全面提高石油企業(yè)檔案信息利用效益探析

摘 要：石油工業(yè)作為世界能源產(chǎn)業(yè)的重要支柱之一，對于現(xiàn)代社會的發(fā)展起著舉足輕重的作用。伴隨著石油產(chǎn)業(yè)的不斷壯大，石油企業(yè)所涉及的數(shù)據(jù)量和信息呈指數(shù)級增長。文章對石油企業(yè)檔案信息的利用效益深入探析，探討如何充分挖掘和應(yīng)用檔案信息資源，提升石油企業(yè)檔案信息的利用效益，實(shí)現(xiàn)信息資源的最大化利用。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè)；檔案管理；信息利用

石油企業(yè)檔案信息的管理與利用已不再局限于傳統(tǒng)的文件歸檔與保存，而是逐漸向數(shù)字化、智能化、高效化發(fā)展。有效利用石油企業(yè)檔案信息，既可以提高企業(yè)的運(yùn)營效率，優(yōu)化決策過程，還可以推動技術(shù)創(chuàng)新、節(jié)能減排以及可持續(xù)發(fā)展。如何全面提高石油企業(yè)檔案信息的利用效益，成了當(dāng)前企業(yè)亟待解決的重要課題。

一、石油企業(yè)檔案信息主要內(nèi)容

1.組織結(jié)構(gòu)信息

石油企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)是該企業(yè)內(nèi)部各級部門、崗位和人員之間的層次關(guān)系、職責(zé)劃分和協(xié)作機(jī)制的總體安排。組織結(jié)構(gòu)反映了企業(yè)的運(yùn)作模式和管理層次，直接影響企業(yè)的運(yùn)營效率、決策速度和戰(zhàn)略執(zhí)行。通過合理的組織結(jié)構(gòu)，企業(yè)能夠優(yōu)化資源配置，提高運(yùn)營效率，實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。

2.財(cái)務(wù)狀況

石油企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況是指企業(yè)在一定時期內(nèi)的資產(chǎn)、負(fù)債、凈資產(chǎn)、利潤和現(xiàn)金流等方面的狀況和表現(xiàn)。財(cái)務(wù)狀況直接反映了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實(shí)力、償債能力、盈利能力和現(xiàn)金流動性等關(guān)鍵財(cái)務(wù)指標(biāo)。財(cái)務(wù)狀況的穩(wěn)定與否對企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展至關(guān)重要，也是吸引投資者和獲得融資的基礎(chǔ)。

3.生產(chǎn)與運(yùn)營狀況

石油企業(yè)的生產(chǎn)與運(yùn)營是企業(yè)核心業(yè)務(wù)，涵蓋了勘探、開采、生產(chǎn)、加工和銷售等環(huán)節(jié)。生產(chǎn)與運(yùn)營的信息包括企業(yè)的石油儲備量、生產(chǎn)能力、產(chǎn)量、產(chǎn)品種類、運(yùn)輸方式、銷售渠道等方面。石油企業(yè)需要通過高效的生產(chǎn)運(yùn)營，確保產(chǎn)能充足、產(chǎn)品質(zhì)量優(yōu)良、生產(chǎn)成本可控。

二、石油企業(yè)檔案信息利用效益及重要性分析

1.歷史記錄與經(jīng)驗(yàn)積累

歷史記錄構(gòu)成了企業(yè)活動的檔案，記錄了企業(yè)的起源、發(fā)展、戰(zhàn)略決策、市場變化、技術(shù)革新及人員變動等。這些記錄提供了經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者制定未來戰(zhàn)略和決策，避免重復(fù)過去的錯誤。歷史記錄也有助于傳承企業(yè)文化和核心價(jià)值觀。它們展示了企業(yè)的發(fā)展歷程，包括創(chuàng)始人的愿景和使命，這對于塑造企業(yè)的身份認(rèn)同和員工凝聚力至關(guān)重要。此外，歷史記錄還對外部利益相關(guān)者，如投資者、客戶、合作伙伴等展示企業(yè)的穩(wěn)定性、信譽(yù)和可信度，對于與外界建立信任關(guān)系至關(guān)重要。

