數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下企業(yè)電子檔案分類智能管理探究

［摘 要］在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，企業(yè)電子檔案管理存在管理效率低下、管理體系不完善等不足，為提升企業(yè)電子檔案的管理水平，現(xiàn)提出數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下企業(yè)電子檔案分類智能管理方法：首先，企業(yè)電子檔案信息數(shù)據(jù)的預(yù)處理，結(jié)合電子檔案信息的特征分布進(jìn)行電子檔案信息的綜合數(shù)據(jù)采集；其次，提取電子檔案智能分類特征，得出其運(yùn)行狀態(tài)的頻率分量；最后，實(shí)現(xiàn)管理企業(yè)電子檔案智能化分類。實(shí)驗(yàn)結(jié)果表明：數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下企業(yè)電子檔案分類智能管理方法能夠準(zhǔn)確管理電子檔案信息，有助于推動(dòng)企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

［關(guān)鍵詞］數(shù)字化；電子檔案；智能分類；企業(yè)管理

0" " "引 言

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，企業(yè)電子檔案分類智能管理研究變得越來越重要。隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，電子檔案已成為企業(yè)運(yùn)營(yíng)和管理的重要資源。如何有效地收集、存儲(chǔ)、管理和利用這些電子檔案，以支持企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展和決策制定，成為當(dāng)前研究的熱點(diǎn)問題。電子檔案的分類智能管理旨在通過利用先進(jìn)的技術(shù)手段，如人工智能、機(jī)器學(xué)習(xí)、自然語(yǔ)言處理等，對(duì)海量的電子檔案進(jìn)行自動(dòng)分類、標(biāo)識(shí)和檢索，以提高企業(yè)的工作效率、降低運(yùn)營(yíng)成本、促進(jìn)信息共享、優(yōu)化決策制定。本文將探討電子檔案分類智能管理的相關(guān)概念、技術(shù)及應(yīng)用，分析電子檔案分類智能管理對(duì)企業(yè)員工發(fā)展的影響和價(jià)值，并探討電子檔案分類智能管理面臨的挑戰(zhàn)和問題。通過本研究，希望能夠?yàn)槠髽I(yè)電子檔案分類智能管理的實(shí)踐提供理論指導(dǎo)和技術(shù)支持，從而推動(dòng)企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型和升級(jí)［1］。

1" " "數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下企業(yè)電子檔案分類智能管理方法

1.1" "企業(yè)電子檔案信息數(shù)據(jù)的預(yù)處理

目前，我國(guó)企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)進(jìn)入數(shù)字化轉(zhuǎn)型階段。提高電子檔案的數(shù)字化和規(guī)范化，可以保證電子檔案管理符合新時(shí)代企業(yè)對(duì)檔案工作的需要。電子檔案是指具有憑證、查考、保管等功能，并能夠存檔保存的電子檔案。只有明確電子檔案的法律效力，才能真正有效地規(guī)范各個(gè)企業(yè)的電子檔案管理，推動(dòng)其在企業(yè)持續(xù)發(fā)展中的合理運(yùn)用。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，海量數(shù)據(jù)信息不斷涌現(xiàn)。一個(gè)普通的中型公司擁有大量的文件、底圖，且檔案都是已經(jīng)制作完成的，同時(shí)，公司每天都會(huì)生成或者收到新的文件，而這些文檔中有許多需要被轉(zhuǎn)換成檔案來保存，在新文件資料歸檔時(shí)，還要將已存文檔轉(zhuǎn)換為系統(tǒng)數(shù)據(jù)，工作量巨大。因此，對(duì)電子檔案進(jìn)行有效的智能管理至關(guān)重要［2］。

針對(duì)電子文檔實(shí)施智能分類管理，本文引入了基于大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的電子文檔數(shù)據(jù)收集模式，該模型是通過采用多樣本特征數(shù)據(jù)采集方式而建立的，能夠根據(jù)電子檔案數(shù)據(jù)的特點(diǎn)分布實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的綜合數(shù)據(jù)收集。另外，本文根據(jù)已有的模式識(shí)別方法［3］，構(gòu)建了電子檔案智能分類模型，以增強(qiáng)電子檔案的智能分類能力。根據(jù)電子檔案智能分類模型可以得出特征分布集合，其計(jì)算公式如下：

（1）

式（1）中，rt代表企業(yè)電子檔案的數(shù)據(jù)信息模糊度，對(duì)電子檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集之后，實(shí)現(xiàn)信息熵處理步驟，從而提取模糊度特征。同時(shí)，使用相關(guān)特征檢測(cè)模型，進(jìn)行電子檔案數(shù)據(jù)分布檢測(cè)，以此進(jìn)一步提取出電子檔案信息特征量中的差異性特征。基于以上方法，可以得到電子檔案智能分類函數(shù)的表達(dá)公式：

（2）

式（2）中，v表示電子檔案信息差異性特征量，v代表電子檔案智能分類函數(shù)，cn代表差異性特征量，為提取系數(shù)，f（x，h）代表檢測(cè)點(diǎn)的模糊度特征量，k（h）代表分類函數(shù)，sn1d為電子檔案信息的熵值。

