公路建設項目施工原始資料保障機制研究

基金項目：

國家檔案局科技項目“公路建設項目電子文件智慧歸檔研究”（編號：2022-X-017）

作者簡介：

古鵬翔（1976—），教授級高級工程師，主要從事高速公路施工、建設工作。

文章基于調查高速公路建設期由質保資料所形成的電子文件缺乏真實性及可追溯性、存在造假嫌疑等問題，分析質保資料真實性取決于施工原始資料，通過劃分施工原始資料的類型，構建原始資料保障體系，提出施工原始資料管控措施，確保電子文件來源可靠。

公路；建設項目；質保資料；電子文件；真實

中圖分類號：U415.11 A 58 184 3

0 引言

由于施工數據信息來源渠道廣泛，高速公路建設項目質保資料形成的電子文件的來源可靠度面臨挑戰。根據相關調查，為了節省成本，公路建設項目參建單位往往采用外包服務的方式，委托個人或單位承包質保資料的信息數據收集，系統錄入或填報，以形成電子文件。由于管控不嚴，外包人員依據施工臺賬、設計文件、必需的試驗資料，異地、遠程地在業務系統或檔案系統上形成施工質保資料并封裝為電子文件，其真實性往往成為業內的詬病。

交通運輸部明確規定［1］，竣工文件按照“誰形成誰負責”的原則，由文件材料的形成單位或部門負責，不得委托他人。國家檔案局標準明確了檔案服務外包業務的范圍［2］限于分類、組合、排序、編號和基本編目。《中華人民共和國檔案法》明確提出，電子檔案必須滿足“來源可靠、程序規范、要素合規”要求。《公路工程質量檢驗評定標準》（JTG F80/1-2017）規定［3］，工程應有真實、準確、齊全、完整的施工原始記錄、試驗檢測數據、質量檢驗結果。本文結合國家檔案局立項的智慧歸檔課題［4］，以大新經龍州至憑祥高速公路為依托項目（下稱“依托項目”），為遏制資料造假，規范施工原始資料收集，研發業務系統數據共享，信息數據相互印證，構建施工原始資料真實性保障體系，確保電子文件信息來源可靠，穩步探索無紙化建檔提供參考。

1 施工原始資料的來源與分類

1.1 施工原始資料支撐質保資料

調查顯示，公路工程施工期所形成的資料占整個公路建設項目最終歸檔案卷來源數量的60%～80%。其中，質保資料占施工期資料的80%。按照文獻［3］的規定，質保資料包括以下內容：

（1）所用原材料、半成品和成品質量檢驗結果。

（2）材料配合比、拌和加工控制檢驗和試驗數據。

（3）地基處理、隱蔽工程施工記錄和橋梁、隧道施工監控資料。

（4）質量控制指標的試驗記錄和質量檢驗匯總圖表。

（5）施工過程中遇到的非正常情況記錄及其對工程質量影響分析評價資料。

（6）施工過程中如發生質量事故，經處理補救后達到設計要求的認可證明文件等。

以上這些質保資料，必須有施工原始記錄，才能支撐、證明數據信息的來源可靠。施工原始記錄相互之間既自成體系，但又相互印證。如計量與支付系統的計算資料必須有工程量計量計算單、工程位置平面圖及橫斷面圖、測量原始記錄、現場收方簽認單和聲像資料。如有變更，資料還有應工程變更申請單、工程變更令、工程量變化證明。公路檔案管理系統錄入的工序資料，信息數據也會有計量系統計算書中涉及的測量資料；質檢、試驗部門所收集的信息，包括時間信息，施工資料信息會有重疊。

1.2 施工原始資料的來源

施工期質保資料主要來源于施工原始資料。而施工原始資料則重點在于工序或分項工程記錄載體。通過廣泛調查，公路施工期施工原始資料盡管渠道寬廣，但可以歸納為以下幾個方面：

（1）聲像文件。照片、錄像、錄音是最直觀、最真實的施工原始資料。國家檔案局立項的課題研究成果［5］可以鑒別聲像文件的真偽性。因此，建設期按照標準［6］規定采集足額的聲像文件是施工原始資料的重要來源。

（2）試驗設備采集的數據信息。對于水泥混凝土抗壓強度、鋼筋拉伸等室內試驗檢測項目，目前大部分試驗檢測數據可以直接從試驗儀器、設備傳輸到計算機，形成電子文檔，導入試驗業務系統或檔案系統，經元數據著錄、封裝，形成電子文件。

（3）施工現場檢測儀器生成的檢測數據信息。瀝青面層連續式平整度檢測、全站儀檢測的測量數據，預應力智能張拉等數據信息，可以通過儀器打印或導出。這些數據信息導入檔案系統，也是施工原始資料的重要組成。

