就業(yè)視角下高校學(xué)生檔案管理工作研究

文/長春財經(jīng)學(xué)院 李賀

自2008 年開始，學(xué)生檔案管理正式步入制度化和正規(guī)化，這一變化讓學(xué)生檔案合理利用并作用于就業(yè)等方面提供了可能。大學(xué)是培養(yǎng)社會所需的人才的搖籃，在培養(yǎng)學(xué)生專業(yè)能力的同時，還要鍛煉其就業(yè)素養(yǎng)，促進(jìn)就業(yè)。學(xué)生檔案記錄了學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)這一過程，這與日后的就業(yè)工作息息相關(guān)，緊密地聯(lián)系這個職業(yè)生涯發(fā)展。針對當(dāng)前競爭日益激烈的就業(yè)環(huán)境，高校應(yīng)以就業(yè)服務(wù)為基準(zhǔn)，站在就業(yè)視域下加強(qiáng)學(xué)生檔案管理工作，借助其功能作用降低就業(yè)壓力，最終實現(xiàn)促進(jìn)就業(yè)目標(biāo)。

一、探討學(xué)生檔案管理在就業(yè)中的地位作用

（一）全面記錄就業(yè)前的各類信息，促進(jìn)大學(xué)生綜合素質(zhì)的提升。學(xué)生檔案是終身制的，大學(xué)期間，學(xué)生的學(xué)習(xí)生活軌跡、參加的各類實踐活動均將如實記錄在學(xué)生檔案中，進(jìn)而組成學(xué)生的成長經(jīng)歷。而高校的根本任務(wù)在于立德樹人，培養(yǎng)“德、智、體、美、勞”全面發(fā)展的高素質(zhì)人才，通過落實學(xué)生檔案管理工作，一方面滿足社會對人才的了解、選拔、任用、考核需求，另一方面也約束著學(xué)生的生活學(xué)習(xí)行為，使其主動規(guī)范自身行為，在該情況下，學(xué)生的綜合素質(zhì)將得到有效提升。高校學(xué)生檔案管理在促進(jìn)學(xué)生綜合素質(zhì)提升方面發(fā)揮的作用體現(xiàn)在以下幾方面：第一，高校老師注重采取檔案的方式開展差別化的教育與培養(yǎng)，此時的學(xué)生檔案是教學(xué)工作開展的輔助道具，對學(xué)生具有約束與引導(dǎo)作用。第二，健全、真實的學(xué)生檔案是學(xué)生畢業(yè)后就業(yè)時的“敲門磚”，可看作求職籌碼，能夠為學(xué)生選擇工作、應(yīng)聘崗位時贏得更多機(jī)會，擴(kuò)大其求職空間。為實現(xiàn)順利就業(yè)，學(xué)生將主動完善自身檔案，提高自身素養(yǎng)，以期在就業(yè)求職中提升自身的競爭力。

（二）服務(wù)學(xué)生就業(yè)，吸引用人單位的關(guān)注。目前，為緩解學(xué)生就業(yè)壓力，高校往往會采取先進(jìn)的管理方式確保檔案內(nèi)容完整、真實，為畢業(yè)學(xué)生增加就業(yè)機(jī)會。在我國教育管理體制改革與就業(yè)體制改革日益深化的背景下，學(xué)生就業(yè)的基本方式不再是單向抉擇，而是“供需見面、雙向選擇”。在該方式下，春招、秋招等招聘會是主要形式，而這建立在企業(yè)與高校的合作上，在該情況下，經(jīng)校方管理的學(xué)生檔案材料具有一定權(quán)威性，這成為畢業(yè)學(xué)生與用人單位“雙向選擇”的可靠保障。通常狀況下，用人單位在選擇人才時往往會先采集畢業(yè)生信息，查看其檔案材料，以此實現(xiàn)對學(xué)生綜合素質(zhì)的相對準(zhǔn)確的評估，最后確定面洽人選。在該過程中，學(xué)生檔案材料發(fā)揮著重要作用，是吸引用人單位的主要材料，完善、良好的檔案管理使學(xué)生具有更多選擇用人單位的機(jī)會[1]。

（三）提供保障作用，落實大學(xué)生相關(guān)合法權(quán)益。目前，雖然不少用人單位與高校形成接洽關(guān)系，但是用人單位的差異性，使得學(xué)生需要面對不同情況，比如一些用人單位在錄用學(xué)生后不調(diào)檔案、不落戶口，畢業(yè)生對這方面內(nèi)容本就知之甚少，使得一些畢業(yè)生缺乏自身檔案管理、檔案完善的重視。與此同時，我國人事制度改革不斷深入，人事管理的規(guī)范化水平越來越高，無論是畢業(yè)生的落戶、社會保險的辦理，還是定級轉(zhuǎn)正、職稱申報，都會涉及學(xué)生人事檔案的查閱。因此，對于大學(xué)生就業(yè)而言，檔案管理直接關(guān)系到其日后發(fā)展，包括是否能夠順利畢業(yè)、是否具有升學(xué)與考公的機(jī)會等，做好畢業(yè)生就業(yè)后檔案投遞管理工作有助于保障學(xué)生就業(yè)后的個人合法權(quán)益。