基于以上分析，本文結(jié)合模糊度特征量的檢測(cè)方法，進(jìn)行企業(yè)電子檔案信息數(shù)據(jù)的預(yù)融合處理［4］。在獲取電子檔案數(shù)據(jù)的信息熵之后，進(jìn)一步采用分布式數(shù)據(jù)挖掘算法，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的自適應(yīng)分布調(diào)度，同時(shí)結(jié)合電子檔案在運(yùn)行狀態(tài)下的監(jiān)測(cè)，構(gòu)建電子檔案信息的總數(shù)據(jù)特征提取模型u（h），其計(jì)算公式如下：

（3）

式（3）中，Q代表統(tǒng)計(jì)的特征總量。

以下通過對(duì)電子檔案信息的特征提取結(jié)果進(jìn)行特征重構(gòu)，建立電子檔案信息融合模型，以此分析電子檔案信息大數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)規(guī)則集，從而得到組合后的主成分特征量a（h）［5］，其計(jì)算公式如下：

（4）

式（4）中，z代表電子檔案信息大數(shù)據(jù)的譜分解的系數(shù)，Akn為電子檔案信息特征量中的模糊特征分量，fg代表電子檔案信息的狀態(tài)點(diǎn)的頻率系數(shù)，η代表電子檔案信息的采集數(shù)據(jù)樣品樣率。

隨著我國(guó)電子檔案管理工作的不斷推進(jìn)，大量電子檔案的收集、查閱、保存難度加大。在研究新技術(shù)的基礎(chǔ)上，在實(shí)際工作中必須結(jié)合企業(yè)特定的業(yè)務(wù)需求創(chuàng)新與重構(gòu)電子檔案管理工作［6］。

1.2" "提取電子檔案智能分類特征

電子檔案管理工作的效率和質(zhì)量，與員工對(duì)公司電子檔案管理方法的認(rèn)同程度有很大關(guān)系。因此，企業(yè)電子檔案管理工作一定要遵循并順應(yīng)企業(yè)各種管理實(shí)踐發(fā)展的邏輯與規(guī)則，滿足員工的利益需求。企業(yè)在使用電子檔案過程中，需要采用關(guān)聯(lián)規(guī)則特征檢測(cè)方法提取譜特征。為此，本文設(shè)定了一個(gè)數(shù)據(jù)采樣分布區(qū)域，并將電子檔案信息狀態(tài)檢測(cè)模型應(yīng)用于該區(qū)域，通過這種方式對(duì)電子檔案信息進(jìn)行更加準(zhǔn)確和全面的狀態(tài)檢測(cè)，以確保其正常運(yùn)行和可靠性［7］，模型表達(dá)公式如下：

（5）

式（5）中，s（h）代表電子檔案信息的統(tǒng)計(jì)分析模型，M代表電子檔案信息的譜峰數(shù)值，A和B代表電子檔案信息的模糊特征分量。

將電子檔案信息中的顯著性特征進(jìn)行提取后，該電子檔案信息總特征值的表達(dá)式如下：

（6）

式（6）中，s（f）代表電子檔案信息總特征值的表達(dá)函數(shù)，κ代表顯著性特征數(shù)值。

對(duì)式（2）中的信息熵值進(jìn)行特征挖掘，再將電子檔案信息的特征數(shù)值進(jìn)行識(shí)別、自適應(yīng)融合后，把檢測(cè)檔案信息特征與經(jīng)過挖掘后的特征進(jìn)行對(duì)比，其相似度計(jì)算公式如下：

（7）

式（7）中，代表相似度結(jié)果。

上述集合完成對(duì)比相似度計(jì)算后，提取與其相關(guān)的特征集合，能夠得到企業(yè)使用電子檔案的運(yùn)行狀態(tài)下的特征的分布數(shù)值，其計(jì)算公式如下：

（8）

式（8）中，s（h）'代表經(jīng)過特征挖掘后電子檔案運(yùn)行特征值的表達(dá)函數(shù)，vj代表電子檔案信息的自相關(guān)特征數(shù)值。

綜上所述，可以求得模糊度特征在電子檔案信息特征量的表達(dá)公式：

（9）

式（9）中，代表模糊度特征識(shí)別函數(shù)，ε為電子檔案信息的智能識(shí)別分類的閾值系數(shù)，Sum2j，k表示特征判決式。

檔案智能管理方法通過對(duì)分類結(jié)果的可信度進(jìn)行判定，當(dāng)可信度達(dá)到規(guī)定時(shí)，會(huì)自動(dòng)保存結(jié)果，若不滿足，就會(huì)提示使用者手動(dòng)進(jìn)行歸類。電子檔案會(huì)周期性地讀取經(jīng)處理后的信息數(shù)據(jù)，并通過人工分類的數(shù)據(jù)模型反復(fù)在歸檔數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行更新訓(xùn)練，最終形成新的數(shù)據(jù)分類模式。

1.3" "企業(yè)電子檔案智能化分類

基于上述提取到的電子檔案智能分類特征，以下使用局部信息擬合方式，進(jìn)行智能化電子檔案信息的分類。電子檔案分類管理運(yùn)行狀態(tài)分布的模糊度特征量的計(jì)算公式如下：

