企業歸檔工作前端介入的信息化方法應用研究

文/北京機械設備研究所 侯雁茹 陳曉旭 國艷麗

20 世紀，西方社會誕生了前端控制理念和全程管理理念。20世紀30年代，我國的文書檔案連鎖法將前端控制理念運用到文件歸檔前的流轉和管理中[1]。我國的檔案學者何嘉蓀也曾提出文件生命周期理論，這些理論凸顯了前端介入在檔案管理工作中的重要性[2]。因而，企業檔案工作者提出了“三納入”“四參加”和“四同步”制度，旨在將歸檔工作前端介入制度化，強調了檔案部門在歸檔前要介入文件的管理中去，從制度保障、切入點和實施方式上給檔案部門提供前端介入的指導方向[3]。

實踐中，檔案部門一方面受到在企業中的地位和職能的局限，另一方面缺乏有效的方法真正介入文件管理中并發揮應有的作用，要想真正收到“三納入”“四參加”和“四同步”制度所預想的效果并不容易。隨著信息技術的迅猛發展，現代企業科研生產和經營管理工作呈現出文件形成電子化、文件傳遞網絡化、文件存儲數字化、文件管理動態化等特點。檔案部門應適應時代的潮流，研究出適應信息化時代的文件管理和歸檔模式[2]。

一、利用信息化管理方法實施前端介入的必要性

很多企業都將“三納入”“四參加”和“四同步”要求寫入了檔案管理制度，但在執行制度過程中卻得不到很好的落實。同時，制度要求執行的范圍有限，不能涵蓋企業所有的工作活動，導致很多工作活動沒有前端介入制度作保障。

在企業大量的業務工作和活動中，檔案人員每件都“參加”“同步”無疑是不現實的，但歸檔又是必要的，保證歸檔文件的完整性和準確性是歸檔的基本要求。在現有條件下，要實現歸檔工作前端介入與控制困難重重。這可能造成：（1）歸檔計劃完成率低；（2）業務人員整理歸檔文件耗時長、效率低、歸檔積極性不高；（3）歸檔文件的完整性和準確性得不到保證。

要解決上述問題，檔案部門需要介入歸檔工作的前端，從制定歸檔計劃開始，到業務部門管理文件和預立卷，再到歸檔，每一個環節都要介入。要實現真正的“介入”，需要有效的介入方法，這就要從管理和技術兩方面雙管齊下。一方面管理制度上需要做一些改變，另一方面技術上要有良好的平臺來實現前端介入。利用信息化管理方法來真正實現歸檔工作前端介入和控制是必要的，建立前端介入的文件管理平臺勢在必行。

二、運用信息化管理方法靈活實施前端介入

（一）實現可利用資源優化配置，尋找滿足條件的信息化平臺。企業檔案部門要準確把握自身定位，實現自身可利用資源的優化配置。各類檔案由于其生成的源頭不同，有的需要紙質簽署，有的在業務系統運行管理，其特點不同，可以有針對性地對不同類檔案實施不同的前端介入方法。檔案部門可以介入業務系統中，從文件產生的源頭參與業務系統形成和管理的文件。無業務系統管理或在業務系統中無良好的介入方案時，可以選擇檔案管理系統實施前端介入。

（二）利用業務系統實施前端介入的應用。利用業務系統實施前端介入，是檔案部門介入業務系統中，在文件歸檔前對其進行適當介入與管理，使其源頭可控，滿足歸檔的電子文件“來源可靠、程序規范、要素合規”的要求。業務系統介入管理文件，通過接口推送至檔案管理系統完成歸檔。

1.合同歸檔管理。某企業將信息化前端介入方法應用于合同管理系統，管理與歸檔流程分四步：第一步，合同起草人在合同管理系統中填寫合同要素并上傳合同文本，提交電子審簽流程，批準后，打印紙質合同，簽署生效；第二步，合同起草人在合同管理系統中將已批準的合同流程提交歸檔，同時將生效的紙質合同移交給檔案管理員；第三步，檔案管理員核對電子流程中的要素和紙質合同的要素齊全、合規，將紙質合同掃描上傳合同管理系統，點擊按鈕完成合同線上歸檔移交手續。同時，自動觸發推送合同要素和合同掃描附件至檔案管理系統，生成條目并關聯附件，檔案管理員完成組卷、編號等工作；第四步，完成歸檔移交手續的合同繼續辦理財務收、付款業務。合同歸檔管理如圖1所示。

圖1 合同歸檔管理示意圖

從合同歸檔管理的實例可以看到，歸檔移交流程轉移到業務系統中，業務人員省去了在兩個系統分別操作的工序，充分凸顯了檔案部門的服務職能。合同的要素和附件通過接口自動推送，確保數據的準確性和歸檔的及時性。