二、分析高校學(xué)生檔案管理在就業(yè)方面的不足

（一）觀念相對落后，服務(wù)意識較低。經(jīng)過上述高校學(xué)生檔案管理在就業(yè)服務(wù)方面的地位作用探討后，明確了檔案資料在學(xué)生就業(yè)方面的價值意義，但是目前在學(xué)生檔案管理方面，仍存在一些問題，其主要體現(xiàn)在觀念、服務(wù)意識等方面，不利于學(xué)生檔案資料功能作用的發(fā)揮，無法為學(xué)生就業(yè)提供服務(wù)幫助。1.管理主體觀念相對滯后。對于高校學(xué)生檔案管理而言，其主體主要指向管理人員和校領(lǐng)導(dǎo)，雖然主體對學(xué)生檔案管理認(rèn)識到此項工作具有一定重要性，但常出現(xiàn)“說起來重要、排起來次要”的現(xiàn)象。當(dāng)校領(lǐng)導(dǎo)不夠重視這一管理工作時，較難推動整項工作融入高校檔案管理的整體規(guī)劃體系中，久而久之，學(xué)生檔案管理內(nèi)容、規(guī)章制度、程序等將愈發(fā)滯后、模糊。學(xué)生檔案管理人員在長期不受重視的情況下，愈發(fā)看輕自身工作崗位，進(jìn)而敷衍開展相關(guān)工作，不具有主動服務(wù)學(xué)生就業(yè)的意識，這嚴(yán)重影響了學(xué)生檔案資料對學(xué)生就業(yè)的作用發(fā)揮[2]。2.管理客體意識相對薄弱。對于高校學(xué)生檔案管理的客體而言，其主要指向廣大學(xué)生。對于學(xué)生而言，在未踏入社會之前，對就業(yè)、職業(yè)規(guī)劃、檔案調(diào)用等方面的了解不夠深入，雖然具有重視檔案資料的意識，但不具備檔案利用與管理意識。學(xué)生作為檔案管理的客體，往往對檔案管理的了解深度較淺，管理意識相對薄弱，在該情況下，即便就業(yè)求職也缺乏檔案的利用，不利于檔案管理就業(yè)服務(wù)功能的充分發(fā)揮。

（二）管理人員專業(yè)水平相對較低。除了意識上的缺乏，高校檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，導(dǎo)致管理質(zhì)量相對較低，難以提供較高水平的學(xué)生就業(yè)服務(wù)。尤其一些院校，其學(xué)生檔案管理人員多數(shù)是兼職人員，在精力、專業(yè)性等多個方面的限制下，難以開展高質(zhì)量、高效率的學(xué)生檔案管理工作，極易導(dǎo)致管理工作的失誤，比如資料不完整等。除此之外，存在相當(dāng)一部分學(xué)生檔案管理人員缺乏崗位素養(yǎng)和責(zé)任心，比如在轉(zhuǎn)遞檔案時的相關(guān)操作不夠規(guī)范，沒有通過機(jī)要渠道轉(zhuǎn)遞，缺乏檔案回執(zhí)的收集等，或是存在檔案漏發(fā)、誤發(fā)等現(xiàn)象，進(jìn)而帶來失誤，不僅沒有提供高質(zhì)量的就業(yè)服務(wù)，還對學(xué)生就業(yè)造成影響。

（三）信息化建設(shè)不足，管理效能發(fā)揮有限。對于基于就業(yè)服務(wù)高校學(xué)生檔案管理，現(xiàn)階段的信息化建設(shè)程度仍不夠高，管理方式現(xiàn)代化水平方面仍有上升空間，這也導(dǎo)致學(xué)生檔案管理的就業(yè)服務(wù)潛力未能激發(fā)到極致。具體而言，在相對落后的管理方式下，常出現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，即便是網(wǎng)絡(luò)信息化全面普及與應(yīng)用下，一些檔案管理人員尚未掌握信息化管理技術(shù)，技術(shù)運用不夠深入、充分，進(jìn)而使相關(guān)管理操作無法及時得到優(yōu)化與創(chuàng)新。或是缺乏有關(guān)信息安全的保障性建設(shè)，面對相對脆弱的信息平臺，高校缺乏保護(hù)技術(shù)的落實，進(jìn)而埋下檔案信息泄露等安全隱患，不利于高校學(xué)生檔案管理水平的提高，更無法給學(xué)生提供高效、安全的就業(yè)服務(wù)[3]。

