一種檔案電子化的信息處理架構(gòu)設(shè)計

孫小康，趙云楓，秦 萌

（江蘇聯(lián)合職業(yè)技術(shù)學(xué)院揚州分院，江蘇揚州 225003）

0 引言

隨著我國信息化技術(shù)水平的不斷提高，電子化、無紙化已逐漸在我國各領(lǐng)域的社會事務(wù)中實現(xiàn)了普及，并且已成為一種常態(tài)。電子化、無紙化的應(yīng)用在縮減企事業(yè)單位、機關(guān)等的相關(guān)辦事流程，推動辦件效率方面提供了源源不斷的動力，并且產(chǎn)生了巨大的影響力[1-3]。本文以某公共資源交易平臺的數(shù)據(jù)中心為例，來探討對其所匯集的大量分散數(shù)據(jù)進行檔案電子化，并以所形成的電子化檔案為基礎(chǔ)構(gòu)建相關(guān)數(shù)據(jù)分析的信息處理架構(gòu)。

該公共資源交易平臺，現(xiàn)已經(jīng)完全實現(xiàn)了全流程公共資源交易的電子化建設(shè)目標。隨著電子化程度的不斷提高，在入場交易的公共資源交易項目中產(chǎn)生的紙質(zhì)資料越來越少，傳統(tǒng)的打印、裝訂、歸檔等一系列人工管理模式較難適應(yīng)現(xiàn)有的電子化數(shù)據(jù)歸檔需求，不同的交易環(huán)節(jié)涉及的工作人員不同，實行紙質(zhì)檔案或紙質(zhì)檔案與電子數(shù)據(jù)存儲并存的情況下，人工歸檔容易造成項目檔案數(shù)據(jù)的缺失，不利于檔案完整、有效、快速地收集與移交。

其次，存儲壓力大，交易數(shù)據(jù)保存難，管理難。公共資源交易范圍不斷擴大，交易業(yè)務(wù)不斷增多，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)給業(yè)務(wù)系統(tǒng)及數(shù)據(jù)存儲場地帶來巨大的存儲壓力。招投標檔案紙質(zhì)載體無法長期保存，不利于長效監(jiān)管，難以滿足政策中“至少十五年”的保管需求；部分特殊文件需要三十年甚至永久保存，現(xiàn)有檔案管理措施及載體難以滿足。因為紙質(zhì)檔案具有保存時間有限、借閱使用過程中易損毀等不足，因而需投入大量人力進行檔案內(nèi)部管理、外部檔案借閱、檔案到期移交等工作，且效率相對低下。

另外，系統(tǒng)承載小，數(shù)據(jù)資源浪費。交易平臺的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫承載能力有限，無法滿足海量數(shù)據(jù)信息的存儲，一旦系統(tǒng)癱瘓極可能造成數(shù)據(jù)丟失。公共資源交易數(shù)據(jù)應(yīng)用停留在數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計和可視化階段，未采用有效方式對數(shù)據(jù)進行更深層次的挖掘分析。數(shù)據(jù)從交易中來，卻未能服務(wù)于交易過程。雖然積累了大量寶貴的數(shù)據(jù)，但是無法輸出實用價值，這在一定程度上造成了數(shù)據(jù)資源浪費。

基于以上現(xiàn)狀，需要對數(shù)據(jù)中心所存儲的交易數(shù)據(jù)進行提取，并形成完整、獨立的電子檔案，以減少數(shù)據(jù)中心系統(tǒng)的承載力，并保證數(shù)據(jù)中心的安全與穩(wěn)定。

1 架構(gòu)的設(shè)計

信息處理架構(gòu)主要包括總體技術(shù)架構(gòu)與系統(tǒng)功能架構(gòu)兩個組成部分，通過規(guī)范化整合并匯聚，使交易數(shù)據(jù)形成更積聚且富有價值的資源庫。

1.1 總體技術(shù)架構(gòu)

總體技術(shù)架構(gòu)包括基礎(chǔ)設(shè)施層、支撐層、應(yīng)用層以及客戶端4 個部分（圖1）。

圖1 總體技術(shù)架構(gòu)

（1）基礎(chǔ)設(shè)施層（IaaS）提供云計算的基礎(chǔ)平臺，它能實現(xiàn)硬件資源的虛擬化聚合管理，提供硬件資源池。通過云管理，以提供自我服務(wù)的功能。IaaS 提供的服務(wù)是對所有硬件資源的綜合利用，包括處理器、存儲、網(wǎng)絡(luò)和其他基本的計算資源，用戶能夠部署和運行任意軟件（包括操作系統(tǒng)和應(yīng)用程序）。

（2）應(yīng)用層（SaaS）根據(jù)公共資源交易數(shù)字見證平臺需求，建設(shè)如圖1 所示的應(yīng)用功能，各應(yīng)用通過統(tǒng)一標準的數(shù)據(jù)交換接口服務(wù)，實現(xiàn)與相關(guān)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)對接和共享，包括電子檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)等模塊。

（3）支撐層平臺（PaaS）為用戶提供豐富的應(yīng)用運行支持；可基于IaaS 平臺提供的中間件，快速的開發(fā)和整合自己所需要的各類應(yīng)用，實現(xiàn)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)、流程間的無縫隙整合。PaaS 平臺是對應(yīng)用層（SaaS）的支撐，可以提高在SaaS 平臺上利用的資源數(shù)量，實現(xiàn)應(yīng)用的多元化和定制化，主要有統(tǒng)一用戶管理、統(tǒng)一的工作流平臺、通用數(shù)據(jù)管理、統(tǒng)一的消息管理、門戶支撐平臺、數(shù)據(jù)交換平臺等。