2.產品技術文件歸檔管理。某企業將信息化前端介入方法應用于PDM（產品數據管理系統）中，介入文件版本和技術狀態控制中。文件在升版本時，檔案管理人員對更改單進行審核。檔案管理人員參與技術狀態基線的開放、修改，直到技術狀態固化。PDM 自動推送基線數據到檔案管理系統，檔案管理人員在檔案管理系統中補充檔號等檔案要素后完成歸檔。在PDM 技術文件歸檔管理的實例中能看到，檔案管理人員通過授權介入業務系統中，參與技術文件的版本和技術狀態控制，歸檔文件直接由系統接口推送，能夠明確歸檔文件的來源，使文件從生成到歸檔的程序規范、要素合規。

3.利用業務系統實施前端介入的效果良好但無法全面應用。以上兩個管理模式，檔案部門在少量門類的電子文件管理實踐中探索到了一些前端介入的方法，實施效果良好。然而，企業檔案類目繁多，合同、技術文件僅占其中一部分，有系統管理的門類文件只占少部分，受成本等因素影響，短期內也不可能全覆蓋所有文件。在沒有業務系統管理文件時，依然需要信息化的方法實現檔案部門對歸檔工作的前端介入。

（三）利用檔案管理系統實施前端介入的應用。利用檔案管理系統實施前端介入，將文件通過檔案管理系統管理，從而實現前端介入。這種方法是在無業務系統管理文件或檔案人員無良好的業務系統介入機制的情況下，實施信息化方法前端介入的方式。短期內，這種方式可以作為業務系統前端介入的補充方案，實現歸檔工作前端介入通過信息化方法全覆蓋。

1.檔案管理系統具備文件管理功能。在檔案管理系統中，文件管理模塊是與檔案管理模塊分開的獨立功能模塊，與檔案管理互不影響。文件管理模塊供業務部門和個人管理文件，檔案由檔案管理模塊管理。文件管理界面具有檔案管理界面基礎功能。功能越強大，推廣使用越容易。因而，檔案部門應致力于完善系統功能，給用戶提供良好的使用體驗，使用戶能夠感受到使用檔案管理系統管理文件的好處，主動利用檔案管理系統管理文件。這樣，才能從源頭保證文件的完整性和準確性。

（1）個人文件管理和部門文件管理功能的作用。文件管理模塊將個人和部門的文件分級管理。個人文件管理模塊中的使用權歸個人所有。部門在部門文件管理模塊中管理部門的文件。個人產生的文件需要提交領導審閱或上升為部門層級的文件時可提交部門。部門文件管理模塊可提供部門成員分享、利用。部門文件管理模塊是部門文件的共享平臺，既方便本部門內的文件交互和業務交流，又能保證有效文件版本的準確性與唯一性。設定部門文件管理功能的目的是為部門提供文件管理服務，同時能反向助推個人和部門主動并樂于使用文件管理功能模塊，從源頭確保文件完整性。

（2）文件管理模塊的使用、管理與歸檔過程。文件管理模塊的使用、管理與歸檔過程如圖2所示：

圖2 歸檔過程圖

流程說明：①個人在個人文件管理模塊管理文件，整理完成后，提交部門；②文件進入部門文件管理模塊后，經過領導審核，可設置權限提供部門成員利用；③當文件到達歸檔時機時，在部門文件管理模塊中選中文件提交歸檔，部門領導審批后，流程到達檔案管理員；④檔案管理員核對接收文件，文件進入檔案管理模塊；⑤檔案管理員補充檔案屬性后正式歸檔至檔案庫，完成歸檔。

2.檔案管理系統下達歸檔計劃實施前端介入的應用。（1）歸檔計劃納入檔案管理系統的必要性。在文件的歸檔業務中，往往存在歸檔不及時、歸檔文件不完整的情況。其中一項重要原因是歸檔計劃制定、下達和執行不科學、不嚴謹，缺乏良好的執行性。企業有計劃管理系統，執行和考核比較嚴謹，對計劃的完成率要求很高。但是，歸檔計劃在計劃管理系統下達存在很多問題，影響歸檔效果。①計劃管理系統下達歸檔計劃不詳細。因涉及企業的整體計劃，檔案歸檔計劃在所有計劃中只占很小的一部分或排在最后。計劃或項目管理部門對歸檔計劃不重視，為了保證完成率，存在放寬歸檔時間甚至不納入計劃管理系統的情況。即使歸檔計劃納入計劃管理系統，但顆粒度大，計劃可執行性和完成效果均不佳。②計劃管理系統無法與歸檔文件關聯。計劃管理系統只側重于管理計劃，其定位決定它不可能達到每份文件的層面，對歸檔文件做出過多的詳細要求。在計劃管理系統對歸檔計劃大顆粒度定位的前提下，無法實現具體歸檔文件與計劃本身關聯，這些問題均影響了歸檔工作的效果。為了解決問題，將歸檔計劃納入檔案管理系統是便捷、高效的一個方案。出發點有兩個：首先，要確保文件完整性，在計劃下達之初，就應明確文件清單。這樣，在計劃執行期間和計劃完成提交交付物階段，就有更好的導向性和明確的實施方向。其次，文件管理和歸檔流程在檔案管理系統運行，在計劃管理過程中，提交交付物直接關聯歸檔文件，既準確，又便捷。能夠下達詳細的歸檔計劃，交付物與歸檔文件直接關聯，整體工作流程納入檔案管理系統，既能保證歸檔文件完整、準確，又能避免在提交交付物階段人為放寬歸檔要求和隨意改變時間節點等不規范情況。將計劃下達、文件管理、文件歸檔，關聯計劃交付物的整個文件周期串聯在檔案管理系統中管理，是必要和高效的。