深入挖掘歷史記錄可以為石油企業(yè)帶來多重效益。首先，歷史數(shù)據(jù)的分析可以幫助企業(yè)識別成功的戰(zhàn)略和實(shí)踐，使企業(yè)能夠制定更明智的戰(zhàn)略規(guī)劃。其次，通過分析歷史數(shù)據(jù)，企業(yè)可以識別以往的失誤和失敗，分析其根本原因，并制定避免類似失誤的新策略。此外，歷史記錄也為企業(yè)提供了豐富的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，這些教訓(xùn)對于新員工培訓(xùn)和知識傳承至關(guān)重要。

2.業(yè)務(wù)活動與經(jīng)營管理

業(yè)務(wù)活動和經(jīng)營管理是石油企業(yè)穩(wěn)健運(yùn)營的支柱，業(yè)務(wù)活動涵蓋了企業(yè)的日常經(jīng)營范圍，包括采油、生產(chǎn)、銷售、供應(yīng)鏈管理、人力資源、財(cái)務(wù)管理等。這些業(yè)務(wù)活動的記錄和管理對于企業(yè)的發(fā)展和績效至關(guān)重要。同時，經(jīng)營管理包括了對這些業(yè)務(wù)活動的有效規(guī)劃、監(jiān)控、評估和改進(jìn)，以確保企業(yè)運(yùn)作高效、盈利穩(wěn)定、符合法規(guī)。

通過深入分析業(yè)務(wù)活動的數(shù)據(jù)，企業(yè)可以識別業(yè)務(wù)流程中的瓶頸和效率低下之處，并制定相應(yīng)的改進(jìn)策略，從而提高整體運(yùn)營效率。通過對經(jīng)營管理的數(shù)據(jù)分析，企業(yè)可以更精準(zhǔn)地開展業(yè)務(wù)規(guī)劃和資源分配，確保企業(yè)長期健康發(fā)展。此外，對業(yè)務(wù)活動和經(jīng)營管理的細(xì)致監(jiān)控可以及時發(fā)現(xiàn)問題，減少潛在的風(fēng)險(xiǎn)，從而保障企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)營和可持續(xù)發(fā)展。

3.管理財(cái)務(wù)信息

財(cái)務(wù)信息是石油企業(yè)的經(jīng)濟(jì)和財(cái)務(wù)狀況的真實(shí)反映，它涵蓋了企業(yè)的資產(chǎn)、負(fù)債、現(xiàn)金流、利潤以及財(cái)務(wù)比率等重要財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。這些財(cái)務(wù)信息對于企業(yè)決策者、投資者、債權(quán)人等具有重要意義。財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確和透明直接關(guān)系到企業(yè)的信譽(yù)和市場形象，也是吸引投資和獲得融資的重要依據(jù)。

充分利用財(cái)務(wù)信息可以為石油企業(yè)帶來多層面的效益。首先，財(cái)務(wù)信息的分析可以幫助企業(yè)了解財(cái)務(wù)狀況，包括企業(yè)的償債能力、盈利能力和穩(wěn)定性。通過對財(cái)務(wù)信息的深入分析，企業(yè)可以制定相應(yīng)的財(cái)務(wù)戰(zhàn)略，包括資金調(diào)配、投資規(guī)劃、債務(wù)管理等，以確保企業(yè)的穩(wěn)定經(jīng)營和長期發(fā)展。此外，財(cái)務(wù)信息也是外部投資者判斷企業(yè)價(jià)值和風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵依據(jù)，通過透明、準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息披露，企業(yè)可以吸引更多投資，為企業(yè)的發(fā)展提供資金支持。