三、圍繞就業(yè)服務(wù)研究高校學(xué)生檔案管理強(qiáng)化路徑

（一）革新檔案管理理念，強(qiáng)化就業(yè)服務(wù)意識。為使學(xué)生檔案資料能夠在學(xué)生就業(yè)期間充分發(fā)揮功能作用，應(yīng)增強(qiáng)檔案管理主體與客體的觀念意識，在此過程中應(yīng)結(jié)合時代發(fā)展對高校學(xué)生檔案管理工作思路予以及時創(chuàng)新，以此提高學(xué)生檔案資料的有效利用率。在觀念意識方面，強(qiáng)化路徑如下：1.創(chuàng)新主體管理理念，提升其服務(wù)意識。檔案管理本就是高校經(jīng)營、發(fā)展的重要管理工作，學(xué)生檔案管理作為此項工作的重要組成，屬于高校日常運營發(fā)展過程中的基礎(chǔ)性工作。因此，為緩解學(xué)生的就業(yè)壓力，提升學(xué)生綜合素質(zhì)水平，增加畢業(yè)學(xué)生的就業(yè)機(jī)會，高校領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識到學(xué)生檔案資料及其管理工作在上述目標(biāo)達(dá)成中的重要作用，應(yīng)將學(xué)生檔案管理工作的地位適當(dāng)提高。具體而言，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將學(xué)生檔案管理納入高校檔案綜合管理體系中，通過提升其制度地位營造良好的管理環(huán)境，使學(xué)生檔案管理人員感受到自身崗位的重要性，納入體系后還應(yīng)明確管理內(nèi)容、規(guī)章制度等，落實具體的崗位工作要求，規(guī)范學(xué)生檔案管理責(zé)任，融入信息化、精細(xì)化管理理念，確保學(xué)生檔案管理人員能夠規(guī)范開展學(xué)生檔案資料收集、整理與歸檔工作，不斷夯實檔案資料基礎(chǔ)。學(xué)生檔案管理人員也要充分明確自身工作對學(xué)生就業(yè)、求職的重要性，日常工作中注重資料的真實性與完善性，以此提升高校學(xué)生檔案管理水平。2.增強(qiáng)客體的檔案意識，落實多種培養(yǎng)手段。要想提高學(xué)生檔案資料及其管理工作在學(xué)生就業(yè)方面的服務(wù)作用效果，除了要加強(qiáng)高校領(lǐng)導(dǎo)與管理人員的重視，還應(yīng)增強(qiáng)學(xué)生的檔案意識，使其主動完善、美化檔案資料，正確認(rèn)識到這一資料在自身求職期間帶來的重要作用。簡單來說，學(xué)生的檔案意識的強(qiáng)弱直接關(guān)系到高校利用學(xué)生檔案管理來培養(yǎng)和教育學(xué)生、提高檔案的就業(yè)服務(wù)功能的作用效果。要想有效強(qiáng)化學(xué)生的檔案意識，可從以下幾個方面著手：第一，以新生入校繳交檔案為契機(jī)加強(qiáng)宣傳。新生入學(xué)涉及學(xué)生檔案的調(diào)用和繳交，高校可緊抓這一時機(jī)，加大力度宣傳《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)內(nèi)容，要求學(xué)生在入學(xué)之初就認(rèn)識到檔案資料的重要性，樹立檔案管理意識，明確在校期間哪些材料會進(jìn)入畢業(yè)生檔案，不斷改善自身的言行舉止，驅(qū)使自身努力學(xué)習(xí)，比如參加各類大賽、取得名次等，提升自身專業(yè)能力。第二，做好畢業(yè)前夕的檔案意識教育工作。在學(xué)生畢業(yè)前，高校應(yīng)完善就業(yè)教育，將檔案意識教育整合至此項教育工作中，同時借助多個平臺對畢業(yè)生檔案內(nèi)容、作用、用處等進(jìn)行宣傳，進(jìn)一步強(qiáng)化學(xué)生檔案管理與利用意識[4]。