（2）歸檔計劃管理模塊與企業計劃管理系統的關系。歸檔計劃納入檔案管理系統是必要的，但并不能完全脫離計劃管理系統。企業計劃管理系統是企業統籌管理整體工作計劃的權威系統，缺少任何工作計劃都不能全面反映企業整體工作的運行情況。檔案管理系統的歸檔計劃只能作為對計劃管理系統歸檔計劃的補充。整體歸檔計劃需要形成體系，計劃管理系統下達一級計劃，檔案管理系統進一步分解細化，形成二級計劃，計劃下達越詳細，執行程度和效果越好。

（3）歸檔計劃管理過程及功能設定。歸檔計劃管理模塊中，歸檔計劃以條目形式展現（相當于案卷級），計劃下達人填寫計劃要素，在計劃下，列明計劃歸檔的具體文件（相當于案卷級下的文件級條目）。可以提前設置文件清單模板，在編制計劃時直接調用模板，這一功能是計劃管理系統所不具備的。系統提前設定，責任人執行歸檔計劃只能從已完成歸檔的文件中選擇。將文件管理功能和歸檔計劃關聯起來，相互促進文件管理功能的推廣使用和歸檔計劃下達的科學性和完整性。歸檔計劃和文件清單關聯，可以清晰明確地考核歸檔工作，同時，在計劃歸檔文件和實際歸檔文件的對比中，可以發現并判斷檔案管理人員下達計劃的科學性和準確性，促進檔案管理人員提高檔案管理水平（見圖3）。

圖3 計劃管理分解過程

（四）歸檔計劃管理與部門文件管理結合運行的前端介入方式。1.前端介入下達歸檔計劃。計劃管理部門在計劃管理系統下達一級歸檔計劃，檔案管理系統同步計劃管理系統中的一級計劃。必要時，對一級歸檔計劃進一步分解補充形成二級計劃。對于未在計劃管理系統下達歸檔計劃的歸檔任務，可在檔案管理系統中直接生成歸檔計劃。文件清單模板的設置，實現了檔案部門在計劃下達階段的前端介入。

2.前端介入業務部門文件管理。業務部門在檔案管理系統管理文件。檔案部門將“6S”管理理念融入文件管理中，按照統一的標準提前設置分類節點，使文件管理整潔、有序、高效。將歸檔時的整理工作前置并分散到日常工作中，使業務部門在管理文件時提前涉及檔案整理，避免在歸檔時重新洗牌式整理文件，節約時間、提高效率。實現檔案部門在文件整理和預立卷階段的前端介入，以此方法保障歸檔文件完整性，解決業務部門的文件管理和歸檔工作過程脫節的問題。

3.計劃完成階段一鍵提交交付物。業務部門將日常管理的文件提交歸檔。檔案管理人員確認接收后完成歸檔。業務部門執行歸檔計劃，關聯已歸檔的文件，提交完成歸檔計劃。

三、與信息化方法匹配的制度建設

歸檔工作前端介入的信息化模型的順利運行，需要與之匹配的管理制度支持，使各類人員主動利用這種信息化手段分別使用業務系統和檔案管理系統管理文件。以制度支撐讓歸檔整理工作滲透到日常文件管理中，養成良好的文件管理素養，輕松保證歸檔文件的完整、準確和及時（見圖4）。

圖4 歸檔整體運行模型

1.按照不同的檔案類目，分別規定使用不同方式進行文件管理，對歸檔時機、完整性要求和執行歸檔計劃方式等做出要求。2.要求部門文件共享和管理平臺使用檔案管理系統的文件管理功能。這樣能保證文件的完整性和版本的準確性。3.在利用檔案管理系統實施信息化介入的方法中，用制度保障歸檔移交流程在檔案管理系統運行，同樣起到促進使用文件管理功能管理文件的作用。4.形成以計劃管理系統為主、檔案管理系統補充和細化的兩級歸檔計劃制定體系。建立歸檔考核機制嚴格考核，以確保歸檔計劃管理體系的運行效果。制定歸檔計劃監督管理體制，定時監督考核歸檔計劃完成情況。5.建立長效、深入的培訓機制，培訓并宣貫各種信息化方式的使用方法和歸檔要求。在宣貫和培訓的過程中，還可以密切檔案管理人員和業務人員的關系，易于各類人員相互理解和支持，和諧高效地實現文件和檔案的管理。

通過制度的保障，使信息化手段順暢運用到日常文件管理和歸檔過程中，就能在潛移默化中，利用過信息化方法實現歸檔工作前端介入與有效控制，達到理順文件管理和歸檔的整體工作流程，提高文件生命周期運行效率的目的，為企業科研生產和經營管理的高效運行做出貢獻。