視強化檔案信息資源基礎(chǔ)工作。開展檔案信息資源開發(fā)、利用工作，應(yīng)該從基礎(chǔ)的信息保存、整理、保管角度入手，保障信息完整、可靠，為后續(xù)信息資源的利用奠定基礎(chǔ)。具體還需加大經(jīng)費投入，注重完善檔案信息化管理設(shè)施，提高檔案信息資源開發(fā)、利用意識，為檔案信息資源開發(fā)利用提供可靠的基礎(chǔ)服務(wù)。如學(xué)校檔案閱覽室、展覽室的建設(shè)，學(xué)校檔案內(nèi)容的豐富性等，都可以在資金、技術(shù)支持下，得到進一步提升。建立專門的檔案閱覽室，有利于用戶提高檔案閱覽效率。尤其在應(yīng)用需求下，閱覽室查閱環(huán)境相對專一，類目條理清晰、規(guī)范程度高，用戶查詢到相應(yīng)資料的時間能夠明顯縮短。不僅如此，在現(xiàn)代信息技術(shù)的支持下，在學(xué)校檔案閱覽室中引入檢索系統(tǒng)，可以提高資料查詢效率。當(dāng)然，這些也都需要在專業(yè)且完善的制度支持下得以實現(xiàn)。具體還需依據(jù)學(xué)校對檔案信息閱覽室的定位，結(jié)合日常工作類型、性質(zhì)，合理構(gòu)建制度體系，為檔案資源的收集、整理以及保存、管理提供可靠的制度支持。如針對整理保存，制定“完整程度調(diào)查”“破損處理”制度，將相應(yīng)整理、保管責(zé)任落實到個人，敦促其創(chuàng)新制定工作方案，確保檔案資料收集整理全面，保管機制完善，整體確保工作得以充分保障。此外，針對資料閱覽、借閱等行為，可設(shè)置相應(yīng)的“借還登記”制度，核實借閱人、借還日期、有否不良借閱記錄等信息，確保閱覽室日常經(jīng)營管理科學(xué)、規(guī)范，保證其整體的安全性、可靠性[4]。建立展覽室，主要陳列、展覽院校相關(guān)及相應(yīng)的歷史資料、教育事跡以及優(yōu)秀師生獎?wù)?、作品等，便于每一個在校學(xué)生都能夠借助展覽室，了解院校發(fā)展歷史，學(xué)習(xí)當(dāng)中的可貴品質(zhì)，對以自身的成長與發(fā)展產(chǎn)生積極意義。具體可以學(xué)校發(fā)展歷程為主線，融合院校辦學(xué)理念、宗旨，以圖文、實物結(jié)合展示的方式，幫助學(xué)生更好地了解學(xué)校。

（二）創(chuàng)建以編研為中心的檔案工作室。編研檔案信息內(nèi)容，是促使檔案資源創(chuàng)新開發(fā)、利用的關(guān)鍵。具體可以考慮建立專門的、以編研為中心的檔案工作室，旨在對院校檔案信息資源進行全面、深入的研究，進一步提升檔案資源管理價值。檔案室建立在上述資金、設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，積極收集、整理教學(xué)大綱、教學(xué)管理制度、內(nèi)容以及教學(xué)實踐行為、教學(xué)方法、課程開設(shè)情況等，建立完整的資源數(shù)據(jù)庫，將所有與院校發(fā)展相關(guān)信息資源納入數(shù)據(jù)庫中，對檔案資源進行有效的管理[5]。研究檔案具體內(nèi)容，將其分門別類納入不同研究范圍。如研究各專業(yè)教育教學(xué)方法時，需要結(jié)合教學(xué)管理、實踐以及課程等相應(yīng)內(nèi)容。如此一來，就需要在研究領(lǐng)域，匯集相應(yīng)檔案內(nèi)容，便于綜合考慮教育教學(xué)方法創(chuàng)新工作。對于院校從事的科研內(nèi)容，更要對檔案信息予以高度重視。對于一些跨年度的項目，容易出現(xiàn)“錯漏”問題，就要提前采取相應(yīng)預(yù)防性措施，避免真正發(fā)生“錯漏”，影響整個項目立項、研究發(fā)展以及結(jié)題。就不同科研項目立項情況，應(yīng)予以分別處理，為相關(guān)活動開展提供可靠的數(shù)據(jù)支持。

此外，還應(yīng)重視名人、實物以及綜合文書檔案的研究整理工作。在檔案工作室中，積極開發(fā)名人檔案、實物檔案等。研究保存、整理方法、工作流程，確保能夠?qū)⑵渫暾⑼昝莱尸F(xiàn)出來，為院校師生教、學(xué)提供支持。尤其在名人事跡、實物例證的支持下，所受激勵效果將更加明顯。