三、石油企業(yè)檔案信息利用效益提升策略

1.建立石油企業(yè)檔案信息利用反饋體系

（1）規(guī)范石油企業(yè)檔案信息利用反饋的主要內(nèi)容

石油企業(yè)檔案信息利用反饋的主要內(nèi)容，應(yīng)該充分考慮用戶需求、信息準(zhǔn)確度、實(shí)用性、改進(jìn)建議和檔案信息資源建設(shè)等方面。第一，需要了解用戶的需求和目標(biāo)，包括他們在石油企業(yè)檔案信息中尋找的具體信息、解決的問題、做出的決策等；第二，反饋應(yīng)關(guān)注信息的準(zhǔn)確度，用戶可以反饋信息的時效性、完整性、可信度等，以確保所提供的信息具有高質(zhì)量；第三，實(shí)用性也是重要的反饋內(nèi)容，用戶可以評價(jià)所獲得的檔案信息對其工作、決策或研究的實(shí)際幫助程度，以評估信息的實(shí)用性；第四，應(yīng)鼓勵用戶提出對現(xiàn)有檔案信息利用措施的改進(jìn)建議，包括可能缺失的信息類別、信息表達(dá)方式、搜索功能等；第五，根據(jù)用戶關(guān)于檔案信息資源建設(shè)的反饋，包括對檔案庫的結(jié)構(gòu)、分類、檢索功能的意見和建議，指導(dǎo)未來檔案信息資源的建設(shè)和維護(hù)。

（2）石油企業(yè)檔案信息利用反饋機(jī)制遵循的原則和方法

石油企業(yè)檔案信息利用反饋機(jī)制應(yīng)該遵循多層次、及時響應(yīng)、持續(xù)改進(jìn)、開放透明、鼓勵積極反饋等原則和方法。首先，要建立多層次的反饋機(jī)制，包括在線平臺、用戶調(diào)查、定期會議等，滿足不同用戶反饋需求的同時，保證反饋的及時性。其次，對于用戶的反饋應(yīng)及時響應(yīng)，盡快采取相應(yīng)措施，解決用戶反饋的問題，增強(qiáng)用戶信心。要持續(xù)改進(jìn)檔案信息的提供方式、內(nèi)容和質(zhì)量，根據(jù)用戶反饋的意見和建議不斷優(yōu)化。還應(yīng)建立開放、透明的反饋機(jī)制，允許用戶直接參與和監(jiān)督反饋過程，提高反饋的公正性和客觀性。最后，要鼓勵用戶提供積極、具體、建設(shè)性的反饋，對有益建議予以獎勵，以激發(fā)用戶的參與積極性。

（3）優(yōu)化石油企業(yè)檔案信息反饋處理程序

為了提升石油企業(yè)檔案信息利用效益，應(yīng)該優(yōu)化反饋處理程序。首先，應(yīng)建立信息反饋平臺，搭建在線平臺或?qū)ｉT的系統(tǒng)，方便用戶隨時隨地提交反饋信息。用戶可以通過該平臺提交問題、建議、意見等。其次，定期匯總和分析反饋信息，設(shè)立定期匯總、分析反饋意見的時間，制定專門的匯總報(bào)告，以及時了解用戶的需求和問題。根據(jù)反饋意見，制定相應(yīng)的改進(jìn)方案，明確改進(jìn)的目標(biāo)、時間表和責(zé)任人，推動改進(jìn)措施的實(shí)施。最后，評估改進(jìn)效果，對改進(jìn)措施實(shí)施后的效果評估，通過數(shù)據(jù)分析、用戶滿意度調(diào)查等方式，反饋優(yōu)化后的效果，進(jìn)一步改進(jìn)和完善反饋機(jī)制。

2.加強(qiáng)石油企業(yè)檔案用戶心理和行為研究

（1）多層次調(diào)研與細(xì)分用戶群體

為了加強(qiáng)石油企業(yè)檔案用戶心理和行為研究，多層次調(diào)研以及細(xì)分用戶群體是基礎(chǔ)且關(guān)鍵的步驟。多層次調(diào)研是指不僅要關(guān)注整體用戶群體，還要深入了解每個群體內(nèi)部的差異。這種調(diào)研可以采用多種方式，如定期開展用戶調(diào)查、設(shè)計(jì)用戶訪談、開展焦點(diǎn)小組討論等。通過這些調(diào)研手段，可以了解用戶的信息需求是如何形成的、偏好的信息類型以及獲取信息的主要途徑等。