（4）客戶端支持泛終端的訪問渠道，各類不同的角色包括交易主體、工作人員、行政監(jiān)督部門等，主要通過PC 端、手機端等方式接入系統(tǒng)。

1.2 功能架構(gòu)

該系統(tǒng)的功能架構(gòu)主要包括電子檔案管理和數(shù)據(jù)分析兩個模塊（圖2）。

圖2 系統(tǒng)功能架構(gòu)

1.2.1 電子檔案管理

電子檔案管理系統(tǒng)是為了建立整個公共資源交易全流程的檔案歸集服務(wù)機制，提供交易文件的電子數(shù)據(jù)和文件分類、整理和歸檔的功能，包括全流程電子檔案整理、打包功能。

電子檔案管理系統(tǒng)獨立于公共資源交易系統(tǒng)，是以標段（包、標的）為主體標識，對公共資源交易系統(tǒng)中的相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行歸檔管理，按照標段（包、標的）建立起相應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng)（圖3）。它具有一定的保密性，采用獨立的框架。

圖3 電子檔案管理系統(tǒng)

為及時移交檔案，同時也為及時復(fù)制出檔案，防止數(shù)據(jù)被篡改，可將檔案建立作為招投標的一項流程，由相關(guān)人員進行檔案接收（即一鍵抓取材料，針對未抓取成功或本身系統(tǒng)缺失的材料，采取節(jié)點上傳的方式），待材料齊全后提交檔案人員，并由檔案人員進行審核。其主要包括系統(tǒng)登陸、界面管理、檔案配置、交易檔案目錄、數(shù)據(jù)采集、檔案歸檔、檔案利用、檔案處置、后臺管理等功能。

1.2.2 數(shù)據(jù)分析

數(shù)據(jù)分析主要是基于電子檔案的規(guī)范化數(shù)據(jù)來進行分析的，針對交易平臺的所有交易項目數(shù)據(jù)概況進行分析展示，包括交易指數(shù)、進場項目數(shù)量和金額、成交項目數(shù)量和金額、節(jié)約金額等，并從以下維度進行細化統(tǒng)計分析。

（1）業(yè)務(wù)類型：統(tǒng)計工程建設(shè)、政府采購、產(chǎn)權(quán)交易、土地交易以及其他各業(yè)務(wù)類型的進場項目和成交項目的數(shù)量和金額，以及各個交易領(lǐng)域成交數(shù)據(jù)的占比和同比增長情況。

（2）交易機構(gòu)：統(tǒng)計各交易機構(gòu)的成交項目數(shù)據(jù)概況，包括成交項目宗數(shù)、占比、同比、成交項目金額、金額占比。

（3）交易趨勢：綜合展示近三年1—12 月每月的交易項目數(shù)量和項目金額，并預(yù)測未來3 個月的交易數(shù)據(jù)情況。

（4）項目規(guī)模：綜合展示進場項目、成交項目、流標（撤牌）項目下各個項目規(guī)模的成交項目宗數(shù)、成交項目金額以及各自占比情況。

（5）項目區(qū)域分布：以地圖形式展示本地和外地的成交項目數(shù)量和金額，配套列表方式，按照成交項目金額排序展示項目區(qū)域、進場項目數(shù)量、進場項目金額、成交項目數(shù)量、成交項目金額。

（6）創(chuàng)新度：統(tǒng)計創(chuàng)新項目和非創(chuàng)新項目在進場、成交、流標項目條件下各自項目數(shù)量和金額，以及項目數(shù)量和金額各自占比情況。

（7）瀏覽量：統(tǒng)計展示所有項目的總瀏覽量、IP 數(shù)和跳出率，以及交易公告、成交公示、其他公告三類公告的瀏覽時間在0.5～1.0 min 的訪客瀏覽量。

1.3 數(shù)據(jù)交換及原始數(shù)據(jù)源接口

（1）基于統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口標準，實現(xiàn)與公共資源電子交易平臺的對接，對接公共資源電子交易平臺的項目信息數(shù)據(jù)，實現(xiàn)對歸檔信息的推送和共享。

（2）通過統(tǒng)一數(shù)據(jù)交換平臺，按照工程建設(shè)、政府采購交易等項目類型，將各交易項目從項目進場、時間場地安排、公告發(fā)布、標段信息、投標報名、保證金繳納、開標評標、中標公示、保證金退還等交易流程，對項目交易文檔、音視頻進行歸集，構(gòu)建公共資源交易平臺的檔案資源庫，實現(xiàn)交易檔案的統(tǒng)一規(guī)范管理。

2 結(jié)束語

檔案電子化的信息處理旨在建立一套適用需求、滿足要求、功能多樣、界面友好的公共資源交易電子檔案管理平臺，以協(xié)助檔案管理部門有效提升檔案的采集、管理、借閱、保存、移交等工作效能，減輕工作壓力，提升工作效率，響應(yīng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。同時以電子檔案管理模塊所歸集的標準化數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，打造交易中心大數(shù)據(jù)分析業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，對現(xiàn)有數(shù)據(jù)資源進行整合與優(yōu)化，以提升大數(shù)據(jù)治理能力，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)資源作用和創(chuàng)新引擎作用。