（三）重視在開發(fā)利用中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)。借助現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行開發(fā)利用，主要站在“信息共享”角度，分析信息技術(shù)與資源內(nèi)容的融合度，考慮將檔案信息納入信息技術(shù)系統(tǒng)中，便于對其進行更為可靠的共享、開發(fā)與利用。如在院校網(wǎng)絡(luò)主頁中，開辟出一角——校園發(fā)展史，將學(xué)校發(fā)展相關(guān)的內(nèi)容展示于該模塊，便于師生第一時間借助大數(shù)據(jù)平臺獲取相應(yīng)的歷史發(fā)展資料。將信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)、云計算等技術(shù)融合應(yīng)用于這一過程，構(gòu)建、完善大數(shù)據(jù)檔案分享平臺，與學(xué)校閱覽室、展覽室以及圖書館、各個教學(xué)系統(tǒng)等聯(lián)合起來，形成校園“網(wǎng)絡(luò)”，便于以需求為導(dǎo)向的師生應(yīng)用。同時，也提高了整體的服務(wù)效率、效果，促使整體便利性提升[6]。當(dāng)然，技術(shù)的應(yīng)用不能止步于此，也可以借助檔案管理需求研究，促使檔案信息研究人員結(jié)合具體發(fā)展需求對技術(shù)系統(tǒng)進行個性化的改造，促使其信息檢索、信息閱覽以及信息應(yīng)用各個功能均可滿足不同的師生應(yīng)用需求，確保提升檔案資源的管理價值。

此外，對于校際合作，也可以借助此類平臺實現(xiàn)無障礙溝通，提高合作效率。如定期開展職業(yè)學(xué)校校際教研活動，組織師生、教職工等交流、合作，便于更多了解當(dāng)前的社會發(fā)展現(xiàn)狀、發(fā)展需求[7]。與此同時，可借助此類平臺，建立檔案資源共享機制，便于高校與企業(yè)之間相互了解，建立良好的校企合作關(guān)系，促使深層對接，深化企業(yè)與院校之間更為廣泛的合作，為企業(yè)提供實際的人才、技術(shù)支持，同時獲得更大的企業(yè)實訓(xùn)助力。在具體校企合作模式中，也可以借助這一條件，對學(xué)生進行全方位、全過程的現(xiàn)實教學(xué)監(jiān)督、指導(dǎo)，便于廣泛、有效采集模式運行信息，形成校企合作檔案，為后續(xù)合作創(chuàng)新提供檔案數(shù)據(jù)支持。

（四）重視加強檔案資源管理人才培養(yǎng)。人才是支持檔案管理創(chuàng)新、檔案資源得到有效開發(fā)、利用的關(guān)鍵。針對職業(yè)學(xué)校檔案信息資源開發(fā)與利用問題，建議積極引進、培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)人才，彌補當(dāng)前檔案管理工作中的不足。結(jié)合院校實際教學(xué)管理特點，對檔案資源管理、開發(fā)等，提出可靠改進建議，助力提升檔案信息管理、開發(fā)水平[8]。具體可以從“內(nèi)部培養(yǎng)+外部引進”角度出發(fā)，關(guān)注檔案管理最新前沿科技，結(jié)合實際需求，明確招聘條件，合理引進檔案管理高端技術(shù)人才。此外，重視培養(yǎng)現(xiàn)有人員的檔案管理、資源開發(fā)能力，通過組織開展培訓(xùn)活動，為其提供學(xué)習(xí)、提升機會，甚至將其與人員晉升問題聯(lián)系起來，通過為人員提供晉升機會，激發(fā)人員工作熱情、創(chuàng)新活力[9]。

不僅如此，在內(nèi)外雙向發(fā)展的情況下，引進的高端專業(yè)人才，能夠帶動已有的工作人員，一定程度激勵其創(chuàng)新、學(xué)習(xí)，不斷提升自己。而已有工作人員的經(jīng)驗，也可以幫助新進人員盡快熟悉工作內(nèi)容及工作環(huán)境，促使其更快地找出創(chuàng)新點。在院校檔案信息資源管理工作創(chuàng)新、資源開發(fā)、利用過程中，發(fā)揮更大且積極的作用。

三、結(jié)語

綜上所述，職業(yè)學(xué)校檔案資源創(chuàng)新開發(fā)、利用，對現(xiàn)代社會的發(fā)展具有明顯的促進作用。當(dāng)前社會對職業(yè)學(xué)校教育教學(xué)機制的重視程度愈發(fā)提高，考慮到科技興邦、信息共享等問題，需要重視開發(fā)職業(yè)學(xué)校教育資源，為學(xué)生提供可靠的技術(shù)教育環(huán)境。重視職業(yè)學(xué)校檔案資源的開發(fā)與應(yīng)用，借助現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，將檔案信息資源管理與大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、云計算以及區(qū)塊鏈技術(shù)等結(jié)合起來，保證檔案資源管理更加可靠，避免紙質(zhì)檔案長時間保存出現(xiàn)的“破損”“老化”問題。在各類信息技術(shù)的支持下，檔案資源共享效果也會愈發(fā)明顯，成為可靠的“史料”，對院校自身戰(zhàn)略規(guī)劃、發(fā)展及學(xué)生個體專業(yè)技術(shù)學(xué)習(xí)和發(fā)展、社會經(jīng)濟和文化發(fā)展都將產(chǎn)生相對積極、可靠的支持作用。