（4）手機APP采集的數據信息。施工現場很多檢驗項目，如鋼筋加工及安裝、結構物尺寸、日記、施工記錄、旁站記錄、巡視記錄，均為施工原始記錄。目前手機APP可以通過語音、文字錄入方式，將現場采集的這些原始記錄信息傳輸到業務系統或檔案系統，生成文本型電子文檔，最終形成電子文件。

（5）外來文件。委托試驗、第三方或第四方試驗、往來文件等一般為紙質載體，按照國家標準［7］，以掃描方式形成掃描文檔，經安全、可靠的電子簽章簽認，元數據著錄和封裝，得到電子文件，同時歸檔紙質版文件，成為施工原始資料。

（6）業務系統或OA系統。計量與支付、試驗、系統等業務系統所推送的信息，也是施工原始資料的來源渠道之一。

（7）手工記錄。當前公路行業施工期有些數據信息在不具備APP采集數據，且尚不具備通過儀器設備采集條件的，還需現場人工記錄。比較典型的如水準儀測量高程、灌砂法檢測壓實度、結構尺寸等，可以采用記錄簿記錄現場檢測數據信息，作為施工原始記錄。

1.3 施工原始資料的分類

通過對施工原始資料來源的分析，可以對施工期公路行業的施工原始資料進行劃分，匯總如表1所示。這樣分類，可以助力業務系統或檔案系統質保資料數據信息采集，確保電子文件數據來源可靠。

2 施工原始資料現狀及原因分析

2.1 缺乏可查的施工原始資料

通過對正在施工的某高速公路建設項目和某高速公路運營公司檔案室調研顯示，正在施工的高速公路多數項目資料員依據施工臺賬和必要的試驗數據、設計文件，在系統上直接采集和填報數據，形成電子文件，無法提供可供查考的施工原始資料，即系統上的電子文件缺乏可靠的、真實的施工原始資料。高速公路運營公司檔案室存儲的施工期計量、試驗、工序、竣工圖和運營期所形成的案卷，各板塊所存數據信息相互矛盾的現象普遍存在，特別是工序質保資料。推行電子檔案管理的項目檔案，很難追溯其數據來源，竣工圖未能做到圖物一致。檔案數據信息不閉合，與實際不符，降低了檔案的利用價值，甚至產生誤判，或沒有參考價值。如某高速公路“四改八”項目，設計階段依據竣工圖進行拓寬和維修設計實際施工時，現場結構物與竣工圖并不吻合，原因在于施工變更時未在竣工圖體現。

2.2 原因分析

目前高速公路建設期資料收集的管理模式，缺乏安全、可靠的施工原始資料，是導致數據信息不閉合的主要原因。

（1）數據采集人員不同。崗位分工的不同，各個信息板塊、業務系統任務目標不一致，所采集的信息數據往往來自不同的責任人。

（2）資料填報外包。系統填報實現了異地、遠程。施工單位將數據填報工作采用外包模式，給資料管理帶來不便。

（3）原始記錄缺失。勘察測量等基礎數據信息、施工記錄不完整或缺失，致使資料填報人員只能依靠設計文件來采集數據。

3 構建施工原始記錄體系

3.1 系統性的施工原始記錄

施工原始記錄并非孤立存在，從表1可以看出，對于同一件事情或活動，施工原始記錄可以有不同的記錄載體。以瀝青混凝土面層所涉及的施工原始記錄為例，照片或錄像直觀反映了原材料、拌和、運輸、攤鋪、碾壓、質檢、驗收等環節；連續平整度儀、無破損檢測厚度、橫向力系數等檢查項目直接從儀器導出或打印數據信息；水準測量、尺寸等檢查項目其檢測數據通過現場手工記錄；巡視、日記、檢測等信息可以通過APP記錄傳輸到業務系統或檔案管理系統。這些不同載體信息，相互印證，相輔相成，構成來源唯一，信息閉合。

3.2 技術性的體系建設

施工原始記錄是質保資料的數據信息來源唯一性依據，經謄抄、導入系統，形成安全、可靠的電子文件后，檔案一經接收進入檔案館，施工原始資料的價值已經結束。施工原始資料的技術性體系，重點在于施工原始記錄信息是否閉合，有價值的信息是否已經在電子文件體現，是否具備安全、可靠的電子簽章，最終在檔案管理系統中所形成的同一件事情或活動的信息，在不同格式或類型的電子文件是否一致。因此，電子檔案管理系統文件信息的閉合性智能排查，應列入評價檔案管理系統的指標之一。

3.3 建章立制管理施工原始資料

為確保施工原始記錄在參建單位中得到落實，依托項目建設單位在項目開工前，建立規章制度，為數據信息來源可靠保駕護航。建設單位在項目策劃期制定了《文件材料收集立卷歸檔實施細則》《項目檔案管理辦法》和《項目檔案策劃書》。采取檔案外包服務方式的參建單位，實行向項目法人報備制度，服務內容僅限于文獻［2］規定的范圍。這些制度明確規定，在電子檔案管理系統中錄入或導入的數據信息，必須有施工原始記錄作為來源的依據。原始記錄定期收集，并作為臨時歸檔存放在工程部；建設單位和監理單位定期或不定期抽檢、指導和督查。