細(xì)分用戶群體也是極為重要的。不同用戶群體有著不同的信息需求和行為模式。細(xì)分用戶可以根據(jù)職業(yè)、興趣愛好、地域、年齡等多個維度實(shí)行。每個群體有不同的信息偏好和使用習(xí)慣，這種細(xì)分有助于針對性地提供信息服務(wù)。例如，投資者更關(guān)心財(cái)務(wù)報(bào)告和市場前景，環(huán)保組織更注重企業(yè)的環(huán)保措施。了解不同用戶群體的需求，有利于為不同用戶提供定制化的信息服務(wù)。

（2）用戶行為數(shù)據(jù)分析和大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用

要加強(qiáng)用戶心理和行為研究，深入了解用戶行為模式是至關(guān)重要的。首先，收集和分析用戶行為數(shù)據(jù)是基本的方法。企業(yè)可以通過企業(yè)網(wǎng)站、應(yīng)用程序等平臺收集用戶的行為數(shù)據(jù)，包括瀏覽記錄、點(diǎn)擊模式、搜索關(guān)鍵詞等。通過這些數(shù)據(jù)，可以了解用戶的興趣、偏好，甚至是對特定信息的態(tài)度。

大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用是在用戶行為數(shù)據(jù)分析中不可或缺的一環(huán)，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以幫助企業(yè)高效地處理大量的用戶數(shù)據(jù)，快速提取有用的信息。通過數(shù)據(jù)挖掘、機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)，可以發(fā)現(xiàn)用戶行為模式，預(yù)測用戶可能感興趣的信息，為企業(yè)提供決策支持。企業(yè)應(yīng)該不斷更新數(shù)據(jù)分析工具，尤其是結(jié)合先進(jìn)的人工智能技術(shù)，以更好地挖掘用戶行為數(shù)據(jù)中的信息，理解用戶的心理和行為。

（3）心理學(xué)調(diào)研方法的運(yùn)用

心理學(xué)調(diào)研方法對于深入了解用戶心理和行為非常重要，要使用深度訪談方法，與用戶深入交流。這種交流不僅可以了解用戶的信息需求，還可以深入了解用戶的心理狀態(tài)、態(tài)度、期望等，為企業(yè)提供直接的用戶反饋。之后，要開展心理學(xué)問卷調(diào)查，設(shè)計(jì)合適的心理學(xué)調(diào)研問卷讓用戶填寫，通過量化的方式收集用戶的信息心理數(shù)據(jù)。這種方法可以幫助企業(yè)了解大量用戶的心理特征。

（4）從社會學(xué)和人類學(xué)的角度分析

社會學(xué)和人類學(xué)的研究方法對于加強(qiáng)用戶心理和行為研究至關(guān)重要。首先，開展用戶社會文化背景調(diào)研。了解用戶所屬的社會文化群體的特點(diǎn)、價(jià)值觀、習(xí)慣等，有助于企業(yè)更好地理解用戶的信息需求和行為模式。其次，要實(shí)行人類學(xué)的深度訪談。通過深入了解用戶的文化背景、社交圈子等方面，揭示用戶的信息需求是如何受文化影響的。最后，結(jié)合社會學(xué)和人類學(xué)的理論，分析用戶行為背后的社會文化原因，為企業(yè)提供更多關(guān)于用戶心理和行為的深層次解釋。例如，一些文化背景下的用戶可能更注重信息的社會影響力，而另一些可能更關(guān)注信息對個人生活的實(shí)用性，了解這些文化背景對用戶行為的影響，可以幫助企業(yè)更好地為用戶提供個性化的信息服務(wù)。

3.提高石油企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)

（1）制訂個性化培訓(xùn)計(jì)劃

制訂個性化培訓(xùn)計(jì)劃是重要的措施，每位石油企業(yè)檔案管理人才的背景、經(jīng)驗(yàn)、職責(zé)和發(fā)展需求都有所不同，因此，一個量身定制的培訓(xùn)計(jì)劃可以更好地發(fā)揮其潛力。個性化培訓(xùn)計(jì)劃可以基于個人的職業(yè)規(guī)劃、所在崗位的要求以及行業(yè)的發(fā)展趨勢制訂計(jì)劃。這種計(jì)劃需要設(shè)定明確的學(xué)習(xí)目標(biāo)，并選擇適合的學(xué)習(xí)方式，以最大程度地發(fā)揮檔案管理人員的潛能。