（10）

式（10）中，X表示電子檔案信息的融合系數(shù)，Qm表示電子檔案信息狀態(tài)樣本數(shù)據(jù)的子帶分布維數(shù)，fj'代表fj最大似然估計(jì)數(shù)值，fj表示模糊相關(guān)性特征分布系數(shù)。

將得到的電子檔案運(yùn)行狀態(tài)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行特征分解，得出電子檔案智能管理的分類矩陣的奇異值的分解信息數(shù)據(jù)，其表達(dá)公式如下：

（11）

式（11）中，G代表分類矩陣的奇異值，U代表電子檔案信息綜合數(shù)據(jù)的特征分布向量，Kt為電子檔案信息定位的初始化聚類中心。

求出符合電子檔案分類的特征數(shù)值λi后，將空間特征點(diǎn)位的偏離值進(jìn)行分布設(shè)置。根據(jù)每個(gè)檔案信息數(shù)據(jù)的特定特征，其分類的計(jì)算公式如下：

（12）

式（12）中，S（，G，X）代表電子檔案信息的關(guān)聯(lián)規(guī)則項(xiàng)，表示電子檔案信息的屬性特征。

圖1為智能電子檔案在企業(yè)中的工作流程。

2" " "實(shí)驗(yàn)測(cè)試與分析

在實(shí)驗(yàn)測(cè)試之前，需要做好一些準(zhǔn)備工作，保證本次實(shí)驗(yàn)的準(zhǔn)確性。

2.1" "實(shí)驗(yàn)準(zhǔn)備

表1為此次實(shí)驗(yàn)運(yùn)行環(huán)境的各項(xiàng)設(shè)計(jì)參數(shù)。基于以下實(shí)驗(yàn)環(huán)境參數(shù)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下企業(yè)電子檔案分類智能管理方法檢測(cè)。

2.2" "實(shí)驗(yàn)結(jié)果與分析

本次實(shí)驗(yàn)針對(duì)企業(yè)電子信息檔案的用戶信息進(jìn)行維護(hù)作為測(cè)試標(biāo)準(zhǔn)，如查詢用戶信息等。表2為此次測(cè)試的用戶信息查詢測(cè)試。

2.在用戶信息查詢界面可選擇按用戶編號(hào)查詢

3.輸入搜索條件

4.回車后顯示查詢結(jié)果

事件擴(kuò)展流 1.在基本流步驟2中，如果該員工用戶名不存在，則提示不存在此信息，請(qǐng)重新輸入

2.在基本流步驟3中，回車后顯示的查詢內(nèi)容：用戶編號(hào)、用戶名

3.在基本流步驟4后，如果選擇ESC鍵將返回到主菜單

測(cè)試結(jié)果顯示，查詢電子檔案信息正確無誤，查詢成功。

根據(jù)上述測(cè)試結(jié)果可以看出，該方法能夠準(zhǔn)確對(duì)電子檔案信息進(jìn)行管理，有助于企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

3" " "結(jié)束語(yǔ)

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，企業(yè)電子檔案分類智能管理研究取得了顯著成果。電子檔案的分類智能管理在提高企業(yè)工作效率、降低運(yùn)營(yíng)成本、促進(jìn)信息共享、優(yōu)化決策制定等方面具有重要作用。通過建立完善的電子檔案分類系統(tǒng)，企業(yè)可以更好地組織和管理海量的信息，使企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境中保持領(lǐng)先地位。

主要參考文獻(xiàn)

［1］陳慧，羅慧玉，王曉曉，等.數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下企業(yè)檔案創(chuàng)新管理探究［J］.知識(shí)管理論壇，2020（3）：147-158.

［2］卜尚聰，馬莉萍，哈巍.教育數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下同步在線課程質(zhì)量的過程性評(píng)價(jià)：基于三種出勤指標(biāo)的實(shí)證分析［J］.教育發(fā)展研究，2023（13/14）：37-44.

［3］樊紅勛，高大偉，王甜甜.基于“雙碼”管理的企業(yè)電子檔案審計(jì)策略研究［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2023（14）：182-183.

［4］王言倫.電網(wǎng)企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理探析［J］.中國(guó)農(nóng)業(yè)會(huì)計(jì)，2023（22）：12-14.

［5］羅欽引，滕達(dá)，王忠凱，等.新《檔案法》適用背景下的國(guó)有企業(yè)電子檔案建設(shè)探討［J］.機(jī)電兵船檔案，2023（1）：90-91.

［6］蔡夢(mèng)穎，葉曉華，陳煒芳.數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代會(huì)計(jì)的角色重構(gòu)與素質(zhì)提升路徑研究［J］.中國(guó)集體經(jīng)濟(jì)，2023（32）：103-106.

［7］秦宗文，張卓妮.論涉案企業(yè)合規(guī)有效性證明的“紙面化”風(fēng)險(xiǎn)［J］.中共青島市委黨校.青島行政學(xué)院學(xué)報(bào)，2023（5）：91-99.

［收稿日期］2023-12-12