3.4 常態化檢查施工原始資料

為保證質保資料的數據來源可靠，依托項目采取每期計量核查對應質保資料的措施，要求責任單位提交施工原始資料。在月度、季度及履約檢查時，將施工原始資料列入檢查范圍。特別對采用外包方式的參建單位，對從業人員從嚴檢查，以杜絕資料造假。這些措施保證了電子文件信息數據的來源可靠。

4 外來紙質文件的處理

4.1 鑒定

施工原始記錄也包括了外來文件。檔案管理人員須對這些紙質文件進行鑒定，內容包括：

（1）查考利用價值。依據專業背景，對這些紙質文件進行價值判斷，將具有查考利用價值的材料進行分揀。

（2）保管期限。依據材料的價值，結合文獻［1］，將紙質文件劃分為永久或定期（三十年、十五年或十年）。

（3）密級。依據材料的性質進行密級判斷。

4.2 數字化處理

依托項目按照文獻［7］，采用掃描方式，對紙質版的文件數字化，生成PDF格式的電子文件。這些數字化的電子文件導入系統后，注明與原件一致，加蓋安全、可靠的電子簽章，得到合法的電子文件。本項目掃描質量要求單色頁面掃描分辨率應為100～300 dpi，彩色照片檔案文件的掃描分辨率應為300 dpi，彩色深度24位。電子文件均采用PDF/A（雙層PDF）格式。

4.3 紙質文件的整理與歸檔

將歸檔范圍內的紙質文件通過掃描等方式數字化并導入系統，形成合法的電子文件后，仍需對原紙質文件進行整理、歸檔。歸檔方法按照傳統問題特征分類進行手工分揀和人工著錄。依托項目強調紙質文件歸檔必須事件信息閉合，以“由果溯因”的導則對紙質文件進行分揀和組合，形成閉合性文件，由此按照問題類型組卷。

試驗、測量、會議紀要、日記等文件一般會產生手工的原始記錄，這些原始記錄錄入業務系統或檔案系統，形成電子文檔，即“清稿”“謄抄”同時，這些原始記錄應按照紙質檔案要求進行整理、歸檔。

5 施工原始資料的處理

5.1 利用價值

施工原始資料是為質保資料提供真實、可靠的信息。施工原始資料的信息經加工、提煉、謄抄到業務系統或檔案系統，形成電子文件。也有的電子文件直接從儀器設備導入業務系統或檔案系統后，經元數據著錄、封裝后得到。由于施工原始資料的利用價值，已經遷移到電子文件，因此是否有必要繼續保存施工原始資料，也是目前行業存在爭議的焦點之一。

5.2 保管責任單位

施工原始資料從責任屬性看，屬于個人或部門的公務行為記錄，不是單位移交檔案的依據，甚至帶有專利成分。參照目前試驗檢測機構向委托方提交的試驗結果僅為檢測報告，檢測記錄由檢測機構保管的做法，施工原始記錄的保管單位應該歸屬責任單位保管，而不是歸檔后移交項目法人單位。

5.3 保管期限

施工原始記錄實際上是對電子文件記錄的信息的追溯。資料人員從施工原始資料謄抄、錄入或導入檔案系統，完成相關的簽署后，施工原始資料的價值已經轉移到電子文件。但為便于交工驗收、檔案驗收或竣工驗收相關人員的核查、鑒定，施工原始資料還應作為核備的原始材料進行存檔。施工原始資料從形成到竣工驗收，短則3～5年，長則達10年，因此其保管期限可以定義為10年。

6 結語

依托項目實踐表明，施工原始資料是質保資料真實性保證不可或缺的組成部分。

（1）將施工原始資料劃分為六大類，同一個活動不同的記錄載體，信息形成閉合。

（2）構建原始記錄體系，建章立制是確保質保資料信息數據來源可靠的有效途徑。

（3）將紙質文件數字化，加蓋電子簽章得到合法電子文件后，原始的紙質文件要收集、整理和歸檔。

（4）施工原始記錄由責任單位按照10年保管期限進行歸檔和保管。

參考文獻

［1］交通運輸部.關于印發公路建設項目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知（交辦發〔2010〕382號）［Z］.北京：2010.

［2］DA/T68.3-2020，第3部分：檔案管理咨詢服務［S］.

［3］JTG F80/1-2017，公路工程質量檢驗評定標準［S］.

［4］國家檔案局.科技項目任務書（2022-X-017）［Z］.北京：2022.

［5］廣西荔玉高速公路有限公司.基建項目影像文件采集與溯源的應用研究技術報告［R］.南寧：2021.

［6］DBJT45/T 029.1-2021，公路建設項目檔案管理指南［S］.

［7］DA/T 32-2017，紙質檔案數字化規范［S］.

收稿日期：2022-10-16