在制訂個性化培訓(xùn)計(jì)劃之前，企業(yè)應(yīng)充分了解每位檔案管理人員的現(xiàn)有技能、知識水平、興趣愛好以及職業(yè)發(fā)展方向。通過定期面談、能力評估和問卷調(diào)查等方式收集信息，形成個體化的培訓(xùn)需求分析。基于對個體的了解，制定能夠具體衡量和評估的學(xué)習(xí)目標(biāo)，確保目標(biāo)與個體的職業(yè)發(fā)展和企業(yè)的需求相一致。目標(biāo)應(yīng)該具有挑戰(zhàn)性和可量化性，同時，也要考慮到個體的職業(yè)規(guī)劃。個性化培訓(xùn)計(jì)劃可以采用多種方式，包括課堂培訓(xùn)、在線課程、研討會、導(dǎo)師制度等。選擇培訓(xùn)方式時，要考慮檔案管理人員的學(xué)習(xí)偏好、時間安排和學(xué)習(xí)效果，以達(dá)到最好的培訓(xùn)效果。

（2）建立多層次、多領(lǐng)域的學(xué)習(xí)平臺

為了提高石油企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)，建立多層次、多領(lǐng)域的學(xué)習(xí)平臺至關(guān)重要。學(xué)習(xí)平臺應(yīng)該包括內(nèi)外部的培訓(xùn)課程、專業(yè)學(xué)術(shù)會議、行業(yè)交流研討會等，可以為檔案管理人員提供多樣化的學(xué)習(xí)機(jī)會，豐富其知識儲備，拓寬視野，提高綜合素質(zhì)。

內(nèi)部學(xué)習(xí)平臺可以是企業(yè)內(nèi)部搭建的，通過線上線下結(jié)合的方式，提供豐富多樣的學(xué)習(xí)資源，包括視頻課程、在線講座、團(tuán)隊(duì)分享等。該平臺可以根據(jù)企業(yè)的需求和檔案管理人員的發(fā)展方向，定期更新和調(diào)整學(xué)習(xí)內(nèi)容，以滿足不同層級、不同領(lǐng)域人員的學(xué)習(xí)需求；外部學(xué)習(xí)平臺可以邀請行業(yè)專家開展授課、參與行業(yè)研討會等，該平臺可以使信息人才接觸到最新的行業(yè)動態(tài)、前沿技術(shù)和創(chuàng)新理念，幫助他們不斷提升自己的專業(yè)水平，提高企業(yè)的核心競爭力。

（3）鼓勵跨部門交流與合作

鼓勵石油企業(yè)檔案管理人員跨部門交流與合作，以促使檔案管理人員深入了解不同部門的業(yè)務(wù)流程、需求和挑戰(zhàn)，有助于拓寬他們的視野，加強(qiáng)不同領(lǐng)域的知識和技能的交叉應(yīng)用，提高解決實(shí)際問題的能力。企業(yè)可以定期組織跨部門交流活動，如交流會、主題研討會等，為其提供交流的平臺。這些交流活動可以由管理人員自發(fā)組織，也可以由企業(yè)安排專業(yè)人員指導(dǎo)。此外，企業(yè)可以推動跨部門的合作項(xiàng)目，鼓勵不同部門的員工參與其中。這種合作可以是臨時性的項(xiàng)目合作，也可以是長期性的合作機(jī)制，通過合作解決實(shí)際問題，促進(jìn)知識和經(jīng)驗(yàn)的共享。

四、結(jié)束語

綜上所述，對石油企業(yè)檔案信息的深入研究和高效利用，不僅關(guān)系到企業(yè)自身的可持續(xù)發(fā)展，也關(guān)系到國家能源安全和社會的可持續(xù)繁榮。因此，研究如何全面提高石油企業(yè)檔案信息的利用效益，具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義和戰(zhàn)略意義。

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（作者單位：大慶油田檔案館吉林探區(qū)檔案管理中心）

作者簡介：陳馳（1990—），女，漢族，吉林松原人，碩士研究生，助理館員，研究方向：會計(jì)檔案管理。