（二）加強(qiáng)崗位素質(zhì)建設(shè)，提升服務(wù)能力。檔案管理人員作為學(xué)生檔案資料管理的主要人員，要想充分發(fā)揮檔案資料及其管理工作在學(xué)生就業(yè)期間發(fā)揮的功能作用，高校應(yīng)積極提高檔案管理崗位相關(guān)工作人員的專業(yè)能力與職業(yè)素質(zhì)，依托于綜合實力的提升促進(jìn)學(xué)生檔案管理就業(yè)服務(wù)水平的提高。檔案管理工作本就具有較高專業(yè)性，管理崗位對工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)具有較高要求，在現(xiàn)代化時代背景下，打造一支高專業(yè)水平、高職業(yè)道德素養(yǎng)的檔案管理人才隊伍是提高高校學(xué)生檔案管理質(zhì)量的重要基礎(chǔ)，因此，高校應(yīng)圍繞學(xué)生檔案管理工作成立相對獨立的職能部門。在部門落實期間，高校應(yīng)適當(dāng)增加經(jīng)費投入，為檔案管理工作的優(yōu)化提供資金基礎(chǔ)，完善所需設(shè)備，并根據(jù)崗位需求配備專職、專業(yè)人員。與此同時，開展教育培訓(xùn)工作，不斷建設(shè)崗位人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，比如教育講座、經(jīng)驗交流、專業(yè)前輩聘請等，擴(kuò)大學(xué)生檔案管理人員的進(jìn)修空間，不斷提升檔案人員的業(yè)務(wù)知識與專業(yè)能力，使其具有較強(qiáng)責(zé)任感，進(jìn)而主動完善工作內(nèi)容，提高自身的就業(yè)服務(wù)能力。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)，創(chuàng)新管理方式。為進(jìn)一步強(qiáng)化就業(yè)過程中學(xué)生檔案管理的功能作用，高校應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，持續(xù)化地創(chuàng)新管理方式，推動其向智能化、智慧化的方向轉(zhuǎn)變，全面落實大學(xué)生就業(yè)服務(wù)要求，提高學(xué)生檔案管理質(zhì)量。1.完善信息平臺，提高檔案管理信息化水平。在當(dāng)前時代背景下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段高校學(xué)生檔案管理需求，同樣無法適應(yīng)學(xué)生就業(yè)服務(wù)相關(guān)使用需要，因此，高校應(yīng)積極完善現(xiàn)有的電子檔案管理體系，減輕管理人員工作壓力的同時，提高檔案工作效率，滿足便捷、快速等檢索使用需求。在完善學(xué)生檔案管理信息平臺時，應(yīng)根據(jù)自身情況與需求不斷整合新的技術(shù)，比如大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)等，依托于學(xué)生信息的智能化采集確保檔案資料的完善性，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)做好學(xué)生檔案資料的分析與整理工作。同時，做好學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)的迭代優(yōu)化工作，高校可成立獨立的專業(yè)技術(shù)部門，主要負(fù)責(zé)檔案信息管理平臺的漏洞修復(fù)與迭代優(yōu)化，不斷增強(qiáng)信息檢索速度和平臺架構(gòu)的存儲量，從而實現(xiàn)高校學(xué)生檔案的現(xiàn)代化管理，為相關(guān)使用人員檔案資料的查詢、調(diào)用等提供技術(shù)支持[5]。2.做好信息安全工作，強(qiáng)化學(xué)生檔案管理強(qiáng)度。隨著信息技術(shù)的發(fā)展及其平臺的普及應(yīng)用，計算機(jī)信息安全技術(shù)受到高校關(guān)注，針對日益發(fā)展的黑客攻擊、病毒攻擊等信息安全問題，為強(qiáng)化學(xué)生檔案管理效果，使其能夠在就業(yè)期間充分發(fā)揮功能作用，高校應(yīng)做好檔案信息管理的安全工作，通過各項安全技術(shù)的實施與整合，實現(xiàn)對學(xué)生檔案管理實效性的有效強(qiáng)化，加強(qiáng)檔案管理，夯實大學(xué)生就業(yè)信息資料基礎(chǔ)。在開展學(xué)生檔案信息安全管理工作時，應(yīng)整合應(yīng)用區(qū)塊鏈、云加密等技術(shù)，不斷深化計算機(jī)信息安全技術(shù)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，同時落實智能防火墻技術(shù)，進(jìn)一步減輕檔案管理人員信息技術(shù)操作難度，為日常管理工作的現(xiàn)代化展開提供安全保障。另外，在開展有關(guān)學(xué)生檔案管理的信息安全工作時，還應(yīng)利用信息數(shù)據(jù)的可追溯性，充分利用電子檔案管理系統(tǒng)對畢業(yè)生的就業(yè)信息加以跟蹤，依托于反饋信息分析各屆畢業(yè)生就業(yè)質(zhì)量，更為直觀地了解到當(dāng)前社會對人才的實際需求，進(jìn)而及時提供就業(yè)建議，調(diào)整人才培養(yǎng)模式，為學(xué)生提供更高質(zhì)量的就業(yè)服務(wù)。

四、結(jié)語

綜上所述，為充分發(fā)揮學(xué)生檔案管理在學(xué)生就業(yè)方面的服務(wù)作用，高校應(yīng)正確認(rèn)識到此項管理工作對學(xué)生就業(yè)的促進(jìn)作用，加強(qiáng)重視，同時做好信息化建設(shè)、管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)等工作，以此提高管理質(zhì)量與效率。